Zmiana istniejących RMA

Wprowadzenie: Czym jest zmiana RMA?

Czasami utworzyłeś RMA (Return Merchandise Authorization), ale zawiera błąd. Na przykład: przypadkowo wpisałeś 50 sztuk zamiast 30. Chcesz to poprawić, ale nie jest to tak proste jak przy zwykłym zamówieniu. Istnieje specjalny sposób, aby to zrobić prawidłowo bez zaburzenia stanu magazynowego.

Uwaga: Ten przewodnik dotyczy zmiany istniejących RMA. Chcesz utworzyć nowe RMA? Skorzystaj z przewodnika „Tworzenie RMA".

Dlaczego trudno jest zmieniać RMA?

RMA nie można po prostu zmienić, ponieważ:

• Przy każdym RMA w tle automatycznie tworzona jest dystrybucja do odbiorcy odpadów
• Jeśli po prostu coś zmienisz, stan magazynowy przestanie się zgadzać
• System musi dokładnie śledzić, co zostało wyrzucone lub zwrócone
• Chcesz zapobiec przypadkowej sprzedaży produktów, które powinny być usunięte

Przykład: Tworzysz RMA na 100 róż, które są uszkodzone. System księguje te 100 róż do „Odpadów". Jeśli po prostu zmienisz to na 50, pozostałe 50 róż wróci do magazynu i może zostać przypadkowo sprzedanych (a są uszkodzone!).

Jak działa RMA w systemie?

Ważne informacje: Kiedy tworzysz RMA i klikasz „Odpis", dzieje się następująco:

• System tworzy dystrybucję do odbiorcy odpadów
• Na przykład: 100 sztuk RMA = 100 sztuk rozdzielonych do „Odpadów"
• Oznacza to, że 100 sztuk zostało usunięte z normalnego magazynu

Jak zmienić RMA?

Sytuacja 1: Chcesz zwiększyć ilość (więcej do wyrzucenia)

Przykład: Utworzyłeś RMA na 50 uszkodzonych róż, ale w rzeczywistości jest ich 70.

Prawidłowy sposób:

1. Utwórz nowe RMA na dodatkową ilość (w tym przypadku 20 sztuk więcej)
2. Przetwórz nowe RMA w taki sam sposób jak pierwsze
3. Gotowe! Stan magazynowy jest teraz prawidłowy

Dlaczego tak?

• Jeśli po prostu zwiększysz ilość w dystrybucji, produkty wrócą do magazynu
• Wtedy sprzedawca lub sklep internetowy może je przypadkowo sprzedać (a są uszkodzone!)
• Tworząc nowe RMA, wszystko pozostaje prawidłowo zarejestrowane

Sytuacja 2: Chcesz zmniejszyć ilość (mniej do wyrzucenia)

Przykład: Utworzyłeś RMA na 100 uszkodzonych róż, ale w rzeczywistości jest ich tylko 70. Chcesz zwrócić 30 róż do magazynu.

Co może się zdarzyć, jeśli po prostu to zmienisz:

• Otrzymasz komunikat o błędzie i nie uda się
• Lub: uda się, ale niewłaściwy towar zostanie usunięty z magazynu

Prawidłowy sposób:

Krok 1: Przejdź do odbiorcy odpadów

1. Przejdź do kafelka „Dystrybucja"
2. Przejdź do odbiorcy odpadów RMA (jest to specjalny klient, do którego trafiają wszystkie wyrzucone produkty)
3. Wybierz dzień zamówienia, w którym utworzono RMA

Krok 2: Usuń produkt z dystrybucji

1. Znajdź produkt, który chcesz dostosować
2. Usuń produkt z dystrybucji
3. Produkt jest teraz z powrotem w magazynie (wszystkie 100 sztuk jest ponownie dostępnych)

Krok 3: Dostosuj dystrybucję

1. Zmień teraz dystrybucję na prawidłową ilość (w tym przykładzie 70 sztuk)
2. Pozostałe 30 sztuk pozostaje w magazynie (bo nie były uszkodzone)

Krok 4: Ponownie rozdziel produkty do odpadów

1. Rozdziel 70 sztuk, które są uszkodzone, z powrotem do odbiorcy odpadów
2. Gotowe! Stan magazynowy jest teraz prawidłowy

Praktyczne przykłady

Przykład 1: Zwiększenie ilości

• Sytuacja: RMA na 50 uszkodzonych tulipanów, ale jest ich 80
• Rozwiązanie: Utwórz nowe RMA na 30 dodatkowych tulipanów
• Wynik: Łącznie 80 tulipanów jest teraz prawidłowo odpisanych

Przykład 2: Zmniejszenie ilości

• Sytuacja: RMA na 200 uszkodzonych róż, ale jest ich tylko 150
• Rozwiązanie:
  1. Przejdź do odbiorcy odpadów i usuń 200 róż z dystrybucji
  2. Ponownie rozdziel 150 róż do odpadów
  3. Pozostałe 50 róż pozostaje w magazynie
• Wynik: 150 róż odpisanych, 50 róż z powrotem w magazynie

Przykład 3: Niewłaściwy produkt

• Sytuacja: RMA na róże, ale powinny to być tulipany
• Rozwiązanie:
  1. Usuń róże z dystrybucji odpadów
  2. Róże są z powrotem w magazynie
  3. Utwórz nowe RMA na tulipany
• Wynik: Róże ponownie dostępne, tulipany prawidłowo odpisane

Dlaczego ten sposób jest ważny?

Jeśli zrobisz to prawidłowo:

• Stan magazynowy jest zawsze prawidłowy
• Uszkodzone produkty nie zostaną przypadkowo sprzedane klientom
• Administracja pozostaje uporządkowana i wiarygodna
• Oszczędzasz czas w dłuższej perspektywie
• Zapobiegasz nieporozumieniom przy sprzedaży i zakupach

Jeśli zrobisz to nieprawidłowo:

• Stan magazynowy nie odpowiada rzeczywistości
• Uszkodzone produkty mogą zostać przypadkowo sprzedane klientom
• Klienci otrzymują produkty złej jakości
• Administracja staje się chaotyczna
• Później musisz poświęcić dużo czasu na rozwiązywanie problemów z magazynem

Podsumowanie

Zmiana RMA odbywa się w specjalny sposób, aby utrzymać prawidłowy stan magazynowy:

• Zwiększenie ilości: Utwórz nowe RMA na dodatkową ilość (nie zmieniaj po prostu dystrybucji!)
• Zmniejszenie ilości: Najpierw usuń produkt z dystrybucji odpadów, następnie ponownie rozdziel prawidłową ilość, reszta pozostaje w magazynie
• Dlaczego tak skomplikowanie? Ponieważ system musi zapobiegać przypadkowej sprzedaży uszkodzonych produktów i utrzymywać stan magazynowy zawsze prawidłowy