Comment créer un débiteur dans Easyflor ?

Qu'est-ce qu'un débiteur ?

Un débiteur est un client qui achète chez vous et paie ensuite une facture. Dans Easyflor, vous créez un débiteur pour chaque client, afin de pouvoir traiter les commandes et envoyer des factures.

Pourquoi devez-vous créer un débiteur ?

• Sans débiteur, vous ne pouvez pas créer de commandes pour un client
• Vous en avez besoin pour pouvoir envoyer des factures
• Toutes les données importantes du client sont en un seul endroit
• Vous pouvez configurer comment le client souhaite recevoir sa facture

Comment créer un débiteur ?

Étape 1 : Allez dans débiteurs

1. Cliquez sur "Organisation" dans le menu
2. Cliquez sur "Débiteurs"

Étape 2 : Créez un nouveau débiteur

Option A : Copiez un débiteur existant (le plus facile !)

• Avez-vous déjà créé un débiteur avec un consultant auparavant ?
• Sélectionnez ce débiteur
• Cliquez sur le bouton "Copier"
• Cliquez à nouveau sur "Copier Débiteur"
• Tous les paramètres seront alors automatiquement repris !

Option B : Créez un débiteur entièrement nouveau

• Cliquez sur "+Nouveau"

Étape 3 : Remplissez les données de base

Remplissez les éléments suivants :

• Débiteur : Le nom complet du client
• Numéro FloraHolland : Entrez le numéro si le client en a un
• Code : Une version courte du nom (par exemple pour les étiquettes)
• Administration : Choisissez sous quelle administration la facture doit être placée
• Catégorie : Laissez ceci sur "Debtors"
• Pays et Langue : Cela détermine dans quelle langue la facture sera créée
• Devise : Mettez ceci sur Euro
• Emplacement : (Si vous avez plusieurs emplacements) Choisissez l'emplacement auquel le client appartient, ou laissez vide
• Débiteur parent : Choisissez le même emplacement que ci-dessus
• Cliquez sur "Appliquer"

Étape 4 : Ajoutez les coordonnées

Sélectionnez le débiteur que vous venez de créer et cliquez sur "Contact".

**Adresses 😗*

• Ici vous pouvez remplir des adresses si vous souhaitez pouvoir les voir

**Personnes de contact 😗*

1. Cliquez sur "+Nouveau"
2. Remplissez au minimum un nom de famille
3. Choisissez pour quoi vous voulez utiliser le contact (par exemple "Facture" et/ou "Commande")
4. Sélectionnez le contact
5. Dans "Adresses e-mail" : remplissez l'adresse e-mail où la facture doit être envoyée
6. Vous pouvez ajouter plusieurs personnes de contact et adresses e-mail

**Adresses et numéros EKT 😗*

• Remplissez ceci uniquement si le débiteur a une adresse EKT ou un numéro de TVA que vous souhaitez utiliser

Étape 5 : Paramètres supplémentaires (uniquement si vous n'avez PAS copié)

Si vous avez copié un débiteur, vous avez terminé ! Vous n'avez pas copié ? Faites alors encore ces étapes :

**Catégorie de majoration 😗*

• Entrez une catégorie de majoration si nécessaire

**Configuration - Facture 😗*

1. Allez dans "Configuration" → "Facture"
2. Voulez-vous envoyer la facture par e-mail ?
   • Mettez dans "Autre" → "À faire" → "E-mail"
3. Voulez-vous également envoyer un fichier Excel ?
   • Sélectionnez ceci sous "Paramètres"

**Configuration - Distribution 😗*

Si les fûts ou chariots doivent apparaître sur la facture :

• Cochez : "Fût automatique"
• Cochez : "Fût usage unique automatique"
• Cochez : "Facturer fût"
• Cochez : "Facturer fût usage unique"
• Cochez : "Facturer chariot"
• Choisissez les bons taux de TVA pour les fûts (ou laissez vide)

Voulez-vous utiliser un numéro EKT ?

1. Allez dans "Organisation" → "Débiteurs" → [Choisissez votre débiteur] → "Configuration" → "Distribution"
2. Cochez sous "Paramètres" : "Utiliser EKT"
3. Vous pouvez configurer qu'il soit envoyé automatiquement

**Configuration - Prix 😗*

• Sélectionnez un accord de prix si vous en avez un
• Voulez-vous utiliser le prix d'achat ? Cochez ceci
• Sélectionnez quel prix vous voulez utiliser
• La catégorie de majoration doit-elle être calculée sur le prix de vente ? Cochez ceci

**Configuration - Étiquette 😗*

• Voulez-vous imprimer des étiquettes ? Choisissez si c'est par pièce, fût ou lot

**Jours de commande 😗*

• Remplissez tous les jours de la semaine (vous pouvez ajuster ceci plus tard)

Terminé !

Vous avez maintenant créé avec succès un débiteur dans Easyflor. Vous pouvez maintenant créer des commandes et envoyer des factures à ce client.

Besoin d'aide supplémentaire ? Il y a aussi une vidéo disponible qui montre toutes les étapes. Cliquez ici pour voir la vidéo.