Wie erstellt man einen Debitor in Easyflor?

Was ist ein Debitor?

Ein Debitor ist ein Kunde, der bei dir kauft und später eine Rechnung bezahlt. In Easyflor erstellst du für jeden Kunden einen Debitor, damit du Bestellungen verarbeiten und Rechnungen versenden kannst.

Warum muss man einen Debitor erstellen?

• Ohne Debitor kannst du keine Bestellungen für einen Kunden anlegen
• Du brauchst es, um Rechnungen versenden zu können
• Alle wichtigen Kundendaten stehen an einem Ort
• Du kannst einstellen, wie der Kunde seine Rechnung erhalten möchte

Wie erstellt man einen Debitor?

Schritt 1: Gehe zu Debitoren

1. Klicke auf „Organisation" im Menü
2. Klicke auf „Debitoren"

Schritt 2: Erstelle einen neuen Debitor

Option A: Kopiere einen bestehenden Debitor (am einfachsten!)

• Hast du bereits früher zusammen mit einem Berater einen Debitor erstellt?
• Wähle diesen Debitor aus
• Klicke auf den Button „Kopieren"
• Klicke erneut auf „Debitor kopieren"
• Alle Einstellungen werden dann automatisch übernommen!

Option B: Erstelle einen komplett neuen Debitor

• Klicke auf „+Neu"

Schritt 3: Fülle die Grunddaten aus

Fülle folgende Daten aus:

• Debitor: Der vollständige Name des Kunden
• FloraHolland-Nummer: Gib die Nummer ein, falls der Kunde eine hat
• Code: Eine Kurzversion des Namens (zum Beispiel für Labels)
• Verwaltung: Wähle, unter welcher Verwaltung die Rechnung erscheinen soll
• Kategorie: Lasse dies auf „Debtors" stehen
• Land und Sprache: Dies bestimmt, in welcher Sprache die Rechnung erstellt wird
• Währung: Setze dies auf Euro
• Standort: (Wenn du mehrere Standorte hast) Wähle den Standort, zu dem der Kunde gehört, oder lasse leer
• Übergeordneter Debitor: Wähle denselben Standort wie oben
• Klicke auf „Anwenden"

Schritt 4: Füge Kontaktdaten hinzu

Wähle den Debitor aus, den du gerade erstellt hast, und klicke auf „Kontakt".

Adressen:

• Hier kannst du Adressen eintragen, wenn du diese einsehen möchtest

Kontaktpersonen:

1. Klicke auf „+Neu"
2. Fülle mindestens einen Nachnamen aus
3. Wähle, wofür du den Kontakt verwenden möchtest (zum Beispiel „Rechnung" und/oder „Bestellung")
4. Wähle den Kontakt aus
5. Bei „E-Mail-Adressen": Trage die E-Mail-Adresse ein, an die die Rechnung gesendet werden soll
6. Du kannst mehrere Kontaktpersonen und E-Mail-Adressen hinzufügen

EKT-Adressen und -Nummern:

• Fülle dies nur aus, wenn der Debitor eine EKT-Adresse oder USt-Nummer hat, die du verwenden möchtest

Schritt 5: Zusätzliche Einstellungen (nur wenn du NICHT kopiert hast)

Wenn du einen Debitor kopiert hast, bist du jetzt fertig! Hast du nicht kopiert? Dann führe noch diese Schritte aus:

Lagerkategorie:

• Trage eine Lagerkategorie ein, falls nötig

Konfiguration - Rechnung:

1. Gehe zu „Konfiguration" → „Rechnung"
2. Möchtest du die Rechnung per E-Mail versenden?
   • Setze bei „Sonstiges" → „Zu erledigen" → „E-Mail"
3. Möchtest du auch eine Excel-Datei mitsenden?
   • Wähle dies unter „Einstellungen" aus

Konfiguration - Zuteilung:

Wenn Gebinde oder Karren auf der Rechnung erscheinen sollen:

• Aktiviere: „Gebinde automatisch"
• Aktiviere: „Einmaliges Gebinde automatisch"
• Aktiviere: „Gebinde fakturieren"
• Aktiviere: „Einmaliges Gebinde fakturieren"
• Aktiviere: „Karren fakturieren"
• Wähle die richtigen MwSt-Sätze für Gebinde (oder lasse leer)

Möchtest du eine EKT-Nummer verwenden?

1. Gehe zu „Organisation" → „Debitoren" → [Wähle deinen Debitor] → „Konfiguration" → „Zuteilung"
2. Aktiviere unter „Einstellungen": „EKT verwenden"
3. Du kannst einstellen, dass es automatisch gesendet wird

Konfiguration - Preis:

• Wähle eine Preisvereinbarung, falls vorhanden
• Möchtest du den Einkaufspreis verwenden? Aktiviere dies
• Wähle, welchen Preis du verwenden möchtest
• Soll Lagerkategorie über den Verkaufspreis berechnet werden? Aktiviere dies

Konfiguration - Label:

• Möchtest du Labels drucken? Wähle, ob pro Stück, Gebinde oder Partie

Bestelltage:

• Fülle alle Wochentage aus (du kannst dies später noch anpassen)

Kunde entsperren

Wenn ein Kunde gesperrt ist und wieder Zugang erhalten soll:

1. Gehe zu „Expert" im Menü
2. Suche den betreffenden Kunden
3. Klicke auf den Button „Sperren", um den Kunden zu entsperren
4. Der Kunde wird dann grün und kann wieder Bestellungen aufgeben und Rechnungen erhalten

Fertig!

Du hast jetzt erfolgreich einen Debitor in Easyflor erstellt. Du kannst jetzt Bestellungen anlegen und Rechnungen an diesen Kunden versenden.

Weitere Hilfe benötigt? Es gibt auch ein Video, das alle Schritte zeigt. Klicke hier, um das Video anzusehen.