Wie erstellen Sie einen Einkaufs-Debitor in Easyflor?

Was ist ein Einkaufs-Debitor?

Ein Einkaufs-Debitor ist ein spezieller "Schein-Kunde" im System, den Sie verwenden, um Produkte einzukaufen und direkt in Ihren Bestand zu setzen. Es ist eigentlich kein echter Kunde, sondern ein Trick, um den Einkauf über das Bestellsystem laufen zu lassen.

Warum verwenden Sie einen Einkaufs-Debitor?

• Einfacher Einkauf: Sie können über das normale Bestellsystem einkaufen
• Automatisch zum Bestand: Produkte kommen direkt in Ihren Bestand
• Übersicht: Sie sehen alle Einkäufe an einem Ort
• Für bestimmte Standorte: Sie können pro Standort einen Einkaufs-Debitor erstellen
• Keine zusätzlichen Systeme: Sie verwenden einfach die vorhandenen Tools in Easyflor

Wann verwenden Sie das?

Beispiele:

• Sie möchten Blumen für Standort Amsterdam einkaufen → Erstellen Sie "Amsterdam Einkauf"
• Sie möchten zusätzlichen Bestand für Standort Rotterdam bestellen → Erstellen Sie "Rotterdam Einkauf"
• Sie kaufen Produkte ein, die nicht über die normalen Einkaufskanäle kommen

Teil 1: Einkaufs-Debitor einrichten

Schritt 1: Erstellen Sie einen neuen Debitor

1. Klicken Sie auf die Kachel "Organisation"
2. Klicken Sie auf "Debitoren"
3. Klicken Sie auf "+Neu"

Schritt 2: Füllen Sie die Basisdaten aus

• Füllen Sie die Daten so aus, wie Sie normalerweise einen Debitor erstellen
• Verwaltung: Wählen Sie "Wegwurf"
  • Dies ist eine spezielle Verwaltung für diese Art von "Schein-Debitoren"
• Name des Debitors: Verwenden Sie den Namen des Standorts + das Wort "Einkauf"

Beispiele für Namen:

• "Amsterdam Einkauf"
• "Rotterdam Einkauf"
• "Lager Einkauf"
• "Standort 1 Einkauf"

Schritt 3: Speichern Sie den Debitor

Klicken Sie auf "Speichern"

Schritt 4: Stellen Sie den Verkaufsstandort ein

1. Wählen Sie den Debitor, den Sie gerade erstellt haben
2. Klicken Sie auf "Konfiguration"
3. Klicken Sie auf "Verteilung"
4. Unter "Weiterverkaufen": wählen Sie den Standort, in den die eingekauften Produkte kommen sollen
   • Dies ist der Standort, zu dem der Bestand gehen soll
5. Klicken Sie auf "Anwenden"

Beispiel:

• Sie erstellen "Amsterdam Einkauf" → Wählen Sie Standort "Amsterdam"
• Alle Produkte, die Sie "bestellen", kommen jetzt in den Bestand von Amsterdam

Teil 2: Einkaufs-Debitor verwenden

Wann verwenden Sie das?

Jedes Mal, wenn Sie Produkte einkaufen und direkt in Ihren Bestand setzen möchten.

Schritt 1: Gehen Sie zu Bestellungen

1. Klicken Sie auf die Kachel "Bestellungen"
2. Wählen Sie den Einkaufs-Debitor, den Sie erstellt haben (z.B. "Amsterdam Einkauf")

Schritt 2: Wählen Sie den richtigen Tag

• Wählen Sie den Tag vor dem heutigen Tag
  • Das bedeutet normalerweise "gestern" oder einen früheren Tag

Warum? So wird das Produkt sofort in Ihrem Bestand verfügbar.

Schritt 3: Wählen Sie Ihre Einkaufsliste

Option A: Sie haben bereits eine Einkaufslistengruppe

1. Klicken Sie auf "Bestellungen"
2. Klicken Sie auf "+Listengruppen"
3. Wählen Sie Ihre Einkaufslistengruppe
4. Fahren Sie mit Schritt 4 fort

Option B: Sie haben noch keine Einkaufslistengruppe

1. Klicken Sie auf "Zu Listen"
2. Wählen Sie die Einkaufsliste
3. Fahren Sie mit Schritt 4 fort

Schritt 4: Wählen und bestellen Sie das Produkt

1. Suchen Sie das Produkt, das Sie einkaufen möchten
2. Geben Sie die gewünschte Menge ein
3. Geben Sie eventuell andere Daten ein (wie Preis)
4. Klicken Sie auf "Anwenden"

Schritt 5: Fertig!

Das Produkt steht jetzt in Ihrem Bestand am gewählten Standort! 🎉

Visuelle Übersicht des Prozesses

SCHRITT 1: Erstellen Sie Einkaufs-Debitor
         ↓
SCHRITT 2: Verknüpfen Sie mit Standort (z.B. "Amsterdam")
         ↓
SCHRITT 3: Erstellen Sie eine "Bestellung" über diesen Einkaufs-Debitor
         ↓
SCHRITT 4: Produkt kommt automatisch in den Bestand von Amsterdam

Wichtige Tipps

Tipp 1: Verwenden Sie klare Namen

• Nennen Sie den Einkaufs-Debitor immer: [Standortname] Einkauf
• So wissen Sie sofort, wofür dieser Debitor ist

Tipp 2: Ein Einkaufs-Debitor pro Standort

• Erstellen Sie für jeden Standort einen separaten Einkaufs-Debitor
• So bleibt alles übersichtlich

Tipp 3: Verwaltung "Wegwurf"

• Verwenden Sie immer die Verwaltung "Wegwurf" für Einkaufs-Debitoren
• Dies verhindert, dass diese "Schein-Kunden" zwischen Ihren echten Kunden stehen

Tipp 4: Überprüfen Sie den Bestand

• Überprüfen Sie nach dem "Bestellen" immer, ob das Produkt im richtigen Bestand steht
• So wissen Sie sicher, dass alles gut gegangen ist

Tipp 5: Achten Sie auf den Tag!

• Wählen Sie immer einen Tag vor heute
• Sonst ist das Produkt nicht sofort verfügbar

Häufige Fehler

Fehler 1: Falsche Verwaltung gewählt

• Verwenden Sie immer "Wegwurf" als Verwaltung
• Nicht Ihre normale Verwaltung!

Fehler 2: Falscher Standort verknüpft

• Überprüfen Sie gut bei "Weiterverkaufen", ob Sie den richtigen Standort gewählt haben
• Sonst kommt das Produkt an den falschen Ort!

Fehler 3: Tag falsch gewählt

• Wählen Sie einen Tag vor heute (normalerweise gestern)
• Sonst ist das Produkt nicht sofort verfügbar

Fehler 4: Unklarer Name

• Nennen Sie nicht einfach "Einkauf", sondern "Amsterdam Einkauf"
• Sonst wissen Sie später nicht mehr, für welchen Standort es ist

Zusammenfassung: Schnelle Checkliste

Einrichten (machen Sie einmal):

• Organisation → Debitoren → +Neu
• Verwaltung: Wegwurf
• Name: [Standort] Einkauf (z.B. "Amsterdam Einkauf")
• Speichern
• Konfiguration → Verteilung → Weiterverkaufen: Standort wählen
• Anwenden

Verwenden (machen Sie jedes Mal beim Einkauf):

• Bestellungen → Einkaufs-Debitor wählen
• Tag vor heute wählen
• Bestellungen → +Listengruppen (oder Zu Listen)
• Einkaufsliste wählen
• Produkt wählen und ausfüllen
• Anwenden
• Überprüfen, ob Produkt im Bestand steht!

Jetzt können Sie einfach über Easyflor einkaufen! 📦