UBL-Konfiguration für digitale Rechnungen einrichten (XRechnung 3.0)

Einleitung: Was ist UBL-Konfiguration?

UBL-Konfiguration ist das Einrichten von Standardinformationen über Ihr Unternehmen und Ihre Kunden für die digitale Rechnungsstellung. Sie stellen ein, wie Bankdaten (IBAN/BIC), Umsatzsteuer-IDs und Unternehmensidentifikationen (Handelsregister/OIN-Codes) in elektronischen Rechnungen verwendet werden. Dies ist nötig für den offiziellen XRechnung 3.0 Standard, der in einigen EU-Ländern verpflichtend ist.

Warum UBL-Konfiguration einrichten?

Sie müssen die UBL-Konfiguration einrichten, weil:

• Seit dem 1. Januar 2025 ist die digitale Rechnungsstellung in einigen EU-Ländern verpflichtend
• XRechnung 3.0 ist der offizielle Standard für elektronische Rechnungen
• Unternehmen und Behörden korrekte elektronische Rechnungen verlangen
• Sie sonst gesetzliche Verpflichtungen nicht erfüllen können
• Rechnungen automatisch in anderen Systemen verarbeitet werden können
• Es sorgt für die korrekte Integration mit Finanzsystemen
• Ihre Bankdaten, Umsatzsteuer-IDs und Unternehmensidentifikationen korrekt weitergegeben werden

Hinweis: XRechnung 3.0 ist derzeit der unterstützte Standard in Easyflor. Diese Liste kann in Zukunft für andere Länder erweitert werden.

Wie richtet man die UBL-Konfiguration ein?

Dies geschieht in 6 Schritten, in denen Sie Informationen über sich selbst (als Lieferant) und über Ihre Kunden einstellen.

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Vorbereitung: Zum UBL-Konfigurationsmenü

Rechnungen-Kachel öffnen

1. Gehen Sie zur Kachel „Rechnungen"
2. Sie sehen jetzt verschiedene Optionen

UBL-Konfiguration öffnen

1. Klicken Sie auf „(Sonstiges) UBL-Konfiguration"
2. Sie sehen jetzt den Konfigurationsbildschirm

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Teil 1: Lieferanteneinstellungen (Ihr Unternehmen)

Zuerst stellen Sie die Informationen über Ihr eigenes Unternehmen ein. Dies sind die Daten, die auf ausgehenden Rechnungen erscheinen.

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Schritt 1: Lieferanten-Zahlungsmöglichkeiten

Hier stellen Sie ein, wie Ihre Bankdaten in elektronischen Rechnungen identifiziert werden.

Kontonummer Begünstigten-Kategorie Lieferant

Was ist das?

• Dies bestimmt, wie Ihre Bankkontonummer angegeben wird
• „Begünstigter" bedeutet: derjenige, der das Geld erhält (Sie als Lieferant)

Was sollen Sie ausfüllen?

• Kategorie: IBAN
• IBAN steht für International Bank Account Number
• Dies ist das internationale Bankkontonummer-Format

Beispiel:

• Ihr niederländisches Bankkonto: NL12ABCD0123456789
• Kategorie: IBAN

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Filialnummer Konto Begünstigten-Kategorie Lieferant

Was ist das?

• Dies bestimmt, wie Ihr Bank-Identifikationscode angegeben wird
• Dies ist der Code, der die Bank identifiziert (nicht die Kontonummer selbst)

Was sollen Sie ausfüllen?

• Kategorie: BIC
• BIC steht für Bank Identifier Code
• Dies ist der Code Ihrer Bank (zum Beispiel COBADEFFXXX für Commerzbank)

Beispiel:

• Ihre Bank ist Deutsche Bank
• BIC-Code: DEUTDEFFXXX
• Kategorie: BIC

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Schritt 2: Lieferanten-Steuerregelung

Hier stellen Sie ein, wie Ihre Umsatzsteuer-ID identifiziert wird.

Steuernummer-Kategorie Lieferant

Was ist das?

• Dies bestimmt, wie Ihre Umsatzsteuer-ID angegeben wird
• USt-IdNr. = Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

Was sollen Sie ausfüllen?

• Kategorie: USt-IdNr.
• Dies ist Ihre offizielle Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

Beispiel:

• Ihre deutsche USt-IdNr.: DE123456789
• Kategorie: USt-IdNr.

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Schritt 3: Lieferanten-Endpunkt-ID

Hier stellen Sie ein, wie Ihre Unternehmensidentifikation angegeben wird. Dies ist wichtig für die Systemintegration.

Endpunkt-ID-Kategorie Lieferant

Was ist das?

• Dies bestimmt, welchen Typ der Unternehmensidentifikation Sie verwenden
• „Endpunkt" bedeutet: Ihr Unternehmen im digitalen System

Was sollen Sie ausfüllen?

• Handelsregister-Code: Für niederländische Unternehmen (KVK-Nummer) oder deutsche Unternehmen (Handelsregisternummer)
• OIN-Code: Für Behörden oder andere Systeme

Beispiel:

• Sie sind ein niederländisches Unternehmen
• Sie haben eine KVK-Nummer: 12345678
• Kategorie: Handelsregister-Code

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Endpunkt-ID-Schema Lieferant

Was ist das?

• Dies ist eine technische Nummer, die angibt, welches Identifikationssystem Sie verwenden
• Es ist mit der Kategorie oben verknüpft

Was sollen Sie ausfüllen?

• Für KVK: Schema-ID 0106
• Für OIN: Schema-ID 0190

Beispiel:

• Sie verwenden KVK (niederländische Unternehmen)
• Eingeben: 0106

Übersicht:

• KVK (niederländische Unternehmen) = Schema-ID 0106
• OIN (Behörden/andere Systeme) = Schema-ID 0190

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Teil 2: Kundeneinstellungen

Jetzt stellen Sie ein, wie Informationen über Ihre Kunden in elektronischen Rechnungen verarbeitet werden.

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Schritt 4: Kunden-Steuerregelung

Hier stellen Sie ein, wie Umsatzsteuer-IDs von Kunden identifiziert werden.

Steuernummer-Kategorie Kunde

Was ist das?

• Dies bestimmt, wie die Umsatzsteuer-ID Ihrer Kunden angegeben wird
• Dies erscheint auf Rechnungen an Ihre Kunden

Was sollen Sie ausfüllen?

• Kategorie: USt-IdNr.
• Dasselbe wie in Schritt 2, aber jetzt für Kunden

Beispiel:

• Ihr Kunde hat USt-IdNr.: NL987654321B01
• Kategorie: USt-IdNr.

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Schritt 5: Kunden-Endpunkt-ID

Hier stellen Sie ein, wie Unternehmensidentifikationen von Kunden angegeben werden.

Endpunkt-ID-Kategorie Kunde

Was ist das?

• Dies bestimmt, welchen Typ der Unternehmensidentifikation Ihre Kunden verwenden
• Vergleichbar mit Schritt 3, aber jetzt für Kunden

Was sollen Sie ausfüllen?

• Handelsregister-Code: Für Geschäftskunden mit Handelsregisternummer
• OIN-Code: Für Behörden oder andere Systeme

Beispiel:

• Ihr Kunde ist ein niederländisches Unternehmen mit KVK-Nummer
• Kategorie: Handelsregister-Code

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Endpunkt-ID-Schema Kunde

Was ist das?

• Die technische Schemanummer für das Identifikationssystem von Kunden
• Mit der Kategorie oben verknüpft

Was sollen Sie ausfüllen?

• Für KVK: Schema-ID 0106
• Für OIN: Schema-ID 0190

Beispiel:

• Ihre Kunden sind niederländische Unternehmen (KVK)
• Eingeben: 0106

Übersicht:

• KVK (niederländische Unternehmen) = Schema-ID 0106
• OIN (Behörden/andere Systeme) = Schema-ID 0190

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Schritt 6: Speichern

Einstellungen sichern

1. Prüfen Sie, ob alle Felder korrekt ausgefüllt sind
2. Klicken Sie unten auf „Anwenden"
3. Die Einstellungen werden jetzt gespeichert
4. Ihr System ist bereit für digitale Rechnungen nach XRechnung 3.0

Fertig! Ihre UBL-Konfiguration ist eingerichtet.

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Praktisches Beispiel: Komplett ausgefülltes Formular

Stellen Sie sich vor: Sie sind ein niederländisches Blumengroßhandelsunternehmen

Ihre Unternehmensdaten:

• KVK-Nummer: 12345678
• USt-IdNr.: NL123456789B01
• Bank: ING
• IBAN: NL91INGB0123456789
• BIC: INGBNL2A

Ihre Kunden:

• Hauptsächlich niederländische Blumenläden mit KVK-Nummern
• Auch einige Behörden mit OIN-Codes

So füllen Sie es aus:

Lieferanten-Zahlungsmöglichkeiten:

• Kontonummer Begünstigten-Kategorie: IBAN
• Filialnummer Konto Begünstigten-Kategorie: BIC

Lieferanten-Steuerregelung:

• Steuernummer-Kategorie: USt-IdNr.

Lieferanten-Endpunkt-ID:

• Endpunkt-ID-Kategorie: Handelsregister-Code
• Endpunkt-ID-Schema: 0106

Kunden-Steuerregelung:

• Steuernummer-Kategorie: USt-IdNr.

Kunden-Endpunkt-ID:

• Endpunkt-ID-Kategorie: Handelsregister-Code (die meisten Kunden sind niederländische Unternehmen)
• Endpunkt-ID-Schema: 0106

Speichern: Klick auf Anwenden

Ergebnis: Alle Rechnungen entsprechen jetzt dem XRechnung 3.0 Standard.

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Wichtige Tipps

Tipp 1: Verwenden Sie Standardkategorien

• IBAN für Bankkontonummern
• BIC für Bank-Identifikationscodes
• USt-IdNr. für Umsatzsteuer-Identifikation
• Handelsregister-Code für Unternehmen
• Dies sind die gängigsten und universellsten Begriffe

Tipp 2: Schema-IDs merken

• KVK = 0106 (niederländische Unternehmen)
• OIN = 0190 (Behörden/andere Systeme)
• Dies sind feste Codes, die Sie immer gleich eingeben

Tipp 3: Prüfen Sie Ihre eigenen Daten

• Sorgen Sie dafür, dass Sie Ihre Handelsregisternummer, USt-IdNr., IBAN und BIC korrekt haben
• Diese stehen auf Ihren Kontoauszügen und offiziellen Dokumenten
• Ein Fehler kann zu Problemen mit Rechnungen führen

Tipp 4: Kunden mit verschiedenen Codes

• Die meisten Geschäftskunden: Handelsregister (0106)
• Behördenkunden: OIN (0190)
• Wählen Sie die häufigste für die Standardeinstellung

Tipp 5: Machen Sie es einmal richtig

• Diese Einstellungen müssen Sie nur einmal ausfüllen
• Sie gelten für alle Rechnungen
• Nehmen Sie sich Zeit, um es korrekt zu tun

Tipp 6: Bewahren Sie diese Daten auf

• Notieren Sie, welche Schema-IDs Sie verwendet haben
• Das hilft, wenn Sie später Fragen haben
• Oder wenn Sie es Ihrem Buchhalter erklären müssen

Häufig gestellte Fragen

Frage: Was ist der Unterschied zwischen IBAN und BIC?

• IBAN: Ihre Bankkontonummer (NL91INGB0123456789)
• BIC: Der Code Ihrer Bank (INGBNL2A für ING)
• Beide sind nötig für internationale Zahlungen

Frage: Muss ich das für jede Rechnung neu einstellen?

• Nein, diese Einstellungen gelten für alle Rechnungen
• Sie stellen es einmal ein und es funktioniert immer
• Es sei denn, Ihre Daten ändern sich (andere Bank etc.)

Frage: Was wenn mein Kunde keine Handelsregisternummer hat?

• Niederländische Unternehmen haben immer KVK
• Ausländische Unternehmen haben andere Nummern
• Oder verwenden Sie OIN für Behörden
• Im Zweifel: Fragen Sie den Kunden

Frage: Was ist XRechnung 3.0 genau?

• Ein europäischer Standard für elektronische Rechnungen
• Vergleichbar mit einem Standard-Dateiformat
• Sorgt dafür, dass Systeme einander verstehen
• In immer mehr EU-Ländern verpflichtend

Frage: Unterstützt Easyflor auch andere Standards?

• Derzeit nur XRechnung 3.0
• In Zukunft möglicherweise mehr Standards
• Abhängig von Anforderungen in anderen Ländern

Frage: Was wenn ich einen Fehler mache?

• Sie können die Einstellungen jederzeit anpassen
• Gehen Sie zurück zur UBL-Konfiguration
• Passen Sie die falschen Felder an
• Klicken Sie erneut auf Anwenden

Was tun bei Problemen?

Problem: Ich kenne meine Handelsregisternummer nicht

• Prüfen Sie Ihre offiziellen Unternehmensdokumente
• Schauen Sie auf der Webseite Ihres Handelsregisters
• Oder rufen Sie Ihre IHK an

Problem: Ich kenne meine USt-IdNr. nicht

• Prüfen Sie Ihre Umsatzsteuererklärungs-Dokumente
• Steht auf Rechnungen, die Sie zuvor versendet haben
• Oder prüfen Sie beim Finanzamt

Problem: Ich kenne meinen BIC-Code nicht

• Prüfen Sie Ihre Kontoauszüge
• Schauen Sie auf der Website Ihrer Bank
• Oder rufen Sie Ihre Bank für den BIC-Code an

Problem: Weiß nicht, ob Kunde Handelsregister oder OIN hat

• Handelsregister: Für normale Unternehmen
• OIN: Für Behörden (Gemeinden, Ministerien etc.)
• Im Zweifel? Fragen Sie den Kunden

Problem: Schema-ID vergessen

• KVK = immer 0106
• OIN = immer 0190
• Dies sind feste Codes, die sich nie ändern

Problem: Kann nicht speichern

• Prüfen Sie, ob alle Pflichtfelder ausgefüllt sind
• Aktualisieren Sie die Seite und versuchen Sie es erneut
• Kontaktieren Sie den Easyflor-Support

Zusammenfassung

Die UBL-Konfiguration richten Sie ein, um digitalen Rechnungsstellungspflichten zu entsprechen (XRechnung 3.0 Standard):

Schritte:

1. Gehen Sie zu Rechnungen → (Sonstiges) UBL-Konfiguration

Lieferanteneinstellungen (Ihr Unternehmen): 2. Zahlungsmöglichkeiten: Kontonummer-Kategorie = IBAN, Filialnummer-Kategorie = BIC 3. Steuerregelung: Steuernummer-Kategorie = USt-IdNr. 4. Endpunkt-ID: Kategorie = Handelsregister-Code (oder OIN), Schema = 0106 (für KVK) oder 0190 (für OIN)

Kundeneinstellungen: 5. Steuerregelung: Steuernummer-Kategorie = USt-IdNr. 6. Endpunkt-ID: Kategorie = Handelsregister-Code (oder OIN), Schema = 0106 (für KVK) oder 0190 (für OIN)

Abschluss: 7. Klicken Sie auf Anwenden, um alles zu speichern

Warum wichtig:

• Seit dem 1. Januar 2025 in einigen EU-Ländern verpflichtend
• XRechnung 3.0 ist der offizielle Standard für elektronische Rechnungen
• Sorgt für korrekte Verarbeitung in Finanzsystemen
• Unternehmen und Behörden verlangen korrekte elektronische Rechnungen

Merken:

• IBAN = Bankkontonummer, BIC = Bankcode
• USt-IdNr. = Steuer-Identifikation
• KVK = niederländische Unternehmen (Schema 0106), OIN = Behörden (Schema 0190)
• Einmalig einstellen, gilt für alle Rechnungen