Eksport IPAFFs dla przesyłek do Wielkiej Brytanii

Wprowadzenie: Czym jest IPAFFs?

IPAFFs oznacza „Import of Products, Animals, Food and Feed System". Jest to system rządu brytyjskiego do rejestracji roślin i kwiatów przywożonych do Wielkiej Brytanii. Jeśli wysyłasz produkty do Wielkiej Brytanii, musisz utworzyć specjalny plik z informacjami o tym, co wysyłasz.

Dlaczego eksportować IPAFFs?

Musisz eksportować IPAFFs, ponieważ:

• Rząd brytyjski wymaga tego dla wszystkich roślin i kwiatów przywożonych do kraju
• W przeciwnym razie będziesz mieć problemy na odprawie celnej
• Twoje przesyłki mogą zostać zatrzymane bez tych informacji
• Jest to wymóg prawny od Brexitu (wyjścia Wielkiej Brytanii z UE)
• Twoi klienci w Wielkiej Brytanii nie otrzymają produktów bez tego

Jak eksportować IPAFFs?

Krok 1: Konfiguracja kodów EPPO (jednorazowe ustawienie)

Przed eksportem IPAFFs musisz najpierw skonfigurować pięć specjalnych grup produktów. Rząd brytyjski chce widzieć te grupy oddzielnie w pliku.

Które grupy produktów musisz ustawić oddzielnie?

1. Chryzantemy
2. Goździki
3. Orchidee
4. Gipsówka (Gypsophila)
5. Nawłoć (Solidago)

Dlaczego te pięć? Rząd brytyjski ma specjalne przepisy dotyczące tych produktów i chce je śledzić oddzielnie.

Kody EPPO i kody towarowe dla każdej grupy produktów

Dla każdej grupy produktów potrzebujesz trzech kodów. Oto informacje, których musisz użyć:

1. Chryzantemy

• Kod: 06031400
• Kod UK: 0603140000
• EPPO: 1CHYG

2. Goździki

• Kod: 06031200
• Kod UK: 0603120000
• EPPO: 1DING

3. Orchidee

• Kod: 06031300
• Kod UK: 0603130000
• EPPO: 1ORSG

4. Gipsówka (Gypsophila)

• Kod: 06031970
• Kod UK: 0603197090
• EPPO: 1GYPG

5. Nawłoć (Solidago)

• Kod: 06031970
• Kod UK: 0603197090
• EPPO: 1SOOG

Tworzenie i łączenie grup statystycznych

Teraz wprowadzisz te kody do Easyflor i połączysz je z odpowiednimi produktami.

Krok 1: Przejdź do grup statystycznych

1. Przejdź do „Artykuły"
2. Kliknij „Grupy artykułów"
3. Wyszukaj grupę artykułów, którą chcesz skonfigurować (na przykład „Chryzantemy")

Krok 2: Skonfiguruj grupę statystyczną

1. Kliknij na grupę artykułów
2. Znajdź pole „Grupa statystyczna"
3. Jeśli grupa statystyczna jeszcze nie istnieje, utwórz ją z powyższymi kodami
4. Wpisz trzy kody:
   • Kod: Normalny kod (na przykład 06031400 dla chryzantem)
   • Kod UK: Kod brytyjski (na przykład 0603140000 dla chryzantem)
   • EPPO: Kod EPPO (na przykład 1CHYG dla chryzantem)
5. Kliknij „Zapisz"

Krok 3: Powtórz dla wszystkich pięciu grup Powtórz kroki 1 i 2 dla wszystkich pięciu grup produktów:

• Chryzantemy
• Goździki
• Orchidee
• Gipsówka
• Nawłoć

Uwaga: Ten krok musisz wykonać tylko raz. System zapamiętuje te ustawienia.

Krok 2: Eksport pliku IPAFFs

Gdy ustawienia są gotowe, możesz tworzyć pliki IPAFFs dla przesyłek do Wielkiej Brytanii.

Krok 1: Przejdź do menu eksportu

1. Przejdź do „Fakturowanie"
2. Kliknij „Eksportuj"
3. Kliknij „IPAFFs"

Krok 2: Wybierz faktury Teraz musisz wybrać, które faktury chcesz eksportować. Masz dwie opcje:

Opcja A: Eksport faktury zbiorczej

• Użyj tej opcji, jeśli masz jedną dużą fakturę ze wszystkimi produktami dla Wielkiej Brytanii
• Wybierz tę fakturę zbiorczą

Opcja B: Eksport pojedynczych faktur

• Użyj tej opcji, jeśli masz wiele pojedynczych faktur
• Wybierz wszystkie faktury wysyłane dziś do Wielkiej Brytanii

Krok 3: Eksportuj

1. Sprawdź, czy wybrałeś prawidłowe faktury
2. Kliknij „Zastosuj"
3. System tworzy teraz plik IPAFFs

Krok 4: Pobierz plik

1. Plik IPAFFs jest teraz oferowany do pobrania
2. Zapisz plik na swoim komputerze
3. Ten plik to plik CSV (plik tekstowy z przecinkami)

Gotowe! Masz teraz plik IPAFFs, który musisz przesłać do systemu brytyjskiego lub dołączyć do przesyłki.

Praktyczne przykłady

Przykład 1: Codzienny eksport dla przesyłki

• Sytuacja: Codziennie wysyłasz produkty do klientów w Londynie
• Działanie:
  1. Przejdź do Fakturowanie → Eksportuj → IPAFFs
  2. Wybierz wszystkie faktury z dzisiaj dla Wielkiej Brytanii
  3. Kliknij Zastosuj i pobierz plik
• Wynik: Masz plik ze wszystkimi produktami wysyłanymi dziś do Wielkiej Brytanii

Przykład 2: Tygodniowa faktura zbiorcza

• Sytuacja: W każdy piątek tworzysz jedną dużą fakturę zbiorczą dla wszystkich klientów z Wielkiej Brytanii
• Działanie:
  1. Przejdź do Fakturowanie → Eksportuj → IPAFFs
  2. Wybierz fakturę zbiorczą z tego tygodnia
  3. Pobierz plik
• Wynik: Jeden plik ze wszystkimi produktami z całego tygodnia

Przykład 3: Pierwsza konfiguracja

• Sytuacja: Po raz pierwszy eksportujesz do Wielkiej Brytanii
• Działanie:
  1. Najpierw: Skonfiguruj pięć grup statystycznych (krok 1)
  2. Następnie: Eksportuj swój pierwszy plik IPAFFs (krok 2)
• Wynik: System jest gotowy do przyszłych eksportów

Ważne wskazówki

Wskazówka 1: Jednorazowa konfiguracja

• Grupy statystyczne musisz skonfigurować tylko raz
• Potem działa to automatycznie dla wszystkich przyszłych eksportów
• Zachowaj kody na wypadek, gdybyś ich później potrzebował

Wskazówka 2: Sprawdź przed wysyłką

• Zawsze twórz plik IPAFFs przed wyjazdem ciężarówki
• Bez tego pliku Twoje produkty mogą zostać zatrzymane
• Lepiej za wcześnie niż za późno!

Wskazówka 3: Przechowuj pliki

• Zapisuj każdy eksport IPAFFs z wyraźną nazwą (na przykład „IPAFFs_10sty2026.csv")
• Dzięki temu możesz później wrócić, jeśli pojawią się pytania
• Urząd celny może poprosić o stare pliki

Wskazówka 4: Najpierw przetestuj

• Jeśli po raz pierwszy wysyłasz do Wielkiej Brytanii, przetestuj z małą przesyłką
• Sprawdź, czy plik jest prawidłowo akceptowany
• Wtedy wiesz, że wszystko jest poprawnie skonfigurowane

Wskazówka 5: Aktualizuj kody

• Rząd brytyjski może czasem zmieniać kody
• Regularnie sprawdzaj, czy kody są nadal prawidłowe
• W razie potrzeby zaktualizuj je w systemie

Często zadawane pytania

Pytanie: Czy muszę to robić dla każdej przesyłki?

• Tak, dla każdej przesyłki do Wielkiej Brytanii
• Jest to wymóg prawny rządu brytyjskiego
• Bez IPAFFs Twoja przesyłka nie przejdzie odprawy celnej

Pytanie: Co jeśli nie wysyłam żadnego z tych pięciu produktów?

• Musisz i tak skonfigurować grupy statystyczne (krok 1)
• Przy eksporcie po prostu nie pojawią się w pliku
• System automatycznie dodaje tylko produkty, które faktycznie wysyłasz

Pytanie: Czy mogę pobrać plik ponownie później?

• Tak, zawsze możesz wrócić do Eksportuj → IPAFFs
• Wybierz ponownie te same faktury
• Pobierz plik ponownie

Pytanie: Co robić z plikiem po pobraniu?

• Prześlij go do brytyjskiego systemu IPAFFs online
• Lub dołącz do dokumentów transportowych
• Twój przewoźnik może powiedzieć Ci więcej na ten temat

Podsumowanie

Eksport IPAFFs dla przesyłek do Wielkiej Brytanii wykonujesz w dwóch krokach:

• Krok 1 (jednorazowo): Skonfiguruj grupy statystyczne dla chryzantem, goździków, orchidei, gipsówki i nawłoci z ich kodami EPPO i kodami towarowymi
• Krok 2 (per przesyłka): Eksportuj plik IPAFFs przez Fakturowanie → Eksportuj → IPAFFs, wybierz odpowiednie faktury i pobierz plik CSV
• Dlaczego: Jest to obowiązkowe dla wszystkich roślin i kwiatów wysyłanych do Wielkiej Brytanii od Brexitu
• Kiedy: Dla każdej przesyłki do Wielkiej Brytanii, zawsze przed wyjazdem produktów