Wie erstellt man eine Verwaltung und einen Standort in Easyflor?

Teil 1: Verwaltung

Was ist eine Verwaltung?

Eine Verwaltung ist ein separates "Buch" in Easyflor für Ihr Unternehmen oder für separate Teile Ihres Unternehmens (wie LKWs, die eine eigene GmbH sind). Jede Verwaltung kann eigene Rechnungen versenden.

Warum benötigen Sie eine Verwaltung?

• Jede Rechnung muss aus einer Verwaltung versendet werden
• Sie können pro Verwaltung separate Daten einstellen (wie Logo und Bankkontonummer)
• Wenn Sie mehrere Unternehmen oder LKWs haben, können Sie sie getrennt halten
• Alle wichtigen Unternehmensdaten erscheinen auf der Rechnung

Wie erstellen Sie eine Verwaltung?

Schritt 1: Erstellen Sie eine neue Verwaltung

1. Gehen Sie zu "Organisation" im Menü
2. Klicken Sie auf "Verwaltungen"
3. Klicken Sie auf "+Neu"

Schritt 2: Füllen Sie die Basisdaten aus

Füllen Sie folgendes aus:

• Verwaltungsname: Der Name Ihres Unternehmens oder LKWs (z.B. "Blumenbetrieb Jansen" oder "Linie 1")
  • Dieser Name erscheint auf der Rechnung!
• GLN-Code: Geben Sie diesen ein, wenn Sie einen haben (können Sie über die GS1-Website beantragen)
• Flora Holland-Code: Geben Sie diesen ein, wenn Sie einen haben
• Land: Das Land, in dem sich diese Verwaltung befindet
• Währung: Die Währungseinheit, in der Sie arbeiten (normalerweise Euro)
• Hauptsprache: Die wichtigste Sprache der Verwaltung
• Logo: Möchten Sie das Firmenlogo auf der Rechnung? Laden Sie es hier hoch
• Klicken Sie auf "Speichern"

Schritt 3: Fügen Sie zusätzliche Daten hinzu

Nach dem Speichern wählen Sie die Verwaltung aus und ergänzen:

Adresse:

• Geben Sie die Firmenadresse ein
• Diese Adresse erscheint auf der Rechnung

Start-Rechnungsnummer:

• Bevor Sie live gehen, müssen Sie hier eingeben, bei welcher Nummer die Rechnungen beginnen sollen
• So stimmt Ihre Buchhaltung

Wichtige Nummern:

• USt-IdNr.
• IBAN-Nummer (Bankkontonummer)
• Alle anderen Nummern, die auf der Rechnung erscheinen sollen

Kontaktdaten:

• Telefonnummern
• E-Mail-Adressen

Teil 2: Standort

Was ist ein Standort?

Ein Standort ist ein Ort, an dem Sie Bestand führen. Dies kann Ihr physisches Unternehmen sein, aber auch ein LKW oder ein anderer Lagerort.

Warum benötigen Sie einen Standort?

• Sie müssen wissen, wo sich Ihr Bestand befindet
• Jeder Lagerort hat seinen eigenen "Namen" im System
• Wenn Sie mehrere Orte haben (z.B. ein Lager und einen LKW), können Sie sie getrennt verfolgen
• Die Standortinformationen erscheinen auf Etiketten

Wie viele Standorte benötigen Sie?

• Ein Lagerort? → Erstellen Sie einen Standort
• Mehrere Lagerorte? → Erstellen Sie für jeden Ort einen Standort
• LKWs mit eigenem Bestand? → Erstellen Sie für jeden LKW einen Standort

Wie erstellen Sie einen Standort?

Schritt 1: Erstellen Sie einen neuen Standort

1. Gehen Sie zu "Organisation" im Menü
2. Klicken Sie auf "Standorte"
3. Klicken Sie auf "+Neu"

Schritt 2: Füllen Sie die Daten aus

Füllen Sie mindestens folgendes aus:

• Code: Ein kurzer Name für den Standort
  • Dieser erscheint auf Etiketten
  • Zum Beispiel: "LAG1" für Lager 1, oder "LKW1" für LKW 1
• Standort: Der vollständige Name des Standorts
  • Zum Beispiel: "Hauptlager" oder "LKW Linie 1"
• Zeile 1: Die Adresse des Standorts
  • Ist es keine echte Adresse (z.B. ein LKW)? Dann setzen Sie eine Beschreibung wie "Mobiler LKW"
• Ortsname: Der Ort, an dem sich der Standort befindet
  • Gibt es keinen Ort? Dann setzen Sie "n.z." (nicht zutreffend)
• Land: Das Land, in dem sich der Standort befindet
• Klicken Sie auf "Speichern"

Fertig!

Sie haben jetzt eine Verwaltung und einen Standort erstellt. Sie können jetzt Rechnungen versenden und Bestand in Easyflor verfolgen!