¿Cómo crear una administración y ubicación en Easyflor?

Parte 1: Administración

¿Qué es una administración?

Una administración es un «libro» separado en Easyflor para tu empresa o para partes separadas de tu empresa (como camiones que son una sociedad aparte). Cada administración puede enviar sus propias facturas.

¿Por qué necesitas una administración?

• Cada factura debe enviarse desde una administración
• Puedes configurar datos separados por administración (como logo y número de banco)
• Si tienes varias empresas o camiones, puedes mantenerlos separados
• Todos los datos importantes de la empresa aparecen en la factura

¿Cómo crear una administración?

Paso 1: Crear una nueva administración

1. Ve a «Organización» en el menú
2. Haz clic en «Administraciones»
3. Haz clic en «+Nuevo»

Paso 2: Completar los datos básicos

Completa lo siguiente:

• Nombre de administración: El nombre de tu empresa o camión (por ejemplo «Empresa de flores Jansen» o «Línea 1»)
  • ¡Este nombre aparecerá en la factura!
• Código GLN: Introduce si tienes uno (puedes solicitarlo a través del sitio web de GS1)
• Código Flora Holland: Introduce si tienes uno
• País: El país donde se encuentra esta administración
• Moneda: La moneda en la que trabajas (normalmente Euro)
• Idioma principal: El idioma principal de la administración
• Logo: ¿Quieres el logo de la empresa en la factura? Súbelo aquí
• Haz clic en «Guardar»

Paso 3: Añadir datos adicionales

Después de guardar, selecciona la administración y completa:

Dirección:

• Introduce la dirección de la empresa
• Esta dirección aparecerá en la factura

Número de factura inicial:

• Antes de pasar a producción, debes introducir aquí desde qué número deben empezar las facturas
• Así tu administración es correcta

Números importantes:

• Número de IVA
• Número IBAN (número de cuenta bancaria)
• Todos los demás números que deben aparecer en la factura

Datos de contacto:

• Números de teléfono
• Direcciones de email

Parte 2: Ubicación

¿Qué es una ubicación?

Una ubicación es un lugar donde mantienes inventario. Puede ser tu empresa física, pero también un camión u otro lugar de almacenamiento.

¿Por qué necesitas una ubicación?

• Debes saber dónde está tu inventario
• Cada lugar de inventario tiene su propio «nombre» en el sistema
• Si tienes varios lugares (por ejemplo un almacén Y un camión), puedes seguirlos por separado
• La información de la ubicación aparece en las etiquetas

¿Cuántas ubicaciones necesitas?

• ¿Un solo lugar de inventario? → Crea una ubicación
• ¿Varios lugares de inventario? → Crea una ubicación para cada lugar
• ¿Camiones con su propio inventario? → Crea una ubicación para cada camión

¿Cómo crear una ubicación?

Paso 1: Crear una nueva ubicación

1. Ve a «Organización» en el menú
2. Haz clic en «Ubicaciones»
3. Haz clic en «+Nuevo»

Paso 2: Completar los datos

Completa como mínimo lo siguiente:

• Código: Un nombre corto para la ubicación
  • Aparecerá en las etiquetas
  • Por ejemplo: «ALM1» para almacén 1, o «CAMION1» para camión 1
• Ubicación: El nombre completo de la ubicación
  • Por ejemplo: «Almacén principal» o «Camión Línea 1»
• Línea 1: La dirección de la ubicación
  • ¿No es una dirección real (por ejemplo un camión)? Pon una descripción como «Camión móvil»
• Localidad: La localidad donde se encuentra la ubicación
  • ¿No hay localidad? Pon «n.a.» (no aplicable)
• País: El país donde se encuentra la ubicación
• Haz clic en «Guardar»

Parte 3: Configurar el tiempo máximo de cancelación

¿Qué es el tiempo máximo de cancelación?

El tiempo máximo de cancelación determina cuánto tiempo hay entre el momento del registro y la impresión de la etiqueta. Esto te da la posibilidad de cancelar una acción de registro antes de que se imprima la etiqueta.

¿Dónde configuras el tiempo de cancelación?

Opción 1: Por ubicación (aplica a todo en esa ubicación)

1. Ve a Organización → Ubicación
2. Selecciona la ubicación
3. Haz clic en «Modificar»
4. Configura el «Tiempo máximo de cancelación»
5. Haz clic en «Guardar»

Opción 2: Por lista (aplica solo a esa lista específica)

1. Ve a Ventas → Listas
2. Selecciona la lista
3. Haz clic en «Modificar»
4. Configura el «Tiempo máximo de cancelación»
5. Haz clic en «Guardar»

Consejo: El tiempo de cancelación por lista anula el tiempo por ubicación para esa lista específica. Así puedes configurar un tiempo de cancelación más largo o más corto para ciertos productos.

Más información sobre listas: Crear lista de pedido o compra

¡Listo!

Has creado una administración y ubicación. ¡Ahora puedes enviar facturas y mantener inventario en Easyflor!