In deze handleiding beschrijven we hoe je een boekhoudkoppeling maakt binnen Easyflor.

Om de koppeling aan te maken moet je naar het volgende navigeren: Admin --> (Systeem) Configuratie --> (Exporteer) Administratie. Klik hier bovenaan op Nieuw.

Er moeten hier een aantal zaken worden ingevuld voordat we kunnen configureren.

1. Naam: Dit is de naam van de export die je doet, bijvoorbeeld 'SnelStart' of 'e-Boekhouden'
2. Administrations: Hier kies je welke administratie er geëxporteerd mag worden.
3. Administratiepakket: Hier kies je welk pakket je hebt. Wij ondersteunen:
   • Snelstart
   • Twinfield
   • Exact
   • Exact Online
   • King
   • Multivers
   • E Boekhouden
   • (Andere pakketten kunnen gekoppeld worden. Kosten hiervan worden berekend op nacalculatie in verband met maatwerk.)
4. Te synchroniseren gegevens: Hier kies wat je allemaal naar het gekozen pakket gaat exporteren
5. Start datum
6. Vertraging: Dit geeft aan hoe groot de vertraging is in het exporteren. Wil je geen vertraging? Vul dan 0d in. Dit staat voor 0 dagen. Als je bijvoorbeeld 1d invult en de export activeert duurt het 1 dag voordat de koppeling in Twinfield zichtbaar is. De gebruikelijke setting is 0d Klik nu op Opslaan

Afhankelijk van je pakketje moet je een nieuw scherm verwisselt en je moet nu een Username en Security Code opgeven (Voorbeeld: e-Boekhouden, deze gegevens zijn te vinden in dat pakket onder Beheer Instellingen > +Koppelingen open klappen > API/SOAP.).

Of bij SnelStart moet je een KEY invullen die je van SnelStart moet krijgen. Key invullen en Toepassen drukken.

De gegevens die je hier moet invullen kun je opzoeken in je boekhoudpakket. Bij e-boekhouden zijn ze bijvoorbeeld te vinden bij Beheer>Instellingen>(Koppelingen open klappen)API/SOAP

Voor Twinfield ziet het er zo uit:

voor vragen over UseCreditManagement richt u zich aan een consultant/programmeur bij EasyFlor. De default setting is onaangevinkt laten staan.

Andere pakketten werken vergelijkbaar. Voor Exact bijvoorbeeld moet er een e-mailadres worden opgegeven.

Configuratie

Klik nu op toepassen. Mocht je de configuratie willen nakijken. Klik op 1 scherm terug nogmaals op Administratie en klik dan op de zojuist aangemaakt configuratie en klik op de optie "Configuratie".

In principe zit je nog in het menu: Admin --> (Systeem) Configuratie --> (Exporteer) Administratie.

Regels

We komen nu op het punt waarop je de boekhoudnummers kan invullen. Deze kun je bij je boekhouder opvragen. Het eerste dat we gaan aanmaken zijn de BTW tarieven. Daar hebben we het volgende voor nodig:

1. Naam: Dit is de naam je aan het BTW tarief geeft. Bijvoorbeeld "BTW NL Hoog"
2. Grootboeknummer
3. BTW code
4. Administratie: Dit is de administratie Klik op BTW Tarieven en klik op Nieuw. Vul bovenstaande zaken in.

Als je al deze BTW tarieven hebt aangemaakt, kun je ze nu gebruiken in de artikelen. In artikelen specificeer je bijvoorbeeld voor welk land of artikelgroep iets is.

In principe werk je nu vanuit het menu: Admin --> (Systeem) Configuratie --> (Exporteer) Administratie ---> zelf gemaakte koppelingnaam klikken> --> (Regels)Artikelen --> Nieuw.

Hier moet je het volgende invullen:

1. Naam: Dit geeft aan waar het voor is. Bijvoorbeeld: "Omzet NL Hoog"
2. Grootboeknummer
3. BTW export regel: Hier kies je uit de eerder aangemaakte BTW tarieven
4. (optioneel) Kies de artikelgroep waar het voor geldt
5. Kies de administratie waar het voor geldt
6. BTW tarieven: Kies hier de BTW categorieën waar het voor geldt
7. (optioneel) Kies het land, of de landgroep, waar het voor geld
8. Kies of het gaat om credit-, debet of alle facturen
9. Kies of het gaat om ICP/ECP facturen of allebei.
   • De ICP knop geeft ook de status aan voor ECP. Heb je een apart grootboeknummer voor ECP, dan kan je dat in de naam het artikel verduidelijken.
10. Klik nu op toepassen Na artikelen kunnen we opslagen maken. Deze volgen dezelfde stappen als artikelen. Maar in plaats van artikelgroep, heb je hier de mogelijkheid om opslaggroepen te kiezen.

Vervolgens gaan we naar fusten. Deze zijn ook grotendeels gelijk aan artikelen. Echter moet je hier nadenken over de volgende dingen:

1. Eénmalig fust/meermalig fust
2. Statiegeld ja/nee
   • Meermalige fusten hebben altijd statiegeld
3. BTW ja/nee
   • Met statiegeld is het altijd BTW 0 Karren kunnen gelijk worden ingesteld aan fusten.

LET OP: e-boekhouden maakt geen gebruik van grootboeknummers. Mocht je een koppeling met hen willen hebben, moet je gebruik maken van de grootboekcodes.

Voorbeeld voor BTW Hoog. Normaliter is dat een 4 cijferig nummer, zoals 8020. Voor E-Boekhouden is dit HOOG_VERK_21.

E-boekhouden werkt dus met namen: