Jak utworzyć integrację księgową w Easyflor?

Czym jest integracja księgowa?

Integracja księgowa to automatyczne połączenie między Easyflor a programem księgowym (takim jak SnelStart, Twinfield lub e-Boekhouden). Dzięki temu faktury i dane finansowe są automatycznie przesyłane do księgowości bez konieczności ręcznego przepisywania wszystkiego.

Dlaczego warto używać integracji księgowej?

• Oszczędność czasu: Nie musisz ręcznie przepisywać wszystkich faktur do programu księgowego
• Brak błędów: Automatyczne przesyłanie zapobiega literówkom
• Zawsze aktualne dane: Księgowość jest automatycznie aktualizowana
• Mniej pracy: Księgowy ma od razu wszystkie dane
• Przejrzystość: Wszystkie dane finansowe są w jednym miejscu
• Profesjonalizm: Twoja administracja jest zawsze uporządkowana

Kiedy używać integracji księgowej?

Przykłady:

• Pracujesz z zewnętrznym programem księgowym takim jak SnelStart lub Twinfield
• Chcesz automatycznie wysyłać faktury do księgowego
• Chcesz zaoszczędzić czas, nie wprowadzając wszystkiego dwukrotnie
• Chcesz uniknąć błędów przy przepisywaniu kwot

---

Jakie pakiety księgowe są obsługiwane?

Easyflor współpracuje z następującymi programami:

• SnelStart
• Twinfield
• Exact
• Exact Online
• King
• Multivers
• e-Boekhouden

Uwaga: Inne pakiety również można zintegrować, ale wymaga to pracy na zamówienie. Koszty są obliczane na podstawie liczby potrzebnych godzin.

---

Część 1: Tworzenie integracji

Krok 1: Przejdź do eksportu administracji

1. Kliknij kafelek "Admin"
2. Kliknij "System"
3. Kliknij "Konfiguracja"
4. Kliknij "Eksportuj"
5. Kliknij "Administracja"

Krok 2: Utwórz nową integrację

1. Kliknij na górze "Nowy"

Krok 3: Wypełnij podstawowe dane

1. Nazwa:

• Nadaj integracji wyraźną nazwę
• Użyj nazwy swojego programu księgowego
• Przykłady: "SnelStart", "Twinfield", "e-Boekhouden"

2. Administracje:

• Wybierz, które administracje mogą być eksportowane
• Masz kilka firm? Wybierz właściwą administrację

3. Pakiet administracyjny:

• Wybierz tutaj, jakiego programu księgowego używasz
• Wybierz z listy (SnelStart, Twinfield, Exact, itp.)

4. Dane do synchronizacji:

• Wybierz, co chcesz eksportować do programu księgowego
• Przykłady:
  • Faktury
  • Dłużnicy (klienci)
  • Wierzyciele (dostawcy)
  • Artykuły
  • Dane VAT

5. Data rozpoczęcia:

• Od jakiej daty mają być eksportowane dane?
• Zwykle wybierasz dzisiejszą datę lub datę rozpoczęcia roku obrachunkowego

6. Opóźnienie:

• Określa, jakie jest opóźnienie między Easyflor a programem księgowym
• Bez opóźnienia? Wpisz 0d (oznacza 0 dni)
• 1 dzień opóźnienia? Wpisz 1d
• Zalecenie: Zwykle używaj 0d (bez opóźnienia)

Krok 4: Zapisz

• Kliknij "Zapisz"

---

Część 2: Wprowadzanie danych logowania do programu księgowego

To różni się w zależności od programu księgowego!

Po zapisaniu pojawi się nowy ekran. To, co tutaj musisz wypełnić, zależy od programu księgowego.

Dla e-Boekhouden:

Musisz wprowadzić Username i Security Code.

Gdzie znajdziesz te dane?

1. Zaloguj się do e-Boekhouden
2. Przejdź do Zarządzanie
3. Kliknij Ustawienia
4. Rozwiń Integracje
5. Kliknij API/SOAP
6. Tutaj zobaczysz Username i Security Code

Dla SnelStart:

Musisz wprowadzić KEY, który otrzymasz od SnelStart.

Jak uzyskać ten KEY?

• Skontaktuj się ze SnelStart
• Otrzymasz specjalny KEY do integracji
• Wprowadź ten KEY i kliknij "Zastosuj"

Dla Twinfield:

Musisz wprowadzić różne dane (zobacz obrazek).

Uwaga: Dla opcji "UseCreditManagement" musisz skontaktować się z konsultantem lub programistą w Easyflor. Domyślne ustawienie to: niezaznaczone.

Dla Exact:

Musisz podać adres e-mail.

---

Część 3: Sprawdzanie konfiguracji

Krok 1: Wróć do przeglądu

1. Kliknij jeden ekran wstecz
2. Jesteś teraz ponownie w Admin → System → Konfiguracja → Eksportuj → Administracja

Krok 2: Otwórz konfigurację

1. Kliknij integrację, którą właśnie utworzyłeś
2. Kliknij "Konfiguracja"
3. Tutaj możesz sprawdzić, czy wszystko jest prawidłowo ustawione

---

Część 4: Wypełnianie numerów księgowych (Reguły)

Czym są numery księgowe?

Numery księgowe (nazywane również numerami kont księgi głównej) to specjalne kody używane przez księgowego do sortowania przychodów i wydatków. Każdy typ przychodu lub wydatku ma własny numer.

Przykłady:

• Obrót Holandia: 8000
• Obrót Europa: 8010
• VAT Wysoki: 8020

Skąd wziąć te numery?

• Zapytaj swojego księgowego
• Są one specyficzne dla Twojej administracji

---

Krok 1: Tworzenie stawek VAT

Dlaczego najpierw stawki VAT?

Stawek VAT będziesz potrzebować później przy ustawianiu artykułów. Dlatego najpierw je tworzysz.

Jak utworzyć stawkę VAT?

1. Jesteś w menu: Admin → Konfiguracja → Eksportuj → Administracja
2. Kliknij integrację, którą utworzyłeś
3. Kliknij "Reguły"
4. Kliknij "Stawki VAT"
5. Kliknij "Nowy"

Wypełnij następujące pola:

1. Nazwa:

• Nadaj wyraźną nazwę
• Przykłady:
  • "VAT NL Wysoki" (dla 21% VAT w Holandii)
  • "VAT NL Niski" (dla 9% VAT w Holandii)
  • "VAT 0%" (dla braku VAT)

2. Numer konta księgi głównej:

• Numer otrzymany od księgowego dla tej stawki VAT
• Przykład: 8020 dla VAT Wysokiego

3. Kod VAT:

• Kod używany przez Twój program księgowy
• Uwaga dla e-Boekhouden: Zobacz dalej dla specjalnego wyjaśnienia!

4. Administracja:

• Wybierz administrację, dla której obowiązuje ta stawka VAT

5. Kliknij "Zastosuj"

Powtórz dla wszystkich stawek VAT

Utwórz oddzielne stawki VAT dla:

• VAT Wysoki (21%)
• VAT Niski (9%)
• VAT 0% (bez VAT)
• Ewentualnie VAT dla innych krajów

---

Krok 2: Ustawianie artykułów

Czym są reguły artykułów?

Reguły artykułów określają, na które konto księgi głównej będzie księgowany Twój obrót. Na przykład: róże na obrót Holandia, tulipany na obrót Europa, itp.

Jak utworzyć regułę artykułu?

1. Jesteś w menu: Admin → Konfiguracja → Eksportuj → Administracja → [Twoja integracja]
2. Kliknij "Reguły"
3. Kliknij "Artykuły"
4. Kliknij "Nowy"

Wypełnij następujące pola:

1. Nazwa:

• Nadaj wyraźny opis
• Przykłady:
  • "Obrót NL Wysoki" (sprzedaż holenderska z 21% VAT)
  • "Obrót UE Wysoki" (sprzedaż europejska z 21% VAT)
  • "Obrót Eksport 0%" (eksport poza UE bez VAT)

2. Numer konta księgi głównej:

• Numer od księgowego dla tego typu obrotu
• Przykład: 8000 dla obrotu holenderskiego

3. Reguła eksportu VAT:

• Wybierz tutaj jedną ze stawek VAT utworzonych wcześniej
• Przykład: "VAT NL Wysoki"

4. Grupa artykułów (opcjonalnie):

• Czy ta reguła dotyczy tylko konkretnej grupy artykułów?
• Przykład: Tylko dla "Róż" lub "Roślin"
• Zostaw puste, jeśli dotyczy wszystkich artykułów

5. Administracja:

• Wybierz administrację, dla której obowiązuje ta reguła

6. Stawki VAT:

• Wybierz kategorie VAT, dla których obowiązuje ta reguła
• Przykład: VAT Wysoki, VAT Niski lub VAT 0%

7. Kraj lub grupa krajów (opcjonalnie):

• Czy ta reguła dotyczy tylko konkretnego kraju?
• Przykłady:
  • Holandia
  • Belgia
  • Kraje UE
  • Kraje spoza UE
• Zostaw puste, jeśli dotyczy wszystkich krajów

8. Faktury kredytowe, debetowe lub wszystkie:

• Faktury debetowe: Normalna sprzedaż klientom
• Faktury kredytowe: Noty kredytowe (zwroty)
• Wszystkie: Oba typy
• Zwykle wybierasz: Wszystkie

9. Faktury ICP/ECP:

• ICP: Dostawy wewnątrzwspólnotowe (w UE)
• ECP: Dostawy pozawspólnotowe (poza UE)
• Oba: Zarówno ICP, jak i ECP
• Uwaga: Przycisk ICP wskazuje również status dla ECP. Jeśli masz oddzielny numer konta księgi głównej dla ECP, wyjaśnij to w nazwie

10. Kliknij "Zastosuj"

Powtórz dla wszystkich rodzajów obrotu

Utwórz oddzielne reguły dla:

• Sprzedaży holenderskiej (VAT 21%)
• Sprzedaży holenderskiej (VAT 9%)
• Sprzedaży UE (VAT przeniesiony)
• Eksportu poza UE (VAT 0%)

---

Krok 3: Ustawianie dopłat

Czym są dopłaty?

Dopłaty to dodatkowe koszty, które naliczasz, takie jak koszty transportu, opakowania lub usług.

Jak utworzyć dopłatę?

1. Jesteś w menu: Admin → Konfiguracja → Eksportuj → Administracja → [Twoja integracja]
2. Kliknij "Reguły"
3. Kliknij "Dopłaty"
4. Kliknij "Nowy"

Kroki są prawie takie same jak przy artykułach!

Jedyna różnica:

• Zamiast "Grupy artykułów" masz tutaj możliwość wyboru "Grup dopłat"
• Są to kategorie dopłat, takie jak "Transport" lub "Opakowanie"

Postępuj dalej według tych samych kroków co przy artykułach.

---

Krok 4: Ustawianie opakowań zwrotnych

Czym są opakowania zwrotne?

Opakowania zwrotne to skrzynki, pojemniki, wiadra i inne materiały opakowaniowe, które pożyczasz klientom i które zwracają.

Ważne wybory przy opakowaniach zwrotnych:

1. Opakowanie jednorazowe czy wielokrotnego użytku?

• Opakowanie jednorazowe: Klient je zatrzymuje, musi za nie zapłacić (np. jednorazowe pojemniki)
• Opakowanie wielokrotnego użytku: Klient je zwraca, otrzymuje zwrot kaucji (np. skrzynki)

2. Kaucja tak czy nie?

• Opakowania wielokrotnego użytku: Zawsze kaucja (klient płaci depozyt, otrzymuje go z powrotem przy zwrocie)
• Opakowania jednorazowe: Bez kaucji (klient je zatrzymuje)

3. VAT tak czy nie?

• Z kaucją: Zawsze VAT 0% (depozyt nie jest obrotem)
• Bez kaucji: Normalny VAT (sprzedajesz opakowanie)

Jak utworzyć regułę opakowania zwrotnego?

1. Jesteś w menu: Admin → Konfiguracja → Eksportuj → Administracja → [Twoja integracja]
2. Kliknij "Reguły"
3. Kliknij "Opakowania zwrotne"
4. Kliknij "Nowy"

Postępuj według tych samych kroków co przy artykułach, ale zwróć uwagę na powyższe wybory!

---

Krok 5: Ustawianie wózków

Czym są wózki?

Wózki to trolleye lub wózki, które pożyczasz klientom.

Jak utworzyć regułę wózka?

Wózki są ustawiane w ten sam sposób co opakowania zwrotne. Postępuj według tych samych kroków co przy "Ustawianiu opakowań zwrotnych".

---

Specjalne wyjaśnienie dla e-Boekhouden

Ważna różnica!

e-Boekhouden NIE działa z numerami kont księgi głównej, ale z KODAMI (nazwami) księgi głównej.

Co to oznacza?

Normalnie (na przykład przy SnelStart lub Twinfield):

• VAT Wysoki = 8020 (numer)

Przy e-Boekhouden:

• VAT Wysoki = HOOG_VERK_21 (kod/nazwa)

Przykłady kodów e-Boekhouden:

• HOOG_VERK_21 → VAT Wysoki sprzedaż (21%)
• LAAG_VERK_9 → VAT Niski sprzedaż (9%)
• GEEN_BTW → Bez VAT (0%)
• OMZET_NL → Obrót Holandia

Gdzie znajdziesz te kody?

1. Zaloguj się do e-Boekhouden
2. Sprawdź swoje konta księgi głównej
3. Kody są tam wymienione

Uwaga: Używaj więc nazw/kodów zamiast numerów, jeśli pracujesz z e-Boekhouden!

---

Ważne wskazówki

Wskazówka 1: Współpracuj z księgowym

• Zapytaj o właściwe numery kont księgi głównej
• Pozwól księgowemu sprawdzić pierwszą konfigurację
• Dzięki temu unikniesz błędów w administracji

Wskazówka 2: Najpierw przetestuj z jedną fakturą

• Utwórz integrację
• Wyślij jedną testową fakturę
• Sprawdź w programie księgowym, czy wszystko dotarło prawidłowo
• Wszystko w porządku? Możesz kontynuować!

Wskazówka 3: Zacznij prosto

• Najpierw utwórz tylko podstawowe stawki VAT (Wysoki, Niski, 0%)
• Potem utwórz najważniejsze reguły artykułów
• Dodaj więcej szczegółów później, jeśli to konieczne

Wskazówka 4: Używaj wyraźnych nazw

• Nadaj stawkom VAT wyraźne nazwy jak "VAT NL Wysoki"
• Nadaj regułom artykułów wyraźne nazwy jak "Obrót NL Wysoki"
• Dzięki temu od razu widzisz, do czego służą

Wskazówka 5: Dokumentuj wszystko

• Zapisz, który numer konta księgi głównej jest do czego
• Zanotuj, dlaczego dokonałeś określonych wyborów
• Dzięki temu możesz to później łatwo odnaleźć

Wskazówka 6: Zwróć uwagę na kaucję przy opakowaniach zwrotnych

• Opakowania wielokrotnego użytku = zawsze kaucja = zawsze VAT 0%
• Opakowania jednorazowe = bez kaucji = normalny VAT
• To jest ważne dla Twojej administracji!

Wskazówka 7: Regularnie sprawdzaj

• Co miesiąc sprawdzaj, czy eksport przebiega prawidłowo
• Porównaj swój obrót w Easyflor z programem księgowym
• Czy kwoty się zgadzają? To wszystko działa dobrze!

---

Częste błędy

Błąd 1: Nieprawidłowe dane logowania

• Wpisujesz nieprawidłowy Username lub Security Code
• Skutek: Integracja nie działa
• Rozwiązanie: Sprawdź dane w swoim programie księgowym

Błąd 2: Numery kont księgi głównej zamiast kodów przy e-Boekhouden

• Wpisujesz numery przy e-Boekhouden, ale działa on z kodami
• Skutek: Eksport nie powodzi się
• Rozwiązanie: Użyj właściwych kodów jak "HOOG_VERK_21"

Błąd 3: Brak utworzonych stawek VAT

• Próbujesz utworzyć artykuły bez uprzedniego utworzenia stawek VAT
• Skutek: Nie możesz wybrać stawki VAT przy artykułach
• Rozwiązanie: Najpierw utwórz stawki VAT

Błąd 4: Nieprawidłowy VAT przy kaucji

• Naliczasz VAT od kaucji za opakowania wielokrotnego użytku
• Skutek: Nieprawidłowa deklaracja VAT
• Rozwiązanie: Kaucja to zawsze VAT 0%

Błąd 5: Zbyt skomplikowany początek

• Od razu tworzysz 50 różnych reguł
• Skutek: Tracisz przegląd i popełniasz błędy
• Rozwiązanie: Zacznij prosto, dodaj więcej później

Błąd 6: Brak testów

• Tworzysz wszystko i od razu używasz do wszystkich faktur
• Skutek: Jeśli jest błąd, wszystkie faktury są błędne
• Rozwiązanie: Najpierw przetestuj z jedną fakturą!

---

Wizualny przegląd procesu

KROK 1: Tworzenie integracji
    ↓
Admin → Konfiguracja → Eksportuj → Administracja → Nowy
Wypełnij nazwę, pakiet, dane
    ↓
KROK 2: Wprowadzanie danych logowania
    ↓
Username + Security Code (e-Boekhouden)
lub KEY (SnelStart)
lub inne dane (w zależności od pakietu)
    ↓
KROK 3: Tworzenie stawek VAT
    ↓
Reguły → Stawki VAT → Nowy
Utwórz VAT Wysoki, Niski, 0%
    ↓
KROK 4: Ustawianie artykułów
    ↓
Reguły → Artykuły → Nowy
Utwórz reguły obrotu według kraju/VAT
    ↓
KROK 5: Ustawianie dopłat
    ↓
Reguły → Dopłaty → Nowy
Utwórz reguły dla kosztów transportu itp.
    ↓
KROK 6: Ustawianie opakowań zwrotnych
    ↓
Reguły → Opakowania zwrotne → Nowy
Zwróć uwagę na kaucję i VAT!
    ↓
KROK 7: Ustawianie wózków
    ↓
Reguły → Wózki → Nowy
Tak samo jak opakowania zwrotne
    ↓
GOTOWE! Przetestuj z jedną fakturą

---

Podsumowanie

Aby utworzyć integrację księgową w Easyflor, przejdź do Admin, następnie do System, Konfiguracja, Eksportuj i Administracja, gdzie klikasz "Nowy". Następnie wypełniasz podstawowe dane integracji:

• Nazwę jak "SnelStart" lub "e-Boekhouden"
• Administrację, która może być eksportowana
• Pakiet administracyjny, którego używasz (jak SnelStart, Twinfield, Exact, e-Boekhouden, King lub Multivers)
• Dane do synchronizacji, które chcesz eksportować
• Datę rozpoczęcia, od której dane będą eksportowane
• Opóźnienie, gdzie zwykle wpisujesz "0d" dla braku opóźnienia

Po zapisaniu pojawia się nowy ekran, gdzie musisz wprowadzić dane logowania do programu księgowego. To różni się w zależności od pakietu: przy e-Boekhouden wpisujesz Username i Security Code (do znalezienia w ich menu w Zarządzanie → Ustawienia → Integracje → API/SOAP), przy SnelStart wpisujesz KEY otrzymany od SnelStart, a przy innych pakietach jak Exact wpisujesz inne dane jak adres e-mail.

Następnie wypełniasz numery księgowe przez menu Reguły. Zawsze zaczynasz od tworzenia stawek VAT, ponieważ będziesz ich potrzebować później przy artykułach. Dla każdej stawki VAT wpisujesz nazwę (jak "VAT NL Wysoki"), numer konta księgi głównej, kod VAT i administrację. Tworzysz oddzielne stawki dla VAT Wysokiego (21%), VAT Niskiego (9%) i VAT 0%.

Potem tworzysz reguły artykułów, które określają, na które konto księgi głównej będzie księgowany Twój obrót. Dla każdej reguły wypełniasz:

• Nazwę jak "Obrót NL Wysoki"
• Numer konta księgi głównej od księgowego
• Regułę eksportu VAT utworzoną wcześniej
• Opcjonalnie grupę artykułów, jeśli reguła dotyczy tylko określonych artykułów
• Administrację, stawki VAT i ewentualnie kraj, dla których obowiązuje reguła
• Czy chodzi o faktury kredytowe, debetowe czy wszystkie
• Czy chodzi o faktury ICP/ECP czy oba

Po artykułach ustawiasz dopłaty w ten sam sposób, ale z grupami dopłat zamiast grup artykułów. Następnie ustawiasz opakowania zwrotne, gdzie musisz przemyśleć trzy ważne wybory: opakowanie jednorazowe czy wielokrotnego użytku, kaucja tak czy nie (opakowania wielokrotnego użytku mają zawsze kaucję) i VAT tak czy nie (z kaucją to zawsze VAT 0%). Na koniec ustawiasz wózki w ten sam sposób co opakowania zwrotne.

Ważną różnicą jest to, że e-Boekhouden nie działa z numerami kont księgi głównej, ale z kodami księgi głównej (nazwami). Zamiast numeru jak "8020" używasz przy e-Boekhouden kodu jak "HOOG_VERK_21". Te kody znajdziesz w środowisku e-Boekhouden przy kontach księgi głównej. Zawsze najpierw przetestuj z jedną fakturą, zanim użyjesz integracji do wszystkich faktur, i ściśle współpracuj z księgowym, aby uzyskać właściwe numery kont lub kody.