Hoe stel je automatisch doorverdelen van EKTs in Easyflor?

Wat is automatisch doorverdelen van EKTs?

Automatisch doorverdelen zorgt ervoor dat binnenkomende EKT-berichten (elektronische aankopen van bijvoorbeeld bloemen) automatisch naar de juiste klant of locatie worden gestuurd. Het systeem kijkt naar het plaat- of zetelnummer in het EKT-bericht en stuurt het dan automatisch naar de juiste plek.

Waarom gebruik je automatisch doorverdelen?

• Tijd besparen: Je hoeft niet handmatig elk EKT-bericht te sorteren
• Geen fouten: Het systeem stuurt berichten automatisch naar de juiste plek
• Voor meerdere inkopers: Elke inkoper krijgt automatisch zijn eigen bestellingen
• Voor meerdere vrachtwagens: Elke vrachtwagen krijgt automatisch zijn eigen aankopen
• Overzichtelijk: Iedereen ziet alleen zijn eigen EKT-berichten
• Efficiënt: Alles gebeurt automatisch zonder dat jij iets hoeft te doen

Wanneer gebruik je dit?

Situatie 1: Meerdere inkopers

Je bedrijf heeft 3 inkopers:

• Inkoper A gebruikt plaatnummer 3001
• Inkoper B gebruikt plaatnummer 3002
• Inkoper C gebruikt plaatnummer 3003

Met automatisch doorverdelen:

• EKT met nummer 3001 → Gaat automatisch naar Inkoper A
• EKT met nummer 3002 → Gaat automatisch naar Inkoper B
• EKT met nummer 3003 → Gaat automatisch naar Inkoper C

Situatie 2: Meerdere vrachtwagens/locaties

Je hebt 2 vrachtwagens:

• Vrachtwagen 1 gebruikt zetelnummer 1001
• Vrachtwagen 2 gebruikt zetelnummer 1002

Met automatisch doorverdelen:

• EKT met nummer 1001 → Gaat automatisch naar Vrachtwagen 1
• EKT met nummer 1002 → Gaat automatisch naar Vrachtwagen 2

---

Belangrijke informatie vooraf!

Wat zijn plaat- en zetelnummers?

Plaat- en zetelnummers worden niet in Easyflor aangemaakt, maar bij je leverancier (zoals FloraHolland of een andere veiling). Deze nummers identificeren verschillende inkopers binnen jouw bedrijf.

Waar komen deze nummers vandaan?

• Je vraagt ze aan bij je leverancier (bijvoorbeeld FloraHolland)
• Elke leverancier kan meerdere plaatnummers voor je aanmaken
• Deze nummers worden gebruikt in de EKT-berichten die je ontvangt

Belangrijk om te weten:

LET OP: Dit werkt alleen als de verzendende kant (jouw leverancier) de juiste plaat- of zetelnummers heeft ingevuld in de EKT-berichten. Zorg dat je leverancier weet welke nummers bij welke inkoper horen!

Voorbeeld bij FloraHolland:

• FloraHolland heeft een portaal waar je informatie over zetel- en plaatnummers kunt vinden
• Daar kun je ook extra nummers aanvragen voor verschillende inkopers

---

Hoe stel je automatisch doorverdelen in?

Stap 1: Ga naar de Admin-tegel

1. Klik op de tegel "Admin"

Stap 2: Ga naar configuratie

1. Klik op "Systeem"
2. Klik op "Configuratie"

Stap 3: Ga naar doorverdelen

1. Klik op "Importeren"
2. Klik op "Doorverdelen"

Stap 4: Maak een nieuwe doorverdeelregel aan

1. Klik bovenin op "+Nieuw"

Stap 5: Stel de regel in

Je ziet nu twee delen op je scherm:

Deel 1: BOVENIN - Beschrijf de inkomende stroom

Dit deel beschrijft welke EKT-berichten deze regel moet oppakken.

Filters die je kunt gebruiken:

• Plaatnummer: EKTs met dit specifieke plaatnummer (van je leverancier)
• Zetelnummer: EKTs met dit specifieke zetelnummer (van je leverancier)
• Leverancier: EKTs van een specifieke leverancier
• Klant: EKTs voor een specifieke klant
• Locatie: EKTs voor een specifieke locatie
• En nog meer filteropties (zie de afbeelding)

Voorbeeld:

• Plaatnummer = 3001
• Dit betekent: "Pak alle EKTs die binnenkomen met plaatnummer 3001"

Deel 2: ONDERIN - Onder "Verander"

Dit deel beschrijft waar de EKT-berichten naartoe moeten in jouw Easyflor systeem.

Je kunt kiezen uit twee opties:

Optie 1: Naar een specifieke klant (debiteur)

• Het EKT wordt toegewezen aan deze klant in Easyflor
• Handig als verschillende inkopers als aparte klanten in je systeem staan

Optie 2: Naar een specifieke locatie

• Het EKT wordt toegewezen aan deze locatie in Easyflor
• Handig als je meerdere vrachtwagens of vestigingen hebt

Voorbeeld:

• Debiteur = "Inkoper A"
• Dit betekent: "Stuur deze EKTs naar Inkoper A in mijn Easyflor systeem"

Stap 6: Sla de regel op

• Klik op "Opslaan"
• De doorverdeelregel is nu actief!

Stap 7: Herhaal voor alle inkopers/locaties

• Maak voor elke inkoper of locatie een aparte regel
• Zo krijgt iedereen automatisch zijn eigen EKTs

---

Compleet voorbeeld: 3 inkopers

Situatie:

Je hebt bij je leverancier 3 plaatnummers aangevraagd:

• Plaatnummer 3001 voor Inkoper Jan
• Plaatnummer 3002 voor Inkoper Marie
• Plaatnummer 3003 voor Inkoper Piet

In Easyflor heb je 3 debiteuren aangemaakt:

• Debiteur "Jan"
• Debiteur "Marie"
• Debiteur "Piet"

Regel 1: Voor Inkoper Jan

Bovenin (inkomende stroom):

• Plaatnummer = 3001

Onderin (verander):

• Debiteur = "Jan"

Betekenis: Alle EKTs die binnenkomen met plaatnummer 3001 gaan automatisch naar debiteur Jan

Regel 2: Voor Inkoper Marie

Bovenin (inkomende stroom):

• Plaatnummer = 3002

Onderin (verander):

• Debiteur = "Marie"

Betekenis: Alle EKTs die binnenkomen met plaatnummer 3002 gaan automatisch naar debiteur Marie

Regel 3: Voor Inkoper Piet

Bovenin (inkomende stroom):

• Plaatnummer = 3003

Onderin (verander):

• Debiteur = "Piet"

Betekenis: Alle EKTs die binnenkomen met plaatnummer 3003 gaan automatisch naar debiteur Piet

Resultaat:

EKT binnenkomst met plaatnummer 3001 (van leverancier)
    ↓
Automatisch naar debiteur Jan (in Easyflor)

EKT binnenkomst met plaatnummer 3002 (van leverancier)
    ↓
Automatisch naar debiteur Marie (in Easyflor)

EKT binnenkomst met plaatnummer 3003 (van leverancier)
    ↓
Automatisch naar debiteur Piet (in Easyflor)

---

Compleet voorbeeld: 2 locaties

Situatie:

Je hebt bij je leverancier 2 zetelnummers aangevraagd:

• Zetelnummer 1001 voor Vrachtwagen Amsterdam
• Zetelnummer 1002 voor Vrachtwagen Rotterdam

In Easyflor heb je 2 locaties aangemaakt:

• Locatie "Amsterdam"
• Locatie "Rotterdam"

Regel 1: Voor Vrachtwagen Amsterdam

Bovenin (inkomende stroom):

• Zetelnummer = 1001

Onderin (verander):

• Locatie = "Amsterdam"

Betekenis: Alle EKTs die binnenkomen met zetelnummer 1001 gaan automatisch naar locatie Amsterdam

Regel 2: Voor Vrachtwagen Rotterdam

Bovenin (inkomende stroom):

• Zetelnummer = 1002

Onderin (verander):

• Locatie = "Rotterdam"

Betekenis: Alle EKTs die binnenkomen met zetelnummer 1002 gaan automatisch naar locatie Rotterdam

---

Belangrijke tips

Tip 1: Vraag nummers aan bij je leverancier

• Neem contact op met je leverancier (bijvoorbeeld FloraHolland)
• Vraag voor elke inkoper of vrachtwagen een apart plaat- of zetelnummer aan
• Noteer goed welk nummer bij welke inkoper hoort

Tip 2: Test het altijd!

• Maak eerst één regel aan in Easyflor
• Laat je leverancier een test-EKT sturen met het juiste nummer
• Controleer of het EKT bij de juiste debiteur/locatie komt in Easyflor
• Werkt het? Maak dan de rest van de regels aan

Tip 3: Gebruik duidelijke namen in Easyflor

• Geef debiteuren en locaties herkenbare namen
• Bijvoorbeeld: "Inkoper Jan" of "Vrachtwagen Amsterdam"
• Zo zie je in één oogopslag waar EKTs naartoe gaan

Tip 4: Houd een lijst bij

• Maak een overzicht: welk nummer (van leverancier) hoort bij welke debiteur/locatie (in Easyflor)
• Bijvoorbeeld in Excel of een notitiebestand
• Zo raak je niet de controle kwijt

Tip 5: Controleer regelmatig

• Bekijk af en toe of alle regels nog kloppen
• Zijn er nieuwe inkopers? Vraag een nieuw nummer aan bij je leverancier en voeg een regel toe!
• Is iemand vertrokken? Verwijder de regel in Easyflor

Tip 6: Communiceer met je leverancier

• Zorg dat je leverancier weet welke nummers bij welke inkoper horen
• Anders sturen ze EKTs met verkeerde nummers
• Update je leverancier als er iets verandert

Tip 7: Gebruik specifieke filters

• Hoe specifieker je filter, hoe beter het werkt
• Bijvoorbeeld: plaatnummer + leverancier
• Zo voorkom je dat verkeerde EKTs worden doorgestuurd

---

Veelgemaakte fouten

Fout 1: Nummers niet aangevraagd bij leverancier

• Je probeert door te verdelen, maar hebt geen plaat-/zetelnummers bij je leverancier
• Gevolg: Alle EKTs komen met hetzelfde (of geen) nummer binnen
• Oplossing: Vraag bij je leverancier aparte nummers aan voor elke inkoper

Fout 2: Leverancier gebruikt verkeerde nummers

• Je hebt regels ingesteld, maar de leverancier stuurt EKTs met andere nummers
• Gevolg: EKTs worden niet automatisch doorverdeeld
• Oplossing: Check met de leverancier welke nummers ze gebruiken en pas je regels aan (of andersom)

Fout 3: Geen duidelijke filters ingesteld

• Je filters zijn te vaag
• Gevolg: Verkeerde EKTs worden doorgestuurd
• Oplossing: Wees zo specifiek mogelijk met je filters

Fout 4: Vergeten op te slaan

• Je maakt een regel aan maar vergeet op "Opslaan" te klikken
• Gevolg: De regel is niet actief
• Oplossing: Klik altijd op "Opslaan"!

Fout 5: Dubbele regels aangemaakt

• Je maakt per ongeluk twee regels voor hetzelfde nummer
• Gevolg: EKTs worden naar de verkeerde plek gestuurd of er ontstaat verwarring
• Oplossing: Controleer of er geen dubbele regels zijn

Fout 6: Debiteur of locatie bestaat niet in Easyflor

• Je probeert door te verdelen naar een debiteur/locatie die niet bestaat
• Gevolg: Het systeem weet niet waar het EKT naartoe moet
• Oplossing: Maak eerst de debiteur of locatie aan in Easyflor

---

Visueel overzicht van het proces

STAP 1: Bij de leverancier
    ↓
Vraag plaat-/zetelnummers aan voor elke inkoper
(Bijvoorbeeld: 3001, 3002, 3003)
    ↓
STAP 2: In Easyflor
    ↓
Maak debiteuren of locaties aan voor elke inkoper
(Bijvoorbeeld: "Jan", "Marie", "Piet")
    ↓
STAP 3: Instellen doorverdelen
    ↓
Admin → Configuratie → Doorverdelen
    ↓
STAP 4: Regel aanmaken
    ↓
+Nieuw → Vul filters in (bovenin)
Bijvoorbeeld: Plaatnummer = 3001
    ↓
STAP 5: Bestemming kiezen
    ↓
Vul bestemming in (onderin bij "Verander")
Bijvoorbeeld: Debiteur = "Jan"
    ↓
STAP 6: Opslaan
    ↓
STAP 7: Herhaal voor elke inkoper
    ↓
KLAAR! EKTs worden automatisch doorverdeeld

---

Samenvatting

Om automatisch doorverdelen van EKTs in te stellen, vraag je eerst bij je leverancier aparte plaat- of zetelnummers aan voor elke inkoper of vrachtwagen. Deze nummers worden niet in Easyflor aangemaakt, maar door je leverancier toegewezen. Vervolgens maak je in Easyflor debiteuren of locaties aan voor elke inkoper, waarbij je duidelijke en herkenbare namen gebruikt.

In Easyflor ga je naar Admin, dan naar Systeem en Configuratie, en vervolgens naar Importeren en Doorverdelen. Daar maak je voor elke inkoper een nieuwe regel aan door op "+Nieuw" te klikken. Bovenin vul je de filters in die de inkomende EKT-stroom beschrijven (zoals het plaatnummer of zetelnummer), en onderin bij "Verander" kies je de bestemming in Easyflor (een debiteur of locatie). Na het opslaan van elke regel herhaal je dit proces voor alle inkopers of locaties.

Het is belangrijk om te testen of alles goed werkt door je leverancier een test-EKT te laten sturen. Houd ook een overzicht bij van welk nummer bij welke inkoper hoort, en communiceer regelmatig met je leverancier om ervoor te zorgen dat ze de juiste nummers gebruiken. Zo worden alle binnenkomende EKTs automatisch naar de juiste plek in je systeem gestuurd.