VMP koppeling aanmaken en delen met debiteuren

Inleiding: Wat is een VMP koppeling?

Een VMP koppeling is een speciale verbinding tussen jouw Easyflor systeem en het systeem van je klant (debiteur). VMP staat voor "Veilingmanager Protocol" en zorgt ervoor dat je klant automatisch jouw voorraad en prijzen kan zien in hun eigen systeem. Ze kunnen dan direct vanuit hun eigen software bij jou bestellen zonder in te hoeven loggen op een website.

Waarom een VMP koppeling aanmaken?

Je wilt een VMP koppeling aanmaken omdat:

• Klanten direct vanuit hun eigen systeem kunnen bestellen (bijvoorbeeld Florisoft)
• Het bestellen sneller en makkelijker gaat voor klanten
• Er minder fouten ontstaan door automatische koppeling
• Klanten real-time je voorraad en prijzen zien
• Het professioneel is en tijd bespaart voor beide partijen
• Grote klanten dit vaak als voorwaarde stellen
• Bestellingen automatisch in Easyflor binnenkomen

Praktisch voorbeeld: Een bloemist heeft Florisoft als kassasysteem. Met VMP ziet hij in Florisoft meteen jouw voorraad en kan direct bestellen zonder naar je webshop te gaan.

Hoe maak je een VMP koppeling aan?

Dit gaat in drie delen: VMP gebruiker aanmaken, gegevens delen met klant, en extra instellingen configureren.

---

Deel 1: VMP gebruiker aanmaken

Stap 1: Naar de debiteur

Organisatie tegel openen

1. Ga naar de tegel "Organisatie"
2. Je ziet nu een lijst met alle debiteuren (klanten)

Debiteur selecteren

1. Zoek de debiteur waarvoor je een VMP wilt aanmaken
2. Klik op de debiteur om deze te openen
3. Je ziet nu alle informatie over deze klant

---

Stap 2: Contactpersoon aanmaken of selecteren

Nu moet er een contactpersoon zijn waaraan je de VMP koppelt.

Nieuwe contactpersoon aanmaken (indien nodig)

Als er nog geen contactpersoon is, of je wilt een aparte contactpersoon voor VMP:

1. Klik op "Contactpersoon"
2. Klik op "Nieuw" of het "+" icoontje

Gegevens invullen:

Achternaam (verplicht):

• Dit is het enige veld dat je moet invullen
• Vul de echte achternaam in als je die weet
• Weet je de achternaam niet? Vul dan bijvoorbeeld "Algemeen" of "VMP gebruiker" in
• Dit is alleen voor identificatie in je systeem

Andere velden:

• Voornaam, email, telefoon zijn optioneel
• Vul in als je het weet, anders laat leeg

Opslaan

1. Klik op "Opslaan"
2. De contactpersoon is nu aangemaakt

Bestaande contactpersoon gebruiken

Als er al een contactpersoon bestaat:

1. Selecteer de juiste contactpersoon uit de lijst
2. Je kunt deze gebruiken voor de VMP

---

Stap 3: VMP gebruiker aanmaken

Nu maak je de daadwerkelijke VMP gebruiker aan.

Shop gebruiker menu openen

1. Zorg dat je de contactpersoon hebt geselecteerd
2. Klik op "Shop gebruikers"
3. Klik op "Nieuw" of het "+" icoontje

Gebruikersnaam kiezen

Belangrijk:

1. Kies een herkenbare gebruikersnaam
2. Bijvoorbeeld: "ChantalDuPrie" of "BloemistJansen"
3. Schrijf deze op! Je hebt hem straks nodig om door te geven
4. Gebruik geen spaties of speciale tekens
5. Hoofdletters en kleine letters mogen

Tips voor gebruikersnamen:

• Gebruik naam + bedrijf: "JanFlora"
• Of bedrijfsnaam: "BloemwinkelAmsterdam"
• Of functie: "InkoopVanDijk"
• Houd het kort en duidelijk

---

Wachtwoord instellen

Belangrijk:

1. Voer een wachtwoord in
2. Voer het nogmaals in (ter controle)
3. Beide moeten exact hetzelfde zijn
4. Schrijf dit wachtwoord op!

⚠️ WAARSCHUWING:

• Easyflor onthoudt wachtwoorden NIET
• Als je het wachtwoord vergeet, kun je het NIET terugvinden
• Dan moet je een nieuw wachtwoord aanmaken
• Bewaar het wachtwoord daarom goed (bijvoorbeeld in een wachtwoordmanager)

Tips voor wachtwoorden:

• Maak het sterk genoeg (minimaal 8 tekens)
• Gebruik letters en cijfers
• Noteer het direct in een veilige plek
• Deel het alleen met de klant via veilige weg (telefoon, niet via email)

---

Opslaan

1. Controleer of gebruikersnaam en wachtwoord correct zijn ingevuld
2. Klik op "Opslaan"
3. De VMP gebruiker is nu aangemaakt

Klaar met deel 1! De basis VMP is nu gemaakt.

---

Deel 2: VMP gegevens delen met klant

Nu moet je de klant de inloggegevens geven zodat ze de VMP koppeling kunnen instellen in hun systeem.

Stap 1: Gebruikersnaam opmaken

Let op het formaat!

De gebruikersnaam die je doorgeeft is NIET alleen de naam die je hebt gekozen, maar een combinatie:

Formaat: JouwBedrijfsnaam/GebruikersNaam

Voorbeeld:

• Je bedrijfsnaam in Easyflor: BloemGroothandel
• Gekozen gebruikersnaam: ChantalDuPrie
• Wat je doorgeeft aan klant: BloemGroothandel/ChantalDuPrie

Een ander voorbeeld:

• Je bedrijfsnaam: JansenFlora
• Gekozen gebruikersnaam: KlantVMP
• Wat je doorgeeft: JansenFlora/KlantVMP

Waar vind ik mijn bedrijfsnaam?

De bedrijfsnaam staat op het tabblad van je browser als je Easyflor open hebt. Bijvoorbeeld als je tabblad heet "BloemGroothandel - Easyflor", dan is BloemGroothandel je bedrijfsnaam.

Belangrijk:

• De "/" (slash) moet ertussen
• Neem de bedrijfsnaam exact over zoals die op het tabblad staat
• Hoofdletters en kleine letters moeten exact kloppen
• Geen spaties

---

Stap 2: URL kiezen

De URL is het webadres dat de klant moet gebruiken om verbinding te maken.

Standaard URL (voor meeste klanten): https://server-vmp.easyflor.eu/VMP0p7.svc

Speciale URL voor Florisoft gebruikers: https://server-vmp.easyflor.eu/VMP0p9.svc

Hoe weet je welke URL?

• Vraag de klant welk systeem ze gebruiken
• Florisoft: Gebruik VMP0p9.svc
• Andere systemen (FloraHolland, eigen systeem, etc.): Gebruik VMP0p7.svc
• Bij twijfel: Vraag het aan de klant of gebruik VMP0p7.svc

---

Stap 3: Gegevens doorgeven aan klant

Wat je moet doorgeven:

Stuur de klant de volgende informatie: VMP Inloggegevens:

Gebruikersnaam: [JouwBedrijf]/[GebruikersNaam] Wachtwoord: [hetgekozen wachtwoord] URL: https://server-vmp.easyflor.eu/VMP0p7.svc (of VMP0p9.svc voor Florisoft)

Voorbeeld bericht aan klant: Beste [Klantnaam], Hierbij de gegevens voor de VMP koppeling: Gebruikersnaam: BloemGroothandel/ChantalDuPrie Wachtwoord: [wachtwoord] URL: https://server-vmp.easyflor.eu/VMP0p7.svc Met vriendelijke groet, [Jouw naam]

Veiligheid:

• Stuur het wachtwoord NIET via email (onveilig)
• Bel het wachtwoord door per telefoon
• Of gebruik een veilige berichtenapp
• Of stuur het wachtwoord in een apart bericht

---

Deel 3: Extra instellingen (optioneel maar belangrijk)

Er zijn nog enkele extra instellingen die je waarschijnlijk wilt configureren.

---

Instelling 1: Lijstgroepen koppelen (VERPLICHT voor zichtbaarheid)

Waarom belangrijk?

• Zonder lijstgroepen ziet de klant GEEN producten!
• Je bepaalt welke producten de klant mag zien via lijstgroepen

Lijstgroepen instellen

1. Ga terug naar de VMP gebruiker die je hebt aangemaakt
2. Zoek het veld "Lijstgroepen" of "Productgroepen"
3. Selecteer welke lijstgroepen deze klant mag zien

Voorbeelden:

• Alle producten: Selecteer alle lijstgroepen
• Alleen rozen en tulpen: Selecteer alleen die lijstgroepen
• Alleen aanbiedingen: Selecteer alleen "Aanbiedingen" lijstgroep

Let op: Zonder lijstgroepen ziet de klant niets in de VMP!

---

Instelling 2: EKT verzenden (optioneel)

Wat zijn EKT's?

• EKT = Elektronische Koop Transactie
• Dit zijn digitale aankoopbevestigingen
• Vergelijkbaar met een orderbevestiging per email

Wanneer EKT instellen? Als de klant EKT's wil ontvangen van hun VMP bestellingen

EKT aanzetten

1. Bij de VMP gebruiker
2. Zoek het vinkje "Zend EKT"
3. Vink dit aan als de klant EKT's wil ontvangen
4. Laat het uit als ze geen EKT's willen

---

Instelling 3: EKT voor eigen voorraad (extra optioneel)

Wanneer nodig? Als de VMP gebruiker ook EKT's moet krijgen van producten uit hun eigen voorraad (niet alleen aankopen via VMP)

Instellen

1. Ga naar "Configuratie" → "Verdeling"
2. Zoek bij instellingen:
   • "Gebruik EKT" → Aanzetten
   • "EKT automatisch verzenden" → Aanzetten
3. Opslaan

Let op: Dit is alleen nodig in specifieke situaties, meestal niet standaard.

---

Instelling 4: Directe doorverdeling met Zetel/Plaatnummer (optioneel)

Wanneer nodig? Als aankopen van de debiteur via VMP automatisch moeten worden doorverdeeld naar hun klok locatie

Wat zijn Zetel en Plaatnummer?

• Dit zijn codes van de veiling/klok
• Zetel = de locatie op de veiling
• Plaatnummer = het specifieke nummer

Instellen

1. Ga naar de VMP gebruiker
2. Klik op "EKT adressen"
3. Selecteer of maak een nieuw EKT adres
4. Vul de gegevens in:
   • Zetel: Het zetelnummer
   • Plaatnummer: Het plaatnummer
5. Opslaan

Let op: Je hebt deze informatie nodig van de klant zelf. Vraag het aan ze als deze functie nodig is.

---

Praktische voorbeelden

Voorbeeld 1: Standaard VMP voor bloemist met Florisoft

• Klant: Bloemisterij "De Roos", gebruikt Florisoft
• Actie:
  1. Organisatie → Selecteer "De Roos"
  2. Contactpersoon "Algemeen" aanmaken
  3. VMP gebruiker "DeRoosVMP", wachtwoord kiezen
  4. Doorgeven: "BloemGroothandel/DeRoosVMP", wachtwoord, URL: VMP0p9.svc (Florisoft!)
  5. Lijstgroepen: Alle producten
  6. Zend EKT: Aan
• Resultaat: Klant kan via Florisoft direct bestellen

Voorbeeld 2: VMP met beperkt assortiment

• Klant: Groothandel, mag alleen aanbiedingen zien
• Actie:
  1. VMP aanmaken zoals normaal
  2. Lijstgroepen: Alleen "Aanbiedingen" selecteren
  3. Rest standaard
• Resultaat: Klant ziet alleen aanbiedingen via VMP

Voorbeeld 3: Wachtwoord vergeten

• Probleem: Klant belt, wachtwoord kwijt
• Oplossing:
  1. Ga naar VMP gebruiker
  2. Maak NIEUW wachtwoord aan
  3. Noteer dit goed
  4. Geef nieuw wachtwoord door aan klant
  5. Gebruikersnaam en URL blijven hetzelfde
• Resultaat: Klant kan weer inloggen

Voorbeeld 4: Verkeerde URL gebruikt

• Probleem: Florisoft klant krijgt geen verbinding
• Check: Welke URL hebben ze?
• Oplossing:
  1. Als ze VMP0p7.svc gebruiken: Verander naar VMP0p9.svc
  2. Geef nieuwe URL door
  3. Klant past URL aan in Florisoft
• Resultaat: Verbinding werkt nu wel

---

Belangrijke tips

Tip 1: Noteer alles direct

• Schrijf gebruikersnaam en wachtwoord op zodra je ze maakt
• In een veilig document of wachtwoordmanager
• Easyflor kan het niet terugvinden voor je

Tip 2: Test de verbinding

• Vraag de klant om te testen na het instellen
• Kunnen ze inloggen?
• Zien ze producten?
• Lost eventuele problemen meteen op

Tip 3: Lijstgroepen niet vergeten

• Belangrijkste instelling!
• Zonder lijstgroepen ziet klant niets
• Check dit altijd na aanmaken

Tip 4: Juiste URL voor Florisoft

• Florisoft = VMP0p9.svc
• Andere systemen = VMP0p7.svc
• Vraag altijd welk systeem de klant gebruikt

Tip 5: Veilig wachtwoord delen

• NOOIT per email
• Bel het door of gebruik veilige chat
• Overweeg sterk wachtwoord te eisen

Tip 6: Documenteer per klant

• Noteer in een document welke klant welke VMP heeft
• Met gebruikersnaam (niet wachtwoord!)
• Handig bij vragen of problemen

Veelvoorkomende vragen

Vraag: Kan een klant meerdere VMP's hebben?

• Ja, je kunt meerdere VMP gebruikers aanmaken
• Bijvoorbeeld voor verschillende medewerkers
• Of verschillende afdelingen

Vraag: Wat als de klant het wachtwoord vergeet?

• Je kunt het NIET terugvinden in Easyflor
• Maak een nieuw wachtwoord aan
• Geef dit door aan de klant
• Gebruikersnaam blijft hetzelfde

Vraag: Hoeveel VMP koppelingen kan ik aanmaken?

• Onbeperkt
• Voor elke klant die het wil
• Geen extra kosten per VMP

Vraag: Ziet de klant meteen alle updates?

• Ja, VMP is real-time
• Nieuwe voorraad is direct zichtbaar
• Prijswijzigingen ook direct

Vraag: Kan ik een VMP later weer verwijderen?

• Ja, delete de VMP gebruiker
• De klant kan dan niet meer inloggen
• Doe dit alleen als de samenwerking stopt

Vraag: Waarom ziet de klant geen producten?

• Meest voorkomende oorzaak: Geen lijstgroepen gekoppeld
• Controleer of lijstgroepen zijn ingesteld
• Of check of producten in die lijstgroepen zitten

Wat te doen bij problemen?

Probleem: Klant kan niet inloggen

• Check gebruikersnaam formaat: Bedrijf/Gebruiker
• Check of wachtwoord correct is (hoofdlettergevoelig!)
• Check of juiste URL wordt gebruikt (VMP0p7 vs VMP0p9)
• Maak eventueel nieuw wachtwoord aan

Probleem: Klant ziet geen producten

• Controleer of lijstgroepen zijn gekoppeld aan VMP gebruiker
• Check of er producten in die lijstgroepen zitten
• Ververs de VMP verbinding bij de klant

Probleem: Verkeerde URL gebruikt

• Florisoft klanten moeten VMP0p9.svc gebruiken
• Andere systemen gebruiken VMP0p7.svc
• Geef klant de juiste URL door

Probleem: EKT's komen niet aan

• Check of "Zend EKT" aan staat bij VMP gebruiker
• Controleer email adres van contactpersoon
• Check spam folder bij klant

Probleem: Wachtwoord vergeten

• Kan NIET worden teruggevonden
• Maak nieuw wachtwoord aan bij VMP gebruiker
• Geef dit veilig door aan klant
• Noteer het deze keer wel!

Samenvatting

VMP koppeling aanmaken en delen met klanten doe je in drie delen:

Deel 1 - VMP gebruiker aanmaken:

1. Ga naar Organisatie → selecteer debiteur
2. Selecteer contactpersoon (of maak nieuwe aan met minimaal achternaam, bijvoorbeeld "Algemeen")
3. Bij contactpersoon → Shop gebruikers → Nieuw
4. Kies gebruikersnaam en wachtwoord (tweemaal invullen) → Opslaan
5. Let op: Wachtwoorden worden NIET bewaard, noteer ze direct!

Deel 2 - Gegevens doorgeven aan klant:

1. Gebruikersnaam in formaat: JouwBedrijf/GebruikersNaam (bijvoorbeeld: BloemGroothandel/ChantalDuPrie)
2. Wachtwoord (veilig doorgeven, niet per email!)
3. URL: https://server-vmp.easyflor.eu/VMP0p7.svc (standaard) of VMP0p9.svc (voor Florisoft gebruikers)

Deel 3 - Extra instellingen:

1. Lijstgroepen koppelen (VERPLICHT!): Anders ziet klant geen producten
2. Zend EKT (optioneel): Vink aan als klant EKT's wil ontvangen van VMP bestellingen
3. EKT eigen voorraad (optioneel): Via Configuratie → Verdeling → "Gebruik EKT" en "EKT automatisch verzenden"
4. Zetel/Plaatnummer (optioneel): Voor automatische doorverdeling naar klok, invullen bij EKT adressen

Waarom belangrijk:

• Klanten kunnen direct vanuit hun eigen systeem bestellen
• Real-time voorraad en prijzen zichtbaar
• Sneller en minder fouten
• Professionele samenwerking met grote klanten

Onthoud: Noteer gebruikersnaam en wachtwoord direct - deze kunnen niet worden teruggevonden!