Hoe stel je betalingsherinneringen in voor klanten in Easyflor?

Wat zijn betalingsherinneringen?

Betalingsherinneringen zijn automatische e-mails die naar klanten worden gestuurd als ze een factuur niet op tijd hebben betaald. Het systeem stuurt ze een vriendelijke herinnering dat er nog geld openstaat.

Waarom gebruik je betalingsherinneringen?

• Sneller betaald krijgen: Klanten worden herinnerd aan openstaande facturen
• Minder werk: Het systeem stuurt automatisch herinneringen, jij hoeft niet steeds te bellen of mailen
• Professioneel: Standaard herinneringen zorgen voor een consistente aanpak
• Geen vergeten facturen: Het systeem houdt bij welke facturen te laat zijn
• Voorkomt wanbetaling: Klanten worden op tijd gewaarschuwd voordat het uit de hand loopt
• Duidelijke communicatie: Klanten weten precies wat ze nog moeten betalen

Wanneer gebruik je betalingsherinneringen?

Voorbeelden:

• Een klant heeft een factuur met een betaaltermijn van 14 dagen, maar na 14 dagen is er nog niet betaald
• Je wilt klanten automatisch herinneren na 2 weken, 3 weken en 4 weken
• Je wilt dat wanbetalers automatisch geblokkeerd worden in de webshop
• Je wilt niet steeds handmatig achter betalingen aan hoeven

---

Hoe stel je betalingsherinneringen in?

Stap 1: Ga naar herinneringen

1. Klik op de tegel "Admin"
2. Klik op "Systeem"
3. Klik op "Configuratie"
4. Klik op "Algemeen"
5. Klik op "Factuur"
6. Klik op "Algemeen"
7. Klik op "Herinneringen"

Stap 2: Maak een nieuwe herinnering aan

1. Klik bovenin op "Nieuw"

Stap 3: Vul de basisgegevens in

Verplichte velden:

Naam:

• Geef de herinnering een duidelijke naam
• Bijvoorbeeld: "Eerste herinnering", "Tweede herinnering" of "Laatste waarschuwing"
• Deze naam zie je alleen in Easyflor, niet de klant

Administratie:

• Kies voor welke administratie deze herinnering geldt
• Wil je hem voor alle administraties? Laat dan leeg of kies "Alle"
• Handig als je meerdere bedrijven hebt

Email onderwerp:

• Dit is de onderwerpregel van de e-mail die de klant ontvangt
• Maak het duidelijk en professioneel
• Voorbeelden:
  • "Betalingsherinnering - Factuur nog niet ontvangen"
  • "Vriendelijke herinnering: openstaande factuur"
  • "Laatste herinnering: betaling nodig"

Tekst boven tabel:

• Hier schrijf je de tekst die boven de tabel met factuurgegevens komt
• Schrijf een vriendelijke maar duidelijke tekst
• Voorbeeld:

  Beste klant,
  
  Volgens onze administratie hebben wij de betaling van onderstaande factuur nog niet ontvangen.
  Mocht u deze al betaald hebben, dan kunt u deze herinnering negeren.

Tekst onder tabel:

• Hier schrijf je de tekst die onder de tabel met factuurgegevens komt
• Voorbeeld:

  Wij verzoeken u vriendelijk om het openstaande bedrag binnen 7 dagen over te maken.
  Bij vragen kunt u contact met ons opnemen.
  
  Met vriendelijke groet,
  [Bedrijfsnaam]

Verstuur x dagen na factuurdatum:

• Dit is een belangrijk veld!
• Hier vul je in hoeveel dagen na het betaaltermijn de herinnering moet worden verstuurd

---

Hoe werkt "Verstuur x dagen na factuurdatum"?

Belangrijk om te begrijpen:

Het betaaltermijn staat al ingesteld in Easyflor (bijvoorbeeld 14 dagen). Het veld "Verstuur x dagen na factuurdatum" betekent: extra dagen BOVENOP het betaaltermijn.

Voorbeelden:

Voorbeeld 1: Herinnering na 2 weken (14 dagen)

• Betaaltermijn = 14 dagen
• Je wilt een herinnering sturen precies op de vervaldag
• Vul in: 0
• Resultaat: Herinnering wordt verstuurd op dag 14 (14 + 0 = 14)

Voorbeeld 2: Herinnering na 3 weken (21 dagen)

• Betaaltermijn = 14 dagen
• Je wilt een herinnering sturen 1 week ná de vervaldag
• Vul in: 7
• Resultaat: Herinnering wordt verstuurd op dag 21 (14 + 7 = 21)

Voorbeeld 3: Herinnering na 4 weken (28 dagen)

• Betaaltermijn = 14 dagen
• Je wilt een herinnering sturen 2 weken ná de vervaldag
• Vul in: 14
• Resultaat: Herinnering wordt verstuurd op dag 28 (14 + 14 = 28)

Waar stel je het betaaltermijn in?

Het standaard betaaltermijn stel je in op een andere plek in Easyflor:

---

Extra opties (aan te vinken)

Optie 1: Automatisch

Wat doet het?

• Aan: De herinnering wordt automatisch verstuurd (geen actie nodig van jou)
• Uit: Je moet de herinnering handmatig versturen

Wanneer gebruik je "Uit"?

• Als je eerst wilt controleren welke klanten een herinnering krijgen
• Als je persoonlijk contact wilt hebben voordat je een herinnering stuurt
• Voor belangrijke klanten waar je voorzichtig mee om wilt gaan

Hoe verstuur je handmatig?

• Ga naar Facturen → Te factureren → Herinneringen
• Selecteer welke facturen een herinnering moeten krijgen
• Verstuur de herinneringen

Optie 2: Blokkeer debiteur

Wat doet het?

• De klant wordt volledig geblokkeerd voor alle aankopen
• Ze kunnen geen bestellingen meer plaatsen (niet in de webshop en ook niet via andere kanalen)

Wanneer gebruik je dit?

• Bij ernstige wanbetalers
• Als laatste waarschuwing
• Bij klanten met een slechte betaalgeschiedenis

Let op: Dit is een strenge maatregel! Gebruik dit alleen bij de laatste herinnering.

Optie 3: Blokkeer shop gebruikers

Wat doet het?

• Alleen de webshop-accounts van de klant worden geblokkeerd
• Je kunt nog wel handmatig naar deze klant verdelen (bijvoorbeeld per telefoon)

Wanneer gebruik je dit?

• Als je de klant wilt waarschuwen, maar nog wel orders wilt kunnen aannemen
• Als tussenoplossing tussen een herinnering en volledige blokkade
• Bij klanten die misschien per telefoon willen bestellen en direct willen betalen

Optie 4: Uitgeschakeld

Wat doet het?

• De herinnering wordt tijdelijk uitgeschakeld zonder dat je hem hoeft te verwijderen

Wanneer gebruik je dit?

• Je wilt tijdelijk geen herinneringen sturen (bijvoorbeeld met de feestdagen)
• Je wilt de instellingen bewaren voor later gebruik
• Je test nieuwe herinneringen en wilt oude even uitzetten

---

Voorbeeld: Drie herinneringen instellen

Situatie:

Je wilt een stapsgewijs herinneringssysteem:

• Betaaltermijn = 14 dagen
• Eerste herinnering: op de vervaldag (dag 14)
• Tweede herinnering: 1 week later (dag 21)
• Laatste waarschuwing: nog 1 week later (dag 28)

Herinnering 1: "Vriendelijke herinnering"

Instellingen:

• Naam: "Eerste herinnering"
• Email onderwerp: "Vriendelijke betalingsherinnering"
• Tekst boven: "Beste klant, volgens onze administratie staat onderstaande factuur nog open."
• Tekst onder: "Wij verzoeken u vriendelijk het bedrag over te maken. Bij vragen kunt u contact opnemen."
• Verstuur x dagen na factuurdatum: 0 (precies op vervaldag, dag 14)
• Automatisch: Aan
• Blokkeer debiteur: Uit
• Blokkeer shop gebruikers: Uit

Herinnering 2: "Tweede herinnering"

Instellingen:

• Naam: "Tweede herinnering"
• Email onderwerp: "Tweede betalingsherinnering - nog niet ontvangen"
• Tekst boven: "Beste klant, helaas hebben wij de betaling nog steeds niet ontvangen."
• Tekst onder: "Wij verzoeken u dringend binnen 7 dagen te betalen om blokkering te voorkomen."
• Verstuur x dagen na factuurdatum: 7 (1 week na vervaldag, dag 21)
• Automatisch: Aan
• Blokkeer debiteur: Uit
• Blokkeer shop gebruikers: Aan (webshop geblokkeerd als waarschuwing)

Herinnering 3: "Laatste waarschuwing"

Instellingen:

• Naam: "Laatste waarschuwing"
• Email onderwerp: "LAATSTE WAARSCHUWING - Directe actie vereist"
• Tekst boven: "Beste klant, dit is onze laatste waarschuwing. De betaling is nu ernstig achterstallig."
• Tekst onder: "Bij geen betaling binnen 3 dagen worden verdere stappen ondernomen. Uw account wordt volledig geblokkeerd."
• Verstuur x dagen na factuurdatum: 14 (2 weken na vervaldag, dag 28)
• Automatisch: Aan
• Blokkeer debiteur: Aan (volledig geblokkeerd!)
• Blokkeer shop gebruikers: Aan

Tijdlijn:

Dag 0: Factuur verstuurd
    ↓
Dag 14: EERSTE HERINNERING (vriendelijk)
    ↓
Dag 21: TWEEDE HERINNERING (webshop geblokkeerd)
    ↓
Dag 28: LAATSTE WAARSCHUWING (volledig geblokkeerd)

---

Belangrijke tips

Tip 1: Begin vriendelijk, eindig streng

• Eerste herinnering: vriendelijk en begrijpend
• Tweede herinnering: serieuzer maar nog steeds professioneel
• Laatste herinnering: duidelijk en streng

Tip 2: Geef duidelijke deadlines

• Vertel in de herinnering wanneer er betaald moet worden
• Bijvoorbeeld: "Wij verzoeken u binnen 7 dagen te betalen"

Tip 3: Bied een oplossing

• Noem in de herinnering hoe er betaald kan worden
• Geef een contactpersoon voor vragen
• Wees bereid om betalingsregelingen te bespreken

Tip 4: Test je herinneringen eerst

• Stuur een test-herinnering naar jezelf
• Controleer of de opmaak goed is
• Controleer of alle gegevens kloppen

Tip 5: Pas de toon aan bij je klantenkring

• Zakelijke klanten: formeler en professioneler
• Particulieren: vriendelijker en persoonlijker
• Vaste klanten: begripvoller

Tip 6: Blokkeer niet te snel

• Gebruik blokkeren alleen bij herhaalde wanbetaling
• Geef klanten eerst de kans om te reageren
• Sommige klanten hebben gewoon even vertraging

Tip 7: Houd rekening met feestdagen

• Zet herinneringen tijdelijk uit met de feestdagen
• Mensen betalen vaak pas na de vakantie
• Wees coulant tijdens drukke perioden

---

Veelgemaakte fouten

Fout 1: Verkeerd aantal dagen ingevuld

• Je denkt dat "14" betekent "na 14 dagen"
• Maar het betekent "14 dagen BOVENOP het betaaltermijn"
• Oplossing: Bereken altijd: betaaltermijn + jouw invoer = totaal aantal dagen

Fout 2: Te strenge eerste herinnering

• Je blokkeert klanten al bij de eerste herinnering
• Gevolg: Klanten worden boos en je verliest omzet
• Oplossing: Blokkeer pas bij de laatste herinnering

Fout 3: Geen duidelijke tekst

• De tekst is vaag of onvriendelijk
• Gevolg: Klanten begrijpen niet wat er van ze verwacht wordt
• Oplossing: Schrijf heldere, vriendelijke maar duidelijke teksten

Fout 4: Automatisch aan zonder testen

• Je zet direct "Automatisch" aan zonder te testen
• Gevolg: Verkeerde herinneringen gaan de deur uit
• Oplossing: Test eerst met "Automatisch" uit, verstuur handmatig, en zet pas daarna automatisch aan

Fout 5: Geen escalatie

• Alle herinneringen zijn even vriendelijk
• Gevolg: Wanbetalers nemen het niet serieus
• Oplossing: Maak een duidelijke escalatie: vriendelijk → serieus → streng

Fout 6: Te veel herinneringen

• Je stuurt elke week een herinnering
• Gevolg: Klanten worden geïrriteerd
• Oplossing: Beperk het tot 2-3 herinneringen met duidelijke tussenpozen

---

Visueel overzicht van het proces

STAP 1: Instellen herinneringen
    ↓
Admin → Configuratie → Factuur → Herinneringen
    ↓
STAP 2: Maak herinneringen aan
    ↓
Eerste herinnering (dag 14, vriendelijk)
Tweede herinnering (dag 21, serieuzer)
Laatste waarschuwing (dag 28, streng)
    ↓
STAP 3: Automatisch of handmatig
    ↓
Kies of herinneringen automatisch gaan of handmatig
    ↓
STAP 4: Klanten ontvangen herinneringen
    ↓
Betalen of geblokkeerd worden

---

Samenvatting

Om betalingsherinneringen in te stellen ga je naar Admin, vervolgens naar Systeem, Configuratie, Algemeen, Factuur en tenslotte naar Herinneringen. Daar maak je voor elke herinnering een aparte regel aan door op "Nieuw" te klikken.

Bij het aanmaken van een herinnering vul je de volgende gegevens in:

• Een duidelijke naam voor intern gebruik (zoals "Eerste herinnering" of "Laatste waarschuwing")
• De administratie waarvoor de herinnering geldt
• Een professioneel e-mailonderwerp dat de klant ziet
• Tekst boven en onder de tabel met factuurgegevens, waarbij je een vriendelijke maar duidelijke boodschap schrijft
• Het aantal dagen in het veld "Verstuur x dagen na factuurdatum", waarbij je het aantal dagen BOVENOP het betaaltermijn invult

Het veld "Verstuur x dagen na factuurdatum" werkt als volgt: bij een betaaltermijn van 14 dagen vul je 0 in voor een herinnering op de vervaldag zelf, 7 voor een week later, en 14 voor twee weken later. De berekening is altijd: betaaltermijn + jouw invoer = totaal aantal dagen.

Daarnaast kun je vier opties aanvinken:

• Automatisch: herinneringen gaan automatisch de deur uit zonder dat je er iets aan hoeft te doen
• Blokkeer debiteur: de klant wordt volledig geblokkeerd en kan helemaal niet meer bestellen
• Blokkeer shop gebruikers: alleen de webshop wordt geblokkeerd, maar je kunt nog wel handmatig orders verwerken
• Uitgeschakeld: de herinnering wordt tijdelijk uitgezet zonder dat je de instellingen kwijtraakt

Het is verstandig om een escalatiesysteem te maken met meerdere herinneringen die steeds serieuzer worden. Begin vriendelijk en begrijpend bij de eerste herinnering, word serieuzer bij de tweede, en eindig streng bij de laatste waarschuwing. Blokkeer klanten pas bij herhaalde wanbetaling en niet al bij de eerste herinnering. Test je herinneringen altijd eerst door ze handmatig te versturen voordat je de automatische functie aanzet, zodat je zeker weet dat de teksten professioneel zijn en de timing goed werkt.