Konfiguracja UBL dla faktur cyfrowych (XRechnung 3.0)

Wprowadzenie: Czym jest konfiguracja UBL?

Konfiguracja UBL polega na ustawieniu standardowych informacji o twojej firmie i twoich klientach do fakturowania cyfrowego. Ustawiasz, jak dane bankowe (IBAN/BIC), numery VAT i identyfikacje firmowe (kody KRS/OIN) są używane w fakturach elektronicznych. Jest to konieczne dla oficjalnego standardu XRechnung 3.0, który jest obowiązkowy w niektórych krajach UE.

Dlaczego ustawić konfigurację UBL?

Musisz ustawić konfigurację UBL, ponieważ:

• Od 1 stycznia 2025 fakturowanie cyfrowe jest obowiązkowe w niektórych krajach UE
• XRechnung 3.0 to oficjalny standard dla faktur elektronicznych
• Firmy i instytucje rządowe wymagają poprawnych faktur elektronicznych
• W przeciwnym razie nie możesz spełnić obowiązków prawnych
• Faktury mogą być automatycznie przetwarzane w innych systemach
• Zapewnia poprawną integrację z systemami finansowymi
• Twoje dane bankowe, numery VAT i identyfikacje firmowe są poprawnie przekazywane

Uwaga: XRechnung 3.0 jest obecnie obsługiwanym standardem w Easyflor. Lista ta może być rozszerzona w przyszłości dla innych krajów.

Jak ustawić konfigurację UBL?

Odbywa się to w 6 krokach, w których ustawiasz informacje o sobie (jako dostawcy) i o swoich klientach.

---

Przygotowanie: Przejdź do menu konfiguracji UBL

Otwórz kafelek Faktury

1. Przejdź do kafelka „Faktury"
2. Widzisz teraz różne opcje

Otwórz konfigurację UBL

1. Kliknij „(Inne) Konfiguracja UBL"
2. Widzisz teraz ekran konfiguracji

---

Część 1: Ustawienia dostawcy (Twoja firma)

Najpierw ustawiasz informacje o własnej firmie. Są to dane, które pojawiają się na fakturach wychodzących.

---

Krok 1: Możliwości płatności dostawcy

Tutaj ustawiasz, jak twoje dane bankowe są identyfikowane w fakturach elektronicznych.

Kategoria numeru konta beneficjenta dostawcy

Co to jest?

• Określa, jak twój numer konta bankowego jest oznaczany
• „Beneficjent" oznacza: tego, kto otrzymuje pieniądze (ty jako dostawca)

Co powinieneś wpisać?

• Kategoria: IBAN
• IBAN oznacza International Bank Account Number
• To międzynarodowy format numeru konta bankowego

Przykład:

• Twoje polskie konto bankowe: PL61109010140000071219812874
• Kategoria: IBAN

---

Kategoria numeru oddziału konta beneficjenta dostawcy

Co to jest?

• Określa, jak twój kod identyfikacyjny banku jest oznaczany
• To kod, który identyfikuje bank (nie sam numer konta)

Co powinieneś wpisać?

• Kategoria: BIC
• BIC oznacza Bank Identifier Code
• To kod twojego banku (na przykład BREXPLPWXXX dla mBanku)

Przykład:

• Twój bank to ING
• Kod BIC: INGBNL2A
• Kategoria: BIC

---

Krok 2: Przepisy podatkowe dostawcy

Tutaj ustawiasz, jak twój numer VAT jest identyfikowany.

Kategoria numeru podatkowego dostawcy

Co to jest?

• Określa, jak twój numer VAT jest oznaczany
• VAT = Podatek od Wartości Dodanej

Co powinieneś wpisać?

• Kategoria: Numer VAT
• To twój oficjalny numer identyfikacji VAT

Przykład:

• Twój polski numer VAT: PL1234567890
• Kategoria: Numer VAT

---

Krok 3: ID punktu końcowego dostawcy

Tutaj ustawiasz, jak identyfikacja twojej firmy jest oznaczana. Jest to ważne dla integracji systemu.

Kategoria ID punktu końcowego dostawcy

Co to jest?

• Określa, jaki typ identyfikacji firmy używasz
• „Punkt końcowy" oznacza: twoja firma w systemie cyfrowym

Co powinieneś wpisać?

• Kod KRS: Dla holenderskich firm (numer Izby Handlowej KVK) lub innych firm europejskich
• Kod OIN: Dla organizacji rządowych lub innych systemów

Przykład:

• Jesteś holenderską firmą
• Masz numer KVK: 12345678
• Kategoria: Kod KRS

---

Schemat ID punktu końcowego dostawcy

Co to jest?

• To techniczny numer, który wskazuje, jakiego systemu identyfikacji używasz
• Jest powiązany z kategorią powyżej

Co powinieneś wpisać?

• Dla KRS/KVK: Schemat-ID 0106
• Dla OIN: Schemat-ID 0190

Przykład:

• Używasz KRS/KVK (firmy)
• Wpisz: 0106

Przegląd:

• KRS/KVK (firmy) = Schemat-ID 0106
• OIN (Rząd/inne systemy) = Schemat-ID 0190

---

Część 2: Ustawienia klienta

Teraz ustawiasz, jak informacje o twoich klientach są przetwarzane w fakturach elektronicznych.

---

Krok 4: Przepisy podatkowe klienta

Tutaj ustawiasz, jak numery VAT klientów są identyfikowane.

Kategoria numeru podatkowego klienta

Co to jest?

• Określa, jak numer VAT twoich klientów jest oznaczany
• Pojawia się to na fakturach do twoich klientów

Co powinieneś wpisać?

• Kategoria: Numer VAT
• To samo co w kroku 2, ale teraz dla klientów

Przykład:

• Twój klient ma numer VAT: DE987654321
• Kategoria: Numer VAT

---

Krok 5: ID punktu końcowego klienta

Tutaj ustawiasz, jak identyfikacje firmowe klientów są oznaczane.

Kategoria ID punktu końcowego klienta

Co to jest?

• Określa, jaki typ identyfikacji firmy używają twoi klienci
• Podobne do kroku 3, ale teraz dla klientów

Co powinieneś wpisać?

• Kod KRS: Dla biznesowych klientów europejskich
• Kod OIN: Dla instytucji rządowych lub innych systemów

Przykład:

• Twój klient to firma z numerem KVK
• Kategoria: Kod KRS

---

Schemat ID punktu końcowego klienta

Co to jest?

• Techniczny numer schematu dla systemu identyfikacji klientów
• Powiązany z kategorią powyżej

Co powinieneś wpisać?

• Dla KRS/KVK: Schemat-ID 0106
• Dla OIN: Schemat-ID 0190

Przykład:

• Twoi klienci to firmy europejskie (KVK)
• Wpisz: 0106

Przegląd:

• KRS/KVK (firmy) = Schemat-ID 0106
• OIN (Rząd/inne systemy) = Schemat-ID 0190

---

Krok 6: Zapisz

Zapisywanie ustawień

1. Sprawdź, czy wszystkie pola są poprawnie wypełnione
2. Kliknij na dole „Zastosuj"
3. Ustawienia zostały zapisane
4. Twój system jest gotowy do faktur cyfrowych zgodnie z XRechnung 3.0

Gotowe! Twoja konfiguracja UBL jest ustawiona.

---

Praktyczny przykład: Całkowicie wypełniony formularz

Wyobraź sobie: Jesteś holenderską hurtownią kwiatów

Twoje dane firmowe:

• Numer KVK: 12345678
• Numer VAT: NL123456789B01
• Bank: ING
• IBAN: NL91INGB0123456789
• BIC: INGBNL2A

Twoi klienci:

• Głównie holenderskie kwiaciarnie z numerami KVK
• Także niektóre organizacje rządowe z kodami OIN

Tak to wypełniasz:

Możliwości płatności dostawcy:

• Kategoria numeru konta beneficjenta: IBAN
• Kategoria numeru oddziału konta beneficjenta: BIC

Przepisy podatkowe dostawcy:

• Kategoria numeru podatkowego: Numer VAT

ID punktu końcowego dostawcy:

• Kategoria ID punktu końcowego: Kod KRS
• Schemat ID punktu końcowego: 0106

Przepisy podatkowe klienta:

• Kategoria numeru podatkowego: Numer VAT

ID punktu końcowego klienta:

• Kategoria ID punktu końcowego: Kod KRS (większość klientów to firmy)
• Schemat ID punktu końcowego: 0106

Zapisz: Kliknij Zastosuj

Wynik: Wszystkie faktury spełniają teraz standard XRechnung 3.0.

---

Ważne wskazówki

Wskazówka 1: Używaj standardowych kategorii

• IBAN dla numerów kont bankowych
• BIC dla kodów identyfikacyjnych banków
• Numer VAT dla identyfikacji podatkowej
• Kod KRS dla firm
• To najczęstsze i uniwersalne terminy

Wskazówka 2: Zapamiętaj Schemat-ID

• KRS/KVK = 0106 (firmy)
• OIN = 0190 (Rząd/inne systemy)
• To stałe kody, które zawsze wpisujesz tak samo

Wskazówka 3: Sprawdź własne dane

• Upewnij się, że masz poprawne KVK, VAT, IBAN i BIC
• Znajdują się one na wyciągach bankowych i oficjalnych dokumentach
• Jeden błąd może spowodować problemy z fakturami

Wskazówka 4: Klienci z różnymi kodami

• Większość klientów biznesowych: KRS/KVK (0106)
• Klienci rządowi: OIN (0190)
• Wybierz najczęstszy dla ustawienia standardowego

Wskazówka 5: Zrób to raz dobrze

• Te ustawienia musisz wypełnić tylko raz
• Stosują się do wszystkich faktur
• Poświęć czas, aby zrobić to poprawnie

Wskazówka 6: Zachowaj te dane

• Zanotuj, których Schemat-ID użyłeś
• Pomaga to, gdy masz później pytania
• Lub gdy musisz wyjaśnić to swojemu księgowemu

Często zadawane pytania

Pytanie: Jaka jest różnica między IBAN a BIC?

• IBAN: Twój numer konta bankowego (NL91INGB0123456789)
• BIC: Kod twojego banku (INGBNL2A dla ING)
• Oba są potrzebne do płatności międzynarodowych

Pytanie: Czy muszę to ustawiać dla każdej faktury?

• Nie, te ustawienia stosują się do wszystkich faktur
• Ustawiasz raz i działa zawsze
• Chyba że twoje dane się zmienią (inny bank itp.)

Pytanie: Co jeśli mój klient nie ma numeru KVK?

• Holenderskie firmy zawsze mają KVK
• Zagraniczne firmy mają inne numery
• Lub użyj OIN dla organizacji rządowych
• W razie wątpliwości: Zapytaj klienta

Pytanie: Czym dokładnie jest XRechnung 3.0?

• Europejski standard dla faktur elektronicznych
• Porównywalny ze standardowym formatem pliku
• Zapewnia, że systemy się rozumieją
• Obowiązkowy w coraz większej liczbie krajów UE

Pytanie: Czy Easyflor obsługuje też inne standardy?

• Obecnie tylko XRechnung 3.0
• W przyszłości możliwe więcej standardów
• W zależności od wymagań w innych krajach

Pytanie: Co jeśli popełnię błąd?

• Zawsze możesz dostosować ustawienia
• Wróć do Konfiguracji UBL
• Dostosuj nieprawidłowe pola
• Kliknij ponownie Zastosuj

Co robić w przypadku problemów?

Problem: Nie znam mojego numeru KVK/KRS

• Sprawdź swoje oficjalne dokumenty firmowe
• Zajrzyj na stronę swojego rejestru handlowego
• Lub zadzwoń do KvK: 088-585 22 22

Problem: Nie znam mojego numeru VAT

• Sprawdź swoje dokumenty deklaracji VAT
• Znajduje się na fakturach, które wcześniej wysłałeś
• Lub sprawdź u urzędu skarbowego

Problem: Nie znam mojego kodu BIC

• Sprawdź swoje wyciągi bankowe
• Zajrzyj na stronę swojego banku
• Lub zadzwoń do banku po kod BIC

Problem: Nie wiem, czy klient ma KVK czy OIN

• KVK: Dla normalnych firm
• OIN: Dla organizacji rządowych (gminy, ministerstwa itp.)
• Wątpliwości? Zapytaj klienta

Problem: Zapomniany Schemat-ID

• KRS/KVK = zawsze 0106
• OIN = zawsze 0190
• To stałe kody, które nigdy się nie zmieniają

Problem: Nie można zapisać

• Sprawdź, czy wszystkie wymagane pola są wypełnione
• Odśwież stronę i spróbuj ponownie
• Skontaktuj się z pomocą Easyflor

Podsumowanie

Konfigurację UBL ustawiasz, aby spełnić obowiązki cyfrowego fakturowania (standard XRechnung 3.0):

Kroki:

1. Przejdź do Faktury → (Inne) Konfiguracja UBL

Ustawienia dostawcy (twoja firma): 2. Możliwości płatności: Kategoria numeru konta = IBAN, Kategoria numeru oddziału = BIC 3. Przepisy podatkowe: Kategoria numeru podatkowego = Numer VAT 4. ID punktu końcowego: Kategoria = Kod KRS (lub OIN), Schemat = 0106 (dla KRS) lub 0190 (dla OIN)

Ustawienia klienta: 5. Przepisy podatkowe: Kategoria numeru podatkowego = Numer VAT 6. ID punktu końcowego: Kategoria = Kod KRS (lub OIN), Schemat = 0106 (dla KRS) lub 0190 (dla OIN)

Zakończenie: 7. Kliknij Zastosuj, aby wszystko zapisać

Dlaczego ważne:

• Obowiązkowe w niektórych krajach UE od 1 stycznia 2025
• XRechnung 3.0 to oficjalny standard dla faktur elektronicznych
• Zapewnia poprawne przetwarzanie w systemach finansowych
• Firmy i instytucje rządowe wymagają poprawnych faktur elektronicznych

Zapamiętaj:

• IBAN = numer konta bankowego, BIC = kod bankowy
• Numer VAT = identyfikacja podatkowa
• KRS/KVK = firmy (schemat 0106), OIN = rząd (schemat 0190)
• Jednorazowa konfiguracja, stosuje się do wszystkich faktur