Comment créer un débiteur d'achat dans Easyflor ?

Qu'est-ce qu'un débiteur d'achat ?

Un débiteur d'achat est un « faux client » spécial dans le système que vous utilisez pour acheter des produits et les placer directement dans votre stock. Ce n'est pas un vrai client, mais une astuce pour faire passer les achats par le système de commandes.

Pourquoi utiliser un débiteur d'achat ?

• Achats faciles : Vous pouvez acheter via le système de commandes normal
• Directement en stock : Les produits sont directement ajoutés à votre stock
• Vue d'ensemble : Vous voyez tous les achats au même endroit
• Par emplacement : Vous pouvez créer un débiteur d'achat par emplacement
• Pas de systèmes supplémentaires : Vous utilisez simplement les outils existants dans Easyflor

Quand l'utiliser ?

**Exemples 😗*

• Vous souhaitez acheter des fleurs pour l'emplacement Amsterdam → Créez « Amsterdam Achat »
• Vous souhaitez commander du stock supplémentaire pour l'emplacement Rotterdam → Créez « Rotterdam Achat »
• Vous achetez des produits qui ne passent pas par les canaux d'achat habituels

Partie 1 : Configurer le débiteur d'achat

Étape 1 : Créer un nouveau débiteur

1. Cliquez sur la tuile « Organisation »
2. Cliquez sur « Débiteurs »
3. Cliquez sur « +Nouveau »

Étape 2 : Remplir les informations de base

• Remplissez les données comme vous le feriez normalement pour créer un débiteur
• Administration : Sélectionnez « Mise au rebut »
  • C'est une administration spéciale pour ce type de « faux débiteurs »
• Nom du débiteur : Utilisez le nom de l'emplacement + le mot « Achat »

**Exemples de noms 😗*

• « Amsterdam Achat »
• « Rotterdam Achat »
• « Entrepôt Achat »
• « Emplacement 1 Achat »

Étape 3 : Enregistrer le débiteur

Cliquez sur « Enregistrer »

Étape 4 : Configurer l'emplacement de vente

1. Sélectionnez le débiteur que vous venez de créer
2. Cliquez sur « Configuration »
3. Cliquez sur « Répartition »
4. Sous « Revente » : sélectionnez l'emplacement où les produits achetés doivent aller
   • C'est l'emplacement où le stock doit être dirigé
5. Cliquez sur « Appliquer »

**Exemple 😗*

• Vous créez « Amsterdam Achat » → Sélectionnez l'emplacement « Amsterdam »
• Tous les produits que vous « commandez » arrivent maintenant dans le stock d'Amsterdam

**ATTENTION 😗* N'utilisez cette option que si vous passez des commandes sur des listes fictives internes. L'utilisation de cette fonction avec des commandes via un VMP entraînera la création de stock en double. Vous verrez le produit deux fois car :

1. Une commande est passée via un VMP.
2. La répartition vers ce débiteur est rendue disponible à l'emplacement choisi.

Partie 2 : Utiliser le débiteur d'achat

Quand l'utiliser ?

Chaque fois que vous souhaitez acheter des produits et les placer directement dans votre stock.

Étape 1 : Accéder aux commandes

1. Cliquez sur la tuile « Commandes »
2. Sélectionnez le débiteur d'achat que vous avez créé (par exemple « Amsterdam Achat »)

Étape 2 : Choisir le bon jour

• Choisissez le jour précédant aujourd'hui
  • Cela signifie généralement « hier » ou un jour avant

Pourquoi ? Ainsi, le produit devient immédiatement disponible dans votre stock.

Étape 3 : Sélectionner votre liste d'achat

Option A : Vous avez déjà un groupe de listes d'achat

1. Cliquez sur « Commandes »
2. Cliquez sur « +Groupes de listes »
3. Sélectionnez votre groupe de listes d'achat
4. Passez à l'étape 4

Option B : Vous n'avez pas encore de groupe de listes d'achat

1. Cliquez sur « Vers les listes »
2. Sélectionnez la liste d'achat
3. Passez à l'étape 4

Étape 4 : Sélectionner et commander le produit

1. Recherchez le produit que vous souhaitez acheter
2. Saisissez la quantité souhaitée
3. Remplissez éventuellement d'autres données (comme le prix)
4. Cliquez sur « Appliquer »

Étape 5 : Terminé !

Le produit est maintenant dans votre stock à l'emplacement choisi ! 🎉

Vue d'ensemble visuelle du processus

ÉTAPE 1 : Créer le débiteur d'achat
         ↓
ÉTAPE 2 : Associer à un emplacement (par exemple « Amsterdam »)
         ↓
ÉTAPE 3 : Passer une « commande » via ce débiteur d'achat
         ↓
ÉTAPE 4 : Le produit arrive automatiquement dans le stock d'Amsterdam

Conseils importants

Conseil 1 : Utilisez des noms clairs

• Nommez toujours le débiteur d'achat : [Nom de l'emplacement] Achat
• Ainsi, vous savez immédiatement à quoi sert ce débiteur

Conseil 2 : Un débiteur d'achat par emplacement

• Créez un débiteur d'achat séparé pour chaque emplacement
• Tout reste ainsi bien organisé

Conseil 3 : Administration « Mise au rebut »

• Utilisez toujours l'administration « Mise au rebut » pour les débiteurs d'achat
• Cela évite que ces « faux clients » apparaissent parmi vos vrais clients

Conseil 4 : Vérifiez le stock

• Après la « commande », vérifiez toujours que le produit est dans le bon stock
• Vous êtes ainsi sûr que tout s'est bien passé

Conseil 5 : Attention au jour !

• Choisissez toujours un jour avant aujourd'hui
• Sinon, le produit n'est pas immédiatement disponible

Erreurs courantes

Erreur 1 : Mauvaise administration choisie

• Utilisez toujours « Mise au rebut » comme administration
• Pas votre administration normale !

Erreur 2 : Mauvais emplacement associé

• Vérifiez bien dans « Revente » que vous avez sélectionné le bon emplacement
• Sinon, le produit se retrouve au mauvais endroit !

Erreur 3 : Mauvais jour choisi

• Choisissez un jour avant aujourd'hui (généralement hier)
• Sinon, le produit n'est pas directement disponible

Erreur 4 : Nom peu clair

• N'appelez pas simplement « Achat », mais « Amsterdam Achat »
• Sinon, vous ne saurez plus pour quel emplacement c'est

Résumé : Liste de contrôle rapide

Configuration (à faire une seule fois) :

• Organisation → Débiteurs → +Nouveau
• Administration : Mise au rebut
• Nom : [Emplacement] Achat (par exemple « Amsterdam Achat »)
• Enregistrer
• Configuration → Répartition → Revente : sélectionner l'emplacement
• Appliquer

Utilisation (à faire à chaque achat) :

• Commandes → Sélectionner le débiteur d'achat
• Choisir un jour avant aujourd'hui
• Commandes → +Groupes de listes (ou Vers les listes)
• Sélectionner la liste d'achat
• Sélectionner le produit et remplir
• Appliquer
• Vérifier que le produit est en stock !

Vous pouvez maintenant facilement acheter via Easyflor ! 📦