Jak utworzyć osobę kontaktową w Easyflor?

Czym jest osoba kontaktowa?

Osoba kontaktowa to ktoś u klienta (dłużnika), do kogo możesz wysyłać e-maile. Może to być na przykład kupiec, pracownik finansowy lub właściciel firmy.

Dlaczego potrzebujesz osób kontaktowych?

• Nie możesz wysyłać e-maili do klientów bez osoby kontaktowej
• Każdy klient potrzebuje co najmniej jednej osoby kontaktowej
• Możesz utworzyć wiele osób kontaktowych dla jednego klienta (na przykład jedną dla faktur i jedną dla zamówień)
• Konta sklepu internetowego są tworzone dla osoby kontaktowej, nie dla klienta
• Możesz ustawić, jakie e-maile otrzymuje każda osoba kontaktowa (faktury, potwierdzenia zamówień lub oba)

Kiedy potrzebujesz wielu osób kontaktowych?

Przykłady:

• Osoba kontaktowa 1: Kupiec, który chce otrzymywać potwierdzenia zamówień
• Osoba kontaktowa 2: Księgowy, który chce otrzymywać tylko faktury
• Osoba kontaktowa 3: Właściciel, który chce otrzymywać wszystko

Jak utworzyć osobę kontaktową?

Krok 1: Przejdź do dłużnika

1. Kliknij "Organizacja"
2. Kliknij "Ogólne"
3. Kliknij "Dłużnicy"
4. Wybierz klienta (dłużnika), dla którego chcesz utworzyć osobę kontaktową

Krok 2: Utwórz nową osobę kontaktową

1. Kliknij "Kontakt"
2. Kliknij "Osoby kontaktowe"
3. Kliknij "+Nowy"

Krok 3: Wypełnij dane

Pole obowiązkowe:

• Nazwisko: To jedyne pole, które MUSISZ wypełnić
  • Nie masz konkretnej osoby? Wpisz na przykład "Ogólne" lub "Administracja finansowa"

Pola opcjonalne:

• Imię
• Adres e-mail (ważne dla wysyłania e-maili!)
• Numer telefonu
• Inne dane kontaktowe

Krok 4: Ustaw, co ta osoba kontaktowa może otrzymywać

To ważne ustawienie! Przewiń w dół w menu do "Domyślnie dla".

Tutaj możesz wybrać, co ta osoba kontaktowa automatycznie otrzymuje:

Opcje:

• Potwierdzenie zamówienia: Ta osoba otrzymuje potwierdzenia zamówień
• Faktura: Ta osoba otrzymuje faktury
• Potwierdzenie zamówienia I Faktura: Ta osoba otrzymuje oba
• Nic nie zaznaczaj: Ta osoba nie otrzymuje automatycznych e-maili

Przykłady:

• Kupiec → Zaznacz: "Potwierdzenie zamówienia"
• Księgowy → Zaznacz: "Faktura"
• Właściciel → Zaznacz: "Potwierdzenie zamówienia" I "Faktura"
• Osoba kontaktowa, która tylko dzwoni → Nic nie zaznaczaj

Krok 5: Zapisz

Kliknij "Zapisz", aby utworzyć osobę kontaktową.

Ważne wskazówki

Wskazówka 1: Zawsze co najmniej jedna osoba kontaktowa

Każdy dłużnik musi mieć co najmniej jedną osobę kontaktową, w przeciwnym razie nie możesz wysyłać e-maili!

Wskazówka 2: Używaj jasnych nazw

Jeśli nie masz konkretnej osoby, użyj nazw takich jak:

• "Ogólne"
• "Administracja finansowa"
• "Dział zakupów"
• "Recepcja"

Wskazówka 3: Możliwe wiele adresów e-mail

Możesz utworzyć wiele osób kontaktowych z różnymi adresami e-mail. W ten sposób wiele osób może otrzymywać te same informacje.

Wskazówka 4: Konta sklepu internetowego

Chcesz, aby klient mógł się zalogować do sklepu internetowego? Musisz utworzyć konto sklepu internetowego dla tej konkretnej osoby kontaktowej (nie dla całego dłużnika).

Podsumowanie: Szybka lista kontrolna

Dla każdej osoby kontaktowej:

• Nazwisko wypełnione (obowiązkowe)
• Adres e-mail dodany (jeśli chcesz wysyłać e-maile)
• "Domyślnie dla" ustawione (potwierdzenie zamówienia, faktura lub oba)
• Osoba kontaktowa zapisana

Pamiętaj:

• Każdy dłużnik potrzebuje co najmniej 1 osoby kontaktowej
• Możesz utworzyć wiele osób kontaktowych dla dłużnika
• Konta sklepu internetowego są dla osoby kontaktowej, nie dla dłużnika
• Ustawienie "Domyślnie dla" określa, jakie e-maile są wysyłane