Hoe maak je een gebruiker en werknemer aan in Easyflor?

Wat zijn een gebruiker en een werknemer?

In Easyflor moet je voor elke persoon die in het systeem gaat werken twee dingen aanmaken: eerst een gebruiker (het account waarmee iemand inlogt) en daarna een werknemer (de persoon die taken uitvoert in het systeem). Deze twee horen bij elkaar en moeten altijd samen worden aangemaakt.

Waarom maak je een gebruiker en werknemer aan?

• Inloggen mogelijk maken: Zonder gebruiker kan iemand niet inloggen in Easyflor
• Taken uitvoeren: De werknemer kan inkopen en verkopen doen in het systeem
• Rechten toekennen: Je bepaalt wat iemand wel en niet mag doen
• Wie doet wat: Je ziet later welke persoon welke actie heeft uitgevoerd
• Overzicht: Je weet altijd wie er in het systeem werkt
• Veiligheid: Iedereen heeft zijn eigen inloggegevens

Wanneer maak je een gebruiker en werknemer aan?

Voorbeelden:

• Er komt een nieuwe medewerker die in Easyflor moet kunnen werken
• Een stagiair moet tijdelijk toegang krijgen tot het systeem
• Een externe medewerker moet kunnen inloggen
• Je bedrijf groeit en er komen nieuwe mensen bij het team
• Iemand heeft een nieuw account nodig omdat het oude niet meer werkt

---

Belangrijk: De volgorde!

Stap 1: Eerst maak je een GEBRUIKER aan ↓ Stap 2: Daarna maak je een WERKNEMER aan en koppel je deze aan de gebruiker

Je kunt het niet andersom doen! De gebruiker moet er eerst zijn voordat je een werknemer kunt aanmaken.

---

Deel 1: Een gebruiker aanmaken

Wat is een gebruiker?

Een gebruiker is het inlogaccount. Dit bevat de gebruikersnaam, het wachtwoord en het e-mailadres waarmee iemand kan inloggen in Easyflor.

Stap 1: Ga naar gebruikers

1. Klik op de tegel "Admin"
2. Klik op "Gebruikers"
3. Klik op "+Nieuw"

Stap 2: Vul de basisgegevens in

1. Gebruikersnaam:

• Kies een duidelijke en unieke gebruikersnaam
• Gebruik bijvoorbeeld de voornaam of voor- en achternaam
• Voorbeelden:
  • "jan.jansen"
  • "marie"
  • "piet.bakker"

2. E-mailadres:

• Voer het e-mailadres van de persoon in
• Dit wordt gebruikt voor wachtwoord resets en notificaties
• Voorbeeld: jan.jansen@bloemenbedrijf.nl

3. Wachtwoord:

• Kies een veilig wachtwoord
• Gebruik een combinatie van letters, cijfers en eventueel speciale tekens
• Voorbeeld: Bloem2024!

4. Herhaal wachtwoord:

• Typ het wachtwoord nog een keer
• Dit moet exact hetzelfde zijn!

5. Taal:

• Selecteer de taal waarin deze persoon Easyflor wil gebruiken
• Voorbeelden:
  • Nederlands
  • Engels
  • Duits

6. Kleurenschema:

• Kies hier "Default"
• Dit is de standaard kleurinstelling van Easyflor

Stap 3: Laat de rest leeg!

Belangrijk: Laat alle andere velden leeg voor de beste werking van het account.

Stap 4: Sla de gebruiker op

• Klik op "Opslaan"
• De gebruiker is nu aangemaakt!

---

Deel 2: Een werknemer aanmaken

Wat is een werknemer?

Een werknemer is de persoon die taken uitvoert in Easyflor. De werknemer is gekoppeld aan een gebruiker en kan inkopen, verkopen en andere taken doen.

Stap 1: Ga naar werknemers

1. Klik op "Organisatie"
2. Klik op "Werknemers"
3. Klik op "+Nieuw"

Stap 2: Vul de werknemersgegevens in

1. Werknemer naam:

• Gebruik exact dezelfde naam als de gebruikersnaam die je zojuist hebt aangemaakt
• Dit zorgt ervoor dat alles goed bij elkaar hoort
• Voorbeeld: Als de gebruikersnaam "jan.jansen" is, vul dan hier ook "jan.jansen" in

2. Code:

• Dit is een verkorte naam of code voor de werknemer
• Gebruik bijvoorbeeld de initialen of een korte versie van de naam
• Voorbeelden:
  • "JJ" (voor Jan Jansen)
  • "MB" (voor Marie Bakker)
  • "PIET" (voor Piet)

3. Rollen:

• Kies hier welke taken de werknemer mag doen
• Selecteer "Inkoper" en "Verkoper"
• Dit geeft de werknemer de basisrechten om in het systeem te werken

Wat betekenen deze rollen?

• Inkoper: De persoon mag inkopen doen (producten bestellen)
• Verkoper: De persoon mag verkopen (aan klanten verkopen)

4. Gebruiker:

• Selecteer hier de gebruiker die je in Deel 1 hebt aangemaakt
• Belangrijk: Dit koppelt de werknemer aan het inlogaccount!
• In het voorbeeld: selecteer "jan.jansen"

5. Land:

• Kies het land waar de werknemer zich bevindt
• Voorbeeld: Nederland

6. Valuta:

• Kies de munteenheid waarmee de werknemer werkt
• Voorbeeld: Euro (EUR)

7. Taal:

• Kies dezelfde taal als bij de gebruiker
• Voorbeeld: Nederlands

Stap 3: Sla de werknemer op

• Klik op "Opslaan"
• De werknemer is nu aangemaakt en gekoppeld aan de gebruiker!

---

Compleet voorbeeld: Jan Jansen toevoegen

Situatie:

Je hebt een nieuwe medewerker: Jan Jansen. Hij moet kunnen inloggen en inkopen en verkopen doen.

Stap 1: Gebruiker aanmaken

1. Admin → Gebruikers → +Nieuw
2. Gebruikersnaam: "jan.jansen"
3. E-mailadres: "jan.jansen@bloemenbedrijf.nl"
4. Wachtwoord: "Bloem2024!"
5. Herhaal wachtwoord: "Bloem2024!"
6. Taal: "Nederlands"
7. Kleurenschema: "Default"
8. Rest leeg laten
9. Opslaan

Stap 2: Werknemer aanmaken

1. Organisatie → Werknemers → +Nieuw
2. Werknemer naam: "jan.jansen" (exact dezelfde naam!)
3. Code: "JJ"
4. Rollen: "Inkoper" en "Verkoper" aanvinken
5. Gebruiker: "jan.jansen" selecteren uit de lijst
6. Land: "Nederland"
7. Valuta: "EUR"
8. Taal: "Nederlands"
9. Opslaan

Resultaat:

GEBRUIKER AANGEMAAKT:
Gebruikersnaam: jan.jansen
E-mail: jan.jansen@bloemenbedrijf.nl
    ↓
WERKNEMER AANGEMAAKT:
Naam: jan.jansen
Code: JJ
Rollen: Inkoper en Verkoper
Gekoppeld aan gebruiker: jan.jansen
    ↓
Jan Jansen kan nu inloggen en werken in Easyflor!

---

Belangrijke tips

Tip 1: Gebruik consistente namen

• Gebruik dezelfde naam voor de gebruiker en de werknemer
• Dit voorkomt verwarring
• Je ziet direct dat ze bij elkaar horen

Tip 2: Kies duidelijke codes

• Gebruik herkenbare codes zoals initialen
• Niet te cryptisch (niet "X123")
• Wel duidelijk (wel "JJ" voor Jan Jansen)

Tip 3: Noteer het wachtwoord veilig

• Schrijf het wachtwoord ergens veilig op
• Of stuur het via een beveiligde methode naar de nieuwe gebruiker
• Verwijder het daarna uit je notities

Tip 4: Test het account

• Vraag de nieuwe gebruiker om direct in te loggen
• Controleer of alles werkt
• Zo kun je problemen direct oplossen

Tip 5: Laat andere velden leeg

• Bij de gebruiker: laat alle extra velden leeg
• Dit zorgt voor de beste werking
• Alleen invullen als je precies weet waarom

Tip 6: Kies de juiste rollen

• Geef alleen de rollen die nodig zijn
• Inkoper en Verkoper zijn de basis
• Meer rollen kun je later altijd toevoegen

Tip 7: Zelfde taal overal

• Gebruik dezelfde taal bij gebruiker en werknemer
• Dit voorkomt verwarring
• Het systeem werkt dan het soepelst

---

Veelgemaakte fouten

Fout 1: Werknemer aanmaken zonder gebruiker

• Je probeert eerst een werknemer aan te maken
• Gevolg: Je kunt geen gebruiker selecteren bij de werknemer
• Oplossing: Maak altijd EERST de gebruiker aan, DAARNA de werknemer

Fout 2: Verschillende namen gebruiken

• Gebruiker heet "jan.jansen", werknemer heet "Jan"
• Gevolg: Verwarring, je ziet niet dat ze bij elkaar horen
• Oplossing: Gebruik exact dezelfde naam voor beide

Fout 3: Wachtwoorden komen niet overeen

• Je typt twee verschillende wachtwoorden
• Gevolg: Het systeem geeft een foutmelding
• Oplossing: Typ beide wachtwoorden exact hetzelfde

Fout 4: Geen rollen geselecteerd

• Je vergeet "Inkoper" en "Verkoper" aan te vinken
• Gevolg: De werknemer kan niets doen in het systeem
• Oplossing: Vink altijd minimaal deze twee rollen aan

Fout 5: Verkeerde gebruiker gekoppeld

• Je koppelt de werknemer aan de verkeerde gebruiker
• Gevolg: De persoon kan niet inloggen of ziet verkeerde gegevens
• Oplossing: Controleer goed welke gebruiker je selecteert

Fout 6: Extra velden ingevuld

• Je vult bij de gebruiker velden in die leeg moeten blijven
• Gevolg: Het account werkt mogelijk niet optimaal
• Oplossing: Laat alle extra velden leeg, tenzij je precies weet wat je doet

Fout 7: Wachtwoord vergeten te noteren

• Je maakt een wachtwoord aan maar schrijft het niet op
• Gevolg: De nieuwe gebruiker kan niet inloggen
• Oplossing: Noteer het wachtwoord direct en geef het veilig door

---

Wat kan de nieuwe gebruiker nu doen?

Na het aanmaken kan de persoon:

• Inloggen in Easyflor met de gebruikersnaam en wachtwoord
• Inkopen doen (producten bestellen bij leveranciers)
• Verkopen doen (producten verkopen aan klanten)
• Voorraad bekijken en beheren
• Facturen maken en versturen
• Alle andere basistaken uitvoeren in Easyflor

Wat kan de persoon NIET (tenzij je extra rechten geeft)?

• Systeeminstellingen wijzigen
• Andere gebruikers aanmaken of verwijderen
• Administratieve instellingen aanpassen
• Gevoelige financiële gegevens inzien

---

Visueel overzicht van het proces

START: Nieuwe medewerker komt erbij
    ↓
STAP 1: Gebruiker aanmaken
    ↓
Admin → Gebruikers → +Nieuw
Vul in: naam, e-mail, wachtwoord, taal, schema
Laat rest leeg → Opslaan
    ↓
STAP 2: Werknemer aanmaken
    ↓
Organisatie → Werknemers → +Nieuw
Vul in: naam (zelfde!), code, rollen, gebruiker, land, valuta, taal
Opslaan
    ↓
STAP 3: Testen
    ↓
Nieuwe medewerker logt in met gebruikersnaam + wachtwoord
    ↓
KLAAR! Medewerker kan werken in Easyflor

---

Samenvatting

Om een nieuwe persoon toegang te geven tot Easyflor maak je twee dingen aan: eerst een gebruiker en daarna een werknemer die aan deze gebruiker gekoppeld wordt.

Voor het aanmaken van een gebruiker ga je naar Admin en dan naar Gebruikers waar je op "+Nieuw" klikt. Je vult de volgende gegevens in:

• Een gebruikersnaam die de persoon gebruikt om in te loggen
• Het e-mailadres van de persoon voor wachtwoord resets en notificaties
• Een wachtwoord en een herhaling daarvan die exact hetzelfde moet zijn
• De taal waarin de persoon Easyflor wil gebruiken
• Het kleurenschema waarbij je "Default" kiest
• Alle andere velden laat je leeg voor de optimale werking, daarna sla je de gebruiker op

Direct daarna maak je een werknemer aan door naar Organisatie te gaan en dan naar Werknemers waar je op "+Nieuw" klikt. Je vult de volgende gegevens in:

• Exact dezelfde werknemer naam als de gebruikersnaam die je zojuist hebt aangemaakt
• Een code die een verkorte versie is van de naam, zoals initialen
• De rollen waarbij je "Inkoper" en "Verkoper" aanvinkt zodat de persoon de basistaken kan uitvoeren
• De gebruiker die je in de eerste stap hebt aangemaakt, zodat de werknemer gekoppeld wordt aan het inlogaccount
• Het land, de valuta en de taal van de werknemer, waarbij je dezelfde taal kiest als bij de gebruiker

Het is belangrijk dat je altijd eerst de gebruiker aanmaakt en daarna pas de werknemer, want de werknemer moet gekoppeld worden aan een bestaande gebruiker. Door dezelfde naam te gebruiken voor beide blijft het overzichtelijk en zie je direct dat ze bij elkaar horen. Na het opslaan kan de nieuwe persoon inloggen met de gebruikersnaam en het wachtwoord en direct aan het werk in Easyflor met de rechten van inkoper en verkoper.