Interne Fakturierung zwischen mehreren Gesellschaften einrichten

Einleitung: Was bedeutet Rechnungen zwischen Verwaltungen kopieren?

Rechnungen zwischen Verwaltungen kopieren bedeutet, dass Sie Verkäufe von einer Verwaltung (zum Beispiel einer deutschen GmbH) automatisch an eine andere Verwaltung (zum Beispiel die niederländische Mutter-BV) weiterberechnen können. Es ist eine Möglichkeit, interne Fakturierung zwischen verschiedenen Unternehmensteilen oder Ländern zu regeln.

Warum Rechnungen zwischen Verwaltungen kopieren?

Sie möchten Rechnungen kopieren, weil:

• Sie mehrere Unternehmen in verschiedenen Ländern haben (zum Beispiel niederländische BV und deutsche GmbH)
• Die deutsche GmbH an Kunden verkauft, aber die niederländische BV eine Rechnung dafür erhalten muss
• Sie interne Fakturierung zwischen Unternehmen regeln müssen
• Dies für korrekte Buchhaltung und Steuererklärung pro Land erforderlich ist
• Sie so den Überblick behalten, welches Unternehmen welchen Umsatz erzielt
• Es steuerlich korrekt sein muss gemäß der Gesetzgebung beider Länder

Praktisches Beispiel:

• Ihre niederländische BV liefert Produkte
• Diese werden über die deutsche GmbH an deutsche Kunden verkauft
• Die deutsche GmbH muss eine Einkaufsrechnung von der niederländischen BV erhalten
• So bezahlt die deutsche GmbH der niederländischen BV für die Produkte

Was brauchen Sie vorab?

Bevor Sie Rechnungen zwischen Verwaltungen kopieren können, müssen Sie Folgendes eingerichtet haben:

1. Zwei Verwaltungen:

• Verwaltung 1: Niederländische BV
• Verwaltung 2: Deutsche GmbH
• Beide Verwaltungen müssen in Easyflor existieren

2. Debitoren korrekt eingerichtet:

• Deutsche Kunden müssen unter der Verwaltung der deutschen GmbH eingerichtet sein
• Sie müssen so eingestellt sein, dass sie Rechnungen von der deutschen Verwaltung erhalten

3. Speziellen Debitor erstellen:

• In der niederländischen Verwaltung erstellen Sie einen Debitor mit dem Namen der deutschen GmbH
• Dieser Debitor repräsentiert Ihr eigenes deutsches Unternehmen
• An diesen Debitor senden Sie die kopierten Rechnungen

Hinweis: Diese Anleitung geht davon aus, dass das oben Genannte bereits eingerichtet ist. Falls nicht, richten Sie dies zuerst ein, bevor Sie fortfahren.

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Wie kopieren Sie Rechnungen zwischen Verwaltungen?

Schritt 1: Zum Menü Debitrechnungen

Rechnungen-Kachel öffnen

1. Gehen Sie zur Kachel „Rechnungen"
2. Klicken Sie auf „Debitrechnungen"
3. Sie sehen jetzt verschiedene Optionen
4. Klicken Sie auf „Kopieren"
5. Sie kommen jetzt in den Bildschirm zum Kopieren von Rechnungen zwischen Verwaltungen

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Schritt 2: Quellverwaltung wählen (woher kommen die Rechnungen?)

Verwaltung auswählen

1. Suchen Sie das Feld „Wählen Sie die Verwaltung, von der die Verwaltung kopiert werden soll"
2. Dies ist die Verwaltung, in der die Verkäufe getätigt wurden
3. In unserem Beispiel: Wählen Sie „Deutsche GmbH"
4. Dies sind die Rechnungen, die kopiert werden

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Schritt 3: Filter einstellen

Debitoren und Debitorenkategorie

Diese Felder können Sie verwenden, um nur bestimmte Kunden zu kopieren, aber meistens möchten Sie alles:

1. Debitoren: Lassen Sie leer (außer Sie möchten nur ein paar spezifische Kunden kopieren)
2. Debitorenkategorie: Lassen Sie leer (außer Sie möchten eine spezifische Kundengruppe kopieren)

Leer lassen bedeutet: Alle Rechnungen aus dem gewählten Zeitraum werden kopiert.

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Schritt 4: Zeitraum einstellen (WICHTIG!)

Dies ist sehr wichtig, um doppelte Fakturierung zu vermeiden!

Daten eingeben:

1. Datum von: Ab welchem Datum sollen Rechnungen kopiert werden?

   • Zum Beispiel: 1. Januar 2025
   • Dies ist das Startdatum des Zeitraums

2. Datum bis: Bis zu welchem Datum sollen Rechnungen kopiert werden?

   • Zum Beispiel: 31. Januar 2025
   • Dies ist das Enddatum des Zeitraums

⚠️ WARNUNG:

• Rechnungen können mehrfach kopiert werden
• Wenn Sie nicht aufpassen, kopieren Sie dieselben Rechnungen zweimal
• Dies führt zu doppelter Fakturierung und Buchhaltungsfehlern
• Verwenden Sie deshalb immer klare Zeiträume (zum Beispiel pro Monat)
• Behalten Sie im Blick, welche Zeiträume Sie bereits kopiert haben

Beispiel gute Planung:

• Januar: 1. Jan bis 31. Jan → Kopieren am 1. Februar
• Februar: 1. Feb bis 28. Feb → Kopieren am 1. März
• März: 1. Mrz bis 31. Mrz → Kopieren am 1. April
• Und so weiter...

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Schritt 5: Zielverwaltung wählen (wohin sollen die Rechnungen?)

Verwaltung auswählen

1. Suchen Sie das Feld „Wählen Sie die Verwaltung, in die die Verwaltung kopiert werden soll"
2. Dies ist die Verwaltung, die die Rechnung empfangen muss
3. In unserem Beispiel: Wählen Sie „Niederländische BV"
4. Hier entsteht die neue Einkaufsrechnung

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Schritt 6: Debitor wählen (wer ist der Empfänger?)

Speziellen Debitor auswählen

1. Suchen Sie das Feld „Wählen Sie den erstellten Debitor"
2. Wählen Sie den Debitor, den Sie für Ihre deutsche GmbH erstellt haben
3. In unserem Beispiel: Wählen Sie „Deutsche GmbH" (den Debitor, nicht die Verwaltung!)
4. Dieser Debitor erhält die kopierte Rechnung

Was passiert? Die niederländische BV sendet eine Rechnung an „Deutsche GmbH" (was eigentlich Ihr eigenes Unternehmen ist). Dies ist die interne Fakturierung.

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Schritt 7: Adressen ausfüllen

Versandadresse:

1. Wählen Sie die Versandadresse, an die die Rechnung gehen soll
2. Dies ist meistens die Adresse der deutschen GmbH
3. Oder eine zentrale Rechnungsadresse

Rechnungsadresse:

1. Wählen Sie die Rechnungsadresse
2. Diese kann dieselbe sein wie die Versandadresse
3. Oder eine separate administrative Adresse

Tipp: Wenn Sie diesen Debitor korrekt eingerichtet haben, stehen diese Adressen wahrscheinlich bereits automatisch da.

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Schritt 8: Rechnungsdatum wählen

Datum einstellen

1. Wählen Sie das Rechnungsdatum
2. Dies ist das Datum, das auf der neuen Rechnung steht
3. Meistens der letzte Tag des Zeitraums oder der erste Tag des nächsten Monats
4. Zum Beispiel: Für Januar-Rechnungen wählen Sie den 31. Januar oder 1. Februar

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Schritt 9: Kopieren ausführen

Rechnung erstellen

1. Prüfen Sie, ob alle Einstellungen korrekt sind:
   • Quellverwaltung: Deutsche GmbH ✓
   • Zeitraum: 1. Jan - 31. Jan ✓
   • Zielverwaltung: Niederländische BV ✓
   • Debitor: Deutsche GmbH ✓
   • Adressen: Ausgefüllt ✓
   • Rechnungsdatum: 31. Januar ✓
2. Klicken Sie auf „Anwenden"
3. Das System erstellt jetzt die neue Rechnung
4. Dies kann etwas dauern, wenn es viele Verkäufe gab

Was passiert?

• Alle Verkäufe der deutschen GmbH im Januar werden zusammengezählt
• Eine große Rechnung wird erstellt
• Diese Rechnung wird an den Debitor „Deutsche GmbH" in der niederländischen Verwaltung gesendet
• Die Rechnung enthält alle Produkte und Beträge aus dem gewählten Zeitraum

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Schritt 10: Rechnung kontrollieren

Verifizierung

1. Gehen Sie zu „Rechnungen" in der Verwaltung der niederländischen BV
2. Suchen Sie die neue Rechnung an „Deutsche GmbH"
3. Öffnen Sie die Rechnung und prüfen Sie:
   • Stehen alle Produkte darauf?
   • Stimmen die Beträge?
   • Ist das Datum korrekt?
   • Sind die Adressen richtig?
4. Falls es Fehler gibt: Korrigieren Sie sie oder erstellen Sie eine Gutschrift

Fertig! Die interne Fakturierung ist nun geregelt.

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Praktische Beispiele

Beispiel 1: Monatliche interne Fakturierung

• Situation: Jeden Monat muss die deutsche GmbH der niederländischen BV in Rechnung stellen
• Aktion:
  1. Ende Januar: Kopieren Sie Rechnungen 1.-31. Januar
  2. Ende Februar: Kopieren Sie Rechnungen 1.-28. Februar
  3. Und so weiter jeden Monat
• Ergebnis: Saubere monatliche interne Fakturierung

Beispiel 2: Quartalsweise Fakturierung

• Situation: Sie fakturieren pro Quartal
• Aktion:
  1. Ende März: Kopieren Sie Q1 (1. Jan - 31. Mrz)
  2. Ende Juni: Kopieren Sie Q2 (1. Apr - 30. Jun)
  3. Und so weiter pro Quartal
• Ergebnis: Viermal pro Jahr eine große interne Rechnung

Beispiel 3: Fehler - doppelte Fakturierung

• Situation: Sie kopieren versehentlich den Januar zweimal
• Problem: Niederländische BV erhält zwei Rechnungen für dieselben Verkäufe
• Lösung:
  1. Erstellen Sie eine Gutschrift für die doppelte Rechnung
  2. Notieren Sie sich, welche Zeiträume Sie bereits kopiert haben
  3. Seien Sie künftig vorsichtiger mit Daten
• Vorbeugung: Führen Sie ein Logbuch der kopierten Zeiträume

Beispiel 4: Mehrere Länder

• Situation: Sie haben NL-, DE- und FR-Gesellschaften
• Aktion:
  1. Kopieren Sie deutsche Verkäufe → Niederländische BV
  2. Kopieren Sie französische Verkäufe → Niederländische BV
  3. Zwei separate Debitoren: „Deutsche GmbH" und „Französische SARL"
• Ergebnis: Übersichtliche interne Fakturierung pro Land

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Wichtige Tipps

Tipp 1: Führen Sie ein Logbuch

• Notieren Sie, welche Zeiträume Sie bereits kopiert haben
• Zum Beispiel in einer Excel-Datei:
  • Januar 2025: Kopiert am 1. Feb ✓
  • Februar 2025: Kopiert am 1. Mrz ✓
• Dies verhindert doppelte Fakturierung

Tipp 2: Feste Planung erstellen

• Zum Beispiel: Am ersten Arbeitstag des Monats kopieren Sie den Vormonat
• Machen Sie es zu einer festen Routine
• Tragen Sie es in Ihren Kalender ein
• So vergessen Sie es nicht

Tipp 3: Prüfen Sie immer die Rechnung

• Prüfen Sie die neue Rechnung nach dem Kopieren
• Stimmt der Gesamtbetrag mit Ihrer Erwartung?
• Stehen alle Produkte darauf?
• Ist die MwSt. korrekt?

Tipp 4: Deutliche Debitorennamen

• Benennen Sie den Debitor deutlich: „Deutsche GmbH (intern)" oder „DE-Gesellschaft Fakturierung"
• So sehen Sie auf einen Blick, dass dies interne Fakturierung ist
• Verhindert Verwechslung mit echten Kunden

Tipp 5: Kommunizieren Sie mit der Buchhaltung

• Informieren Sie Ihren Buchhalter über diese interne Fakturierung
• Er muss wissen, dass dies interne Transaktionen sind
• Dies ist wichtig für korrekte Verwaltung

Tipp 6: Verwenden Sie dieselben Zeiträume

• Zum Beispiel immer Kalendermonate
• Oder immer Quartale
• Nicht einmal 15 Tage und das andere Mal 45 Tage
• Dies hält es übersichtlich

Häufig gestellte Fragen

Frage: Kann ich Rechnungen auch zurück kopieren?

• Nein, dies ist Einbahnverkehr
• Erstellen Sie bei Bedarf eine Gutschrift
• Oder kopieren Sie manuell in die andere Richtung

Frage: Was wenn ich einen Zeitraum vergesse?

• Kein Problem, kopieren Sie diesen Zeitraum nachträglich
• Achten Sie aber darauf, dass Sie sich nicht mit einem folgenden Zeitraum überschneiden
• Führen Sie Ihr Logbuch

Frage: Kann ich selektiv kopieren (nur bestimmte Kunden)?

• Ja, verwenden Sie die Filter für Debitoren oder Debitorenkategorie
• Lassen Sie nicht leer, sondern wählen Sie bestimmte Kunden
• Praktisch für besondere Situationen

Frage: Was wenn Fehler in der kopierten Rechnung stehen?

• Sie können die Rechnung anpassen oder
• Eine Gutschrift erstellen und mit korrekten Daten erneut kopieren
• Oder manuell korrigieren

Frage: Ist dies für die MwSt. nötig?

• Dies hängt von steuerlichen Vorschriften ab
• Konsultieren Sie Ihren Steuerberater
• Interne Fakturierung hat oft besondere MwSt.-Regeln

Frage: Wie oft soll ich kopieren?

• So oft wie steuerlich/administrativ erforderlich
• Meistens monatlich oder pro Quartal
• Fragen Sie Ihren Buchhalter, was am besten ist

Was tun bei Problemen?

Problem: Keine Rechnung erstellt

• Prüfen Sie, ob alle Pflichtfelder ausgefüllt sind
• Kontrollieren Sie, ob es im gewählten Zeitraum tatsächlich Verkäufe gab
• Prüfen Sie, ob die Quellverwaltung Verkäufe hat

Problem: Rechnung ist viel zu hoch oder zu niedrig

• Kontrollieren Sie den Zeitraum (Datum von/bis)
• Möglicherweise haben Sie einen zu langen oder zu kurzen Zeitraum gewählt
• Prüfen Sie die Rechnungsdetails, um zu sehen, was darin steht

Problem: Doppelte Rechnungen

• Sie haben wahrscheinlich einen Zeitraum zweimal kopiert
• Erstellen Sie eine Gutschrift für die doppelte Rechnung
• Notieren Sie dies in Ihrem Logbuch
• Seien Sie künftig vorsichtiger

Problem: Falschen Debitor ausgewählt

• Sie haben versehentlich einen echten Kunden statt des internen Debitors ausgewählt
• Löschen oder kreditieren Sie die falsche Rechnung
• Kopieren Sie erneut mit dem richtigen Debitor

Problem: Falsche Verwaltung als Ziel

• Sie haben versehentlich in die falsche Verwaltung kopiert
• Erstellen Sie eine Gutschrift in der falschen Verwaltung
• Kopieren Sie erneut in die richtige Verwaltung

Zusammenfassung

Rechnungen zwischen Verwaltungen kopieren machen Sie, um interne Fakturierung zwischen verschiedenen Unternehmen zu regeln:

Vorbereitungen (einmalig):

• Sorgen Sie dafür, dass beide Verwaltungen existieren (zum Beispiel Niederländische BV und Deutsche GmbH)
• Erstellen Sie in der Zielverwaltung (NL BV) einen Debitor mit dem Namen der Quellverwaltung (Deutsche GmbH)
• Richten Sie diesen Debitor korrekt mit Adressen ein

Rechnungen kopieren (periodisch, zum Beispiel monatlich):

1. Gehen Sie zu Rechnungen → Debitrechnungen → Kopieren
2. Wählen Sie die Quellverwaltung (woher kommen Rechnungen, zum Beispiel Deutsche GmbH)
3. Lassen Sie Debitoren und Kategorie leer (für alle Kunden) oder wählen Sie spezifisch
4. Wichtig: Geben Sie Datum von und Datum bis ein (zum Beispiel 1. Jan - 31. Jan), um doppeltes Kopieren zu vermeiden
5. Wählen Sie die Zielverwaltung (wohin sollen Rechnungen, zum Beispiel Niederländische BV)
6. Wählen Sie den Debitor (der interne Debitor „Deutsche GmbH")
7. Füllen Sie Versand- und Rechnungsadresse aus
8. Wählen Sie das Rechnungsdatum (zum Beispiel 31. Januar oder 1. Februar)
9. Klicken Sie auf Anwenden → neue Rechnung wird erstellt
10. Kontrollieren Sie die Rechnung in der Zielverwaltung

Warum wichtig:

• Steuerlich korrekte interne Fakturierung zwischen Unternehmen in verschiedenen Ländern
• Übersicht darüber, welches Unternehmen welchen Umsatz erzielt
• Korrekte Buchhaltung pro Verwaltung/Land

Achtung: Führen Sie ein Logbuch der kopierten Zeiträume, um doppelte Fakturierung zu vermeiden!