Configurer la configuration UBL pour les factures numériques (XRechnung 3.0)

Introduction : Qu'est-ce que la configuration UBL ?

La configuration UBL consiste à configurer des informations standard sur votre entreprise et vos clients pour la facturation numérique. Vous configurez comment les coordonnées bancaires (IBAN/BIC), les numéros de TVA et les identifications d'entreprise (codes Chambre de Commerce/OIN) sont utilisés dans les factures électroniques. Cela est nécessaire pour la norme officielle XRechnung 3.0 qui est obligatoire dans certains pays de l'UE.

Pourquoi configurer la configuration UBL ?

Vous devez configurer la configuration UBL car :

• Depuis le 1er janvier 2025, la facturation numérique est obligatoire dans certains pays de l'UE
• XRechnung 3.0 est la norme officielle pour les factures électroniques
• Les entreprises et les administrations exigent des factures électroniques correctes
• Sinon vous ne pouvez pas respecter les obligations légales
• Les factures peuvent être traitées automatiquement dans d'autres systèmes
• Cela garantit une intégration correcte avec les systèmes financiers
• Vos coordonnées bancaires, numéros de TVA et identifications d'entreprise sont transmis correctement

**Attention 😗* XRechnung 3.0 est actuellement la norme prise en charge dans Easyflor. Cette liste peut être étendue à l'avenir pour d'autres pays.

Comment configurer la configuration UBL ?

Cela se fait en 6 étapes où vous configurez les informations sur vous-même (en tant que fournisseur) et sur vos clients.

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Préparation : Aller au menu de configuration UBL

Ouvrir la tuile Factures

1. Allez à la tuile « Factures »
2. Vous voyez maintenant différentes options

Ouvrir la configuration UBL

1. Cliquez sur « (Autre) Configuration UBL »
2. Vous voyez maintenant l'écran de configuration

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Partie 1 : Paramètres fournisseur (Votre entreprise)

D'abord vous configurez les informations sur votre propre entreprise. Ce sont les données qui apparaissent sur les factures sortantes.

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Étape 1 : Options de paiement fournisseur

Ici vous configurez comment vos coordonnées bancaires sont identifiées dans les factures électroniques.

Catégorie numéro de compte bénéficiaire fournisseur

Qu'est-ce que c'est ?

• Cela détermine comment votre numéro de compte bancaire est indiqué
• « Bénéficiaire » signifie : celui qui reçoit l'argent (vous en tant que fournisseur)

Que devez-vous remplir ?

• **Catégorie 😗* IBAN
• IBAN signifie International Bank Account Number
• C'est le format international du numéro de compte bancaire

**Exemple 😗*

• Votre compte bancaire français : FR1420041010050500013M02606
• Catégorie : IBAN

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Catégorie numéro de succursale compte bénéficiaire fournisseur

Qu'est-ce que c'est ?

• Cela détermine comment votre code d'identification bancaire est indiqué
• C'est le code qui identifie la banque (pas le numéro de compte lui-même)

Que devez-vous remplir ?

• **Catégorie 😗* BIC
• BIC signifie Bank Identifier Code
• C'est le code de votre banque (par exemple BNPAFRPP pour BNP Paribas)

**Exemple 😗*

• Votre banque est ING
• Code BIC : INGBNL2A
• Catégorie : BIC

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Étape 2 : Régime fiscal fournisseur

Ici vous configurez comment votre numéro de TVA est identifié.

Catégorie numéro fiscal fournisseur

Qu'est-ce que c'est ?

• Cela détermine comment votre numéro de TVA est indiqué
• TVA = Taxe sur la Valeur Ajoutée

Que devez-vous remplir ?

• **Catégorie 😗* Numéro de TVA
• C'est votre numéro officiel d'identification de TVA

**Exemple 😗*

• Votre numéro de TVA français : FR12345678901
• Catégorie : Numéro de TVA

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Étape 3 : ID de point de terminaison fournisseur

Ici vous configurez comment l'identification de votre entreprise est indiquée. C'est important pour l'intégration système.

Catégorie ID de point de terminaison fournisseur

Qu'est-ce que c'est ?

• Cela détermine quel type d'identification d'entreprise vous utilisez
• « Point de terminaison » signifie : votre entreprise dans le système numérique

Que devez-vous remplir ?

• **Code KVK 😗* Pour les entreprises néerlandaises (numéro de Chambre de Commerce)
• **Code OIN 😗* Pour les organisations gouvernementales ou autres systèmes

**Exemple 😗*

• Vous êtes une entreprise néerlandaise
• Vous avez un numéro KVK : 12345678
• Catégorie : Code KVK

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Schéma ID de point de terminaison fournisseur

Qu'est-ce que c'est ?

• C'est un numéro technique qui indique quel système d'identification vous utilisez
• Il est lié à la catégorie ci-dessus

Que devez-vous remplir ?

• **Pour KVK 😗* Schema-ID 0106
• **Pour OIN 😗* Schema-ID 0190

**Exemple 😗*

• Vous utilisez KVK (entreprises néerlandaises)
• Remplir : 0106

**Aperçu 😗*

• KVK (entreprises néerlandaises) = Schema-ID 0106
• OIN (Gouvernement/autres systèmes) = Schema-ID 0190

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Partie 2 : Paramètres client

Maintenant vous configurez comment les informations sur vos clients sont traitées dans les factures électroniques.

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Étape 4 : Régime fiscal client

Ici vous configurez comment les numéros de TVA des clients sont identifiés.

Catégorie numéro fiscal client

Qu'est-ce que c'est ?

• Cela détermine comment le numéro de TVA de vos clients est indiqué
• Cela apparaît sur les factures à vos clients

Que devez-vous remplir ?

• **Catégorie 😗* Numéro de TVA
• Identique à l'étape 2, mais maintenant pour les clients

**Exemple 😗*

• Votre client a le numéro de TVA : DE987654321
• Catégorie : Numéro de TVA

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Étape 5 : ID de point de terminaison client

Ici vous configurez comment les identifications d'entreprise des clients sont indiquées.

Catégorie ID de point de terminaison client

Qu'est-ce que c'est ?

• Cela détermine quel type d'identification d'entreprise vos clients utilisent
• Similaire à l'étape 3, mais maintenant pour les clients

Que devez-vous remplir ?

• **Code KVK 😗* Pour les clients professionnels néerlandais
• **Code OIN 😗* Pour les institutions gouvernementales ou autres systèmes

**Exemple 😗*

• Votre client est une entreprise néerlandaise avec un numéro KVK
• Catégorie : Code KVK

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Schéma ID de point de terminaison client

Qu'est-ce que c'est ?

• Le numéro de schéma technique pour le système d'identification des clients
• Lié à la catégorie ci-dessus

Que devez-vous remplir ?

• **Pour KVK 😗* Schema-ID 0106
• **Pour OIN 😗* Schema-ID 0190

**Exemple 😗*

• Vos clients sont des entreprises néerlandaises (KVK)
• Remplir : 0106

**Aperçu 😗*

• KVK (entreprises néerlandaises) = Schema-ID 0106
• OIN (Gouvernement/autres systèmes) = Schema-ID 0190

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Étape 6 : Enregistrer

Sauvegarder les paramètres

1. Vérifiez que tous les champs sont correctement remplis
2. Cliquez en bas sur « Appliquer »
3. Les paramètres sont maintenant sauvegardés
4. Votre système est prêt pour les factures numériques selon XRechnung 3.0

Terminé ! Votre configuration UBL est mise en place.

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Exemple pratique : Formulaire complètement rempli

Imaginez : Vous êtes une entreprise néerlandaise de gros de fleurs

Vos données d'entreprise :

• Numéro KVK : 12345678
• Numéro de TVA : NL123456789B01
• Banque : ING
• IBAN : NL91INGB0123456789
• BIC : INGBNL2A

Vos clients :

• Principalement des fleuristes néerlandais avec numéros KVK
• Aussi quelques organisations gouvernementales avec codes OIN

Comment vous le remplissez :

**Options de paiement fournisseur 😗*

• Catégorie numéro de compte bénéficiaire : IBAN
• Catégorie numéro de succursale compte bénéficiaire : BIC

**Régime fiscal fournisseur 😗*

• Catégorie numéro fiscal : Numéro de TVA

**ID de point de terminaison fournisseur 😗*

• Catégorie ID de point de terminaison : Code KVK
• Schéma ID de point de terminaison : 0106

**Régime fiscal client 😗*

• Catégorie numéro fiscal : Numéro de TVA

**ID de point de terminaison client 😗*

• Catégorie ID de point de terminaison : Code KVK (la plupart des clients sont des entreprises néerlandaises)
• Schéma ID de point de terminaison : 0106

**Sauvegarder 😗* Cliquez sur Appliquer

**Résultat 😗* Toutes les factures respectent maintenant la norme XRechnung 3.0.

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Conseils importants

Conseil 1 : Utilisez les catégories standard

• IBAN pour les numéros de compte bancaire
• BIC pour les codes d'identification bancaire
• Numéro de TVA pour l'identification fiscale
• Code KVK pour les entreprises néerlandaises
• Ce sont les termes les plus courants et universels

Conseil 2 : Mémorisez les Schema-IDs

• KVK = 0106 (entreprises néerlandaises)
• OIN = 0190 (Gouvernement/autres systèmes)
• Ce sont des codes fixes que vous remplissez toujours de la même manière

Conseil 3 : Vérifiez vos propres données

• Assurez-vous d'avoir vos KVK, TVA, IBAN et BIC corrects
• Ils sont sur vos relevés bancaires et documents officiels
• Une erreur peut causer des problèmes avec les factures

Conseil 4 : Clients avec différents codes

• La plupart des clients professionnels : KVK (0106)
• Clients gouvernementaux : OIN (0190)
• Choisissez le plus courant pour le paramètre standard

Conseil 5 : Faites-le bien une fois

• Ces paramètres ne doivent être remplis qu'une seule fois
• Ils s'appliquent à toutes les factures
• Prenez le temps de bien faire

Conseil 6 : Conservez ces données

• Notez quels Schema-IDs vous avez utilisés
• Cela aide si vous avez des questions plus tard
• Ou si vous devez l'expliquer à votre comptable

Questions fréquentes

Question : Quelle est la différence entre IBAN et BIC ?

• **IBAN 😗* Votre numéro de compte bancaire (NL91INGB0123456789)
• **BIC 😗* Le code de votre banque (INGBNL2A pour ING)
• Les deux sont nécessaires pour les paiements internationaux

Question : Dois-je configurer cela pour chaque facture ?

• Non, ces paramètres s'appliquent à toutes les factures
• Vous le configurez une fois et cela fonctionne toujours
• Sauf si vos données changent (autre banque, etc.)

Question : Que faire si mon client n'a pas de numéro KVK ?

• Les entreprises néerlandaises ont toujours un KVK
• Les entreprises étrangères ont d'autres numéros
• Ou utilisez OIN pour les organisations gouvernementales
• En cas de doute : Demandez au client

Question : Qu'est-ce que XRechnung 3.0 exactement ?

• Une norme européenne pour les factures électroniques
• Comparable à un format de fichier standard
• Garantit que les systèmes se comprennent
• Obligatoire dans de plus en plus de pays de l'UE

Question : Easyflor prend-il aussi en charge d'autres normes ?

• Actuellement seulement XRechnung 3.0
• À l'avenir, possiblement plus de normes
• Selon les exigences dans d'autres pays

Question : Que faire si je fais une erreur ?

• Vous pouvez toujours ajuster les paramètres
• Retournez à la Configuration UBL
• Ajustez les champs incorrects
• Cliquez à nouveau sur Appliquer

Que faire en cas de problèmes ?

Problème : Je ne connais pas mon numéro KVK

• Vérifiez vos documents d'entreprise officiels
• Regardez sur kvk.nl et cherchez votre entreprise
• Ou appelez la KvK : 088-585 22 22

Problème : Je ne connais pas mon numéro de TVA

• Vérifiez vos documents de déclaration de TVA
• Il est sur les factures que vous avez déjà envoyées
• Ou vérifiez auprès des autorités fiscales

Problème : Je ne connais pas mon code BIC

• Vérifiez vos relevés bancaires
• Regardez sur le site web de votre banque
• Ou appelez votre banque pour le code BIC

Problème : Je ne sais pas si le client a KVK ou OIN

• KVK : Pour les entreprises normales
• OIN : Pour les organisations gouvernementales (communes, ministères, etc.)
• Doute ? Demandez au client

Problème : Schema-ID oublié

• KVK = toujours 0106
• OIN = toujours 0190
• Ce sont des codes fixes qui ne changent jamais

Problème : Impossible de sauvegarder

• Vérifiez si tous les champs obligatoires sont remplis
• Rafraîchissez la page et essayez à nouveau
• Contactez le support Easyflor

Résumé

Configurer la configuration UBL est nécessaire pour respecter les obligations de facturation numérique (norme XRechnung 3.0) :

**Étapes 😗*

1. Allez à Factures → (Autre) Configuration UBL

**Paramètres fournisseur (votre entreprise) 😗* 2. **Options de paiement 😗* Catégorie numéro de compte = IBAN, Catégorie numéro de succursale = BIC 3. **Régime fiscal 😗* Catégorie numéro fiscal = Numéro de TVA 4. **ID de point de terminaison 😗* Catégorie = Code KVK (ou OIN), Schéma = 0106 (pour KVK) ou 0190 (pour OIN)

**Paramètres client 😗* 5. **Régime fiscal 😗* Catégorie numéro fiscal = Numéro de TVA 6. **ID de point de terminaison 😗* Catégorie = Code KVK (ou OIN), Schéma = 0106 (pour KVK) ou 0190 (pour OIN)

**Finaliser 😗* 7. Cliquez sur Appliquer pour tout sauvegarder

**Pourquoi important 😗*

• Obligatoire dans certains pays de l'UE depuis le 1er janvier 2025
• XRechnung 3.0 est la norme officielle pour les factures électroniques
• Garantit un traitement correct dans les systèmes financiers
• Les entreprises et administrations exigent des factures électroniques correctes

**Retenez 😗*

• IBAN = numéro de compte bancaire, BIC = code bancaire
• Numéro de TVA = identification fiscale
• KVK = entreprises néerlandaises (schéma 0106), OIN = gouvernement (schéma 0190)
• Configuration unique, s'applique à toutes les factures