Verwaltung in die Buchhaltung exportieren

Einleitung: Was bedeutet Verwaltung exportieren?

Verwaltung exportieren bedeutet, dass du alle Rechnungen und Finanzdaten aus Easyflor holst und in eine Datei sendest, die du in deinem Buchhaltungsprogramm verwenden kannst. So musst du nicht alles manuell abtippen.

Warum Verwaltung exportieren?

Du möchtest die Verwaltung exportieren, weil:

• Du nicht alle Rechnungen manuell in dein Buchhaltungsprogramm abtippen musst
• Du Zeit bei der Buchhaltung sparst
• Du weniger Tippfehler machst
• Dein Buchhalter oder Steuerberater die Daten importieren kann
• Du eine vollständige Übersicht aller Finanztransaktionen bekommst

Wie exportierst du die Verwaltung?

Schritt 1: Zum Exportmenü

1. Gehe zur Kachel „Rechnungen"
2. Klicke auf „(Sonstiges) Exportieren"
3. Du siehst jetzt verschiedene Exportoptionen

Schritt 2: Verwaltung exportieren

1. Klicke auf „(Sonstiges) Verwaltung"
2. Du siehst jetzt Einstellungen für den Export

Zeitraum auswählen:

1. Wähle aus, ab welchem Zeitpunkt die Verwaltung exportiert werden soll
2. Du kannst wählen:
   • Ab einem bestimmten Datum (zum Beispiel 1. Januar 2025)
   • Ab dem letzten Export (wenn du bereits zuvor exportiert hast)
   • Einen bestimmten Zeitraum (zum Beispiel nur den Monat Dezember)

Verzögerung einstellen:

1. Bei „Export verzögern um X" gibst du 0d ein
2. Das bedeutet, dass es keine Verzögerung gibt und alles sofort exportiert wird
3. Klicke auf „Anwenden"

Fertig! Dein Export ist jetzt bereit und die Datei wurde erstellt.

Schritt 3: Kontrolle und Protokoll ansehen

Nach dem Exportieren ist es klug zu überprüfen, ob alles gut gegangen ist.

Zum Protokoll:

1. Klicke erneut auf „Verwaltung"
2. Klicke auf „(Allgemein) Protokolle"
3. Du siehst jetzt die Historie aller Exporte

Was kannst du hier sehen?

• Wann exportiert wurde
• Ob der Export erfolgreich war
• Ob Fehler während des Exports aufgetreten sind

Fehler überprüfen: Wenn Fehler aufgetreten sind, siehst du dies im Protokoll. Du kannst dann sehen, was schiefgelaufen ist, und es beheben.

Schritt 4: Nicht exportierte Rechnungen ansehen (optional)

Manchmal werden nicht alle Rechnungen exportiert. Dies kannst du überprüfen.

Zur Rechnungsliste:

1. Bleibe im selben Fenster wie Schritt 3
2. Klicke auf „Rechnungen"
3. Du siehst jetzt eine Liste mit Rechnungen, die nicht exportiert wurden

Warum werden manche Rechnungen nicht exportiert? Mögliche Gründe:

• Die Rechnung ist noch nicht endgültig
• Die Rechnung hat einen Fehler oder fehlende Daten
• Die Rechnung liegt außerhalb des ausgewählten Zeitraums
• Es gibt ein technisches Problem mit der Rechnung

Was musst du tun?

1. Überprüfe die Rechnungen in der Liste
2. Behebe eventuelle Probleme
3. Exportiere erneut

Praktische Tipps

Tipp 1: Exportiere regelmäßig

• Exportiere zum Beispiel jeden Monat oder jede Woche
• So bleibt deine Buchhaltung aktuell
• Du verhinderst, dass sich zu viel Arbeit ansammelt

Tipp 2: Überprüfe immer das Protokoll

• Schaue nach jedem Export kurz ins Protokoll
• So siehst du sofort, ob es Probleme gibt
• Behebe Fehler sofort, anstatt sie liegen zu lassen

Tipp 3: Bewahre deine Exporte auf

• Speichere die exportierten Dateien an einem sicheren Ort
• So hast du immer ein Backup
• Du kannst später nachschauen, wenn es Fragen gibt

Tipp 4: Teste zuerst mit einem kleinen Zeitraum

• Wenn du zum ersten Mal exportierst, teste mit einem Monat
• Überprüfe, ob alles in deinem Buchhaltungsprogramm funktioniert
• Danach kannst du größere Zeiträume exportieren

Häufig gestellte Fragen

Frage: Was bedeutet „0d" bei Verzögerung?

• Das „d" steht für „Tage" (days)
• „0d" bedeutet 0 Tage Verzögerung
• Du kannst auch „1d" für 1 Tag Verzögerung eingeben, oder „7d" für eine Woche

Frage: Kann ich denselben Zeitraum zweimal exportieren?

• Ja, das ist möglich
• Aber Achtung: Dies kann doppelte Daten in deinem Buchhaltungsprogramm verursachen
• Verwende dies nur, wenn du einen Fehler gemacht hast und erneut exportieren musst

Frage: Was wenn Rechnungen fehlen?

• Überprüfe die Liste der nicht exportierten Rechnungen (Schritt 4)
• Behebe eventuelle Probleme mit diesen Rechnungen
• Exportiere erneut

Zusammenfassung

Verwaltung exportieren machst du in ein paar einfachen Schritten:

• Gehe zu Rechnungen → (Sonstiges) Exportieren → (Sonstiges) Verwaltung
• Wähle den Zeitraum, den du exportieren möchtest
• Gib „0d" bei Verzögerung ein und klicke auf Anwenden
• Überprüfe das Protokoll, um zu sehen, ob alles gut gegangen ist
• Schaue eventuell nach, welche Rechnungen nicht exportiert wurden, und behebe Probleme