Wie erstellen Sie eine Kontaktperson in Easyflor?

Was ist eine Kontaktperson?

Eine Kontaktperson ist jemand bei einem Kunden (Debitor), an den Sie E-Mails senden können. Dies kann beispielsweise der Einkäufer, der Finanzmitarbeiter oder der Geschäftsinhaber sein.

Warum benötigen Sie Kontaktpersonen?

• Sie können keine E-Mails an Kunden ohne Kontaktperson senden
• Jeder Kunde benötigt mindestens eine Kontaktperson
• Sie können pro Kunde mehrere Kontaktpersonen erstellen (z.B. eine für Rechnungen und eine für Bestellungen)
• Webshop-Konten werden pro Kontaktperson erstellt, nicht pro Kunde
• Sie können einstellen, welche E-Mails jede Kontaktperson erhält (Rechnungen, Bestellbestätigungen oder beides)

Wann benötigen Sie mehrere Kontaktpersonen?

Beispiele:

• Kontaktperson 1: Der Einkäufer, der Bestellbestätigungen erhalten möchte
• Kontaktperson 2: Der Buchhalter, der nur Rechnungen erhalten möchte
• Kontaktperson 3: Der Inhaber, der alles erhalten möchte

Wie erstellen Sie eine Kontaktperson?

Schritt 1: Gehen Sie zum Debitor

1. Klicken Sie auf "Organisation"
2. Klicken Sie auf "Allgemein"
3. Klicken Sie auf "Debitoren"
4. Wählen Sie den Kunden (Debitor), für den Sie eine Kontaktperson erstellen möchten

Schritt 2: Erstellen Sie eine neue Kontaktperson

1. Klicken Sie auf "Kontakt"
2. Klicken Sie auf "Kontaktpersonen"
3. Klicken Sie auf "+Neu"

Schritt 3: Füllen Sie die Daten aus

Pflichtfeld:

• Nachname: Dies ist das einzige Feld, das Sie MÜSSEN ausfüllen
  • Haben Sie keine spezifische Person? Geben Sie dann z.B. "Allgemein" oder "Finanzverwaltung" ein

Optionale Felder:

• Vorname
• E-Mail-Adresse (wichtig für das Versenden von E-Mails!)
• Telefonnummer
• Andere Kontaktdaten

Schritt 4: Stellen Sie ein, was diese Kontaktperson erhalten darf

Dies ist eine wichtige Einstellung! Scrollen Sie im Menü nach unten zu "Standard für".

Hier können Sie wählen, was diese Kontaktperson automatisch erhält:

Optionen:

• Bestellbestätigung: Diese Person erhält Bestätigungen von Bestellungen
• Rechnung: Diese Person erhält Rechnungen
• Bestellbestätigung UND Rechnung: Diese Person erhält beides
• Nichts ankreuzen: Diese Person erhält keine automatischen E-Mails

Beispiele:

• Der Einkäufer → Aktivieren Sie: "Bestellbestätigung"
• Der Buchhalter → Aktivieren Sie: "Rechnung"
• Der Inhaber → Aktivieren Sie: "Bestellbestätigung" UND "Rechnung"
• Eine Kontaktperson, die nur telefoniert → Aktivieren Sie nichts

Schritt 5: Speichern

Klicken Sie auf "Speichern", um die Kontaktperson zu erstellen.

Wichtige Tipps

Tipp 1: Immer mindestens eine Kontaktperson

Jeder Debitor muss mindestens eine Kontaktperson haben, sonst können Sie keine E-Mails versenden!

Tipp 2: Verwenden Sie klare Namen

Wenn Sie keine spezifische Person haben, verwenden Sie Namen wie:

• "Allgemein"
• "Finanzverwaltung"
• "Einkaufsabteilung"
• "Empfang"

Tipp 3: Mehrere E-Mail-Adressen möglich

Sie können mehrere Kontaktpersonen mit verschiedenen E-Mail-Adressen erstellen. So können mehrere Personen dieselben Informationen erhalten.

Tipp 4: Webshop-Konten

Möchten Sie, dass ein Kunde sich im Webshop anmelden kann? Dann müssen Sie für diese spezifische Kontaktperson ein Webshop-Konto erstellen (nicht für den gesamten Debitor).

Zusammenfassung: Schnelle Checkliste

Für jede Kontaktperson:

• Nachname ausgefüllt (Pflicht)
• E-Mail-Adresse hinzugefügt (wenn Sie E-Mails versenden möchten)
• "Standard für" eingestellt (Bestellbestätigung, Rechnung oder beides)
• Kontaktperson gespeichert

Merken Sie sich:

• Jeder Debitor benötigt mindestens 1 Kontaktperson
• Sie können mehrere Kontaktpersonen pro Debitor erstellen
• Webshop-Konten sind pro Kontaktperson, nicht pro Debitor
• Die Einstellung "Standard für" bestimmt, welche E-Mails versendet werden