Hoe filter je ongewenste EKTs in Easyflor?

Wat is een EKT-filter?

Een EKT-filter is een blokkade die voorkomt dat bepaalde EKT-berichten (elektronische aankoopberichten) in Easyflor binnenkomen. Als je ongewenste of dubbele EKT-berichten ontvangt van een bepaalde leverancier, kun je deze automatisch blokkeren met een filter.

Waarom gebruik je een EKT-filter?

• Dubbele EKTs voorkomen: Soms krijg je hetzelfde EKT twee keer binnen
• Ongewenste leveranciers blokkeren: Je wilt geen EKTs meer ontvangen van een bepaalde leverancier
• Foute EKTs tegenhouden: Sommige leveranciers sturen verkeerde of onvolledige EKTs
• Overzicht behouden: Je voorraad blijft kloppend zonder dubbele registraties
• Tijd besparen: Je hoeft niet handmatig dubbele EKTs te verwijderen
• Fouten voorkomen: Automatische blokkade voorkomt dat je per ongeluk dubbele bestellingen verwerkt

Wanneer gebruik je een EKT-filter?

Voorbeelden:

• Je ontvangt twee keer hetzelfde EKT van dezelfde leverancier
• Een leverancier stuurt constant foute EKT-berichten
• Je wilt tijdelijk geen EKTs meer ontvangen van een bepaalde kweker
• Je hebt de samenwerking met een leverancier beëindigd maar ontvangt nog steeds EKTs
• Een leverancier test zijn systeem en stuurt test-EKTs die je wilt blokkeren

---

Deel 1: Een EKT-filter instellen

Stap 1: Ga naar EDI Filter

1. Klik op de tegel "Admin"
2. Klik op "Configuratie"
3. Klik op "EDI Filter"

Stap 2: Maak een nieuw filter aan

1. Klik op "+Nieuw"

Stap 3: Geef het filter een duidelijke naam

• Kies een naam die in één oogopslag duidelijk maakt wat het filter doet
• Voorbeelden van goede namen:
  • "Blokkeer FloraHolland"
  • "Blokkeer Kweker X"
  • "Dubbele EKTs Leverancier ABC"

Waarom is dit belangrijk?

• Je ziet later direct waarvoor het filter is
• Als je meerdere filters hebt, blijft het overzichtelijk

Stap 4: Vul de verzender in (UNB SENDER)

• Dit is het unieke nummer van de verzender
• Voorbeeld: "8714231140184"
• Dit is meestal een GLN-nummer of een ander identificatienummer

Waar vind je dit nummer?

• In het EKT-bericht zelf
• Vraag het aan je leverancier
• Of kijk in een eerder ontvangen EKT

Stap 5: Vul de kweker of leverancier code in

• Voer hier de Kweker Code of Leverancier Code in
• Dit is een specifieke code die de leverancier identificeert

Hoe vind je deze code?

• Zie Deel 2 van deze handleiding: "Hoe vind je de leverancier of kwekercode?"
• Tip: Gebruik de scherm splitsen functie van je computer, zodat je deze handleiding en Easyflor tegelijk open hebt staan

Stap 6: Vink alle drie de opties aan

Je moet drie vakjes aanvinken:

1. Is DESADV

• Vink dit aan
• DESADV is het type EKT-bericht (Despatch Advice = verzendadvies)
• Dit betekent: "Dit filter geldt voor DESADV-berichten"

2. Negeren

• Vink dit aan
• Het EKT wordt genegeerd en komt niet binnen in Easyflor
• Dit betekent: "Blokkeer deze EKTs volledig"

3. Alleen updaten

• Vink dit aan
• Het EKT kan alleen bestaande gegevens aanpassen, maar geen nieuwe aankopen toevoegen
• Dit betekent: "Als er al iets is, mag het aangepast worden, maar er komt niets nieuws bij"

Stap 7: Sla het filter op

• Klik op "Opslaan"
• Het filter is nu actief!

Stap 8: Controleer of het filter werkt

• Het filter moet binnen 1-2 dagen beginnen met werken
• Ontvang je daarna nog steeds ongewenste EKTs van deze leverancier?
• Neem dan contact op met de support van Easyflor

---

Deel 2: Hoe vind je de leverancier of kwekercode?

Waarom heb je deze code nodig?

Om een filter in te stellen, heb je de exacte code van de kweker of leverancier nodig. Deze code vind je in een EKT dat je al hebt ontvangen.

Stap 1: Ga naar verdeling

1. Klik op de tegel "Verdeling"
2. Klik op "Per aankoop"

Stap 2: Selecteer een EKT/Aankoop

• Zoek een EKT/Aankoop die dubbel is gestuurd
• Of zoek een EKT van de leverancier die je wilt blokkeren
• Dit moet een EKT zijn dat niet meer binnen mag komen
• Klik op dit EKT om het te selecteren

Stap 3: Open het bewerkingsmenu

• Klik bovenaan op het potloodje (de bewerkknop)
• Dit opent het EKT zodat je erin kunt kijken

Stap 4: Zoek de kweker of leverancier

1. Scroll naar beneden in het EKT
2. Zoek het veld waar de kweker of leverancier staat vermeld
3. Klik op de naam van de kweker of leverancier

Stap 5: Open de kweker- of leverancierinformatie

• Klik op "Wijzig"
• Dit opent een nieuw scherm met alle informatie over deze kweker of leverancier

Stap 6: Vind en noteer de code

• Onder de Naam van de kweker/leverancier staat het veld "Code"
• Dit is de code die je nodig hebt voor het filter!
• Noteer deze code of kopieer hem
• Je gaat deze code gebruiken in stap 5 van Deel 1

---

Praktijkvoorbeeld: Filter instellen stap voor stap

Situatie:

Je ontvangt twee keer hetzelfde EKT van FloraHolland voor kweker "Rozen Kwekerij BV" en je wilt één van beide blokkeren.

Stap 1: Vind eerst de code

1. Ga naar Verdeling → Per aankoop
2. Klik op het dubbele EKT
3. Klik op het potloodje bovenaan
4. Scroll naar beneden en klik op "Rozen Kwekerij BV"
5. Klik op "Wijzig"
6. Noteer de code: bijvoorbeeld "ROZENKW01"

Stap 2: Maak het filter aan

1. Ga naar Admin → Configuratie → EDI Filter
2. Klik op "+Nieuw"
3. Naam: "Blokkeer dubbele EKTs Rozen Kwekerij"
4. UNB SENDER: "8714231140184" (het nummer van FloraHolland)
5. Kweker of Leverancier: "ROZENKW01" (de code die je hebt gevonden)
6. Vink aan: Is DESADV
7. Vink aan: Negeren
8. Vink aan: Alleen updaten
9. Klik op "Opslaan"

Resultaat:

• Dubbele EKTs van Rozen Kwekerij via FloraHolland worden nu automatisch geblokkeerd
• Je ziet ze niet meer binnenkomen in Easyflor
• Je voorraad blijft kloppend zonder dubbele registraties

---

Belangrijke tips

Tip 1: Test eerst met één leverancier

• Maak je eerste filter aan voor één specifieke leverancier
• Controleer na een paar dagen of het werkt
• Werkt het goed? Maak dan filters aan voor andere leveranciers

Tip 2: Gebruik duidelijke namen

• Schrijf in de naam wat het filter doet
• Bijvoorbeeld: "Blokkeer [Leveranciersnaam]" of "Dubbele EKTs [Kwekersnaam]"
• Zo weet je later nog wat elk filter doet

Tip 3: Noteer welke filters je hebt

• Maak een lijstje van alle filters die je hebt aangemaakt
• Schrijf op waarom je ze hebt gemaakt
• Zo raak je het overzicht niet kwijt

Tip 4: Gebruik scherm splitsen

• Bij het opzoeken van de code is het handig om twee schermen naast elkaar te hebben
• Eén scherm voor deze handleiding, één voor Easyflor
• Zo kun je de stappen gemakkelijk volgen

Tip 5: Controleer regelmatig

• Bekijk af en toe of je filters nog nodig zijn
• Is de samenwerking met een leverancier weer goed? Verwijder het filter
• Ontvang je toch nog ongewenste EKTs? Neem contact op met support

Tip 6: Bewaar de codes

• Schrijf de kweker- en leveranciercodes op die je gebruikt
• Zo kun je later snel nieuwe filters maken
• Je hoeft ze niet steeds opnieuw op te zoeken

---

Veelgemaakte fouten

Fout 1: Verkeerde code ingevuld

• Je vult een code in die niet bestaat of niet klopt
• Gevolg: Het filter werkt niet en de EKTs komen toch binnen
• Oplossing: Controleer de code nauwkeurig in Verdeling → Per aankoop

Fout 2: Niet alle drie de opties aangevinkt

• Je vergeet één van de drie vakjes aan te vinken
• Gevolg: Het filter werkt niet correct
• Oplossing: Vink altijd alle drie aan: Is DESADV, Negeren én Alleen updaten

Fout 3: Onduidelijke naam gekozen

• Je noemt het filter gewoon "Filter 1" of "Test"
• Gevolg: Je weet later niet meer waarvoor het filter was
• Oplossing: Gebruik duidelijke namen zoals "Blokkeer Leverancier X"

Fout 4: Verkeerde UNB SENDER

• Je vult een verkeerd verzendernummer in
• Gevolg: Het filter blokkeert de verkeerde EKTs (of helemaal geen)
• Oplossing: Controleer het nummer in het EKT-bericht zelf

Fout 5: Filter niet opgeslagen

• Je vult alles in maar vergeet op "Opslaan" te klikken
• Gevolg: Het filter is niet actief
• Oplossing: Klik altijd op "Opslaan" aan het einde!

Fout 6: Te ongeduldig

• Je verwacht dat het filter direct werkt
• Gevolg: Je denkt dat het niet werkt en maakt nog meer filters
• Oplossing: Wacht 1-2 dagen voordat je concludeert dat het niet werkt

---

Wanneer neem je contact op met support?

Neem contact op met Easyflor support als:

• Het filter werkt na 2 dagen nog steeds niet
• Je ongewenste EKTs blijft ontvangen ondanks het filter
• Je niet zeker weet welke code je moet gebruiken
• Het filter per ongeluk de verkeerde EKTs blokkeert
• Je hulp nodig hebt bij het instellen van meerdere complexe filters

Wat heb je nodig voor support?

• De naam van het filter dat je hebt aangemaakt
• De kweker- of leverancierscode die je gebruikt
• Het UNB SENDER nummer
• Een voorbeeld van het EKT dat geblokkeerd moet worden

---

Visueel overzicht van het proces

STAP 1: Code opzoeken
    ↓
Verdeling → Per aankoop → Selecteer EKT
    ↓
Potloodje klikken → Kweker/Leverancier zoeken
    ↓
Wijzig → Code noteren
    ↓
STAP 2: Filter aanmaken
    ↓
Admin → Configuratie → EDI Filter → +Nieuw
    ↓
Naam invullen (bijvoorbeeld: "Blokkeer Leverancier X")
    ↓
UNB SENDER invullen (nummer van verzender)
    ↓
Code invullen (die je hebt genoteerd)
    ↓
Alle drie aanvinken: Is DESADV, Negeren, Alleen updaten
    ↓
Opslaan
    ↓
WACHTEN: 1-2 dagen
    ↓
Werkt het? JA → Klaar!
Werkt het? NEE → Contact support

---

Samenvatting

Om ongewenste of dubbele EKTs te blokkeren in Easyflor maak je een EDI-filter aan. Dit doe je door naar Admin te gaan, dan naar Configuratie en vervolgens naar EDI Filter waar je op "+Nieuw" klikt.

Voor het aanmaken van een filter vul je de volgende gegevens in:

• Een duidelijke naam die aangeeft wat het filter doet, zoals "Blokkeer [Naam Leverancier]"
• Het UNB SENDER nummer van de verzender, bijvoorbeeld "8714231140184"
• De kweker of leverancier code die je kunt vinden door de stappen te volgen in het tweede deel van deze handleiding

Daarnaast vink je drie opties aan die allemaal nodig zijn voor een werkend filter:

• Is DESADV: dit betekent dat het filter geldt voor DESADV-berichten (verzendadviezen)
• Negeren: dit betekent dat het EKT volledig wordt geblokkeerd en niet binnenkomt
• Alleen updaten: dit betekent dat het EKT alleen bestaande gegevens mag aanpassen maar geen nieuwe aankopen mag toevoegen

Om de benodigde kweker of leverancier code te vinden ga je naar Verdeling en dan naar Per aankoop. Daar selecteer je een EKT dat dubbel is gestuurd of van de leverancier komt die je wilt blokkeren. Je klikt op het potloodje bovenaan, scrollt naar beneden tot je de kweker of leverancier ziet, klikt daarop en vervolgens op "Wijzig". In het scherm dat opent staat onder de naam het veld "Code" - dit is de code die je nodig hebt voor het filter.

Na het opslaan van het filter moet het binnen 1-2 dagen beginnen met werken en de ongewenste EKTs tegenhouden. Werkt het filter na een paar dagen nog steeds niet, dan neem je contact op met de support van Easyflor. Het is handig om de scherm splitsen functie van je computer te gebruiken zodat je deze handleiding en Easyflor tegelijk open kunt hebben staan terwijl je de code opzoekt en het filter aanmaakt.