Comment configurer les numéros de facture pour un nouvel exercice dans Easyflor ?

Que sont les numéros de facture ?

Chaque facture que vous envoyez reçoit un numéro unique. Ce numéro se compose souvent de l'année et d'un numéro séquentiel (par exemple D2023000105). Vous pouvez définir vous-même à quoi ressemblent ces numéros et où ils commencent.

Pourquoi devez-vous configurer les numéros de facture ?

• Nouvel exercice : Chaque année, vous voulez souvent recommencer la numérotation
• Vue d'ensemble : Vous voyez immédiatement en quelle année une facture a été créée
• Administration : Votre comptable a besoin d'une structure claire
• Exigence légale : Les factures doivent avoir des numéros uniques et consécutifs
• Éviter les erreurs : Vous évitez les numéros de facture en double

Comment fonctionne un numéro de facture ?

Un numéro de facture se compose de différentes parties :

**Exemple 😗* D2023000105

• D = C'est une lettre qu'Easyflor ajoute automatiquement (D = Facture débit, C = Facture crédit)
• 2023 = Le numéro préfixe (généralement l'année)
• 000105 = Le numéro séquentiel (avec des zéros devant pour compléter la longueur)

Comment configurer les numéros de facture ?

Étape 1 : Allez dans administration

1. Cliquez sur "Organisation"
2. Cliquez sur "Administration"
3. Sélectionnez l'administration pour laquelle vous voulez configurer les numéros de facture

Étape 2 : Allez dans numéros de facture

1. Cliquez sur "Général"
2. Cliquez sur "Numéros de facture"

Étape 3 : Remplissez les paramètres

Vous devez remplir quatre choses :

1. Date de

• C'est la date à laquelle ces numéros de facture entrent en vigueur
• Généralement le 1er janvier de la nouvelle année

**Exemple 😗*

• Pour l'année 2025 : remplissez 1-1-2025

2. Numéro préfixe

• Cela se trouve toujours au début de votre numéro de facture
• Généralement vous utilisez l'année

**Exemple 😗*

• Pour 2025 : remplissez 2025
• Pour 2026 : remplissez 2026

3. Longueur

• Cela détermine combien de chiffres viennent après le numéro préfixe
• Y compris les zéros au début

**Exemple 😗*

• Longueur 6 signifie : 6 chiffres après le numéro préfixe
• Le numéro 105 devient alors : 000105 (avec trois zéros devant)
• Le numéro 12345 devient alors : 012345 (avec un zéro devant)

4. Numéro

• C'est le numéro de départ de vos factures
• Généralement vous commencez à 1, mais vous pouvez aussi commencer à un numéro plus élevé

**Exemple 😗*

• Si vous voulez continuer à la facture 105 : remplissez 105
• Si vous voulez recommencer complètement : remplissez 1

Étape 4 : Enregistrez

Cliquez sur "Enregistrer" et vos paramètres sont actifs !

Exemple complet

**Supposons que vous voulez ceci 😗*

• La nouvelle année 2025 commence le 1er janvier
• Les numéros de facture doivent commencer par 2025
• Vous voulez 6 chiffres après l'année
• Vous commencez au numéro 1

**Alors vous remplissez 😗*

• **Date de 😗* 1-1-2025
• **Numéro préfixe 😗* 2025
• **Longueur 😗* 6
• **Numéro 😗* 1

**Résultat 😗*

• La première facture devient : D2025000001
• La deuxième facture devient : D2025000002
• La centième facture devient : D2025000100
• La millième facture devient : D2025001000

Exemple du guide

**Paramètres 😗*

• **Date de 😗* 1-1-2023
• **Numéro préfixe 😗* 2023
• **Longueur 😗* 6
• **Numéro 😗* 105

**Résultat 😗*

• La première facture débit au 1-1-2023 devient : D2023000105

Conseils importants

Conseil 1 : Planifiez à l'avance

• Configurez les numéros de facture pour une nouvelle année avant que l'année ne commence
• Vous évitez ainsi les problèmes le premier jour ouvrable de l'année

Conseil 2 : Choisissez la longueur judicieusement

• La longueur 6 est généralement suffisante (jusqu'à 999 999 factures par an)
• Trop court ? Alors vous ne pouvez pas avoir toutes les factures
• Trop long ? Alors vous obtenez des numéros inutilement longs

Conseil 3 : Ne commencez pas toujours à 1

• Certaines entreprises commencent à 100 ou 1000
• Cela donne une impression plus professionnelle (il semble que vous avez déjà envoyé plus de factures)

Conseil 4 : Testez toujours

• Créez une facture de test pour vérifier si le numéro a bonne apparence
• Vous évitez ainsi les surprises

Erreurs courantes

Erreur 1 : Mauvaise date

• Si vous mettez "Date de" au 1-1-2025, mais qu'on est encore en 2024, Easyflor utilise encore les anciens numéros
• Assurez-vous que la date est correcte !

Erreur 2 : Longueur trop courte

• Avec longueur 4, vous ne pouvez avoir que 9999 factures par an
• Vous attendez plus de factures ? Choisissez longueur 5 ou 6

Erreur 3 : Oublier d'ajuster le numéro de départ

• Si vous en êtes resté à 500 l'année dernière et voulez continuer cette année, vous devez entrer 501
• Vous voulez recommencer ? Entrez alors 1

Résumé : Liste de contrôle rapide

**Pour le nouvel exercice 😗*

• Allez dans Organisation → Administration → [Votre administration]
• Cliquez sur Numéros de facture
• Remplissez Date de (par exemple 1-1-2025)
• Remplissez Numéro préfixe (par exemple 2025)
• Choisissez Longueur (généralement 6)
• Choisissez Numéro où vous voulez commencer (généralement 1)
• Cliquez sur Enregistrer
• Testez avec une facture d'essai !

Maintenant vous êtes prêt pour la nouvelle année ! 🎉