Wie erstellt man einen Debitor in Easyflor?

Was ist ein Debitor?

Ein Debitor ist ein Kunde, der bei Ihnen kauft und später eine Rechnung bezahlt. In Easyflor erstellen Sie für jeden Kunden einen Debitor, damit Sie Bestellungen verarbeiten und Rechnungen versenden können.

Warum müssen Sie einen Debitor erstellen?

• Ohne Debitor können Sie keine Bestellungen für einen Kunden erstellen
• Sie benötigen ihn, um Rechnungen versenden zu können
• Alle wichtigen Kundendaten befinden sich an einem Ort
• Sie können einstellen, wie der Kunde seine Rechnung erhalten möchte

Wie erstellen Sie einen Debitor?

Schritt 1: Gehen Sie zu Debitoren

1. Klicken Sie auf "Organisation" im Menü
2. Klicken Sie auf "Debitoren"

Schritt 2: Erstellen Sie einen neuen Debitor

Option A: Kopieren Sie einen bestehenden Debitor (am einfachsten!)

• Haben Sie bereits zusammen mit einem Berater einen Debitor erstellt?
• Wählen Sie diesen Debitor aus
• Klicken Sie auf die Schaltfläche "Kopieren"
• Klicken Sie erneut auf "Debitor kopieren"
• Alle Einstellungen werden dann automatisch übernommen!

Option B: Erstellen Sie einen völlig neuen Debitor

• Klicken Sie auf "+Neu"

Schritt 3: Füllen Sie die Basisdaten aus

Füllen Sie folgende Dinge aus:

• Debitor: Der vollständige Name des Kunden
• FloraHolland-Nummer: Geben Sie die Nummer ein, wenn der Kunde eine hat
• Code: Eine kurze Version des Namens (z.B. für Etiketten)
• Verwaltung: Wählen Sie, unter welcher Verwaltung die Rechnung erscheinen soll
• Kategorie: Lassen Sie dies auf "Debtors"
• Land und Sprache: Dies bestimmt, in welcher Sprache die Rechnung erstellt wird
• Währung: Setzen Sie dies auf Euro
• Standort: (Wenn Sie mehrere Standorte haben) Wählen Sie den Standort, zu dem der Kunde gehört, oder lassen Sie es leer
• Übergeordneter Debitor: Wählen Sie denselben Standort wie oben
• Klicken Sie auf "Anwenden"

Schritt 4: Fügen Sie Kontaktdaten hinzu

Wählen Sie den Debitor aus, den Sie gerade erstellt haben, und klicken Sie auf "Kontakt".

Adressen:

• Hier können Sie Adressen eingeben, wenn Sie diese sehen möchten

Kontaktpersonen:

1. Klicken Sie auf "+Neu"
2. Geben Sie mindestens einen Nachnamen ein
3. Wählen Sie, wofür Sie den Kontakt verwenden möchten (z.B. "Rechnung" und/oder "Bestellung")
4. Wählen Sie den Kontakt aus
5. Bei "E-Mail-Adressen": geben Sie die E-Mail-Adresse ein, an die die Rechnung gesendet werden soll
6. Sie können mehrere Kontaktpersonen und E-Mail-Adressen hinzufügen

EKT-Adressen und -Nummern:

• Füllen Sie dies nur aus, wenn der Debitor eine EKT-Adresse oder USt-IdNr. hat, die Sie verwenden möchten

Schritt 5: Zusätzliche Einstellungen (nur wenn Sie NICHT kopiert haben)

Wenn Sie einen Debitor kopiert haben, sind Sie jetzt fertig! Haben Sie nicht kopiert? Dann führen Sie noch diese Schritte aus:

Aufschlagkategorie:

• Geben Sie eine Aufschlagkategorie ein, wenn dies erforderlich ist

Konfiguration - Rechnung:

1. Gehen Sie zu "Konfiguration" → "Rechnung"
2. Möchten Sie die Rechnung per E-Mail versenden?
   • Setzen Sie bei "Sonstiges" → "Zu erledigen" → "E-Mail"
3. Möchten Sie auch eine Excel-Datei mitsenden?
   • Wählen Sie dies unter "Einstellungen" aus

Konfiguration - Verteilung:

Wenn Gebinde oder Wagen auf die Rechnung kommen sollen:

• Aktivieren Sie: "Gebinde automatisch"
• Aktivieren Sie: "Einweggebinde automatisch"
• Aktivieren Sie: "Gebinde fakturieren"
• Aktivieren Sie: "Einweggebinde fakturieren"
• Aktivieren Sie: "Wagen fakturieren"
• Wählen Sie die richtigen MwSt.-Sätze für Gebinde (oder lassen Sie es leer)

Möchten Sie eine EKT-Nummer verwenden?

1. Gehen Sie zu "Organisation" → "Debitoren" → [Wählen Sie Ihren Debitor] → "Konfiguration" → "Verteilung"
2. Aktivieren Sie unter "Einstellungen": "EKT verwenden"
3. Sie können einstellen, dass es automatisch versendet wird

Konfiguration - Preis:

• Wählen Sie eine Preisvereinbarung, wenn Sie eine haben
• Möchten Sie den Einkaufspreis verwenden? Aktivieren Sie dies
• Wählen Sie aus, welchen Preis Sie verwenden möchten
• Soll die Aufschlagkategorie über den Verkaufspreis berechnet werden? Aktivieren Sie dies

Konfiguration - Etikett:

• Möchten Sie Etiketten drucken? Wählen Sie, ob es pro Stück, Gebinde oder Partie sein soll

Bestelltage:

• Füllen Sie alle Wochentage aus (Sie können dies später noch anpassen)

Fertig!

Sie haben jetzt erfolgreich einen Debitor in Easyflor erstellt. Sie können jetzt Bestellungen erstellen und Rechnungen an diesen Kunden versenden.

Weitere Hilfe benötigt? Es gibt auch ein Video, das alle Schritte zeigt. Klicken Sie hier, um das Video anzusehen.