¿Cómo configurar números de factura para un nuevo año fiscal en Easyflor?

¿Qué son los números de factura?

Cada factura que envías recibe un número único. Este número a menudo consiste en el año y un número secuencial (por ejemplo D2023000105). Puedes configurar tú mismo cómo se ven estos números y dónde comienzan.

¿Por qué hay que configurar los números de factura?

• Nuevo año fiscal: Cada año a menudo quieres empezar a numerar de nuevo
• Claridad: Ves inmediatamente en qué año se creó una factura
• Administración: Tu contable necesita una estructura clara
• Requisito legal: Las facturas deben tener números únicos y consecutivos
• Evitar errores: Evitas números de factura duplicados

¿Cómo funciona un número de factura?

Un número de factura consta de diferentes partes:

Ejemplo: D2023000105

• D = Esta es una letra que Easyflor añade automáticamente (D = Factura de débito, C = Factura de crédito)
• 2023 = El número de prefijo (normalmente el año)
• 000105 = El número secuencial (con ceros delante para completar la longitud)

¿Cómo se configuran los números de factura?

Paso 1: Ir a administración

1. Haz clic en «Organización»
2. Haz clic en «Administración»
3. Selecciona la administración para la que quieres configurar números de factura

Paso 2: Ir a números de factura

1. Haz clic en «General»
2. Haz clic en «Números de factura»

Paso 3: Completar la configuración

Debes completar cuatro cosas:

1. Fecha desde

• Esta es la fecha en que entran en vigor estos números de factura
• Normalmente el 1 de enero del nuevo año

Ejemplo:

• Para el año 2025: introduce 1-1-2025

2. Número de prefijo

• Esto siempre va al principio de tu número de factura
• Normalmente usas el año

Ejemplo:

• Para 2025: introduce 2025
• Para 2026: introduce 2026

3. Longitud

• Esto determina cuántos dígitos van después del número de prefijo
• Incluyendo los ceros al principio

Ejemplo:

• Longitud 6 significa: 6 dígitos después del número de prefijo
• El número 105 se convierte en: 000105 (con tres ceros delante)
• El número 12345 se convierte en: 012345 (con un cero delante)

4. Número

• Este es el número inicial de tus facturas
• Normalmente empiezas en 1, pero también puedes empezar con un número más alto

Ejemplo:

• Si quieres continuar en la factura 105: introduce 105
• Si quieres empezar completamente de nuevo: introduce 1

Paso 4: Guardar

¡Haz clic en «Guardar» y tu configuración está activa!

Ejemplo completo

Supón que quieres lo siguiente:

• El nuevo año 2025 comienza el 1 de enero
• Los números de factura deben empezar con 2025
• Quieres 6 dígitos después del año
• Empiezas en el número 1

Entonces completas:

• Fecha desde: 1-1-2025
• Número de prefijo: 2025
• Longitud: 6
• Número: 1

Resultado:

• La primera factura se convierte en: D2025000001
• La segunda factura se convierte en: D2025000002
• La centésima factura se convierte en: D2025000100
• La milésima factura se convierte en: D2025001000

Ejemplo del manual

Configuración:

• Fecha desde: 1-1-2023
• Número de prefijo: 2023
• Longitud: 6
• Número: 105

Resultado:

• La primera factura de débito el 1-1-2023 se convierte en: D2023000105

Consejos importantes

Consejo 1: Planifica con antelación

• Configura los números de factura para un nuevo año antes de que comience el año
• Así evitas problemas el primer día laborable del año

Consejo 2: Elige la longitud con sensatez

• Longitud 6 es normalmente suficiente (hasta 999.999 facturas por año)
• ¿Demasiado corto? Entonces no podrás incluir todas las facturas
• ¿Demasiado largo? Entonces obtienes números innecesariamente largos

Consejo 3: No siempre empieces en 1

• Algunas empresas empiezan en 100 o 1000
• Esto da una impresión más profesional (parece que ya has enviado más facturas)

Consejo 4: Pruébalo siempre

• Crea una factura de prueba para verificar si el número se ve bien
• Así evitas sorpresas

Errores comunes

Error 1: Fecha incorrecta

• Si pones «Fecha desde» en 1-1-2025, pero todavía es 2024, Easyflor sigue usando los números antiguos
• ¡Asegúrate de que la fecha es correcta!

Error 2: Longitud demasiado corta

• Con longitud 4 solo puedes llegar hasta 9999 facturas por año
• ¿Esperas más facturas? Elige longitud 5 o 6

Error 3: Olvidar ajustar el número inicial

• Si el año pasado terminaste en 500 y quieres continuar este año, debes introducir 501
• ¿Quieres empezar de nuevo? Entonces introduce 1

Resumen: Lista de verificación rápida

Para el nuevo año fiscal:

• Ve a Organización → Administración → [Tu administración]
• Haz clic en Números de factura
• Completa Fecha desde (por ejemplo 1-1-2025)
• Completa Número de prefijo (por ejemplo 2025)
• Elige Longitud (normalmente 6)
• Elige Número donde quieres empezar (normalmente 1)
• Haz clic en Guardar
• ¡Prueba con una factura de prueba!

¡Ahora estás listo para el nuevo año! 🎉