Wie erstellt man eine Gutschrift in Easyflor?

Was ist eine Gutschrift?

Eine Gutschrift ist eine Rechnung, mit der Sie eine zuvor gesendete Rechnung ganz oder teilweise rückgängig machen. Sie verwenden dies zum Beispiel bei Rücksendungen, Fehlern in der ursprünglichen Rechnung oder wenn ein Kunde nachträglich einen Rabatt erhält.

Warum erstellt man eine Gutschrift?

• Um einen Fehler in einer früheren Rechnung zu korrigieren
• Bei Rücksendung von Produkten, Mehrwegverpackungen oder Rollwagen
• Für das Gewähren von nachträglich zuerkannten Rabatten
• Um die Verwaltung bei Rückerstattungen korrekt zu halten

Wie erstellt man eine Gutschrift?

Schritt 1: Gehen Sie zu Gutschriften

1. Klicken Sie auf "Fakturieren"
2. Gehen Sie zu "Allgemein Gutschriften"

Schritt 2: Wählen Sie den Kunden

• Klicken Sie auf den Debitor, für den Sie die Gutschrift erstellen möchten
• Sie sehen jetzt eine Übersicht aller offenen Gutschriften für diesen Kunden

Schritt 3: Starten Sie eine neue Gutschrift

• Klicken Sie auf "+ Neu"

Schritt 4: Füllen Sie die Basisdaten aus

Wählen und überprüfen Sie folgende Daten:

• Debetrechnung: Wählen Sie die ursprüngliche Rechnung, auf die sich diese Gutschrift bezieht
• Verwaltung: Wählen Sie die Verwaltung, unter die die Gutschrift fallen soll
• Lieferadresse: Überprüfen Sie, ob diese korrekt ist
• Rechnungsadresse: Überprüfen Sie, ob diese korrekt ist
• Zahlungsmethode: Wählen Sie die Zahlungsmethode (falls bekannt)
• Status: Füllen Sie den richtigen Status ein
• Debitorspezifische Provisionen: Aktivieren Sie, wenn diese auf der Rechnung erscheinen sollen

Schritt 5: Überprüfen Sie die erstellte Gutschrift

• Die Gutschrift erscheint jetzt in der Übersicht
• Wählen Sie die gerade erstellte Rechnung
• Tipp: Sind Daten falsch? Klicken Sie auf "Ändern", um diese noch anzupassen

Schritt 6: Fügen Sie Gutschriftzeilen hinzu

1. Klicken Sie auf "Allgemein Rechnungszeilen"
2. Wählen Sie den Typ der Gutschrift, den Sie hinzufügen möchten:

Option A: Eigene Zeile

• Verwenden Sie dies für eine allgemeine Gutschrift über die gesamte Rechnung
• Füllen Sie den Gutschriftbetrag ein

Option B: Rechnungszeile

• Verwenden Sie dies, um spezifische Artikel der ursprünglichen Rechnung gutzuschreiben
• Wählen Sie den Artikel, der gutgeschrieben werden soll

Option C: Retoure Dies hat zwei Unteroptionen:

• Mehrwegverpackung: Fügen Sie Mehrwegverpackungen hinzu, die Sie zurückerhalten haben
• Rollwagen: Fügen Sie Rollwagen hinzu, die Sie zurückerhalten haben

Schritt 7: Verarbeiten Sie die Gutschrift

• Klicken Sie oben auf "Verarbeiten"
• Die Gutschrift erhält jetzt eine offizielle Nummer
• Optional: Drucken Sie die Rechnung für Ihre eigene Verwaltung

Achtung: Nach dem Verarbeiten erhält die Gutschrift eine Nummer und kann nicht mehr gelöscht werden!

Fertig!

Sie haben nun erfolgreich eine Gutschrift erstellt. Diese ist mit der ursprünglichen Rechnung verknüpft und der Kunde kann den gutgeschriebenen Betrag zurückerhalten oder mit zukünftigen Rechnungen verrechnen.

Zusätzliche Hilfe benötigt? Kontaktieren Sie Ihren Berater, wenn Sie Fragen zu Gutschriften haben.