Wie erstellen Sie einen Shop-Benutzer in Easyflor?

Was ist ein Shop-Benutzer?

Ein Shop-Benutzer ist ein Konto, mit dem ein Kunde (Debitor) sich in Ihrem Webshop anmelden kann, um Bestellungen aufzugeben. Jeder Kunde, der über den Webshop bestellen möchte, benötigt ein solches Konto.

Warum erstellen Sie Shop-Benutzer?

• Online bestellen: Kunden können 24/7 über den Webshop bestellen
• Selbstständigkeit: Kunden müssen nicht anrufen oder E-Mails für Bestellungen senden
• Übersicht: Kunden sehen ihre eigene Bestellhistorie
• Effizienz: Sie sparen Zeit, weil Kunden selbst bestellen
• Bestandseinblick: Kunden sehen direkt, was auf Lager ist

Wann erstellen Sie einen Shop-Benutzer?

Beispiele:

• Ein Kunde fragt nach Zugang zum Webshop
• Sie möchten, dass Kunden selbst bestellen können
• Ein neuer Kunde möchte online einkaufen können
• Ein bestehender Kunde möchte auf Online-Bestellung umsteigen

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Teil 1: Shop-Benutzer für einen bestehenden Kunden erstellen

Wann verwenden Sie das?

Wenn Sie bereits einen Debitor (Kunden) in Easyflor haben und dieser Kunde ein Konto für den Webshop möchte.

Schritt 1: Gehen Sie zu Debitoren

1. Klicken Sie auf "Organisation"
2. Klicken Sie auf "Debitoren"

Schritt 2: Wählen Sie den Kunden

• Klicken Sie auf den Debitor, für den Sie einen Shop-Benutzer erstellen möchten

Schritt 3: Gehen Sie zu Kontaktpersonen

1. Klicken Sie auf "Kontaktpersonen"
2. Wählen Sie die Kontaktperson, der Sie den Shop-Benutzer zuweisen möchten
   • Dies ist die Person, die sich im Webshop anmelden wird

Schritt 4: Gehen Sie zu Shop-Benutzern

• Klicken Sie auf "Shop-Benutzer"

Schritt 5: Erstellen Sie einen neuen Shop-Benutzer

• Klicken Sie auf "+Neu"

Schritt 6: Füllen Sie die Daten aus

Pflichtfelder:

• Benutzername: Der Name, mit dem der Kunde sich anmeldet
  • Wählen Sie einen klaren Namen, z.B. den Vornamen oder Firmennamen
  • Zum Beispiel: "jan.jansen" oder "blumenhandel.die.rose"
• Passwort: Das Passwort für den Kunden
  • Wählen Sie ein sicheres Passwort
• Passwort wiederholen: Geben Sie das Passwort erneut ein
  • Muss exakt gleich sein!
• Sprache: Die Sprache, die der Benutzer im Webshop sieht
  • Zum Beispiel: Niederländisch, Englisch, Deutsch

Optionale Einstellung:

• Darf vom Shop ausgeschlossen werden: Bestimmen Sie, ob dieser Debitor vorübergehend ausgeschlossen werden kann
  • Zum Beispiel bei Zahlungsverzug

Schritt 7: Speichern

• Klicken Sie auf "Speichern"
• Der Shop-Benutzer ist jetzt erstellt!

Schritt 8: Geben Sie die Anmeldedaten weiter

• Senden Sie den Benutzernamen und das Passwort an den Kunden
• Der Kunde kann sich jetzt im Webshop anmelden!

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Teil 2: Neue Kunden sich im Webshop registrieren lassen

Was ist Selbstregistrierung?

Mit Selbstregistrierung können sich neue Kunden selbst für Ihren Webshop anmelden. Sie müssen dann nicht für jeden neuen Kunden manuell ein Konto erstellen.

Wie funktioniert es?

Für den Kunden:

1. Ein neuer Kunde geht zu Ihrem Webshop
2. Der Kunde sieht ein Registrierungsfeld
3. Der Kunde gibt seine Daten ein und beantragt Zugang
4. Der Kunde wartet auf Genehmigung

Für Sie (den Administrator):

1. Sie erhalten eine E-Mail mit der Registrierungsanfrage
2. Sie überprüfen die Daten des neuen Kunden
3. Sie genehmigen oder lehnen die Anfrage ab
4. Bei Genehmigung: Der Kunde kann sich anmelden!

Selbstregistrierung aktivieren

Schritt 1: Gehen Sie zur Shop-Konfiguration

1. Klicken Sie auf die Kachel "Shop"
2. Klicken Sie auf "Konfiguration"
3. Wählen Sie Ihren Webshop

Schritt 2: Aktivieren Sie die Registrierung

1. Suchen Sie das Kontrollkästchen "EnableUserRegistration"
2. Aktivieren Sie es
3. Klicken Sie auf "Speichern"

Schritt 3: Testen Sie es

• Gehen Sie zu Ihrem Webshop
• Sie sehen jetzt eine Registrierungsoption für neue Benutzer

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Was passiert nach einer Registrierungsanfrage?

Schritt 1: Sie erhalten eine E-Mail

• Der Administrator erhält eine E-Mail mit der Anfrage
• In der E-Mail stehen die Daten des neuen Kunden

Schritt 2: Sie bewerten die Anfrage

Überprüfen Sie folgendes:

• Ist dies ein echter Kunde?
• Sind die Daten vollständig?
• Möchten Sie mit diesem Kunden zusammenarbeiten?

Schritt 3: Sie genehmigen oder lehnen ab

• Genehmigen: Der Kunde bekommt Zugang und kann sich anmelden
• Ablehnen: Der Kunde bekommt keinen Zugang

Schritt 4: Der Kunde erhält Nachricht

• Bei Genehmigung: Der Kunde erhält seine Anmeldedaten
• Bei Ablehnung: Der Kunde erhält eine Benachrichtigung

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Unterschied zwischen beiden Methoden

Methode 1: Manuell erstellen (Teil 1)

Wann verwenden:

• Für bestehende Kunden, die bereits in Ihrem System sind
• Wenn Sie volle Kontrolle darüber haben möchten, wer Zugang bekommt
• Für wichtige Geschäftsbeziehungen

Vorteile:

• Volle Kontrolle
• Sie bestimmen selbst die Anmeldedaten
• Keine Wartezeit für den Kunden

Nachteile:

• Sie müssen jeden Benutzer selbst erstellen
• Kostet mehr Zeit

Methode 2: Selbstregistrierung (Teil 2)

Wann verwenden:

• Für neue Kunden, die sich anmelden möchten
• Wenn Sie möchten, dass Kunden sich selbst registrieren können
• Für Webshops mit vielen neuen Kunden

Vorteile:

• Kunden können sich selbst anmelden
• Spart Ihnen Zeit
• Kunden können sich 24/7 registrieren

Nachteile:

• Sie müssen Anfragen genehmigen
• Weniger Kontrolle im Voraus
• Sie müssen E-Mails überprüfen

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Wichtige Tipps

Tipp 1: Verwenden Sie klare Benutzernamen

• Machen Sie Benutzernamen erkennbar
• Zum Beispiel: "jan.blumen" oder "floristdevries"
• Nicht: "benutzer123" oder "xyz"

Tipp 2: Wählen Sie sichere Passwörter

• Verwenden Sie eine Kombination aus Buchstaben und Zahlen
• Mindestens 8 Zeichen
• Zum Beispiel: "Blume2024!" (nicht zu einfach!)

Tipp 3: Geben Sie Anmeldedaten sicher weiter

• Senden Sie Passwörter nicht per normaler E-Mail
• Rufen Sie den Kunden an oder verwenden Sie eine sichere Methode
• Bitten Sie den Kunden, das Passwort sofort zu ändern

Tipp 4: Testen Sie immer zuerst

• Erstellen Sie ein Testkonto
• Melden Sie sich mit diesem Konto an
• Überprüfen Sie, ob alles funktioniert, bevor Sie es an Kunden geben

Tipp 5: Behalten Sie Registrierungsanfragen im Blick

• Überprüfen Sie regelmäßig Ihre E-Mail auf neue Anfragen
• Reagieren Sie schnell auf Anfragen (innerhalb von 24 Stunden)
• Kunden warten sonst zu lange

Tipp 6: Kommunizieren Sie mit neuen Kunden

• Senden Sie nach Genehmigung eine Willkommens-E-Mail
• Erklären Sie, wie der Webshop funktioniert
• Geben Sie eventuell eine kurze Anleitung

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Häufige Fehler

Fehler 1: Passwörter stimmen nicht überein

• Sie geben zwei verschiedene Passwörter ein
• Lösung: Überprüfen Sie gut, ob beide Passwörter exakt gleich sind

Fehler 2: Keine Kontaktperson ausgewählt

• Sie vergessen, eine Kontaktperson auszuwählen
• Lösung: Erstellen Sie zuerst eine Kontaktperson, wählen Sie diese dann aus

Fehler 3: Falsche Sprache gewählt

• Der Kunde spricht Deutsch, aber Sie wählen Englisch
• Lösung: Fragen Sie den Kunden, welche Sprache er möchte

Fehler 4: Registrierungsanfragen verpasst

• Sie überprüfen Ihre E-Mail nicht regelmäßig
• Kunden warten zu lange auf Genehmigung
• Lösung: Stellen Sie eine Erinnerung ein, um täglich zu überprüfen

Fehler 5: Selbstregistrierung nicht aktiviert

• Kunden können sich nicht registrieren
• Lösung: Überprüfen Sie, ob "EnableUserRegistration" aktiviert ist

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Zusammenfassung: Schnelle Checkliste

Shop-Benutzer manuell erstellen:

• Organisation → Debitoren
• Kunden (Debitor) wählen
• Kontaktpersonen → Kontaktperson wählen
• Shop-Benutzer → +Neu
• Benutzernamen eingeben
• Passwort eingeben (2x)
• Sprache wählen
• Bestimmen, ob Kunde ausgeschlossen werden darf (optional)
• Speichern
• Anmeldedaten an Kunden weitergeben

Selbstregistrierung aktivieren:

• Shop → Konfiguration → Webshop wählen
• Aktivieren: "EnableUserRegistration"
• Speichern
• Testen, ob Registrierung im Webshop funktioniert
• Regelmäßig E-Mail auf neue Anfragen überprüfen
• Anfragen genehmigen oder ablehnen

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