Wie fakturiert man alle offenen Rechnungen auf einmal?

Was ist Massenfakturierung?

Massenfakturierung bedeutet, dass Sie alle offenen Aufträge Ihrer Kunden auf einmal in Rechnungen umwandeln. Anstatt jede Rechnung einzeln zu erstellen, tun Sie dies mit wenigen Klicks für alle Ihre Debitoren gleichzeitig.

Warum sollten Sie massenfakturieren?

• Sparen Sie Zeit, indem Sie alles auf einmal fakturieren
• Vermeiden Sie, dass Sie vergessen, Kunden zu fakturieren
• Arbeiten Sie effizient am Ende des Tages, der Woche oder des Monats
• Versenden Sie alle Rechnungen zu einem festen Zeitpunkt

Schritt 1: Starten Sie den Fakturierungsprozess

Gehen Sie zum Fakturierungsmodul

1. Klicken Sie auf die Kachel "Fakturieren"
2. Gehen Sie zu "Rechnungen" → "Allgemein Debitrechnungen"
3. Klicken Sie auf "Erstellen"

Richten Sie die Fakturierung ein

Füllen Sie folgende Daten aus:

• Debitorenkategorie oder Debitor(en):

  • Wählen Sie spezifische Kunden oder Kategorien, die Sie fakturieren möchten
  • Leer lassen, um ALLE offenen Aufträge zu fakturieren

• Datum von:

  • Bestimmt, wie weit zurück das System nach Aufträgen sucht
  • Leer lassen, um alle nicht fakturierten Aufträge mitzunehmen

• Datum bis:

  • Bis zu welchem Datum Aufträge mitgenommen werden
  • Standard: heute

• Rechnungsdatum:

  • Das Datum, das auf der Rechnung erscheint
  • Standard: heute

Wichtig: Aktivieren Sie "Direkt verarbeiten" NICHT! Dies gibt Ihnen die Möglichkeit, die Rechnungen zuerst zu überprüfen.

Schritt 2: Überprüfen und verarbeiten Sie die Rechnungen

Überprüfen Sie die Konzeptrechnungen

1. Gehen Sie zu "Rechnungen" → "Zu fakturieren Verarbeiten"
2. Sehen Sie sich alle erstellten Konzeptrechnungen (Pro-forma) an
3. Überprüfen Sie, ob alle Daten stimmen

Verarbeiten Sie die Rechnungen

⚠️ Achtung: Sobald Sie Rechnungen verarbeiten, erhalten sie eine offizielle Rechnungsnummer und können NICHT mehr gelöscht werden! Überprüfen Sie deshalb immer zuerst, ob alle Daten stimmen.

Option A: Alles auf einmal verarbeiten

• Klicken Sie auf "Verarbeiten", um alle Rechnungen gleichzeitig endgültig zu machen

Option B: Selektiv verarbeiten

• Wählen Sie spezifische Pro-forma-Rechnungen
• Klicken Sie auf "Verarbeiten" in der rechten Karte
• Nur die ausgewählten Rechnungen werden endgültig gemacht

Schritt 3: Versenden Sie die Rechnungen per E-Mail

Versenden Sie die E-Mails

1. Gehen Sie zu "Rechnungen" → "Zu fakturieren Ungeprüft"
2. Klicken Sie auf "E-Mail"
3. Die Rechnungen werden automatisch an die richtigen Kunden gesendet

⚠️ Achtung: Sobald Rechnungen per E-Mail versendet wurden, können KEINE Änderungen mehr an der Rechnung vorgenommen werden! Überprüfen Sie deshalb immer zuerst, ob alle Daten korrekt sind, bevor Sie versenden.

Funktioniert das Versenden nicht?

Wenn die E-Mails nicht versendet werden, überprüfen Sie:

• Ob der Debitor korrekt eingerichtet ist (siehe Anleitung "Debitoren einrichten und verwenden")
• Ob Kontaktpersonen mit E-Mail-Adressen erstellt wurden (siehe Anleitung "Kontaktpersonen erstellen")

Extra Option: BCC an Ihre eigene E-Mail-Adresse

Möchten Sie selbst auch eine Kopie jeder versendeten Rechnung erhalten? Das ist möglich!

Richten Sie eine BCC-Adresse ein

1. Gehen Sie zu "Admin"
2. Gehen Sie zu "Konfiguration"
3. Klicken Sie auf "Rechnung"
4. Klicken Sie auf "E-Mail-Adressen"
5. Klicken Sie auf "Neu"
6. Geben Sie Ihre eigene E-Mail-Adresse ein
7. Ab sofort erhalten Sie automatisch eine Kopie jeder Rechnung, die an Kunden gesendet wird

Vorteile einer BCC-Adresse:

• Sie haben immer eine Kopie in Ihrem eigenen Postfach
• Praktisch für Ihre eigene Verwaltung
• Sie können überprüfen, ob Rechnungen tatsächlich versendet wurden

Fertig!

Sie haben nun erfolgreich alle offenen Rechnungen auf einmal verarbeitet und versendet. Diesen Prozess können Sie täglich, wöchentlich oder monatlich wiederholen, abhängig von Ihrer Arbeitsweise.

Zusätzliche Hilfe benötigt? Konsultieren Sie die Anleitungen "Debitoren einrichten und verwenden" und "Kontaktpersonen erstellen" für weitere Informationen zu den Basiseinstellungen.