Rozliczanie płatności i faktur korygujących

Wprowadzenie: Czym jest rozliczanie?

Rozliczanie oznacza, że płatności dokonane przez klientów lub faktury korygujące (zwroty), które otrzymali, odejmujesz od ich otwartych faktur. Na przykład: klient ma 100 euro nadpłaty i musi jeszcze zapłacić 150 euro. Po rozliczeniu klient musi zapłacić tylko 50 euro.

Dlaczego musisz rozliczać?

Chcesz rozliczać, ponieważ:

• Klienci nie zapłacą za dużo przez automatyczne polecenie zapłaty (SEPA)
• Najpierw odejmujesz nadpłaty i faktury korygujące, zanim pobierzesz pieniądze
• Zapobiegasz podwójnym płatnościom klientów
• To uczciwe: jeśli klient ma nadpłatę, powinna zostać wykorzystana
• Twoja administracja pozostaje uporządkowana i prawidłowa

Ważne: Zrób to zawsze przed utworzeniem przebiegu płatności SEPA!

Jak rozliczać płatności i faktury korygujące?

Istnieją dwa sposoby: automatycznie (dla wielu klientów jednocześnie) lub ręcznie (per klient). Wybierz metodę najlepiej dopasowaną do Twojej sytuacji.

Metoda 1: Automatyczne rozliczanie (dla wielu klientów jednocześnie)

Użyj tej metody, gdy chcesz rozliczyć wielu klientów jednocześnie. Jest szybsza niż robienie wszystkiego ręcznie.

Krok 1: Przejdź do menu rozliczania

1. Przejdź do „Faktury"
2. Kliknij „(Płatności) Wg dłużnika"
3. Kliknij „Rozlicz"

Krok 2: Ustaw filtry

Wybierz administrację:

1. Przy „Administracja" wybierz, którą administrację chcesz rozliczyć
2. Jest to zazwyczaj główna administracja Twojej firmy

Filtruj klientów (opcjonalnie): Możesz zdecydować się na rozliczenie tylko określonych klientów:

• Kategoria dłużnika: Na przykład tylko „klienci stali" lub „klienci hurtowi"
• Określeni dłużnicy: Wybierz konkretnych klientów, jeśli nie chcesz rozliczać wszystkich
• Puste pole: Jeśli chcesz rozliczyć wszystkich klientów

Krok 3: Ustaw faktury korygujące do rozliczenia

1. Przy „Faktury korygujące do rozliczenia" wybierz ewentualnie rodzaje płatności, z którymi chcesz rozliczać
2. Przykłady:
   • Płatności gotówkowe
   • Przelewy bankowe
   • Faktury korygujące (zwroty)
3. Pozostaw puste, jeśli chcesz rozliczyć wszystkie rodzaje

Krok 4: Wybierz faktury do rozliczenia

1. Przy „Rozlicz faktury korygujące / płatności z" wybierz, z którymi fakturami chcesz rozliczać
2. Przykłady:
   • Faktury ze znakiem płatności „SEPA B2B" (polecenie zapłaty dla firm)
   • Faktury ze znakiem płatności „SEPA Core" (polecenie zapłaty dla osób prywatnych)
   • Wszystkie otwarte faktury
3. To są faktury, od których zostaną odjęte nadpłaty

Krok 5: Wykonaj rozliczenie

1. Sprawdź, czy wszystkie ustawienia są prawidłowe
2. Kliknij „Zastosuj"
3. System automatycznie rozlicza teraz wszystkie płatności i faktury korygujące
4. Poczekaj, aż proces się zakończy (może to chwilę potrwać, jeśli masz wielu klientów)

Gotowe! Wszystkie płatności i faktury korygujące zostały rozliczone z otwartymi fakturami.

Metoda 2: Ręczne rozliczanie (per klient)

Użyj tej metody, gdy masz tylko kilku klientów lub chcesz dokładnie kontrolować, co jest rozliczane.

Krok 1: Przejdź do otwartych płatności

1. Przejdź do „Faktury"
2. Kliknij „(Płatności) Otwarte"
3. Zobaczysz teraz listę wszystkich płatności, które jeszcze muszą zostać rozliczone

Co widzisz na tej liście?

• Płatności dokonane przez klientów, ale jeszcze nieprzypisane do faktur
• Faktury korygujące (zwroty), które jeszcze nie zostały wykorzystane
• Kwota, która jeszcze musi zostać rozliczona

Krok 2: Rozlicz płatność

1. Kliknij na płatność z listy
2. Zobaczysz teraz szczegóły tej płatności
3. Zobaczysz również listę otwartych faktur tego klienta

Krok 3: Wybierz fakturę

1. Kliknij na fakturę, z którą chcesz rozliczyć płatność
2. System odejmuje teraz kwotę płatności od faktury
3. Płatność jest teraz przetworzona

Krok 4: Powtórz Powtórz kroki 2 i 3 dla wszystkich płatności, które chcesz rozliczyć, aż skończysz.

Praktyczne przykłady

Przykład 1: Automatyczne rozliczanie dla SEPA

• Sytuacja: Chcesz w przyszłym tygodniu wykonać inkaso SEPA
• Działanie:
  1. Przejdź do rozliczania
  2. Wybierz „SEPA Core" przy fakturach do rozliczenia
  3. Kliknij Zastosuj
• Wynik: Wszystkie nadpłaty są rozliczone, klienci płacą teraz prawidłową kwotę

Przykład 2: Ręczne rozliczanie dla jednego klienta

• Sytuacja: Klient Jansen zapłacił 50 euro i ma otwartą fakturę na 150 euro
• Działanie:
  1. Przejdź do Otwarte
  2. Kliknij na płatność 50 euro od Jansena
  3. Kliknij na fakturę na 150 euro
• Wynik: Jansen ma teraz 100 euro otwartych zamiast 150 euro

Przykład 3: Rozliczanie faktury korygującej

• Sytuacja: Klient Pietersen ma fakturę korygującą na 30 euro (zwrot) i otwartą fakturę na 200 euro
• Działanie:
  1. Wykonaj automatyczne rozliczanie
  2. Lub ręcznie: powiąż fakturę korygującą z fakturą
• Wynik: Pietersen musi zapłacić tylko 170 euro

Ważne wskazówki

Wskazówka 1: Zawsze rozliczaj przed SEPA

• Zrób to co najmniej jeden dzień przed przebiegiem SEPA
• Dzięki temu zapobiegasz nadpłatom klientów
• Klienci będą zadowoleni widząc, że ich nadpłata została wykorzystana

Wskazówka 2: Sprawdź wynik

• Po rozliczeniu sprawdź, czy wszystko się zgadza
• Ręcznie sprawdź kilku klientów
• Czy kwoty zostały prawidłowo obniżone?

Wskazówka 3: Używaj automatycznego dla dużych grup

• Masz więcej niż 10 klientów? Użyj automatycznego rozliczania
• Oszczędza to dużo czasu
• Popełnia mniej błędów niż robienie wszystkiego ręcznie

Wskazówka 4: Używaj ręcznego dla specjalnych przypadków

• Masz wątpliwości co do klienta? Zrób to ręcznie
• Chcesz dokładnie widzieć, co się dzieje? Wybierz ręcznie
• Specjalne uzgodnienia z klientem? Ręcznie daje więcej kontroli

Wskazówka 5: Uczyń to rutyną

• Rozliczaj na przykład w każdy piątek
• Lub zawsze dzień przed przebiegiem SEPA
• Dzięki temu nigdy nie zapomnisz i wszystko pozostanie uporządkowane

Często zadawane pytania

Pytanie: Co jeśli zapomnę rozliczyć przed SEPA?

• Klienci zapłacą wtedy za dużo
• Musisz później zwrócić pieniądze
• Daje to dodatkową pracę i niezadowolonych klientów

Pytanie: Czy mogę cofnąć rozliczenie?

• Tak, ale musi to być zrobione ręcznie
• Lepiej jest zrobić to dobrze za pierwszym razem
• Dlatego zawsze sprawdzaj przed kliknięciem Zastosuj

Pytanie: Ile czasu zajmuje automatyczne rozliczanie?

• Dla 100 klientów: około 1-2 minuty
• Dla 1000 klientów: około 5-10 minut
• Ręcznie zajęłoby to godziny!

Podsumowanie

Rozliczanie wykonujesz, aby odjąć nadpłaty i płatności od otwartych faktur:

• Automatyczne rozliczanie: Dla wielu klientów jednocześnie, przez Faktury → Wg dłużnika → Rozlicz, wybierz filtry i kliknij Zastosuj
• Ręczne rozliczanie: Dla pojedynczych klientów, przez Faktury → Otwarte, kliknij na płatność i powiąż z fakturą
• Dlaczego ważne: Zapobiega nadpłatom klientów przy automatycznym poleceniu zapłaty SEPA
• Kiedy robić: Zawsze przed przebiegiem płatności SEPA, na przykład w każdy piątek lub dzień wcześniej