Hoe stel je betaaltermijnen in voor klanten in Easyflor?

Wat is een betaaltermijn?

Een betaaltermijn is de tijd die een klant krijgt om een factuur te betalen. Bijvoorbeeld: bij een betaaltermijn van 14 dagen moet de klant binnen 2 weken betalen na het ontvangen van de factuur.

Waarom stel je betaaltermijnen in?

• Duidelijkheid voor klanten: Klanten weten precies wanneer ze moeten betalen
• Automatische herinneringen: Het systeem kan automatisch herinneringen sturen als het betaaltermijn is verstreken
• Verschillend per klant: Sommige klanten krijgen 14 dagen, anderen misschien 30 dagen of direct betalen
• Betere cashflow: Je bepaalt zelf hoe lang klanten mogen wachten met betalen
• Professioneel: Standaard betaaltermijnen geven je bedrijf een professionele uitstraling
• Minder discussies: Het staat duidelijk op de factuur, geen onduidelijkheid

Wanneer gebruik je betaaltermijnen?

Voorbeelden:

• Standaard klanten: 14 dagen betaaltermijn
• Vaste, betrouwbare klanten: 30 dagen betaaltermijn
• Nieuwe klanten: 7 dagen betaaltermijn (eerst vertrouwen opbouwen)
• Risicoclanten: Direct betalen (0 dagen)
• Groothandel: 21 dagen betaaltermijn

---

Er zijn twee manieren om betaaltermijnen in te stellen:

Methode 1: Algemeen betaaltermijn

Dit is het standaard betaaltermijn voor ALLE klanten. Als je voor een klant geen specifiek termijn hebt ingesteld, gebruikt Easyflor automatisch dit algemene termijn.

Methode 2: Betaaltermijn per debiteur

Dit is een specifiek betaaltermijn voor één klant. Handig als sommige klanten een langer of korter betaaltermijn nodig hebben dan andere klanten.

Belangrijk: Als je BEIDE hebt ingesteld, kijkt Easyflor altijd eerst naar het specifieke betaaltermijn per klant. Is dat leeg? Dan gebruikt het systeem het algemene betaaltermijn als back-up.

---

Methode 1: Algemeen betaaltermijn instellen

Wanneer gebruik je dit?

• Als je wilt dat de meeste klanten hetzelfde betaaltermijn krijgen
• Als standaard instelling voor nieuwe klanten
• Als back-up als er geen specifiek betaaltermijn is ingesteld

Stap 1: Ga naar configuratie

1. Klik op de tegel "Admin"
2. Klik op "Systeem"
3. Klik op "Configuratie"
4. Klik op "Algemeen"
5. Klik op "Factuur"

Stap 2: Stel het standaard betaaltermijn in

1. Zoek het veld "Standaard betaaltermijn" (onder "Factuur configuratie")
2. Vul het aantal dagen in
   • Bijvoorbeeld: 14 voor 2 weken
   • Bijvoorbeeld: 30 voor 1 maand
   • Bijvoorbeeld: 7 voor 1 week
   • Bijvoorbeeld: 0 voor direct betalen

Stap 3: Sla op

• Klik op "Opslaan"
• Dit betaaltermijn geldt nu voor alle klanten die geen specifiek betaaltermijn hebben!

---

Methode 2: Betaaltermijn per debiteur instellen

Wanneer gebruik je dit?

• Voor klanten die een ANDER betaaltermijn nodig hebben dan de standaard
• Voor VIP-klanten die langer mogen wachten met betalen
• Voor risicoklanten die juist sneller moeten betalen
• Voor speciale afspraken met bepaalde klanten

Stap 1: Ga naar debiteuren

1. Klik op "Organisatie"
2. Klik op "Algemeen"
3. Klik op "Debiteuren"

Stap 2: Selecteer de klant

• Klik op de debiteur (klant) waarvoor je een specifiek betaaltermijn wilt instellen

Stap 3: Ga naar configuratie

1. Klik op "Algemeen"
2. Klik op "Configuratie"
3. Klik op "Algemeen"
4. Klik op "Factuur"

Stap 4: Stel het betaaltermijn in

1. Zoek het veld "Betaalconditie (Dag)"
2. Vul het aantal dagen in voor deze specifieke klant
   • Bijvoorbeeld: 30 als deze klant langer mag wachten
   • Bijvoorbeeld: 7 als deze klant sneller moet betalen
   • Bijvoorbeeld: 0 als deze klant direct moet betalen
   • Laat leeg als deze klant het algemene betaaltermijn moet gebruiken

Stap 5: Sla op

• Klik op "Opslaan"
• Dit betaaltermijn geldt nu alleen voor deze specifieke klant!

---

Hoe werkt de voorrangsregel?

Situatie:

• Algemeen betaaltermijn = 14 dagen
• Klant A heeft specifiek betaaltermijn = 30 dagen
• Klant B heeft specifiek betaaltermijn = leeg (niet ingevuld)

Wat gebeurt er?

Voor Klant A:

1. Easyflor kijkt eerst naar het specifieke betaaltermijn
2. Klant A heeft 30 dagen ingevuld
3. Resultaat: Klant A krijgt 30 dagen betaaltermijn

Voor Klant B:

1. Easyflor kijkt eerst naar het specifieke betaaltermijn
2. Klant B heeft niets ingevuld (leeg)
3. Easyflor gebruikt dan het algemene betaaltermijn als back-up
4. Resultaat: Klant B krijgt 14 dagen betaaltermijn (de standaard)

Visueel overzicht:

EASYFLOR CONTROLEERT:
    ↓
Is er een specifiek betaaltermijn ingevuld voor deze klant?
    ↓
JA → Gebruik het specifieke betaaltermijn
    ↓
NEE → Gebruik het algemene betaaltermijn als back-up

---

Praktijkvoorbeelden

Voorbeeld 1: Standaard situatie

Instellingen:

• Algemeen betaaltermijn: 14 dagen
• Klant "Bloemenhandel Jansen": niets ingevuld

Resultaat:

• Bloemenhandel Jansen krijgt 14 dagen betaaltermijn

---

Voorbeeld 2: VIP-klant met langer termijn

Instellingen:

• Algemeen betaaltermijn: 14 dagen
• Klant "Grote Tuincentrum BV": 30 dagen

Resultaat:

• Grote Tuincentrum BV krijgt 30 dagen betaaltermijn (ondanks dat de standaard 14 dagen is)

---

Voorbeeld 3: Nieuwe klant met kort termijn

Instellingen:

• Algemeen betaaltermijn: 14 dagen
• Klant "Nieuwe Klant XYZ": 7 dagen

Resultaat:

• Nieuwe Klant XYZ krijgt 7 dagen betaaltermijn (korter dan de standaard)

---

Voorbeeld 4: Risicoclant moet direct betalen

Instellingen:

• Algemeen betaaltermijn: 14 dagen
• Klant "Risicoclant ABC": 0 dagen

Resultaat:

• Risicoclant ABC moet direct betalen (geen betaaltermijn)

---

Belangrijke tips

Tip 1: Stel eerst het algemene betaaltermijn in

• Begin met het instellen van een algemeen betaaltermijn
• Dit is de basis voor alle klanten
• Meestal 14 dagen, maar dit hangt af van je branche

Tip 2: Pas daarna specifieke termijnen aan

• Alleen voor klanten die een ANDER termijn nodig hebben
• Laat het veld leeg bij klanten die de standaard mogen gebruiken

Tip 3: Documenteer je afspraken

• Schrijf op welke klanten welk betaaltermijn hebben
• Noteer waarom (bijvoorbeeld: "VIP-klant, langer termijn afgesproken")
• Zo weet je altijd waarom iemand een afwijkend termijn heeft

Tip 4: Communiceer het betaaltermijn

• Vertel klanten hoeveel tijd ze krijgen om te betalen
• Zet het duidelijk op de factuur
• Voorkom verrassingen

Tip 5: Controleer regelmatig

• Bekijk af en toe of de betaaltermijnen nog kloppen
• Is een risicoclant inmiddels betrouwbaar? Verleng het termijn
• Is een klant onbetrouwbaar geworden? Verkort het termijn

Tip 6: Link met betalingsherinneringen

• Betaaltermijnen werken samen met betalingsherinneringen
• Als het betaaltermijn voorbij is, kunnen herinneringen automatisch verstuurd worden
• Zorg dat beide goed zijn ingesteld!

Tip 7: Wees consistent

• Behandel vergelijkbare klanten hetzelfde
• Bijvoorbeeld: alle nieuwe klanten krijgen 7 dagen
• Zo blijft het eerlijk en overzichtelijk

---

Veelgemaakte fouten

Fout 1: Geen algemeen betaaltermijn ingesteld

• Je stelt alleen specifieke termijnen in per klant
• Gevolg: Klanten zonder specifiek termijn krijgen geen termijn (of een standaard van het systeem)
• Oplossing: Stel altijd eerst een algemeen betaaltermijn in als basis

Fout 2: Vergeten op te slaan

• Je vult een termijn in maar vergeet op "Opslaan" te klikken
• Gevolg: De instelling wordt niet opgeslagen
• Oplossing: Klik altijd op "Opslaan"!

Fout 3: Verkeerde dagen ingevuld

• Je denkt dat "30" betekent "30 maanden" in plaats van "30 dagen"
• Gevolg: Klanten krijgen een veel te kort of lang betaaltermijn
• Oplossing: Vul altijd het aantal DAGEN in

Fout 4: Specifiek termijn niet leeg laten

• Je vult per ongeluk "0" in bij klanten die de standaard moeten krijgen
• Gevolg: Deze klanten moeten direct betalen in plaats van de standaard 14 dagen
• Oplossing: Laat het veld helemaal leeg als de standaard moet worden gebruikt

Fout 5: Betaaltermijn te lang

• Je geeft alle klanten 60 dagen betaaltermijn
• Gevolg: Je geld blijft te lang uitstaan, slechte cashflow
• Oplossing: Kies realistische termijnen (vaak 14-30 dagen)

Fout 6: Betaaltermijn te kort

• Je geeft alle klanten 3 dagen betaaltermijn
• Gevolg: Klanten worden boos omdat ze te weinig tijd hebben
• Oplossing: Geef klanten voldoende tijd (minimaal 7-14 dagen)

---

Link met betalingsherinneringen

Belangrijk om te weten:

Betaaltermijnen en betalingsherinneringen werken samen!

Hoe werkt dit?

1. Klant krijgt een factuur met een betaaltermijn van 14 dagen
2. Na 14 dagen is het betaaltermijn verstreken
3. Easyflor kan nu automatisch een betalingsherinnering sturen

Heb je betalingsherinneringen nog niet ingesteld?

• Volg dan de handleiding voor betalingsherinneringen
• Deze vind je hier
• Zo maak je optimaal gebruik van het systeem!

Voorbeeld van de samenwerking:

Dag 0: Factuur verstuurd
    ↓
Dag 14: Betaaltermijn verstreken
    ↓
Dag 14: EERSTE HERINNERING (automatisch verstuurd)
    ↓
Dag 21: TWEEDE HERINNERING (als nog niet betaald)
    ↓
Dag 28: LAATSTE WAARSCHUWING (als nog niet betaald)

---

Visueel overzicht van het proces

STAP 1: Algemeen betaaltermijn instellen
    ↓
Admin → Configuratie → Factuur → Standaard betaaltermijn
(Bijvoorbeeld: 14 dagen voor alle klanten)
    ↓
STAP 2: Specifieke termijnen instellen (optioneel)
    ↓
Organisatie → Debiteuren → [Klant] → Configuratie → Betaalconditie
(Bijvoorbeeld: VIP-klant krijgt 30 dagen)
    ↓
STAP 3: Easyflor gebruikt het juiste termijn
    ↓
Specifiek ingevuld? → Gebruik specifiek termijn
Niets ingevuld? → Gebruik algemeen termijn
    ↓
STAP 4: Bij overschrijding → Betalingsherinnering

---

Samenvatting

Om betaaltermijnen in te stellen in Easyflor kun je op twee manieren te werk gaan: een algemeen betaaltermijn voor alle klanten of een specifiek betaaltermijn per individuele klant.

Voor het algemene betaaltermijn ga je naar Admin, vervolgens naar Systeem, Configuratie, Algemeen, Factuur en daar vind je het veld "Standaard betaaltermijn". Het getal dat je hier invult zijn de dagen die klanten krijgen om te betalen, bijvoorbeeld:

• 14 voor twee weken betaaltermijn
• 30 voor één maand betaaltermijn
• 7 voor één week betaaltermijn
• 0 voor direct betalen

Dit algemene betaaltermijn geldt automatisch voor alle klanten die geen specifiek betaaltermijn hebben ingesteld. Het werkt als een back-up en zorgt ervoor dat elke klant een betaaltermijn heeft.

Voor een specifiek betaaltermijn per klant ga je naar Organisatie, dan naar Algemeen, Debiteuren, selecteer de klant, ga naar Algemeen, Configuratie, Algemeen, Factuur en daar vind je het veld "Betaalconditie (Dag)". Ook hier vul je het aantal dagen in dat deze specifieke klant krijgt om te betalen. Als je dit veld leeg laat, gebruikt de klant automatisch het algemene betaaltermijn.

De voorrangsregel werkt als volgt: Easyflor kijkt altijd eerst naar het specifieke betaaltermijn per klant. Is daar iets ingevuld, dan gebruikt het systeem dat termijn. Is het veld leeg, dan valt het systeem terug op het algemene betaaltermijn. Dit betekent dat je voor VIP-klanten een langer termijn kunt instellen (bijvoorbeeld 30 dagen), voor nieuwe klanten een korter termijn (bijvoorbeeld 7 dagen), en voor risicoclanten direct betalen (0 dagen), terwijl alle andere klanten gewoon het standaard termijn van 14 dagen krijgen.

Het is belangrijk om te weten dat betaaltermijnen nauw samenwerken met betalingsherinneringen. Zodra het betaaltermijn is verstreken, kan Easyflor automatisch herinneringen versturen. Zorg er daarom voor dat je ook de betalingsherinneringen goed hebt ingesteld om optimaal gebruik te maken van het systeem.