Compenser les paiements et les avoirs

Introduction : Qu'est-ce que la compensation ?

La compensation signifie que vous déduisez les paiements effectués par les clients ou les avoirs (remboursements) qu'ils ont reçus de leurs factures en cours. Par exemple : un client a un crédit de 100 euros et doit encore payer 150 euros. Après compensation, le client ne doit plus payer que 50 euros.

Pourquoi devez-vous compenser ?

Vous souhaitez compenser car :

• Les clients ne paient pas trop via le prélèvement automatique (SEPA)
• Vous déduisez d'abord les crédits et avoirs avant d'encaisser
• Vous évitez que les clients paient en double
• C'est équitable : si un client a un crédit, il doit être utilisé
• Votre administration reste propre et correcte

**Important 😗* Faites-le toujours avant de créer un ordre de prélèvement SEPA !

Comment compenser les paiements et les avoirs ?

Il existe deux méthodes : automatique (pour de nombreux clients à la fois) ou manuelle (par client). Choisissez la méthode qui convient le mieux à votre situation.

Méthode 1 : Compensation automatique (pour de nombreux clients à la fois)

Utilisez cette méthode si vous souhaitez compenser pour de nombreux clients en même temps. C'est plus rapide que de tout faire manuellement.

Étape 1 : Accéder au menu de compensation

1. Allez dans « Factures »
2. Cliquez sur « (Paiements) Par débiteur »
3. Cliquez sur « Compenser »

Étape 2 : Configurer les filtres

**Choisir l'administration 😗*

1. Sélectionnez dans « Administration » quelle administration vous souhaitez compenser
2. Il s'agit généralement de l'administration principale de votre entreprise

**Filtrer les clients (facultatif) 😗* Vous pouvez choisir de ne compenser que certains clients :

• **Catégorie de débiteur 😗* Par exemple uniquement « clients réguliers » ou « clients grossistes »
• **Débiteurs spécifiques 😗* Choisissez des clients spécifiques si vous ne voulez pas compenser tout le monde
• **Ne rien remplir 😗* Si vous voulez compenser tous les clients

Étape 3 : Configurer les avoirs à compenser

1. Choisissez dans « Avoirs à compenser » éventuellement les types de paiements avec lesquels vous souhaitez compenser
2. Exemples :
   • Paiements en espèces
   • Virements bancaires
   • Avoirs (remboursements)
3. Laissez vide si vous souhaitez compenser tous les types

Étape 4 : Sélectionner les factures à compenser

1. Choisissez dans « Compenser les avoirs / paiements avec » quelles factures vous souhaitez compenser
2. Exemples :
   • Factures avec la référence de paiement « SEPA B2B » (prélèvement automatique professionnel)
   • Factures avec la référence de paiement « SEPA Core » (prélèvement automatique particulier)
   • Toutes les factures en cours
3. Ce sont les factures dont les crédits seront déduits

Étape 5 : Exécuter la compensation

1. Vérifiez que tous les paramètres sont corrects
2. Cliquez sur « Appliquer »
3. Le système compense maintenant automatiquement tous les paiements et avoirs
4. Attendez que le processus soit terminé (cela peut prendre un moment si vous avez beaucoup de clients)

Terminé ! Tous les paiements et avoirs sont maintenant compensés avec les factures en cours.

Méthode 2 : Compensation manuelle (par client)

Utilisez cette méthode si vous n'avez que quelques clients ou si vous souhaitez contrôler exactement ce qui est compensé.

Étape 1 : Accéder aux paiements en cours

1. Allez dans « Factures »
2. Cliquez sur « (Paiements) En cours »
3. Vous voyez maintenant une liste de tous les paiements qui doivent encore être compensés

Que voyez-vous dans cette liste ?

• Les paiements effectués par les clients mais pas encore affectés à des factures
• Les avoirs (remboursements) pas encore utilisés
• Le montant qui doit encore être compensé

Étape 2 : Compenser un paiement

1. Cliquez sur un paiement dans la liste
2. Vous voyez maintenant les détails de ce paiement
3. Vous voyez aussi une liste des factures en cours de ce client

Étape 3 : Choisir une facture

1. Cliquez sur la facture avec laquelle vous souhaitez compenser le paiement
2. Le système déduit maintenant le montant du paiement de la facture
3. Le paiement est maintenant traité

Étape 4 : Répéter Répétez les étapes 2 et 3 pour tous les paiements que vous souhaitez compenser, jusqu'à ce que vous ayez terminé.

Exemples pratiques

Exemple 1 : Compensation automatique pour SEPA

• **Situation 😗* Vous souhaitez effectuer un prélèvement SEPA la semaine prochaine
• **Action 😗*
  1. Allez dans compensation
  2. Choisissez « SEPA Core » pour les factures à compenser
  3. Cliquez sur Appliquer
• **Résultat 😗* Tous les crédits sont compensés, les clients paient maintenant le bon montant

Exemple 2 : Compensation manuelle pour un client

• **Situation 😗* Le client Jansen a payé 50 euros et a une facture de 150 euros en cours
• **Action 😗*
  1. Allez dans En cours
  2. Cliquez sur le paiement de 50 euros de Jansen
  3. Cliquez sur la facture de 150 euros
• **Résultat 😗* Jansen n'a plus que 100 euros en cours au lieu de 150 euros

Exemple 3 : Compenser un avoir

• **Situation 😗* Le client Pietersen a un avoir de 30 euros (remboursement) et une facture en cours de 200 euros
• **Action 😗*
  1. Exécuter la compensation automatique
  2. Ou manuellement : lier l'avoir à la facture
• **Résultat 😗* Pietersen ne doit plus payer que 170 euros

Conseils importants

Conseil 1 : Compensez toujours avant le SEPA

• Faites-le au moins un jour avant de créer l'ordre de prélèvement SEPA
• Vous évitez ainsi que les clients paient trop
• Les clients sont satisfaits de voir que leur crédit a été utilisé

Conseil 2 : Vérifiez le résultat

• Après la compensation, vérifiez que tout est correct
• Contrôlez manuellement quelques clients
• Les montants ont-ils été correctement réduits ?

Conseil 3 : Utilisez la méthode automatique pour les grands groupes

• Avez-vous plus de 10 clients ? Utilisez la compensation automatique
• Cela fait gagner beaucoup de temps
• Cela fait moins d'erreurs que de tout faire manuellement

Conseil 4 : Utilisez la méthode manuelle pour les cas spéciaux

• Avez-vous un doute sur un client ? Faites-le manuellement
• Voulez-vous voir exactement ce qui se passe ? Choisissez manuellement
• Accords spéciaux avec un client ? La méthode manuelle offre plus de contrôle

Conseil 5 : Faites-en une routine

• Compensez par exemple chaque vendredi
• Ou toujours la veille de votre prélèvement SEPA
• Ainsi vous ne l'oubliez jamais et tout reste en ordre

Questions fréquentes

Question : Que se passe-t-il si j'oublie de compenser avant un SEPA ?

• Les clients paient alors trop
• Vous devez rembourser l'argent par la suite
• Cela crée du travail supplémentaire et des clients mécontents

Question : Puis-je annuler une compensation ?

• Oui, mais cela doit se faire manuellement
• Il vaut mieux le faire correctement du premier coup
• Vérifiez donc toujours avant de cliquer sur Appliquer

Question : Combien de temps prend la compensation automatique ?

• Pour 100 clients : environ 1 à 2 minutes
• Pour 1000 clients : environ 5 à 10 minutes
• Manuellement, cela prendrait des heures !

Résumé

La compensation sert à déduire les crédits et paiements des factures en cours :

• **Compensation automatique 😗* Pour de nombreux clients à la fois, via Factures → Par débiteur → Compenser, choisissez les filtres et cliquez sur Appliquer
• **Compensation manuelle 😗* Pour des clients individuels, via Factures → En cours, cliquez sur le paiement et liez-le à la facture
• **Pourquoi c'est important 😗* Évite que les clients paient trop lors du prélèvement automatique SEPA
• **Quand le faire 😗* Toujours avant de créer un ordre de prélèvement SEPA, par exemple chaque vendredi ou la veille