Comment créer un utilisateur de boutique dans Easyflor ?

Qu'est-ce qu'un utilisateur de boutique ?

Un utilisateur de boutique est un compte avec lequel un client (débiteur) peut se connecter à votre boutique en ligne pour passer des commandes. Chaque client qui souhaite commander via la boutique en ligne a besoin d'un tel compte.

Pourquoi créer des utilisateurs de boutique ?

• Commander en ligne : Les clients peuvent commander 24h/24 et 7j/7 via la boutique en ligne
• Autonomie : Les clients n'ont pas besoin d'appeler ou d'envoyer des e-mails pour les commandes
• Aperçu : Les clients voient leur propre historique de commandes
• Efficacité : Vous gagnez du temps car les clients commandent eux-mêmes
• Visibilité du stock : Les clients voient directement ce qui est en stock

Quand créer un utilisateur de boutique ?

**Exemples 😗*

• Un client demande l'accès à la boutique en ligne
• Vous voulez que les clients puissent commander eux-mêmes
• Un nouveau client veut pouvoir acheter en ligne
• Un client existant veut passer à la commande en ligne

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Partie 1 : Créer un utilisateur de boutique pour un client existant

Quand utiliser ceci ?

Si vous avez déjà un débiteur (client) dans Easyflor et que ce client veut un compte pour la boutique en ligne.

Étape 1 : Allez aux débiteurs

1. Cliquez sur "Organisation"
2. Cliquez sur "Débiteurs"

Étape 2 : Sélectionnez le client

• Cliquez sur le débiteur pour lequel vous souhaitez créer un utilisateur de boutique

Étape 3 : Allez aux personnes de contact

1. Cliquez sur "Personnes de contact"
2. Sélectionnez la personne de contact à qui vous souhaitez attribuer l'utilisateur de boutique
   • C'est la personne qui va se connecter à la boutique en ligne

Étape 4 : Allez aux utilisateurs de boutique

• Cliquez sur "Utilisateurs de boutique"

Étape 5 : Créez un nouvel utilisateur de boutique

• Cliquez sur "+Nouveau"

Étape 6 : Remplissez les informations

**Champs obligatoires 😗*

• Nom d'utilisateur : Le nom avec lequel le client se connecte
  • Choisissez un nom clair, par exemple le prénom ou le nom de l'entreprise
  • Par exemple : "jan.jansen" ou "commercedefleurs.deroos"
• Mot de passe : Le mot de passe pour le client
  • Choisissez un mot de passe sécurisé
• Répéter le mot de passe : Tapez le mot de passe à nouveau
  • Doit être exactement le même !
• Langue : La langue que l'utilisateur voit dans la boutique en ligne
  • Par exemple : Néerlandais, Anglais, Allemand

**Paramètre optionnel 😗*

• Peut être exclu de la boutique : Déterminez si ce débiteur peut être temporairement exclu
  • Par exemple en cas de défaut de paiement

Étape 7 : Enregistrez

• Cliquez sur "Enregistrer"
• L'utilisateur de boutique est maintenant créé !

Étape 8 : Transmettez les identifiants de connexion

• Envoyez le nom d'utilisateur et le mot de passe au client
• Le client peut maintenant se connecter à la boutique en ligne !

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Partie 2 : Laisser les nouveaux clients s'inscrire sur la boutique en ligne

Qu'est-ce que l'auto-inscription ?

Avec l'auto-inscription, les nouveaux clients peuvent s'inscrire eux-mêmes à votre boutique en ligne. Vous n'avez donc pas à créer manuellement un compte pour chaque nouveau client.

Comment ça fonctionne ?

Pour le client :

1. Un nouveau client va sur votre boutique en ligne
2. Le client voit un champ d'inscription
3. Le client remplit ses informations et demande l'accès
4. Le client attend l'approbation

Pour vous (l'administrateur) :

1. Vous recevez un e-mail avec la demande d'inscription
2. Vous consultez les informations du nouveau client
3. Vous approuvez ou refusez la demande
4. En cas d'approbation : le client peut se connecter !

Activer l'auto-inscription

Étape 1 : Allez à la configuration de la boutique

1. Cliquez sur la tuile "Boutique"
2. Cliquez sur "Configuration"
3. Sélectionnez votre boutique en ligne

Étape 2 : Activez l'inscription

1. Cherchez la case "EnableUserRegistration"
2. Cochez-la
3. Cliquez sur "Enregistrer"

Étape 3 : Testez

• Allez sur votre boutique en ligne
• Vous voyez maintenant une option d'inscription pour les nouveaux utilisateurs

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Que se passe-t-il après une demande d'inscription ?

Étape 1 : Vous recevez un e-mail

• L'administrateur reçoit un e-mail avec la demande
• L'e-mail contient les informations du nouveau client

Étape 2 : Vous évaluez la demande

Vérifiez les points suivants :

• Est-ce un vrai client ?
• Les informations sont-elles complètes ?
• Voulez-vous travailler avec ce client ?

Étape 3 : Vous approuvez ou refusez

• Approuver : Le client obtient l'accès et peut se connecter
• Refuser : Le client n'obtient pas l'accès

Étape 4 : Le client reçoit une notification

• En cas d'approbation : le client reçoit ses identifiants de connexion
• En cas de refus : le client reçoit une notification

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Différence entre les deux méthodes

Méthode 1 : Création manuelle (Partie 1)

**Quand l'utiliser 😗*

• Pour les clients existants déjà dans votre système
• Si vous voulez un contrôle total sur qui a accès
• Pour les relations commerciales importantes

**Avantages 😗*

• Contrôle total
• Vous déterminez vous-même les identifiants de connexion
• Pas de temps d'attente pour le client

**Inconvénients 😗*

• Vous devez créer chaque utilisateur vous-même
• Prend plus de temps

Méthode 2 : Auto-inscription (Partie 2)

**Quand l'utiliser 😗*

• Pour les nouveaux clients qui veulent s'inscrire
• Si vous voulez que les clients puissent s'inscrire eux-mêmes
• Pour les boutiques en ligne avec beaucoup de nouveaux clients

**Avantages 😗*

• Les clients peuvent s'inscrire eux-mêmes
• Vous fait gagner du temps
• Les clients peuvent s'inscrire 24h/24 et 7j/7

**Inconvénients 😗*

• Vous devez approuver les demandes
• Moins de contrôle au préalable
• Vous devez vérifier les e-mails

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Conseils importants

Conseil 1 : Utilisez des noms d'utilisateur clairs

• Rendez les noms d'utilisateur reconnaissables
• Par exemple : "jan.fleurs" ou "fleuristedevries"
• Pas : "utilisateur123" ou "xyz"

Conseil 2 : Choisissez des mots de passe sécurisés

• Utilisez une combinaison de lettres et de chiffres
• Minimum 8 caractères
• Par exemple : "Fleur2024!" (pas trop simple !)

Conseil 3 : Transmettez les identifiants de connexion en toute sécurité

• N'envoyez pas les mots de passe par e-mail ordinaire
• Appelez le client ou utilisez une méthode sécurisée
• Demandez au client de changer le mot de passe immédiatement

Conseil 4 : Testez toujours d'abord

• Créez un compte de test
• Connectez-vous avec ce compte
• Vérifiez que tout fonctionne avant de le donner aux clients

Conseil 5 : Suivez les demandes d'inscription

• Vérifiez régulièrement vos e-mails pour les nouvelles demandes
• Répondez rapidement aux demandes (dans les 24 heures)
• Sinon les clients attendent trop longtemps

Conseil 6 : Communiquez avec les nouveaux clients

• Envoyez un e-mail de bienvenue après approbation
• Expliquez comment fonctionne la boutique en ligne
• Donnez éventuellement un petit guide

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Erreurs courantes

Erreur 1 : Les mots de passe ne correspondent pas

• Vous tapez deux mots de passe différents
• **Solution 😗* Vérifiez bien que les deux mots de passe sont exactement les mêmes

Erreur 2 : Pas de personne de contact sélectionnée

• Vous oubliez de sélectionner une personne de contact
• **Solution 😗* Créez d'abord une personne de contact, puis sélectionnez-la

Erreur 3 : Mauvaise langue choisie

• Le client parle néerlandais, mais vous choisissez anglais
• **Solution 😗* Demandez au client quelle langue il préfère

Erreur 4 : Demandes d'inscription manquées

• Vous ne vérifiez pas régulièrement vos e-mails
• Les clients attendent trop longtemps pour l'approbation
• **Solution 😗* Définissez un rappel pour vérifier quotidiennement

Erreur 5 : Auto-inscription non activée

• Les clients ne peuvent pas s'inscrire
• **Solution 😗* Vérifiez que "EnableUserRegistration" est coché

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Résumé : Liste de contrôle rapide

Créer manuellement un utilisateur de boutique :

• Organisation → Débiteurs
• Sélectionnez le client (débiteur)
• Personnes de contact → Sélectionnez la personne de contact
• Utilisateurs de boutique → +Nouveau
• Remplissez le Nom d'utilisateur
• Remplissez le Mot de passe (2x)
• Choisissez la Langue
• Déterminez si le client peut être exclu (optionnel)
• Enregistrer
• Transmettez les identifiants de connexion au client

Activer l'auto-inscription :

• Boutique → Configuration → Sélectionnez la boutique en ligne
• Cochez : "EnableUserRegistration"
• Enregistrer
• Testez si l'inscription fonctionne sur la boutique en ligne
• Vérifiez régulièrement vos e-mails pour les nouvelles demandes
• Approuvez ou refusez les demandes

Maintenant vos clients peuvent se connecter et commander via la boutique en ligne ! 🛒