Comment créer un débiteur d'achat dans Easyflor ?

Qu'est-ce qu'un débiteur d'achat ?

Un débiteur d'achat est un "faux client" spécial dans le système que vous utilisez pour acheter des produits et les mettre directement dans votre stock. Ce n'est pas vraiment un vrai client, mais une astuce pour faire passer les achats par le système de commandes.

Pourquoi utiliser un débiteur d'achat ?

• Achats faciles : Vous pouvez acheter via le système de commandes normal
• Automatiquement en stock : Les produits vont directement dans votre stock
• Vue d'ensemble : Vous voyez tous les achats en un seul endroit
• Pour des emplacements spécifiques : Vous pouvez créer un débiteur d'achat par emplacement
• Pas de systèmes supplémentaires : Vous utilisez simplement les outils existants dans Easyflor

Quand utiliser cela ?

**Exemples 😗*

• Vous voulez acheter des fleurs pour l'emplacement Amsterdam → Créez "Amsterdam Achat"
• Vous voulez commander du stock supplémentaire pour l'emplacement Rotterdam → Créez "Rotterdam Achat"
• Vous achetez des produits qui ne passent pas par les canaux d'achat normaux

Partie 1 : Configurer le débiteur d'achat

Étape 1 : Créez un nouveau débiteur

1. Cliquez sur la tuile "Organisation"
2. Cliquez sur "Débiteurs"
3. Cliquez sur "+Nouveau"

Étape 2 : Remplissez les données de base

• Remplissez les données comme vous créez normalement un débiteur
• Administration : Sélectionnez "Rejet"
  • C'est une administration spéciale pour ce type de "faux débiteurs"
• Nom du débiteur : Utilisez le nom de l'emplacement + le mot "Achat"

**Exemples de noms 😗*

• "Amsterdam Achat"
• "Rotterdam Achat"
• "Entrepôt Achat"
• "Emplacement 1 Achat"

Étape 3 : Enregistrez le débiteur

Cliquez sur "Enregistrer"

Étape 4 : Configurez l'emplacement de vente

1. Sélectionnez le débiteur que vous venez de créer
2. Cliquez sur "Configuration"
3. Cliquez sur "Distribution"
4. Sous "Revendre" : sélectionnez l'emplacement où les produits achetés doivent aller
   • C'est l'emplacement où le stock doit aller
5. Cliquez sur "Appliquer"

**Exemple 😗*

• Vous créez "Amsterdam Achat" → Sélectionnez l'emplacement "Amsterdam"
• Tous les produits que vous "commandez" vont maintenant dans le stock d'Amsterdam

Partie 2 : Utiliser le débiteur d'achat

Quand utiliser cela ?

Chaque fois que vous voulez acheter des produits et les mettre directement dans votre stock.

Étape 1 : Allez dans commandes

1. Cliquez sur la tuile "Commandes"
2. Sélectionnez le débiteur d'achat que vous avez créé (par exemple "Amsterdam Achat")

Étape 2 : Choisissez le bon jour

• Choisissez le jour avant aujourd'hui
  • Cela signifie généralement "hier" ou un jour plus tôt

Pourquoi ? Ainsi le produit devient immédiatement disponible dans votre stock.

Étape 3 : Sélectionnez votre liste d'achat

Option A : Vous avez déjà un groupe de listes d'achat

1. Cliquez sur "Commandes"
2. Cliquez sur "+Groupes de listes"
3. Sélectionnez votre groupe de listes d'achat
4. Passez à l'étape 4

Option B : Vous n'avez pas encore de groupe de listes d'achat

1. Cliquez sur "Vers Listes"
2. Sélectionnez la liste d'achat
3. Passez à l'étape 4

Étape 4 : Sélectionnez et commandez le produit

1. Cherchez le produit que vous voulez acheter
2. Remplissez la quantité souhaitée
3. Remplissez éventuellement d'autres données (comme le prix)
4. Cliquez sur "Appliquer"

Étape 5 : Terminé !

Le produit est maintenant dans votre stock à l'emplacement choisi ! 🎉

Aperçu visuel du processus

ÉTAPE 1 : Créer débiteur d'achat
         ↓
ÉTAPE 2 : Lier à l'emplacement (par exemple "Amsterdam")
         ↓
ÉTAPE 3 : Créer une "commande" via ce débiteur d'achat
         ↓
ÉTAPE 4 : Le produit va automatiquement dans le stock d'Amsterdam

Conseils importants

Conseil 1 : Utilisez des noms clairs

• Nommez toujours le débiteur d'achat : [Nom de l'emplacement] Achat
• Ainsi vous savez immédiatement à quoi sert ce débiteur

Conseil 2 : Un débiteur d'achat par emplacement

• Créez un débiteur d'achat séparé pour chaque emplacement
• Tout reste ainsi bien organisé

Conseil 3 : Administration "Rejet"

• Utilisez toujours l'administration "Rejet" pour les débiteurs d'achat
• Cela évite que ces "faux clients" apparaissent parmi vos vrais clients

Conseil 4 : Vérifiez le stock

• Vérifiez toujours après la "commande" si le produit est dans le bon stock
• Vous êtes ainsi sûr que tout s'est bien passé

Conseil 5 : Attention au jour !

• Choisissez toujours un jour avant aujourd'hui
• Sinon le produit n'est pas immédiatement disponible

Erreurs courantes

Erreur 1 : Mauvaise administration choisie

• Utilisez toujours "Rejet" comme administration
• Pas votre administration normale !

Erreur 2 : Mauvais emplacement lié

• Vérifiez bien dans "Revendre" si vous avez sélectionné le bon emplacement
• Sinon le produit va au mauvais endroit !

Erreur 3 : Jour mal choisi

• Choisissez un jour avant aujourd'hui (généralement hier)
• Sinon le produit n'est pas directement disponible

Erreur 4 : Nom peu clair

• Ne nommez pas simplement "Achat", mais "Amsterdam Achat"
• Sinon vous ne savez plus pour quel emplacement c'est

Résumé : Liste de contrôle rapide

Configuration (à faire une seule fois) :

• Organisation → Débiteurs → +Nouveau
• Administration : Rejet
• Nom : [Emplacement] Achat (par exemple "Amsterdam Achat")
• Enregistrer
• Configuration → Distribution → Revendre : sélectionnez l'emplacement
• Appliquer

Utilisation (à faire à chaque achat) :

• Commandes → Sélectionnez le débiteur d'achat
• Choisissez le jour avant aujourd'hui
• Commandes → +Groupes de listes (ou Vers Listes)
• Sélectionnez la liste d'achat
• Sélectionnez le produit et remplissez
• Appliquer
• Vérifiez si le produit est en stock !

Maintenant vous pouvez facilement acheter via Easyflor ! 📦