Wie erstellt man einen Einkaufs-Debitor in Easyflor?

Was ist ein Einkaufs-Debitor?

Ein Einkaufs-Debitor ist ein spezieller „Schein-Kunde" im System, den du verwendest, um Produkte einzukaufen und direkt in deinen Bestand zu setzen. Es ist eigentlich kein echter Kunde, sondern ein Trick, um den Einkauf über das Bestellsystem laufen zu lassen.

Warum verwendet man einen Einkaufs-Debitor?

• Einfach einkaufen: Du kannst über das normale Bestellsystem einkaufen
• Automatisch in den Bestand: Produkte kommen direkt in deinen Bestand
• Übersicht: Du siehst alle Einkäufe an einem Ort
• Für bestimmte Standorte: Du kannst pro Standort einen Einkaufs-Debitor erstellen
• Keine zusätzlichen Systeme: Du verwendest einfach die vorhandenen Tools in Easyflor

Wann verwendet man das?

Beispiele:

• Du möchtest Blumen für den Standort Amsterdam einkaufen → Erstelle „Amsterdam Einkauf"
• Du möchtest zusätzlichen Bestand für den Standort Rotterdam bestellen → Erstelle „Rotterdam Einkauf"
• Du kaufst Produkte ein, die nicht über die normalen Einkaufskanäle kommen

Teil 1: Einkaufs-Debitor einrichten

Schritt 1: Erstelle einen neuen Debitor

1. Klicke auf die Kachel „Organisation"
2. Klicke auf „Debitoren"
3. Klicke auf „+Neu"

Schritt 2: Fülle die Grunddaten aus

• Fülle die Daten aus, wie du normalerweise einen Debitor erstellst
• Verwaltung: Wähle „Wegwurf"
  • Dies ist eine spezielle Verwaltung für diese Art von „Schein-Debitoren"
• Name des Debitors: Verwende den Namen des Standorts + das Wort „Einkauf"

Beispiele für Namen:

• „Amsterdam Einkauf"
• „Rotterdam Einkauf"
• „Lager Einkauf"
• „Standort 1 Einkauf"

Schritt 3: Speichere den Debitor

Klicke auf „Speichern"

Schritt 4: Stelle den Verkaufsstandort ein

1. Wähle den Debitor aus, den du gerade erstellt hast
2. Klicke auf „Konfiguration"
3. Klicke auf „Zuteilung"
4. Unter „Weiterverkaufen": Wähle den Standort, an den die eingekauften Produkte gehen sollen
   • Dies ist der Standort, wohin der Bestand gehen soll
5. Klicke auf „Anwenden"

Beispiel:

• Du erstellst „Amsterdam Einkauf" → Wähle Standort „Amsterdam"
• Alle Produkte, die du „bestellst", kommen jetzt in den Bestand von Amsterdam

ACHTUNG: Verwende diese Option nur, wenn du Bestellungen auf fiktiven, internen Listen platzierst. Die Verwendung dieser Funktion mit Bestellungen über einen VMP führt zu doppelt erstelltem Bestand. Du siehst das Produkt zweimal, weil:

1. Eine Bestellung über einen VMP aufgegeben wird.
2. Die Zuteilung an diesen Debitor am gewählten Standort verfügbar gemacht wird.

Teil 2: Einkaufs-Debitor verwenden

Wann verwendet man das?

Jedes Mal, wenn du Produkte einkaufen und direkt in deinen Bestand setzen möchtest.

Schritt 1: Gehe zu Bestellungen

1. Klicke auf die Kachel „Bestellungen"
2. Wähle den Einkaufs-Debitor aus, den du erstellt hast (zum Beispiel „Amsterdam Einkauf")

Schritt 2: Wähle den richtigen Tag

• Wähle den Tag vor dem heutigen Tag
  • Das bedeutet normalerweise „gestern" oder einen Tag früher

Warum? So wird das Produkt sofort in deinem Bestand verfügbar.

Schritt 3: Wähle deine Einkaufsliste

Option A: Du hast bereits eine Einkaufslistengruppe

1. Klicke auf „Bestellungen"
2. Klicke auf „+Listengruppen"
3. Wähle deine Einkaufslistengruppe
4. Fahre mit Schritt 4 fort

Option B: Du hast noch keine Einkaufslistengruppe

1. Klicke auf „Zu Listen"
2. Wähle die Einkaufsliste
3. Fahre mit Schritt 4 fort

Schritt 4: Produkt auswählen und bestellen

1. Suche das Produkt, das du einkaufen möchtest
2. Gib die gewünschte Menge ein
3. Fülle eventuell weitere Daten aus (wie Preis)
4. Klicke auf „Anwenden"

Schritt 5: Fertig!

Das Produkt steht jetzt an dem gewählten Standort in deinem Bestand! 🎉

Visueller Überblick des Prozesses

SCHRITT 1: Erstelle Einkaufs-Debitor
         ↓
SCHRITT 2: Verknüpfe mit Standort (zum Beispiel „Amsterdam")
         ↓
SCHRITT 3: Erstelle eine „Bestellung" über diesen Einkaufs-Debitor
         ↓
SCHRITT 4: Produkt kommt automatisch in den Bestand von Amsterdam

Wichtige Tipps

Tipp 1: Verwende deutliche Namen

• Nenne den Einkaufs-Debitor immer: [Standortname] Einkauf
• So weißt du sofort, wofür dieser Debitor ist

Tipp 2: Ein Einkaufs-Debitor pro Standort

• Erstelle für jeden Standort einen separaten Einkaufs-Debitor
• So bleibt alles übersichtlich

Tipp 3: Verwaltung „Wegwurf"

• Verwende immer die Verwaltung „Wegwurf" für Einkaufs-Debitoren
• Das verhindert, dass diese „Schein-Kunden" zwischen deinen echten Kunden stehen

Tipp 4: Bestand überprüfen

• Überprüfe nach dem „Bestellen" immer, ob das Produkt im richtigen Bestand steht
• So weißt du sicher, dass alles gut gegangen ist

Tipp 5: Achte auf den Tag!

• Wähle immer einen Tag vor heute
• Sonst wird das Produkt nicht sofort verfügbar

Häufige Fehler

Fehler 1: Falsche Verwaltung gewählt

• Verwende immer „Wegwurf" als Verwaltung
• Nicht deine normale Verwaltung!

Fehler 2: Falscher Standort verknüpft

• Überprüfe gut bei „Weiterverkaufen", ob du den richtigen Standort gewählt hast
• Das Produkt landet sonst am falschen Ort!

Fehler 3: Tag falsch gewählt

• Wähle einen Tag vor heute (normalerweise gestern)
• Sonst ist das Produkt nicht sofort verfügbar

Fehler 4: Unklarer Name

• Nenne nicht einfach „Einkauf", sondern „Amsterdam Einkauf"
• Sonst weißt du später nicht mehr, für welchen Standort es ist

Zusammenfassung: Schnelle Checkliste

Einrichten (machst du einmal):

• Organisation → Debitoren → +Neu
• Verwaltung: Wegwurf
• Name: [Standort] Einkauf (zum Beispiel „Amsterdam Einkauf")
• Speichern
• Konfiguration → Zuteilung → Weiterverkaufen: Standort wählen
• Anwenden

Verwenden (machst du bei jedem Einkauf):

• Bestellungen → Wähle Einkaufs-Debitor
• Wähle Tag vor heute
• Bestellungen → +Listengruppen (oder Zu Listen)
• Wähle Einkaufsliste
• Produkt auswählen und ausfüllen
• Anwenden
• Überprüfen, ob Produkt im Bestand steht!

Jetzt kannst du einfach über Easyflor einkaufen! 📦