Exporter l'administration vers la comptabilité

Introduction : Qu'est-ce que l'exportation de l'administration ?

Exporter l'administration signifie que vous extrayez toutes les factures et données financières d'Easyflor et les envoyez vers un fichier que vous pouvez utiliser dans votre logiciel comptable. Ainsi, vous n'avez pas besoin de tout recopier manuellement.

Pourquoi exporter l'administration ?

Vous souhaitez exporter l'administration car :

• Vous n'avez pas besoin de recopier manuellement toutes les factures dans votre logiciel comptable
• Vous gagnez du temps pour la comptabilité
• Vous réduisez les risques d'erreurs de saisie
• Votre comptable peut importer les données
• Vous obtenez un aperçu complet de toutes les transactions financières

Comment exporter l'administration ?

Étape 1 : Accéder au menu d'exportation

1. Allez sur la tuile « Factures »
2. Cliquez sur « (Divers) Exporter »
3. Vous voyez maintenant différentes options d'exportation

Étape 2 : Exporter l'administration

1. Cliquez sur « (Divers) Administration »
2. Vous voyez maintenant les paramètres d'exportation

**Sélectionner la période 😗*

1. Sélectionnez à partir de quel moment l'administration doit être exportée
2. Vous pouvez choisir :
   • À partir d'une date spécifique (par exemple le 1er janvier 2025)
   • Depuis la dernière exportation (si vous avez déjà exporté auparavant)
   • Une période spécifique (par exemple uniquement le mois de décembre)

**Configurer le délai 😗*

1. Dans « Retarder l'export de X », saisissez 0d
2. Cela signifie qu'il n'y a pas de délai et que tout est exporté immédiatement
3. Cliquez sur « Appliquer »

Terminé ! Votre exportation est maintenant prête et le fichier a été créé.

Étape 3 : Vérification et consultation du journal

Après l'exportation, il est judicieux de vérifier que tout s'est bien passé.

**Accéder au journal 😗*

1. Cliquez à nouveau sur « Administration »
2. Cliquez sur « (Général) Logs »
3. Vous voyez maintenant l'historique de toutes les exportations

Que pouvez-vous voir ici ?

• Quand l'exportation a eu lieu
• Si l'exportation a réussi
• Si des erreurs se sont produites pendant l'exportation

**Vérifier les erreurs 😗* Si des erreurs se sont produites, vous les verrez dans le journal. Vous pouvez alors voir ce qui s'est mal passé et le résoudre.

Étape 4 : Consulter les factures non exportées (facultatif)

Parfois, toutes les factures ne sont pas exportées. Vous pouvez le vérifier.

**Accéder à la liste des factures 😗*

1. Restez dans la même fenêtre que l'étape 3
2. Cliquez sur « Factures »
3. Vous voyez maintenant une liste des factures qui n'ont pas été exportées

Pourquoi certaines factures ne sont-elles pas exportées ? Raisons possibles :

• La facture n'est pas encore définitive
• La facture contient une erreur ou des données manquantes
• La facture ne fait pas partie de la période sélectionnée
• Il y a un problème technique avec la facture

Que devez-vous faire ?

1. Vérifiez les factures dans la liste
2. Résolvez les éventuels problèmes
3. Exportez à nouveau

Conseils pratiques

Conseil 1 : Exportez régulièrement

• Exportez par exemple chaque mois ou chaque semaine
• Ainsi, votre comptabilité reste à jour
• Vous évitez qu'il y ait trop de travail en retard

Conseil 2 : Vérifiez toujours le journal

• Consultez le journal après chaque exportation
• Vous verrez immédiatement s'il y a des problèmes
• Résolvez les erreurs immédiatement au lieu de les laisser traîner

Conseil 3 : Conservez vos exportations

• Enregistrez les fichiers exportés dans un endroit sûr
• Vous aurez toujours une sauvegarde
• Vous pourrez revenir dessus plus tard en cas de questions

Conseil 4 : Testez d'abord avec une courte période

• Si vous exportez pour la première fois, testez avec un seul mois
• Vérifiez que tout fonctionne bien dans votre logiciel comptable
• Ensuite, vous pourrez exporter des périodes plus longues

Questions fréquentes

Question : Que signifie « 0d » pour le délai ?

• Le « d » signifie « jours » (days)
• « 0d » signifie 0 jours de délai
• Vous pouvez aussi saisir « 1d » pour 1 jour de délai, ou « 7d » pour une semaine

Question : Puis-je exporter la même période deux fois ?

• Oui, c'est possible
• Mais attention : cela peut créer des données en double dans votre logiciel comptable
• Utilisez cette option uniquement si vous avez fait une erreur et devez réexporter

Question : Que faire si des factures manquent ?

• Vérifiez la liste des factures non exportées (étape 4)
• Résolvez les éventuels problèmes avec ces factures
• Exportez à nouveau

Résumé

Exporter l'administration se fait en quelques étapes simples :

• Allez dans Factures → (Divers) Exporter → (Divers) Administration
• Sélectionnez la période que vous souhaitez exporter
• Saisissez « 0d » pour le délai et cliquez sur Appliquer
• Vérifiez le journal pour voir si tout s'est bien passé
• Consultez éventuellement les factures non exportées et résolvez les problèmes