Comment créer une personne de contact dans Easyflor ?

Qu'est-ce qu'une personne de contact ?

Une personne de contact est quelqu'un chez un client (débiteur) à qui vous pouvez envoyer des e-mails. Cela peut être par exemple l'acheteur, l'employé financier, ou le propriétaire de l'entreprise.

Pourquoi avez-vous besoin de personnes de contact ?

• Vous ne pouvez pas envoyer d'e-mails aux clients sans personne de contact
• Chaque client a besoin d'au moins une personne de contact
• Vous pouvez créer plusieurs personnes de contact par client (par exemple une pour les factures et une pour les commandes)
• Les comptes de boutique en ligne sont créés par personne de contact, pas par client
• Vous pouvez définir quels e-mails chaque personne de contact reçoit (factures, confirmations de commande, ou les deux)

Quand avez-vous besoin de plusieurs personnes de contact ?

**Exemples 😗*

• **Personne de contact 1 😗* L'acheteur qui veut recevoir les confirmations de commande
• **Personne de contact 2 😗* Le comptable qui veut recevoir uniquement les factures
• **Personne de contact 3 😗* Le propriétaire qui veut tout recevoir

Comment créer une personne de contact ?

Étape 1 : Allez au débiteur

1. Cliquez sur "Organisation"
2. Cliquez sur "Général"
3. Cliquez sur "Débiteurs"
4. Sélectionnez le client (débiteur) pour lequel vous voulez créer une personne de contact

Étape 2 : Créez une nouvelle personne de contact

1. Cliquez sur "Contact"
2. Cliquez sur "Personnes de contact"
3. Cliquez sur "+Nouveau"

Étape 3 : Remplissez les données

**Champ obligatoire 😗*

• Nom de famille : C'est le seul champ que vous DEVEZ remplir
  • Vous n'avez pas de personne spécifique ? Remplissez alors par exemple "Général" ou "Administration financière"

**Champs optionnels 😗*

• Prénom
• Adresse e-mail (important pour l'envoi d'e-mails !)
• Numéro de téléphone
• Autres coordonnées

Étape 4 : Définissez ce que cette personne de contact peut recevoir

C'est un paramètre important ! Faites défiler vers le bas dans le menu jusqu'à "Par défaut pour".

Ici vous pouvez choisir ce que cette personne de contact reçoit automatiquement :

Options :

• Confirmation de commande : Cette personne reçoit les confirmations de commande
• Facture : Cette personne reçoit les factures
• Confirmation de commande ET Facture : Cette personne reçoit les deux
• Rien cocher : Cette personne ne reçoit pas d'e-mails automatiques

**Exemples 😗*

• L'acheteur → Cochez : "Confirmation de commande"
• Le comptable → Cochez : "Facture"
• Le propriétaire → Cochez : "Confirmation de commande" ET "Facture"
• Une personne de contact qui appelle seulement → Ne cochez rien

Étape 5 : Enregistrez

Cliquez sur "Enregistrer" pour créer la personne de contact.

Conseils importants

Conseil 1 : Toujours au moins une personne de contact

Chaque débiteur doit avoir au moins une personne de contact, sinon vous ne pouvez pas envoyer d'e-mails !

Conseil 2 : Utilisez des noms clairs

Si vous n'avez pas de personne spécifique, utilisez des noms comme :

• "Général"
• "Administration financière"
• "Service achats"
• "Réception"

Conseil 3 : Plusieurs adresses e-mail possibles

Vous pouvez créer plusieurs personnes de contact avec différentes adresses e-mail. Ainsi, plusieurs personnes peuvent recevoir les mêmes informations.

Conseil 4 : Comptes de boutique en ligne

Vous voulez qu'un client puisse se connecter à la boutique en ligne ? Alors vous devez créer un compte de boutique en ligne pour cette personne de contact spécifique (pas pour tout le débiteur).

Résumé : Liste de contrôle rapide

**Pour chaque personne de contact 😗*

• Nom de famille rempli (obligatoire)
• Adresse e-mail ajoutée (si vous voulez envoyer des e-mails)
• "Par défaut pour" configuré (confirmation de commande, facture, ou les deux)
• Personne de contact enregistrée

**N'oubliez pas 😗*

• Chaque débiteur a besoin d'au moins 1 personne de contact
• Vous pouvez créer plusieurs personnes de contact par débiteur
• Les comptes de boutique en ligne sont par personne de contact, pas par débiteur
• Le paramètre "Par défaut pour" détermine quels e-mails sont envoyés