Jak wystawić wszystkie otwarte faktury za jednym razem?

Czym jest masowe fakturowanie?

Masowe fakturowanie oznacza, że zamieniasz wszystkie otwarte zamówienia klientów na faktury za jednym razem. Zamiast tworzyć każdą fakturę osobno, robisz to kilkoma kliknięciami dla wszystkich dłużników jednocześnie.

Dlaczego warto używać masowego fakturowania?

• Oszczędzasz czas, fakturując wszystko za jednym razem
• Unikasz zapominania o fakturowaniu klientów
• Pracujesz efektywnie na koniec dnia, tygodnia lub miesiąca
• Wysyłasz wszystkie faktury w ustalonym momencie

Krok 1: Rozpocznij proces fakturowania

Przejdź do modułu fakturowania

1. Kliknij kafelek "Fakturowanie"
2. Przejdź do "Faktury" → "Ogólne Faktury debetowe"
3. Kliknij "Utwórz"

Ustaw fakturowanie

Wypełnij następujące dane:

• Kategoria dłużnika lub dłużnik(cy):

  • Wybierz konkretnych klientów lub kategorie, które chcesz fakturować
  • Zostaw puste, aby fakturować WSZYSTKIE otwarte zamówienia

• Data od:

  • Określa, jak daleko wstecz system szuka zamówień
  • Zostaw puste, aby uwzględnić wszystkie niefakturowane zamówienia

• Data do:

  • Do jakiej daty mają być uwzględniane zamówienia
  • Domyślnie: dzisiaj

• Data faktury:

  • Data, która pojawi się na fakturze
  • Domyślnie: dzisiaj

Ważne: NIE zaznaczaj "Przetwórz bezpośrednio"! Daje to możliwość najpierw sprawdzenia faktur.

Krok 2: Sprawdź i przetwórz faktury

Sprawdź faktury robocze

1. Przejdź do "Faktury" → "Do fakturowania Przetwórz"
2. Przejrzyj wszystkie utworzone faktury robocze (pro forma)
3. Sprawdź, czy wszystkie dane są prawidłowe

Przetwórz faktury

⚠️ Uwaga: Po przetworzeniu faktury otrzymują oficjalny numer faktury i NIE można ich już usunąć! Dlatego zawsze najpierw dokładnie sprawdź, czy wszystkie dane są prawidłowe.

Opcja A: Przetwórz wszystko na raz

• Kliknij "Przetwórz", aby wszystkie faktury stały się definitywne

Opcja B: Przetwarzaj selektywnie

• Wybierz konkretne faktury pro forma
• Kliknij "Przetwórz" w prawej karcie
• Tylko wybrane faktury staną się definitywne

Krok 3: Wyślij faktury e-mailem

Wyślij e-maile

1. Przejdź do "Faktury" → "Do fakturowania Niesprawdzone"
2. Kliknij "E-mail"
3. Faktury zostaną automatycznie wysłane do odpowiednich klientów

⚠️ Uwaga: Po wysłaniu faktur e-mailem NIE można już wprowadzać żadnych zmian w fakturze! Dlatego zawsze najpierw sprawdź, czy wszystkie dane są prawidłowe przed wysłaniem.

Nie udaje się wysłać?

Jeśli e-maile nie są wysyłane, sprawdź:

• Czy dłużnik jest prawidłowo skonfigurowany (zobacz instrukcję "Konfigurowanie i używanie dłużników")
• Czy utworzono osoby kontaktowe z adresami e-mail (zobacz instrukcję "Tworzenie osób kontaktowych")

Dodatkowa opcja: BCC na własny adres e-mail

Chcesz też otrzymywać kopię każdej wysłanej faktury? To możliwe!

Ustaw adres BCC

1. Przejdź do "Admin"
2. Przejdź do "Konfiguracja"
3. Kliknij "Faktura"
4. Kliknij "Adresy e-mail"
5. Kliknij "Nowy"
6. Wprowadź swój własny adres e-mail
7. Od teraz automatycznie otrzymujesz kopię każdej faktury wysyłanej do klientów

Zalety adresu BCC:

• Zawsze masz kopię we własnej skrzynce
• Wygodne dla własnej administracji
• Możesz sprawdzić, czy faktury rzeczywiście zostały wysłane

Gotowe!

Teraz pomyślnie przetworzyłeś i wysłałeś wszystkie otwarte faktury za jednym razem. Ten proces możesz powtarzać codziennie, co tydzień lub co miesiąc, w zależności od sposobu pracy.

Potrzebujesz dodatkowej pomocy? Zobacz instrukcje "Konfigurowanie i używanie dłużników" oraz "Tworzenie osób kontaktowych", aby uzyskać więcej informacji o podstawowych ustawieniach.