Exporter IPAFFs pour les envois vers le Royaume-Uni

Introduction : Qu'est-ce que IPAFFs ?

IPAFFs signifie « Import of Products, Animals, Food and Feed System ». C'est un système du gouvernement britannique pour l'enregistrement des plantes et des fleurs entrant au Royaume-Uni. Si vous envoyez des produits vers la Grande-Bretagne, vous devez créer un fichier spécial contenant des informations sur ce que vous expédiez.

Pourquoi exporter IPAFFs ?

Vous devez exporter IPAFFs car :

• Le gouvernement britannique l'exige pour toutes les plantes et fleurs entrant dans le pays
• Sans cela, vous aurez des problèmes à la douane
• Vos envois peuvent être bloqués sans ces informations
• C'est une exigence légale depuis le Brexit (la sortie du Royaume-Uni de l'UE)
• Vos clients en Grande-Bretagne ne recevront pas leurs produits autrement

Comment exporter IPAFFs ?

Étape 1 : Configurer les codes EPPO (configuration unique)

Avant de pouvoir exporter IPAFFs, vous devez d'abord configurer cinq groupes de produits spéciaux. Le gouvernement britannique souhaite pouvoir voir ces groupes séparément dans le fichier.

Quels groupes de produits devez-vous configurer séparément ?

1. Chrysanthèmes
2. Œillets
3. Orchidées
4. Gypsophile
5. Solidago (Verge d'or)

Pourquoi ces cinq ? Le gouvernement britannique a des règles spéciales pour ces produits et souhaite donc pouvoir les suivre séparément.

Codes EPPO et codes marchandises par groupe de produits

Pour chaque groupe de produits, vous avez besoin de trois codes. Voici les informations à utiliser :

1. Chrysanthèmes

• **Code 😗* 06031400
• **Code UK 😗* 0603140000
• **EPPO 😗* 1CHYG

2. Œillets

• **Code 😗* 06031200
• **Code UK 😗* 0603120000
• **EPPO 😗* 1DING

3. Orchidées

• **Code 😗* 06031300
• **Code UK 😗* 0603130000
• **EPPO 😗* 1ORSG

4. Gypsophile

• **Code 😗* 06031970
• **Code UK 😗* 0603197090
• **EPPO 😗* 1GYPG

5. Solidago (Verge d'or)

• **Code 😗* 06031970
• **Code UK 😗* 0603197090
• **EPPO 😗* 1SOOG

Créer et associer des groupes statistiques

Vous allez maintenant saisir ces codes dans Easyflor et les associer aux bons produits.

Étape 1 : Accéder aux groupes statistiques

1. Allez dans « Articles »
2. Cliquez sur « Groupes d'articles »
3. Recherchez le groupe d'articles que vous souhaitez configurer (par exemple « Chrysanthèmes »)

Étape 2 : Configurer le groupe statistique

1. Cliquez sur le groupe d'articles
2. Recherchez le champ « Groupe statistique »
3. Si le groupe statistique n'existe pas encore, créez-le avec les codes ci-dessus
4. Remplissez les trois codes :
   • **Code 😗* Le code normal (par exemple 06031400 pour les chrysanthèmes)
   • **Code UK 😗* Le code britannique (par exemple 0603140000 pour les chrysanthèmes)
   • **EPPO 😗* Le code EPPO (par exemple 1CHYG pour les chrysanthèmes)
5. Cliquez sur « Enregistrer »

Étape 3 : Répéter pour les cinq groupes Répétez les étapes 1 et 2 pour les cinq groupes de produits :

• Chrysanthèmes
• Œillets
• Orchidées
• Gypsophile
• Solidago

**Attention 😗* Cette étape ne doit être effectuée qu'une seule fois. Ensuite, le système conserve ces paramètres.

Étape 2 : Exporter le fichier IPAFFs

Maintenant que les paramètres sont prêts, vous pouvez créer des fichiers IPAFFs pour vos envois vers le Royaume-Uni.

Étape 1 : Accéder au menu d'exportation

1. Allez dans « Facturation »
2. Cliquez sur « Exporter »
3. Cliquez sur « IPAFFs »

Étape 2 : Sélectionner les factures Vous devez maintenant choisir quelles factures vous souhaitez exporter. Vous avez deux options :

Option A : Exporter une facture récapitulative

• Utilisez cette option si vous avez une grande facture regroupant tous les produits pour le RU
• Sélectionnez cette facture récapitulative

Option B : Exporter des factures individuelles

• Utilisez cette option si vous avez plusieurs factures séparées
• Sélectionnez toutes les factures expédiées aujourd'hui vers le RU

Étape 3 : Exporter

1. Vérifiez que vous avez sélectionné les bonnes factures
2. Cliquez sur « Appliquer »
3. Le système crée maintenant le fichier IPAFFs

Étape 4 : Télécharger le fichier

1. Le fichier IPAFFs est maintenant proposé en téléchargement
2. Enregistrez le fichier sur votre ordinateur
3. Ce fichier est un fichier CSV (un fichier texte avec des virgules)

Terminé ! Vous avez maintenant le fichier IPAFFs que vous devez télécharger vers le système britannique ou joindre à votre envoi.

Exemples pratiques

Exemple 1 : Exportation quotidienne pour l'expédition

• **Situation 😗* Vous envoyez chaque jour des produits à des clients à Londres
• **Action 😗*
  1. Allez dans Facturation → Exporter → IPAFFs
  2. Sélectionnez toutes les factures du jour pour le RU
  3. Cliquez sur Appliquer et téléchargez le fichier
• **Résultat 😗* Vous avez un fichier avec tous les produits expédiés aujourd'hui vers le RU

Exemple 2 : Facture récapitulative hebdomadaire

• **Situation 😗* Vous créez chaque vendredi une grande facture récapitulative pour tous les clients du RU
• **Action 😗*
  1. Allez dans Facturation → Exporter → IPAFFs
  2. Sélectionnez la facture récapitulative de cette semaine
  3. Téléchargez le fichier
• **Résultat 😗* Un seul fichier avec tous les produits de toute la semaine

Exemple 3 : Première configuration

• **Situation 😗* Vous allez exporter vers le RU pour la première fois
• **Action 😗*
  1. D'abord : Configurez les cinq groupes statistiques (étape 1)
  2. Ensuite : Exportez votre premier fichier IPAFFs (étape 2)
• **Résultat 😗* Le système est prêt pour les futures exportations

Conseils importants

Conseil 1 : Configuration unique

• Les groupes statistiques ne doivent être configurés qu'une seule fois
• Ensuite, cela fonctionne automatiquement pour toutes les futures exportations
• Conservez bien les codes au cas où vous en auriez besoin plus tard

Conseil 2 : Vérifiez avant l'expédition

• Créez toujours le fichier IPAFFs avant le départ du camion
• Sans ce fichier, vos produits peuvent être bloqués
• Mieux vaut trop tôt que trop tard !

Conseil 3 : Conservez les fichiers

• Enregistrez chaque exportation IPAFFs avec un nom clair (par exemple « IPAFFs_10jan2026.csv »)
• Vous pourrez ainsi revenir dessus en cas de questions
• La douane peut demander d'anciens fichiers

Conseil 4 : Testez d'abord

• Si vous envoyez pour la première fois vers le RU, testez avec un petit envoi
• Vérifiez que le fichier est bien accepté
• Vous saurez alors que tout est correctement configuré

Conseil 5 : Gardez les codes à jour

• Le gouvernement britannique peut parfois modifier les codes
• Vérifiez régulièrement que les codes sont encore corrects
• Mettez-les à jour dans le système si nécessaire

Questions fréquentes

Question : Dois-je faire cela pour chaque envoi ?

• Oui, pour chaque envoi vers le Royaume-Uni
• C'est une exigence légale du gouvernement britannique
• Sans IPAFFs, votre envoi ne passera pas la douane

Question : Et si je n'envoie aucun de ces cinq produits ?

• Vous devez quand même configurer les groupes statistiques (étape 1)
• Lors de l'exportation, ils n'apparaîtront simplement pas dans le fichier
• Le système n'ajoute automatiquement que les produits que vous envoyez réellement

Question : Puis-je télécharger le fichier à nouveau plus tard ?

• Oui, vous pouvez toujours retourner dans Exporter → IPAFFs
• Sélectionnez à nouveau les mêmes factures
• Téléchargez à nouveau le fichier

Question : Que faire du fichier après le téléchargement ?

• Téléchargez-le vers le système IPAFFs britannique en ligne
• Ou joignez-le à vos documents de transport
• Votre transporteur peut vous en dire plus à ce sujet

Résumé

L'exportation IPAFFs pour les envois vers le Royaume-Uni se fait en deux étapes :

• **Étape 1 (unique) 😗* Configurez les groupes statistiques pour les chrysanthèmes, œillets, orchidées, gypsophile et solidago avec leurs codes EPPO et codes marchandises
• **Étape 2 (par envoi) 😗* Exportez le fichier IPAFFs via Facturation → Exporter → IPAFFs, sélectionnez les bonnes factures et téléchargez le fichier CSV
• **Pourquoi 😗* C'est obligatoire pour toutes les plantes et fleurs envoyées vers la Grande-Bretagne depuis le Brexit
• **Quand 😗* Pour chaque envoi vers le RU, toujours avant le départ des produits