Jak ustawić numery faktur na nowy rok obrachunkowy w Easyflor?

Czym są numery faktur?

Każda wysyłana faktura otrzymuje unikalny numer. Numer ten często składa się z roku i numeru kolejnego (na przykład D2023000105). Możesz sam ustawić, jak te numery wyglądają i od czego zaczynają.

Dlaczego musisz ustawić numery faktur?

• Nowy rok obrachunkowy: Co roku często chcesz zacząć numerację od nowa
• Przegląd: Od razu widzisz, w którym roku została wystawiona faktura
• Administracja: Twój księgowy potrzebuje jasnej struktury
• Wymóg prawny: Faktury muszą mieć unikalne, kolejne numery
• Zapobieganie błędom: Unikasz podwójnych numerów faktur

Jak działa numer faktury?

Numer faktury składa się z różnych części:

Przykład: D2023000105

• D = To litera, którą Easyflor dodaje automatycznie (D = Faktura debetowa, C = Faktura kredytowa)
• 2023 = Numer początkowy (zwykle rok)
• 000105 = Numer kolejny (z zerami na początku dla zachowania długości)

Jak ustawić numery faktur?

Krok 1: Przejdź do administracji

1. Kliknij "Organizacja"
2. Kliknij "Administracja"
3. Wybierz administrację, dla której chcesz ustawić numery faktur

Krok 2: Przejdź do numerów faktur

1. Kliknij "Ogólne"
2. Kliknij "Numery faktur"

Krok 3: Wypełnij ustawienia

Musisz wypełnić cztery rzeczy:

1. Data od

• To data, od której obowiązują te numery faktur
• Zwykle 1 stycznia nowego roku

Przykład:

• Dla roku 2025: wpisz 1-1-2025

2. Numer początkowy

• Zawsze znajduje się na początku numeru faktury
• Zwykle używasz roku

Przykład:

• Dla 2025: wpisz 2025
• Dla 2026: wpisz 2026

3. Długość

• Określa, ile cyfr pojawia się po numerze początkowym
• Włącznie z zerami na początku

Przykład:

• Długość 6 oznacza: 6 cyfr po numerze początkowym
• Numer 105 staje się: 000105 (z trzema zerami na początku)
• Numer 12345 staje się: 012345 (z jednym zerem na początku)

4. Numer

• To numer startowy twoich faktur
• Zwykle zaczynasz od 1, ale możesz też zacząć od wyższego numeru

Przykład:

• Jeśli chcesz kontynuować od faktury 105: wpisz 105
• Jeśli chcesz zacząć całkowicie od nowa: wpisz 1

Krok 4: Zapisz

Kliknij "Zapisz" i twoje ustawienia są aktywne!

Kompletny przykład

Załóżmy, że chcesz:

• Nowy rok 2025 zaczyna się 1 stycznia
• Numery faktur mają zaczynać się od 2025
• Chcesz 6 cyfr po roku
• Zaczynasz od numeru 1

Wtedy wpisujesz:

• Data od: 1-1-2025
• Numer początkowy: 2025
• Długość: 6
• Numer: 1

Wynik:

• Pierwsza faktura będzie: D2025000001
• Druga faktura będzie: D2025000002
• Setna faktura będzie: D2025000100
• Tysięczna faktura będzie: D2025001000

Przykład z instrukcji

Ustawienia:

• Data od: 1-1-2023
• Numer początkowy: 2023
• Długość: 6
• Numer: 105

Wynik:

• Pierwsza faktura debetowa z 1-1-2023 będzie: D2023000105

Ważne wskazówki

Wskazówka 1: Planuj z wyprzedzeniem

• Ustaw numery faktur na nowy rok przed jego rozpoczęciem
• Dzięki temu unikniesz problemów pierwszego dnia roboczego roku

Wskazówka 2: Wybierz mądrze długość

• Długość 6 jest zwykle wystarczająca (do 999 999 faktur rocznie)
• Za krótka? Nie zmieścisz wszystkich faktur
• Za długa? Otrzymasz niepotrzebnie długie numery

Wskazówka 3: Nie zawsze zaczynaj od 1

• Niektóre firmy zaczynają od 100 lub 1000
• To daje bardziej profesjonalne wrażenie (wygląda, jakbyś już wysłał więcej faktur)

Wskazówka 4: Zawsze testuj

• Utwórz testową fakturę, aby sprawdzić, czy numer wygląda dobrze
• Dzięki temu unikniesz niespodzianek

Często popełniane błędy

Błąd 1: Nieprawidłowa data

• Jeśli ustawisz "Data od" na 1-1-2025, ale jest jeszcze 2024, Easyflor używa starych numerów
• Upewnij się, że data jest prawidłowa!

Błąd 2: Za krótka długość

• Z długością 4 możesz mieć tylko do 9999 faktur rocznie
• Spodziewasz się więcej faktur? Wybierz długość 5 lub 6

Błąd 3: Zapomniano dostosować numer startowy

• Jeśli w zeszłym roku skończyłeś na 500 i chcesz kontynuować w tym roku, musisz wpisać 501
• Chcesz zacząć od nowa? Wpisz wtedy 1

Podsumowanie: Szybka lista kontrolna

Na nowy rok obrachunkowy:

• Przejdź do Organizacja → Administracja → [Twoja administracja]
• Kliknij Numery faktur
• Wypełnij Data od (na przykład 1-1-2025)
• Wypełnij Numer początkowy (na przykład 2025)
• Wybierz Długość (zwykle 6)
• Wybierz Numer, od którego chcesz zacząć (zwykle 1)
• Kliknij Zapisz
• Przetestuj z próbną fakturą!

Teraz jesteś gotowy na nowy rok!