IPAFFs exportieren für den Versand ins Vereinigte Königreich

Einleitung: Was ist IPAFFs?

IPAFFs steht für „Import of Products, Animals, Food and Feed System". Dies ist ein System der britischen Regierung zur Registrierung von Pflanzen und Blumen, die ins Vereinigte Königreich eingeführt werden. Wenn du Produkte nach Großbritannien sendest, musst du eine spezielle Datei mit Informationen über deine Sendung erstellen.

Warum IPAFFs exportieren?

Du musst IPAFFs exportieren, weil:

• Die britische Regierung dies für alle Pflanzen und Blumen vorschreibt, die ins Land kommen
• Du sonst Probleme beim Zoll bekommst
• Deine Sendungen ohne diese Informationen aufgehalten werden können
• Es seit dem Brexit (dem Austritt des Vereinigten Königreichs aus der EU) eine gesetzliche Pflicht ist
• Deine Kunden in Großbritannien ihre Produkte sonst nicht erhalten

Wie exportierst du IPAFFs?

Schritt 1: EPPO-Codes konfigurieren (einmalige Einrichtung)

Bevor du IPAFFs exportieren kannst, musst du zuerst fünf spezielle Produktgruppen einrichten. Die britische Regierung möchte diese Gruppen separat in der Datei sehen können.

Welche Produktgruppen musst du separat einrichten?

1. Chrysanthemen
2. Nelken
3. Orchideen
4. Schleierkraut (Gypsophila)
5. Solidago (Goldrute)

Warum diese fünf? Die britische Regierung hat spezielle Regeln für diese Produkte und möchte sie daher separat nachverfolgen können.

EPPO-Codes und Commodity-Codes pro Produktgruppe

Für jede Produktgruppe brauchst du drei Codes. Hier sind die Informationen, die du verwenden musst:

1. Chrysanthemen

• Code: 06031400
• Code UK: 0603140000
• EPPO: 1CHYG

2. Nelken

• Code: 06031200
• Code UK: 0603120000
• EPPO: 1DING

3. Orchideen

• Code: 06031300
• Code UK: 0603130000
• EPPO: 1ORSG

4. Schleierkraut (Gypsophila)

• Code: 06031970
• Code UK: 0603197090
• EPPO: 1GYPG

5. Solidago (Goldrute)

• Code: 06031970
• Code UK: 0603197090
• EPPO: 1SOOG

Statistikgruppen erstellen und verknüpfen

Jetzt gibst du diese Codes in Easyflor ein und verknüpfst sie mit den richtigen Produkten.

Schritt 1: Zu Statistikgruppen

1. Gehe zu „Artikel"
2. Klicke auf „Artikelgruppen"
3. Suche die Artikelgruppe, die du einrichten möchtest (zum Beispiel „Chrysanthemen")

Schritt 2: Statistikgruppe einrichten

1. Klicke auf die Artikelgruppe
2. Suche das Feld für „Statistikgruppe"
3. Wenn die Statistikgruppe noch nicht existiert, erstelle sie mit den oben genannten Codes
4. Fülle die drei Codes ein:
   • Code: Der normale Code (zum Beispiel 06031400 für Chrysanthemen)
   • Code UK: Der britische Code (zum Beispiel 0603140000 für Chrysanthemen)
   • EPPO: Der EPPO-Code (zum Beispiel 1CHYG für Chrysanthemen)
5. Klicke auf „Speichern"

Schritt 3: Für alle fünf Gruppen wiederholen Wiederhole Schritt 1 und 2 für alle fünf Produktgruppen:

• Chrysanthemen
• Nelken
• Orchideen
• Schleierkraut
• Solidago

Hinweis: Diesen Schritt musst du nur einmal durchführen. Danach merkt sich das System diese Einstellungen.

Schritt 2: Die IPAFFs-Datei exportieren

Nachdem die Einstellungen fertig sind, kannst du IPAFFs-Dateien für deine Sendungen ins Vereinigte Königreich erstellen.

Schritt 1: Zum Exportmenü

1. Gehe zu „Fakturieren"
2. Klicke auf „Exportieren"
3. Klicke auf „IPAFFs"

Schritt 2: Rechnungen auswählen Jetzt musst du auswählen, welche Rechnungen du exportieren möchtest. Du hast zwei Optionen:

Option A: Sammelrechnung exportieren

• Verwende diese Option, wenn du eine große Rechnung mit allen Produkten für das VK hast
• Wähle diese Sammelrechnung aus

Option B: Einzelne Rechnungen exportieren

• Verwende diese Option, wenn du mehrere einzelne Rechnungen hast
• Wähle alle Rechnungen aus, die heute ins VK verschickt werden

Schritt 3: Exportieren

1. Überprüfe, ob du die richtigen Rechnungen ausgewählt hast
2. Klicke auf „Anwenden"
3. Das System erstellt jetzt die IPAFFs-Datei

Schritt 4: Datei herunterladen

1. Die IPAFFs-Datei wird jetzt zum Download angeboten
2. Speichere die Datei auf deinem Computer
3. Diese Datei ist eine CSV-Datei (eine Textdatei mit Kommas)

Fertig! Du hast jetzt die IPAFFs-Datei, die du ins britische System hochladen oder mit deiner Sendung mitschicken musst.

Praktische Beispiele

Beispiel 1: Täglicher Export für den Versand

• Situation: Du versendest jeden Tag Produkte an Kunden in London
• Aktion:
  1. Gehe zu Fakturieren → Exportieren → IPAFFs
  2. Wähle alle Rechnungen von heute für das VK aus
  3. Klicke auf Anwenden und lade die Datei herunter
• Ergebnis: Du hast eine Datei mit allen Produkten, die heute ins VK gehen

Beispiel 2: Wöchentliche Sammelrechnung

• Situation: Du erstellst jeden Freitag eine große Sammelrechnung für alle VK-Kunden
• Aktion:
  1. Gehe zu Fakturieren → Exportieren → IPAFFs
  2. Wähle die Sammelrechnung dieser Woche aus
  3. Lade die Datei herunter
• Ergebnis: Eine Datei mit allen Produkten der ganzen Woche

Beispiel 3: Erstmalige Einrichtung

• Situation: Du exportierst zum ersten Mal ins VK
• Aktion:
  1. Zuerst: Richte die fünf Statistikgruppen ein (Schritt 1)
  2. Dann: Exportiere deine erste IPAFFs-Datei (Schritt 2)
• Ergebnis: Das System ist bereit für zukünftige Exporte

Wichtige Tipps

Tipp 1: Einmalige Einrichtung

• Die Statistikgruppen musst du nur einmal einrichten
• Danach funktioniert es automatisch für alle zukünftigen Exporte
• Bewahre die Codes gut auf, falls du sie später brauchst

Tipp 2: Vor dem Versand überprüfen

• Erstelle die IPAFFs-Datei immer, bevor der LKW abfährt
• Ohne diese Datei können deine Produkte aufgehalten werden
• Lieber zu früh als zu spät!

Tipp 3: Dateien aufbewahren

• Speichere jeden IPAFFs-Export mit einem deutlichen Namen (zum Beispiel „IPAFFs_10Jan2026.csv")
• So kannst du später nachschauen, wenn es Fragen gibt
• Der Zoll kann nach alten Dateien fragen

Tipp 4: Zuerst testen

• Wenn du zum ersten Mal ins VK versendest, teste mit einer kleinen Sendung
• Überprüfe, ob die Datei akzeptiert wird
• Dann weißt du, dass alles korrekt eingerichtet ist

Tipp 5: Codes aktuell halten

• Die britische Regierung kann Codes manchmal ändern
• Überprüfe regelmäßig, ob die Codes noch stimmen
• Aktualisiere sie im System, wenn nötig

Häufig gestellte Fragen

Frage: Muss ich das für jede Sendung machen?

• Ja, für jede Sendung ins Vereinigte Königreich
• Dies ist eine gesetzliche Vorschrift der britischen Regierung
• Ohne IPAFFs kommt deine Sendung nicht durch den Zoll

Frage: Was wenn ich keines dieser fünf Produkte versende?

• Du musst die Statistikgruppen trotzdem einrichten (Schritt 1)
• Beim Exportieren erscheinen sie dann einfach nicht in der Datei
• Das System fügt automatisch nur Produkte hinzu, die du tatsächlich versendest

Frage: Kann ich die Datei später noch einmal herunterladen?

• Ja, du kannst jederzeit zurück zu Exportieren → IPAFFs
• Wähle dieselben Rechnungen erneut aus
• Lade die Datei erneut herunter

Frage: Was mache ich mit der Datei nach dem Herunterladen?

• Lade sie ins britische IPAFFs-System online hoch
• Oder schicke sie mit deinen Transportdokumenten mit
• Dein Transportunternehmen kann dir hierzu mehr erzählen

Zusammenfassung

IPAFFs exportieren für Sendungen ins Vereinigte Königreich machst du in zwei Schritten:

• Schritt 1 (einmalig): Konfiguriere Statistikgruppen für Chrysanthemen, Nelken, Orchideen, Schleierkraut und Solidago mit ihren EPPO-Codes und Commodity-Codes
• Schritt 2 (pro Sendung): Exportiere die IPAFFs-Datei über Fakturieren → Exportieren → IPAFFs, wähle die richtigen Rechnungen aus und lade die CSV-Datei herunter
• Warum: Dies ist Pflicht für alle Pflanzen und Blumen, die seit dem Brexit nach Großbritannien gesendet werden
• Wann: Für jede Sendung ins VK, immer bevor die Produkte abfahren