Comment configurer les numéros de siège et de place pour les messages EKT dans Easyflor ?

Que sont les numéros de siège et de place ?

Les numéros de siège et de place sont des numéros uniques que vous pouvez attribuer à différents acheteurs d'un même client. Si un client a plusieurs personnes qui font des achats, chaque acheteur reçoit son propre numéro. Ainsi, vous savez toujours qui a commandé quoi via EKT (Transaction Électronique de l'Horloge).

Pourquoi utiliser des numéros de siège et de place ?

Le problème :

• Un client a plusieurs acheteurs (par exemple Acheteur A, B et C)
• Tous les acheteurs commandent via la même entreprise
• Vous voulez savoir quel acheteur a passé quelle commande
• Les messages EKT doivent aller à la bonne personne

La solution :

• Chaque acheteur reçoit son propre numéro unique de siège et/ou de place
• Dans les messages EKT, vous voyez directement qui est l'acheteur
• Vous pouvez distribuer automatiquement les commandes à la bonne personne
• Tout reste clair et organisé

Exemple pratique :

ENTREPRISE : Commerce de Fleurs De Roos
    ↓
ACHETEUR A → Numéro de siège 3001
ACHETEUR B → Numéro de siège 3002
ACHETEUR C → Numéro de siège 3003

**Maintenant vous pouvez voir 😗*

• Commande avec numéro 3001 = de l'Acheteur A
• Commande avec numéro 3002 = de l'Acheteur B
• Commande avec numéro 3003 = de l'Acheteur C

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Quelle est la différence entre numéro de siège et numéro de place ?

Numéro de siège :

• Un numéro unique pour un acheteur au sein d'une entreprise
• Par exemple : 3001, 3002, 3003

Numéro de place :

• Également un numéro unique pour un acheteur
• Fonctionne de la même manière qu'un numéro de siège
• Le numéro que vous utilisez dépend de votre fournisseur

**Important 😗* Chaque fournisseur travaille différemment ! Certains utilisent des numéros de siège, d'autres des numéros de place, et certains les deux. Vérifiez toujours auprès de votre fournisseur !

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Quels numéros devez-vous utiliser ?

Lignes directrices générales :

Généralement, vous commencez avec ces numéros :

• Série 1000 : Pour les numéros de place internes (pour vous-même)
  • Par exemple : 1001, 1002, 1003
• Série 3000 : Pour les numéros de place des clients
  • Par exemple : 3001, 3002, 3003

**Attention 😗* Ce sont des lignes directrices ! Vérifiez toujours auprès de votre fournisseur quels numéros vous devez utiliser.

Les numéros doivent correspondre !

Les numéros dans Easyflor doivent être exactement les mêmes que les numéros chez votre fournisseur !

**Exemple 😗*

CHEZ VOTRE FOURNISSEUR :
Acheteur A = Numéro de place 3001

DANS EASYFLOR :
Acheteur A = Numéro de place 3001 (exactement le même !)

FloraHolland :

Chez FloraHolland, vous pouvez trouver beaucoup d'informations sur les numéros de siège et de place via leur portail. Vérifiez-y quels numéros vous devez utiliser !

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Comment configurer les numéros de siège et de place ?

Étape 1 : Allez chez le débiteur

1. Cliquez sur "Organisation"
2. Cliquez sur "Débiteurs"
3. Sélectionnez le client (débiteur) qui a plusieurs acheteurs

Étape 2 : Allez aux adresses EKT

1. Cliquez sur "Adresses EKT"
2. Sélectionnez la personne de contact (acheteur) pour qui vous souhaitez configurer un numéro

Étape 3 : Remplissez l'adresse e-mail EKT

• Pour les clients Easyflor, c'est toujours : <nom_environnement_client>@easyflor.eu

**Exemple 😗*

• Si l'environnement client s'appelle "commercedefleurs"
• Alors l'adresse e-mail EKT est : commercedefleurs@easyflor.eu

Étape 4 : Remplissez le numéro de siège et/ou de place

• Remplissez un Numéro de siège unique (par exemple : 3001)
• Et/ou remplissez un Numéro de place unique (par exemple : 3001)
• Utilisez les numéros comme indiqué par votre fournisseur

Étape 5 : Répétez pour chaque acheteur

1. Retournez aux "Adresses EKT"
2. Sélectionnez la personne de contact suivante (acheteur)
3. Remplissez la même adresse e-mail EKT
4. Remplissez un nouveau numéro unique de siège/place (par exemple : 3002)
5. Répétez jusqu'à ce que tous les acheteurs aient leur propre numéro

**Important 😗* Utilisez toujours la même adresse e-mail EKT pour tous les acheteurs d'un même client !

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Configurer la distribution automatique

Qu'est-ce que la distribution ?

Après avoir configuré les numéros de siège et de place, vous devez activer la distribution du côté du destinataire (chez le client). Ainsi, les commandes sont automatiquement envoyées au bon acheteur.

Comment faire ?

Voir le guide séparé : Configurer la distribution automatique

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Exemple complet

Situation :

Commerce de Fleurs De Roos a 3 acheteurs :

• Acheteur Jan
• Acheteur Marie
• Acheteur Piet

Étape 1 : Vérifiez auprès de votre fournisseur

• Demandez quels numéros vous devez utiliser
• Le fournisseur dit : utilisez 3001, 3002, 3003

Étape 2 : Configurez pour l'Acheteur Jan

1. Allez dans Organisation → Débiteurs → "Commerce de Fleurs De Roos"
2. Cliquez sur Adresses EKT → Sélectionnez la personne de contact "Jan"
3. Adresse e-mail EKT : commercedefleursderoos@easyflor.eu
4. Numéro de siège : 3001
5. Enregistrez

Étape 3 : Configurez pour l'Acheteur Marie

1. Allez dans Adresses EKT → Sélectionnez la personne de contact "Marie"
2. Adresse e-mail EKT : commercedefleursderoos@easyflor.eu (la même !)
3. Numéro de siège : 3002
4. Enregistrez

Étape 4 : Configurez pour l'Acheteur Piet

1. Allez dans Adresses EKT → Sélectionnez la personne de contact "Piet"
2. Adresse e-mail EKT : commercedefleursderoos@easyflor.eu (la même !)
3. Numéro de siège : 3003
4. Enregistrez

Résultat :

Jan commande   → EKT avec numéro 3001 → Automatiquement vers Jan
Marie commande → EKT avec numéro 3002 → Automatiquement vers Marie
Piet commande  → EKT avec numéro 3003 → Automatiquement vers Piet

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Conseils importants

Conseil 1 : Vérifiez toujours auprès de votre fournisseur

• Chaque fournisseur travaille différemment
• Demandez quels numéros vous devez utiliser
• Demandez si vous devez utiliser des numéros de siège ou de place (ou les deux)

Conseil 2 : Utilisez une numérotation cohérente

• Choisissez un système et respectez-le
• Par exemple : 3001, 3002, 3003, 3004, etc.
• Pas mélangé : 3001, 3005, 3012, 3002

Conseil 3 : Même adresse e-mail EKT

• Tous les acheteurs d'un même client utilisent la même adresse e-mail EKT
• Seul le numéro de siège/place est différent

Conseil 4 : Notez les numéros !

• Écrivez quel acheteur a quel numéro
• Ainsi vous ne perdez pas le contrôle
• Par exemple dans un fichier Excel ou une note

Conseil 5 : Testez !

• Faites passer une commande test par un acheteur
• Vérifiez si le message EKT a les bons numéros
• Ainsi vous êtes sûr que tout fonctionne

Conseil 6 : Portail FloraHolland

• Travaillez-vous avec FloraHolland ? Consultez leur portail
• Vous y trouverez beaucoup d'informations sur les numéros de siège et de place
• Vous pouvez également y créer et gérer des numéros

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Erreurs courantes

Erreur 1 : Les numéros ne correspondent pas

• Easyflor dit : 3001
• Le fournisseur dit : 3005
• **Conséquence 😗* Les messages EKT n'arrivent pas !
• **Solution 😗* Assurez-vous que les numéros sont exactement les mêmes

Erreur 2 : Différentes adresses e-mail EKT utilisées

• Acheteur A : adresse1@easyflor.eu
• Acheteur B : adresse2@easyflor.eu
• **Conséquence 😗* Confusion et les messages n'arrivent pas
• **Solution 😗* Utilisez toujours la même adresse par client

Erreur 3 : Numéros oubliés

• Personne de contact créée, mais pas de numéro rempli
• **Conséquence 😗* Pas d'identification unique possible
• **Solution 😗* Vérifiez toujours que le numéro est rempli

Erreur 4 : Distribution non activée

• Les numéros sont configurés, mais la distribution est désactivée
• **Conséquence 😗* Les commandes n'arrivent pas automatiquement au bon acheteur
• **Solution 😗* Activez la distribution chez le destinataire

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Résumé : Liste de contrôle rapide

Préparation :

• Vérifiez auprès de votre fournisseur quels numéros utiliser
• Vérifiez si vous avez besoin de numéros de siège, de place, ou les deux
• Faites une liste de tous les acheteurs qui ont besoin d'un numéro

Configuration par acheteur :

• Organisation → Débiteurs → Sélectionnez le client
• Adresses EKT → Sélectionnez la personne de contact (acheteur)
• Remplissez l'adresse e-mail EKT : <nom_environnement_client>@easyflor.eu
• Remplissez le Numéro de siège et/ou Numéro de place unique
• Enregistrez
• Répétez pour chaque acheteur (utilisez toujours la même adresse e-mail EKT !)

Après la configuration :

• Activez la distribution chez le destinataire (voir guide séparé)
• Testez avec une commande d'essai
• Vérifiez si les messages EKT ont les bons numéros
• Notez quel acheteur a quel numéro

Maintenant chaque acheteur peut passer ses propres commandes avec un numéro unique ! 📋