Hoe stel je AI2 in en gebruik je het in Easyflor?

Wat is AI2?

AI2 is een incasso-systeem speciaal voor de sierteelt (bloemen en planten) branche. Het helpt je om geld te innen van je klanten die op factuur hebben gekocht. In plaats van zelf achter betalingen aan te gaan, regelt AI2 dit voor jou.

Waarom gebruik je AI2?

• Automatische incasso: Je hoeft niet zelf achter betalingen aan te jagen
• Tijd besparen: AI2 doet het werk voor jou
• Minder gedoe: Geen handmatige herinneringen meer versturen
• Speciaal voor bloemenbranche: Het systeem kent de regels van jouw sector
• Betrouwbaar: Je krijgt je geld via een betrouwbaar systeem
• Overzichtelijk: Je ziet in één keer welke facturen geïncasseerd worden

Wanneer gebruik je AI2?

Voorbeelden:

• Klanten betalen niet op tijd en je wilt dit automatiseren
• Je werkt in de bloemenbranche en wilt een branche-specifiek systeem
• Je wilt minder tijd kwijt zijn aan het innen van facturen
• Je zoekt een alternatief voor andere incassobureaus

---

Deel 1: AI2 instellen in Easyflor

Dit doe je één keer (eenmalige setup)

Stap 1: Ga naar de configuratie

1. Klik op de tegel "Admin"
2. Klik op "Systeem"
3. Klik op "Configuratie"
4. Klik op "Exporteer"
5. Klik op "AI2 Configuratie"

Stap 2: Kies een betaalmethode

• Bij "Betaalmethode": kies of maak een nieuwe aan
• Tip: Maak een nieuwe betaalmethode aan met de naam "AI2"
  • Zo blijft alles overzichtelijk en weet je meteen dat het om AI2 gaat

Stap 3: Kies een nummer categorie

• Bij "Nummer categorie": kies of maak een nieuwe aan
• Tip: Maak ook hier een nieuwe categorie aan met de naam "AI2"
  • Weer voor het overzicht!

Stap 4: Stel BTW-tarief in

• Bij "LowVATRates": kies "BTW Laag Tarief"
  • Dit is het lage BTW-percentage (meestal 9%)

Stap 5: Sla op

• Klik op "Toepassen"

---

Deel 2: AI2-nummers invullen bij klanten

Waarom moet dit?

Elke klant die via AI2 geïncasseerd moet worden, heeft een AI2-nummer nodig. Dit nummer koppelt de klant aan het AI2-systeem.

Stap 1: Ga naar debiteuren

1. Klik op "Organisatie"
2. Klik op "Algemeen"
3. Klik op "Debiteuren"

Stap 2: Selecteer de klant

• Klik op de debiteur (klant) waarvoor je het AI2-nummer wilt invullen

Stap 3: Ga naar nummers

1. Klik op "Contact"
2. Klik op "Nummers"

Stap 4: Vul het AI2-nummer in

• Voeg het AI2-nummer van deze klant toe
• Dit nummer krijg je van AI2 of je moet het aanvragen

Stap 5: Herhaal voor alle klanten

• Doe dit voor elke klant die via AI2 geïncasseerd moet worden
• Zonder AI2-nummer werkt het systeem niet voor die klant!

---

Deel 3: AI2 gebruiken voor incasso

Wanneer gebruik je dit?

Telkens als je facturen wilt laten incasseren via AI2.

Stap 1: Ga naar facturen exporteren

1. Klik op "Facturen"
2. Klik op "Overig"
3. Klik op "Exporteren"
4. Klik op "Betalingspartners"
5. Klik op "AI2"

Stap 2: Vul de gegevens in

Verplichte velden:

• Incasso datum: De datum waarop AI2 het geld moet incasseren
  • Kies een datum in de toekomst (bijvoorbeeld over 7 dagen)
• Administratie: Kies de administratie waarvoor je facturen wilt exporteren
• Datum t/m: Tot welke datum wil je facturen meenemen?
  • Bijvoorbeeld: alle facturen tot en met vandaag

Wat betekent dit?

• Je zegt tegen het systeem: "Incasseer alle facturen tot [datum] op [incasso datum]"

Stap 3: Start het exporteren

1. Klik op "Toepassen"
2. De koppeling gaat nu aan het werk
3. De facturen worden verstuurd naar AI2
4. AI2 gaat de facturen incasseren op de gekozen datum

Stap 4: Controleer

• Check of de export goed is gegaan
• AI2 gaat nu de betalingen regelen!

---

Visueel overzicht

STAP 1: Eenmalig instellen
    ↓
Admin → Configuratie → AI2 instellen
    ↓
STAP 2: AI2-nummers invullen
    ↓
Organisatie → Debiteuren → Nummers invullen
    ↓
STAP 3: Facturen exporteren (telkens wanneer nodig)
    ↓
Facturen → Exporteren → AI2
    ↓
AI2 incasseert de facturen voor jou!

---

Belangrijke tips

Tip 1: Doe de setup één keer goed

• De eerste keer instellen kost wat tijd
• Maar daarna werkt alles automatisch!
• Controleer goed of alle instellingen kloppen

Tip 2: Houd AI2-nummers bij

• Maak een lijst van welke klant welk AI2-nummer heeft
• Zo raak je niet de controle kwijt
• Update deze lijst regelmatig

Tip 3: Plan incassodatums verstandig

• Kies niet een datum over 1 dag (te snel!)
• Geef klanten tijd: kies bijvoorbeeld 7-14 dagen vooruit
• Zo kunnen klanten nog zelf betalen als ze dat willen

Tip 4: Exporteer regelmatig

• Doe dit bijvoorbeeld elke week
• Zo blijven facturen niet te lang openstaan
• Je krijgt sneller je geld binnen

Tip 5: Communiceer met klanten

• Vertel klanten dat je AI2 gebruikt
• Leg uit wanneer ze kunnen verwachten dat er geïncasseerd wordt
• Voorkom verrassingen!

Tip 6: Controleer voor je exporteert

• Check welke facturen mee gaan
• Zijn er facturen die je wilt uitsluiten?
• Doe dit voordat je op "Toepassen" klikt

---

Veelgemaakte fouten

Fout 1: AI2-nummers vergeten in te vullen

• Je exporteert facturen, maar klanten hebben geen AI2-nummer
• Gevolg: De koppeling werkt niet voor die klanten
• Oplossing: Vul eerst alle AI2-nummers in bij je klanten

Fout 2: Verkeerde incassodatum gekozen

• Je kiest een datum die al voorbij is
• Gevolg: De incasso kan niet plaatsvinden
• Oplossing: Kies altijd een datum in de toekomst

Fout 3: Verkeerde administratie geselecteerd

• Je kiest de verkeerde administratie
• Gevolg: Verkeerde facturen worden geëxporteerd
• Oplossing: Controleer altijd welke administratie je selecteert

Fout 4: Datum t/m niet ingevuld

• Je vergeet de einddatum
• Gevolg: Het systeem weet niet welke facturen mee moeten
• Oplossing: Vul altijd de "Datum t/m" in

Fout 5: BTW-tarief verkeerd ingesteld

• Je kiest het verkeerde BTW-tarief bij de setup
• Gevolg: Bedragen kloppen niet
• Oplossing: Kies altijd "BTW Laag Tarief" voor LowVATRates

---

Praktijkvoorbeeld

Situatie:

Je hebt 10 facturen die betaald moeten worden. Je wilt AI2 gebruiken om deze te incasseren over 10 dagen.

Stap 1: Eenmalige setup (als je dit nog niet hebt gedaan)

1. Admin → Configuratie → AI2 Configuratie
2. Betaalmethode: "AI2"
3. Nummer categorie: "AI2"
4. LowVATRates: "BTW Laag Tarief"
5. Opslaan

Stap 2: AI2-nummers controleren

1. Ga naar Organisatie → Debiteuren
2. Controleer of alle 10 klanten een AI2-nummer hebben
3. Nummers ontbreken? Voeg ze toe!

Stap 3: Facturen exporteren

1. Ga naar Facturen → Exporteren → AI2
2. Incasso datum: Vandaag + 10 dagen
3. Administratie: Selecteer de juiste
4. Datum t/m: Vandaag
5. Klik op "Toepassen"

Resultaat:

• De 10 facturen worden naar AI2 gestuurd
• Over 10 dagen incasseert AI2 het geld
• Jij hoeft niets meer te doen!

---

Samenvatting: Snelle checklist

Eenmalige setup (doe je één keer):

• Admin → Systeem → Configuratie → Exporteer → AI2 Configuratie
• Kies Betaalmethode (maak nieuw: "AI2")
• Kies Nummer categorie (maak nieuw: "AI2")
• Bij LowVATRates: kies "BTW Laag Tarief"
• Klik op "Toepassen"

AI2-nummers invullen (doe dit per klant):

• Organisatie → Algemeen → Debiteuren
• Selecteer de klant
• Contact → Nummers
• Vul het AI2-nummer in
• Herhaal voor alle klanten die via AI2 geïncasseerd moeten worden

Facturen exporteren (telkens wanneer je wilt incasseren):

• Facturen → Overig → Exporteren → Betalingspartners → AI2
• Vul Incasso datum in (datum in de toekomst)
• Kies Administratie
• Vul Datum t/m in (tot welke datum facturen meenemen)
• Klik op "Toepassen"
• Controleer of de export succesvol is

Nu regelt AI2 de incasso's voor jou! 💰