Configurer la facturation interne entre plusieurs sociétés

Introduction : Qu'est-ce que copier des factures entre administrations ?

Copier des factures entre administrations signifie que vous pouvez automatiquement refacturer les ventes d'une administration (par exemple une SARL allemande) vers une autre administration (par exemple la BV néerlandaise mère). C'est une façon de gérer la facturation interne entre différentes unités commerciales ou pays.

Pourquoi copier des factures entre administrations ?

Vous voulez copier des factures car :

• Vous avez plusieurs sociétés dans différents pays (par exemple BV néerlandaise et SARL allemande)
• La SARL allemande vend à des clients, mais la BV néerlandaise doit recevoir une facture pour cela
• Vous devez gérer la facturation interne entre sociétés
• Cela est nécessaire pour une comptabilité et une déclaration fiscale correctes par pays
• Vous gardez ainsi une vue d'ensemble de quelle société génère quel chiffre d'affaires
• Cela doit être fiscalement correct selon la législation des deux pays

**Exemple pratique 😗*

• Votre BV néerlandaise fournit des produits
• Ceux-ci sont vendus via la SARL allemande à des clients allemands
• La SARL allemande doit recevoir une facture d'achat de la BV néerlandaise
• Ainsi la SARL allemande paie la BV néerlandaise pour les produits

De quoi avez-vous besoin au préalable ?

Avant de pouvoir copier des factures entre administrations, vous devez avoir configuré ce qui suit :

**1. Deux administrations 😗*

• Administration 1 : BV néerlandaise
• Administration 2 : SARL allemande
• Les deux administrations doivent exister dans Easyflor

**2. Débiteurs correctement configurés 😗*

• Les clients allemands doivent être configurés sous l'administration de la SARL allemande
• Ils doivent être configurés pour recevoir des factures de l'administration allemande

**3. Créer un débiteur spécial 😗*

• Dans l'administration néerlandaise, vous créez un débiteur au nom de la SARL allemande
• Ce débiteur représente votre propre société allemande
• C'est à ce débiteur que vous enverrez les factures copiées

**Attention 😗* Ce guide suppose que ce qui précède est déjà configuré. Sinon, faites-le d'abord avant de continuer.

---

Comment copier des factures entre administrations ?

Étape 1 : Accéder au menu factures de débit

Ouvrir la tuile Factures

1. Allez à la tuile « Factures »
2. Cliquez sur « Factures de débit »
3. Vous voyez maintenant différentes options
4. Cliquez sur « Copier »
5. Vous arrivez maintenant à l'écran pour copier des factures entre administrations

---

Étape 2 : Choisir l'administration source (d'où viennent les factures ?)

Sélectionner l'administration

1. Trouvez le champ « Choisissez l'administration depuis laquelle l'administration doit être copiée »
2. C'est l'administration où les ventes ont été effectuées
3. Dans notre exemple : Sélectionnez « SARL allemande »
4. Ce sont les factures qui seront copiées

---

Étape 3 : Configurer les filtres

Débiteurs et catégorie de débiteur

Vous pouvez utiliser ces champs pour copier uniquement certains clients, mais généralement vous voulez tout :

1. **Débiteurs 😗* Laissez vide (sauf si vous voulez copier seulement quelques clients spécifiques)
2. **Catégorie de débiteur 😗* Laissez vide (sauf si vous voulez copier un groupe de clients spécifique)

**Laisser vide signifie 😗* Toutes les factures de la période choisie seront copiées.

---

Étape 4 : Définir la période (IMPORTANT !)

C'est très important pour éviter la double facturation !

**Remplir les dates 😗*

1. **Date de 😗* À partir de quelle date les factures doivent-elles être copiées ?

   • Par exemple : 1er janvier 2025
   • C'est la date de début de la période

2. **Date jusqu'à 😗* Jusqu'à quelle date les factures doivent-elles être copiées ?

   • Par exemple : 31 janvier 2025
   • C'est la date de fin de la période

**⚠️ AVERTISSEMENT 😗*

• Les factures peuvent être copiées plusieurs fois
• Si vous n'êtes pas attentif, vous copiez deux fois les mêmes factures
• Cela cause de la double facturation et des erreurs comptables
• Utilisez donc toujours des périodes claires (par exemple par mois)
• Gardez une trace des périodes que vous avez déjà copiées

**Exemple de bonne planification 😗*

• Janvier : 1er jan au 31 jan → Copier le 1er février
• Février : 1er fév au 28 fév → Copier le 1er mars
• Mars : 1er mar au 31 mar → Copier le 1er avril
• Et ainsi de suite...

---

Étape 5 : Choisir l'administration cible (où les factures doivent-elles aller ?)

Sélectionner l'administration

1. Trouvez le champ « Choisissez l'administration vers laquelle l'administration doit être copiée »
2. C'est l'administration qui doit recevoir la facture
3. Dans notre exemple : Sélectionnez « BV néerlandaise »
4. Ici sera créée la nouvelle facture d'achat

---

Étape 6 : Choisir le débiteur (qui est le destinataire ?)

Sélectionner le débiteur spécial

1. Trouvez le champ « Choisissez le débiteur créé »
2. Sélectionnez le débiteur que vous avez créé pour votre SARL allemande
3. Dans notre exemple : Sélectionnez « SARL allemande » (le débiteur, pas l'administration !)
4. Ce débiteur recevra la facture copiée

Que se passe-t-il ? La BV néerlandaise envoie une facture à « SARL allemande » (qui est en réalité votre propre société). C'est la facturation interne.

---

Étape 7 : Remplir les adresses

**Adresse d'expédition 😗*

1. Sélectionnez l'adresse d'expédition où la facture doit aller
2. C'est généralement l'adresse de la SARL allemande
3. Ou une adresse de facturation centrale

**Adresse de facturation 😗*

1. Sélectionnez l'adresse de facturation
2. Cela peut être la même que l'adresse d'expédition
3. Ou une adresse administrative séparée

**Conseil 😗* Si vous avez correctement configuré ce débiteur, ces adresses sont probablement déjà remplies automatiquement.

---

Étape 8 : Choisir la date de facture

Définir la date

1. Choisissez la date de facture
2. C'est la date qui apparaîtra sur la nouvelle facture
3. Généralement le dernier jour de la période ou le premier jour du mois suivant
4. Par exemple : Pour les factures de janvier, choisissez le 31 janvier ou le 1er février

---

Étape 9 : Exécuter la copie

Créer la facture

1. Vérifiez que tous les paramètres sont corrects :
   • Administration source : SARL allemande ✓
   • Période : 1er jan - 31 jan ✓
   • Administration cible : BV néerlandaise ✓
   • Débiteur : SARL allemande ✓
   • Adresses : Remplies ✓
   • Date de facture : 31 janvier ✓
2. Cliquez sur « Appliquer »
3. Le système crée maintenant la nouvelle facture
4. Cela peut prendre un moment s'il y a eu beaucoup de ventes

Que se passe-t-il ?

• Toutes les ventes de la SARL allemande en janvier sont additionnées
• Une seule grande facture est créée
• Cette facture est envoyée au débiteur « SARL allemande » dans l'administration néerlandaise
• La facture contient tous les produits et montants de la période choisie

---

Étape 10 : Vérifier la facture

Vérification

1. Allez à « Factures » dans l'administration de la BV néerlandaise
2. Recherchez la nouvelle facture à « SARL allemande »
3. Ouvrez la facture et vérifiez :
   • Tous les produits y sont-ils ?
   • Les montants sont-ils corrects ?
   • La date est-elle correcte ?
   • Les adresses sont-elles bonnes ?
4. S'il y a des erreurs : corrigez-les ou créez un avoir

Terminé ! La facturation interne est maintenant en place.

---

Exemples pratiques

Exemple 1 : Facturation interne mensuelle

• **Situation 😗* Chaque mois, la SARL allemande doit facturer à la BV néerlandaise
• **Action 😗*
  1. Fin janvier : Copier les factures 1-31 janvier
  2. Fin février : Copier les factures 1-28 février
  3. Et ainsi de suite chaque mois
• **Résultat 😗* Facturation interne mensuelle propre

Exemple 2 : Facturation trimestrielle

• **Situation 😗* Vous facturez par trimestre
• **Action 😗*
  1. Fin mars : Copier T1 (1er jan - 31 mar)
  2. Fin juin : Copier T2 (1er avr - 30 juin)
  3. Et ainsi de suite par trimestre
• **Résultat 😗* Quatre fois par an une grande facture interne

Exemple 3 : Erreur - double facturation

• **Situation 😗* Vous copiez accidentellement janvier deux fois
• **Problème 😗* La BV néerlandaise reçoit deux factures pour les mêmes ventes
• **Solution 😗*
  1. Créez un avoir pour la facture en double
  2. Notez quelles périodes vous avez déjà copiées
  3. Soyez plus prudent avec les dates à l'avenir
• **Prévention 😗* Tenez un journal des périodes copiées

Exemple 4 : Plusieurs pays

• **Situation 😗* Vous avez des sociétés NL, DE et FR
• **Action 😗*
  1. Copier les ventes allemandes → BV néerlandaise
  2. Copier les ventes françaises → BV néerlandaise
  3. Deux débiteurs distincts : « SARL allemande » et « SARL française »
• **Résultat 😗* Facturation interne claire par pays

---

Conseils importants

Conseil 1 : Tenez un journal

• Notez quelles périodes vous avez déjà copiées
• Par exemple dans un fichier Excel :
  • Janvier 2025 : Copié le 1er fév ✓
  • Février 2025 : Copié le 1er mar ✓
• Cela évite la double facturation

Conseil 2 : Établir une planification fixe

• Par exemple : Le premier jour ouvré du mois, vous copiez le mois précédent
• Faites-en une routine fixe
• Mettez-le dans votre agenda
• Ainsi vous ne l'oublierez pas

Conseil 3 : Vérifiez toujours la facture

• Vérifiez la nouvelle facture après la copie
• Le montant total correspond-il à votre attente ?
• Tous les produits y sont-ils ?
• La TVA est-elle correcte ?

Conseil 4 : Noms de débiteurs clairs

• Nommez clairement le débiteur : « SARL allemande (interne) » ou « DE société facturation »
• Vous voyez ainsi en un coup d'œil qu'il s'agit de facturation interne
• Évite la confusion avec de vrais clients

Conseil 5 : Communiquez avec la comptabilité

• Informez votre comptable de cette facturation interne
• Il doit savoir qu'il s'agit de transactions internes
• C'est important pour une administration correcte

Conseil 6 : Utilisez les mêmes périodes

• Par exemple toujours des mois calendaires
• Ou toujours des trimestres
• Pas une fois 15 jours et une autre fois 45 jours
• Cela reste clair

Questions fréquentes

Question : Puis-je aussi copier les factures en sens inverse ?

• Non, c'est à sens unique
• Créez un avoir si nécessaire
• Ou copiez manuellement dans l'autre sens

Question : Que faire si j'oublie une période ?

• Pas de problème, copiez cette période ultérieurement
• Attention à ne pas chevaucher avec une période suivante
• Tenez votre journal

Question : Puis-je copier sélectivement (seulement certains clients) ?

• Oui, utilisez les filtres pour débiteurs ou catégorie de débiteur
• Ne laissez pas vide, mais sélectionnez des clients spécifiques
• Pratique pour des situations particulières

Question : Que faire s'il y a des erreurs dans la facture copiée ?

• Vous pouvez ajuster la facture ou
• Créer un avoir et copier à nouveau avec les bonnes données
• Ou corriger manuellement

Question : Est-ce nécessaire pour la TVA ?

• Cela dépend de la réglementation fiscale
• Consultez votre comptable
• La facturation interne a souvent des règles de TVA spéciales

Question : À quelle fréquence dois-je copier ?

• Aussi souvent que nécessaire fiscalement/administrativement
• Généralement mensuellement ou trimestriellement
• Demandez à votre comptable ce qui est le mieux

Que faire en cas de problèmes ?

Problème : Aucune facture créée

• Vérifiez si tous les champs obligatoires sont remplis
• Contrôlez s'il y a eu des ventes dans la période choisie
• Vérifiez si l'administration source a des ventes

Problème : La facture est beaucoup trop élevée ou trop basse

• Contrôlez la période (date de/à)
• Vous avez peut-être choisi une période trop longue ou trop courte
• Vérifiez les détails de la facture pour voir ce qu'elle contient

Problème : Factures en double

• Vous avez probablement copié une période deux fois
• Créez un avoir pour la facture en double
• Notez-le dans votre journal
• Soyez plus prudent à l'avenir

Problème : Mauvais débiteur sélectionné

• Vous avez accidentellement sélectionné un vrai client au lieu du débiteur interne
• Supprimez ou créditez la mauvaise facture
• Copiez à nouveau avec le bon débiteur

Problème : Mauvaise administration comme cible

• Vous avez accidentellement copié vers la mauvaise administration
• Créez un avoir dans la mauvaise administration
• Copiez à nouveau vers la bonne administration

Résumé

Copier des factures entre administrations sert à gérer la facturation interne entre différentes sociétés :

**Préparations (unique) 😗*

• Assurez-vous que les deux administrations existent (par exemple BV néerlandaise et SARL allemande)
• Dans l'administration cible (BV NL), créez un débiteur au nom de l'administration source (SARL allemande)
• Configurez correctement ce débiteur avec des adresses

**Copier les factures (périodiquement, par exemple mensuellement) 😗*

1. Allez à Factures → Factures de débit → Copier
2. Choisissez l'administration source (d'où viennent les factures, par exemple SARL allemande)
3. Laissez débiteurs et catégorie vides (pour tous les clients) ou sélectionnez spécifiquement
4. **Important 😗* Remplissez date de et date à (par exemple 1er jan - 31 jan) pour éviter les doubles copies
5. Choisissez l'administration cible (où les factures doivent-elles aller, par exemple BV néerlandaise)
6. Sélectionnez le débiteur (le débiteur interne « SARL allemande »)
7. Remplissez l'adresse d'expédition et de facturation
8. Choisissez la date de facture (par exemple 31 janvier ou 1er février)
9. Cliquez sur Appliquer → la nouvelle facture est créée
10. Vérifiez la facture dans l'administration cible

**Pourquoi important 😗*

• Facturation interne fiscalement correcte entre sociétés dans différents pays
• Vue d'ensemble de quelle société génère quel chiffre d'affaires
• Comptabilité correcte par administration/pays

**Attention 😗* Tenez un journal des périodes copiées pour éviter la double facturation !