Compensar pagos y facturas de crédito

Introducción: ¿Qué es compensar?

Compensar significa deducir pagos realizados por clientes o facturas de crédito (devoluciones) de sus facturas pendientes. Por ejemplo: un cliente tiene un saldo a favor de 100 euros y debe pagar 150 euros. Después de la compensación, el cliente solo tiene que pagar 50 euros.

¿Por qué hay que compensar?

Quieres compensar porque:

• Los clientes no paguen de más mediante domiciliación bancaria (SEPA)
• Primero deduces saldos a favor y facturas de crédito antes de cobrar
• Evitas que los clientes paguen doble
• Es justo: si un cliente tiene saldo a favor, debe utilizarse
• Tu administración se mantiene ordenada y correcta

Importante: ¡Haz esto siempre antes de crear una ejecución de pago SEPA!

¿Cómo se compensan pagos y facturas de crédito?

Hay dos métodos: automático (para muchos clientes a la vez) o manual (por cliente). Elige el método que mejor se adapte a tu situación.

Método 1: Compensación automática (para muchos clientes a la vez)

Usa este método si quieres compensar para muchos clientes a la vez. Es más rápido que hacerlo todo manualmente.

Paso 1: Ir al menú de compensación

1. Ve a "Facturas"
2. Haz clic en "(Pagos) Por deudor"
3. Haz clic en "Compensar"

Paso 2: Configurar filtros

Elegir administración:

1. En "Administración", elige qué administración quieres compensar
2. Normalmente es la administración principal de tu empresa

Filtrar clientes (opcional): Puedes optar por compensar solo determinados clientes:

• Categoría de deudor: Por ejemplo, solo "clientes regulares" o "mayoristas"
• Deudores específicos: Elige clientes específicos si no quieres compensar a todos
• Dejar vacío: Si quieres compensar a todos los clientes

Paso 3: Configurar facturas de crédito a compensar

1. En "Facturas de crédito a compensar", selecciona opcionalmente los tipos de pago con los que quieres compensar
2. Ejemplos:
   • Pagos en efectivo
   • Transferencias bancarias
   • Facturas de crédito (devoluciones)
3. Deja vacío si quieres compensar todos los tipos

Paso 4: Seleccionar facturas para compensar

1. En "Compensar facturas de crédito / pagos con", elige qué facturas quieres compensar
2. Ejemplos:
   • Facturas con referencia de pago "SEPA B2B" (domiciliación empresarial)
   • Facturas con referencia de pago "SEPA Core" (domiciliación particular)
   • Todas las facturas pendientes
3. Estas son las facturas de las que se deducirán los saldos

Paso 5: Ejecutar la compensación

1. Verifica que toda la configuración sea correcta
2. Haz clic en "Aplicar"
3. El sistema ahora compensa automáticamente todos los pagos y facturas de crédito
4. Espera hasta que el proceso termine (puede tardar un momento si tienes muchos clientes)

¡Listo! Todos los pagos y facturas de crédito se han compensado con las facturas pendientes.

Método 2: Compensación manual (por cliente)

Usa este método si solo tienes unos pocos clientes o si quieres controlar exactamente qué se compensa.

Paso 1: Ir a pagos pendientes

1. Ve a "Facturas"
2. Haz clic en "(Pagos) Pendientes"
3. Ahora verás una lista con todos los pagos que aún deben compensarse

¿Qué ves en esta lista?

• Pagos que los clientes han realizado pero aún no se han asignado a facturas
• Facturas de crédito (devoluciones) que aún no se han utilizado
• El importe que aún debe compensarse

Paso 2: Compensar un pago

1. Haz clic en un pago de la lista
2. Ahora verás los detalles de este pago
3. También verás una lista de facturas pendientes de este cliente

Paso 3: Elegir factura

1. Haz clic en la factura con la que quieres compensar el pago
2. El sistema ahora deduce el importe del pago de la factura
3. El pago ha sido procesado

Paso 4: Repetir Repite los pasos 2 y 3 para todos los pagos que quieras compensar hasta que hayas terminado.

Ejemplos prácticos

Ejemplo 1: Compensación automática para SEPA

• Situación: La próxima semana quieres hacer una domiciliación SEPA
• Acción:
  1. Ve a compensar
  2. Elige "SEPA Core" en facturas para compensar
  3. Haz clic en Aplicar
• Resultado: Todos los saldos a favor se han compensado, los clientes ahora pagan el importe correcto

Ejemplo 2: Compensación manual para un cliente

• Situación: El cliente Jansen ha pagado 50 euros y tiene una factura pendiente de 150 euros
• Acción:
  1. Ve a Pendientes
  2. Haz clic en el pago de 50 euros de Jansen
  3. Haz clic en la factura de 150 euros
• Resultado: Jansen tiene pendientes 100 euros en lugar de 150 euros

Ejemplo 3: Compensar factura de crédito

• Situación: El cliente Pietersen tiene una factura de crédito de 30 euros (devolución) y una factura pendiente de 200 euros
• Acción:
  1. Ejecutar compensación automática
  2. O manualmente: vincular factura de crédito a la factura
• Resultado: Pietersen solo tiene que pagar 170 euros

Consejos importantes

Consejo 1: Compensa siempre antes de SEPA

• Hazlo al menos un día antes de crear la ejecución SEPA
• Así evitas que los clientes paguen de más
• Los clientes estarán contentos al ver que su saldo a favor se ha utilizado

Consejo 2: Verifica el resultado

• Después de compensar, comprueba que todo esté correcto
• Revisa algunos clientes manualmente
• ¿Se han reducido correctamente los importes?

Consejo 3: Usa automático para grupos grandes

• ¿Tienes más de 10 clientes? Usa compensación automática
• Esto ahorra mucho tiempo
• Comete menos errores que hacerlo todo manualmente

Consejo 4: Usa manual para casos especiales

• ¿Dudas sobre un cliente? Hazlo manualmente
• ¿Quieres ver exactamente qué ocurre? Elige manual
• ¿Acuerdos especiales con un cliente? Manual da más control

Consejo 5: Hazlo una rutina

• Compensa por ejemplo cada viernes
• O siempre el día antes de tu ejecución SEPA
• Así nunca lo olvidas y todo se mantiene ordenado

Preguntas frecuentes

Pregunta: ¿Qué pasa si olvido compensar antes de un SEPA?

• Los clientes pagan de más
• Tienes que devolver el dinero después
• Esto genera trabajo extra y clientes insatisfechos

Pregunta: ¿Se puede deshacer una compensación?

• Sí, pero debe hacerse manualmente
• Es mejor hacerlo bien a la primera
• Por eso siempre verifica antes de hacer clic en Aplicar

Pregunta: ¿Cuánto tiempo tarda la compensación automática?

• Para 100 clientes: aproximadamente 1-2 minutos
• Para 1000 clientes: aproximadamente 5-10 minutos
• ¡Manualmente llevaría horas!

Resumen

Compensar sirve para deducir saldos a favor y pagos de facturas pendientes:

• Compensación automática: Para muchos clientes a la vez, vía Facturas → Por deudor → Compensar, elige filtros y haz clic en Aplicar
• Compensación manual: Para clientes individuales, vía Facturas → Pendientes, haz clic en el pago y vincúlalo a la factura
• Por qué es importante: Evita que los clientes paguen de más con domiciliación SEPA
• Cuándo hacerlo: Siempre antes de crear una ejecución de pago SEPA, por ejemplo cada viernes o el día anterior