Hoe verdeel je automatisch voorraad met verdeelprofielen in Easyflor?

Wat zijn verdeelprofielen?

Verdeelprofielen zijn "recepten" waarmee Easyflor automatisch je voorraad verdeelt over je klanten. Je maakt verschillende profielen aan voor verschillende soorten klanten (bijvoorbeeld kleine, middelgrote en grote winkels), en elke klant krijgt automatisch een deel van de voorraad op basis van zijn profiel. Grote klanten krijgen meer, kleine klanten krijgen minder.

Waarom gebruik je verdeelprofielen?

• Tijd besparen: Je hoeft niet handmaatje voor elke klant te berekenen hoeveel hij krijgt
• Eerlijk verdelen: Iedereen krijgt zijn juiste deel op basis van zijn grootte
• Automatisch: Easyflor doet de berekeningen voor je
• Geen fouten: Het systeem vergeet niemand en rekent altijd correct
• Flexibel: Per productsoort kun je anders verdelen (bijvoorbeeld: veel rozen voor de één, veel chrysanten voor de ander)
• Snel: Met één druk op de knop is alles verdeeld
• Overzichtelijk: Je ziet direct wie wat krijgt

Wanneer gebruik je verdeelprofielen?

Voorbeelden:

• Je hebt 100 klanten en wilt snel je dagelijkse voorraad verdelen
• Je hebt verschillende soorten klanten: kleine bloemisten, grote tuincentra, supermarkten
• Je wilt dat grote klanten automatisch meer krijgen dan kleine klanten
• Je hebt klanten met verschillende assortimenten (de één veel rozen, de ander veel planten)
• Je wilt consistent en eerlijk verdelen zonder elke dag opnieuw te berekenen

---

Hoe werken verdeelprofielen? (Het concept)

De basis: Verdeelsleutels

Een verdeelsleutel is een getal dat aangeeft hoeveel een klant krijgt ten opzichte van anderen.

Bijvoorbeeld:

• Verdeelsleutel 1 = Basisaantal
• Verdeelsleutel 2 = 2× zoveel als de basis
• Verdeelsleutel 3 = 3× zoveel als de basis
• Verdeelsleutel 0,5 = De helft van de basis

Praktijkvoorbeeld: Formules voor verschillende winkels

Je kunt klanten indelen in categorieën, bijvoorbeeld:

Formule A: Klein bedrijf

• Weinig rozen nodig
• Veel chrysanten nodig
• Instelling:
  • Rozen: Verdeelsleutel 1 (basisaantal)
  • Chrysanten: Verdeelsleutel 2 (dubbel zoveel)

Formule B: Middel bedrijf

• Veel rozen nodig
• Weinig chrysanten nodig
• Instelling:
  • Rozen: Verdeelsleutel 2 (dubbel zoveel)
  • Chrysanten: Verdeelsleutel 1 (basisaantal)

Formule C: Groot bedrijf (veel planten)

• Weinig bloemen nodig
• Veel planten nodig
• Instelling:
  • Bloemen: Verdeelsleutel 0,5 (de helft)
  • Planten: Verdeelsleutel 2 (dubbel zoveel)

---

Rekenvoorbeeld: Hoe werken verdeelsleutels precies?

Situatie:

Je hebt 10.000 rozen om te verdelen over:

• 10 grote winkels (verdeelsleutel 3)
• 30 middelgrote winkels (verdeelsleutel 2)
• 40 kleine winkels (verdeelsleutel 1)

Stap 1: Bereken het totaal aantal verdeelsleutels

10 grote winkels × 3 = 30 verdeelsleutels
30 middelgrote winkels × 2 = 60 verdeelsleutels
40 kleine winkels × 1 = 40 verdeelsleutels
                        ────
Totaal:                 130 verdeelsleutels

Stap 2: Bereken hoeveel rozen per verdeelsleutel

10.000 rozen ÷ 130 verdeelsleutels = 76 rozen per verdeelsleutel

Afgerond per bos (bijvoorbeeld bossen van 10):
= 70 rozen per verdeelsleutel

Stap 3: Bereken hoeveel elke winkel krijgt

Grote winkel: 70 × 3 = 210 rozen
Middelgrote winkel: 70 × 2 = 140 rozen
Kleine winkel: 70 × 1 = 70 rozen

Stap 4: Controleer het totaal

(210 × 10) + (140 × 30) + (70 × 40) = 9.100 rozen verdeeld

Nog over: 10.000 - 9.100 = 900 rozen

Deze 900 rozen blijven over voor handmatige verdeling
(omdat ze niet netjes verdeelbaar zijn)

Visueel overzicht:

10.000 ROZEN
    ↓
10 grote winkels krijgen elk: 210 rozen (totaal 2.100)
30 middelgrote winkels krijgen elk: 140 rozen (totaal 4.200)
40 kleine winkels krijgen elk: 70 rozen (totaal 2.800)
    ↓
Verdeeld: 9.100 rozen
Over: 900 rozen (handmatig verdelen)

---

Deel 1: Verdeelprofielen aanmaken

Stap 1: Ga naar verdeelprofielen

1. Klik op de tegel "Admin"
2. Klik op "Systeem"
3. Klik op "Configuratie"
4. Klik op "Algemeen"
5. Klik op "Verdeelprofielen"

Stap 2: Maak een nieuw profiel aan

1. Klik op "+Nieuw"
2. Geef het profiel een duidelijke naam

Voorbeelden van goede namen:

• "Klein bedrijf"
• "Middel bedrijf"
• "Groot bedrijf"
• "Formule Rozen"
• "Formule Planten"
• "Supermarkt profiel"

Stap 3: Klik op het aangemaakte profiel

• Selecteer het profiel dat je zojuist hebt aangemaakt

Stap 4: Ga naar filters

1. Klik op "Filters"
2. Dit is waar je instelt wat het profiel doet

Stap 5: Vul de verdeelsleutels in

Je kunt op verschillende niveaus verdeelsleutels instellen:

• Per artikelsoort (bijvoorbeeld: alle rozen)
• Per artikel (bijvoorbeeld: rode rozen specifiek)
• Per artikelgroep (bijvoorbeeld: alle bloemen)

Voorbeeld voor "Klein bedrijf":

1. Klik op "+Nieuw"
2. Kies een filter (bijvoorbeeld: Artikelsoort = Rozen)
3. Verdeelsleutel: 1
4. Klik op "Opslaan"
5. Klik opnieuw op "+Nieuw"
6. Kies een ander filter (bijvoorbeeld: Artikelsoort = Chrysanten)
7. Verdeelsleutel: 2
8. Klik op "Opslaan"

Voorbeeld voor "Groot bedrijf":

1. Klik op "+Nieuw"
2. Kies een filter (bijvoorbeeld: Artikelsoort = Rozen)
3. Verdeelsleutel: 3
4. Klik op "Opslaan"
5. Klik opnieuw op "+Nieuw"
6. Kies een ander filter (bijvoorbeeld: Artikelsoort = Chrysanten)
7. Verdeelsleutel: 1
8. Klik op "Opslaan"

Herhaal voor alle profielen

• Maak voor elk type klant een apart profiel aan
• Vul voor elk profiel de juiste verdeelsleutels in

---

Deel 2: Verdeelprofielen koppelen aan klanten

Waarom koppelen?

Nu moet je elk profiel koppelen aan de juiste klanten. Zo weet Easyflor welke klant welk profiel gebruikt.

Stap 1: Ga naar debiteuren

1. Klik op "Organisatie"
2. Klik op "Algemeen"
3. Klik op "Debiteuren"
4. Selecteer een klant (debiteur)

Stap 2: Ga naar verdeelprofielen

1. Klik op "Algemeen"
2. Klik op "Verdeelprofielen"

Stap 3: Koppel een profiel

1. Klik op "+Nieuw"
2. Je ziet nu de lijst met eerder aangemaakte profielen
3. Klik op het profiel dat bij deze klant past
   • Voorbeeld: Als dit een kleine winkel is, klik op "Klein bedrijf"

Stap 4: Kies de besteldag

• Kies de besteldag waarvoor dit profiel moet gelden
• Bijvoorbeeld: Maandag, of Alle dagen

Wat betekent dit?

• Het profiel wordt alleen gebruikt voor de gekozen dagen
• Zo kun je per dag verschillende verdelingen maken

Stap 5: Pas toe

• Klik op "Toepassen"
• Het profiel is nu gekoppeld aan deze klant!

Herhaal voor alle klanten

• Ga naar elke klant
• Koppel het juiste profiel
• Zo krijgt elke klant zijn eigen verdeelsleutel

---

Deel 3: Verdeelprofielen gebruiken

Nu is alles ingesteld en kun je automatisch gaan verdelen!

Stap 1: Ga naar profiel verdelen

1. Klik op "Verdeling"
2. Klik op "Algemeen"
3. Klik op "Profiel verdelen"

Stap 2: Kies wat je wilt verdelen

• Selecteer de voorraad die je wilt verdelen
• Bijvoorbeeld: alle rozen die je vandaag hebt ontvangen

Stap 3: Start de verdeling

• Klik op de knop om te verdelen
• Easyflor berekent nu automatisch wie wat krijgt op basis van de profielen

Stap 4: Controleer het resultaat

• Je ziet nu een overzicht van wie hoeveel krijgt
• Grote klanten krijgen meer
• Kleine klanten krijgen minder
• Alles is automatisch berekend!

Stap 5: Bevestig of pas aan

• Klopt het? Bevestig de verdeling
• Niet helemaal goed? Pas handmatig wat aan
• De automatische verdeling is een voorstel, je kunt altijd nog wijzigen

---

Praktijkvoorbeeld: Complete setup

Situatie:

Je bent een groothandel met drie soorten klanten:

• 10 grote tuincentra (willen veel van alles)
• 30 middelgrote bloemisten (standaard assortiment)
• 40 kleine winkeltjes (klein assortiment)

Stap 1: Maak drie profielen aan

Profiel 1: "Groot tuincentrum"

1. Admin → Configuratie → Verdeelprofielen → +Nieuw
2. Naam: "Groot tuincentrum"
3. Klik op het profiel → Filters → +Nieuw
4. Voor alle artikelen: Verdeelsleutel 3
5. Opslaan

Profiel 2: "Middelgrote bloemist"

1. Admin → Configuratie → Verdeelprofielen → +Nieuw
2. Naam: "Middelgrote bloemist"
3. Klik op het profiel → Filters → +Nieuw
4. Voor alle artikelen: Verdeelsleutel 2
5. Opslaan

Profiel 3: "Kleine winkel"

1. Admin → Configuratie → Verdeelprofielen → +Nieuw
2. Naam: "Kleine winkel"
3. Klik op het profiel → Filters → +Nieuw
4. Voor alle artikelen: Verdeelsleutel 1
5. Opslaan

Stap 2: Koppel profielen aan klanten

Voor elk groot tuincentrum (10 klanten):

1. Organisatie → Debiteuren → Selecteer klant
2. Algemeen → Verdeelprofielen → +Nieuw
3. Selecteer: "Groot tuincentrum"
4. Besteldag: Alle dagen
5. Toepassen

Voor elke middelgrote bloemist (30 klanten):

• Hetzelfde, maar selecteer: "Middelgrote bloemist"

Voor elke kleine winkel (40 klanten):

• Hetzelfde, maar selecteer: "Kleine winkel"

Stap 3: Gebruik de verdeling

Je ontvangt 10.000 rozen:

1. Verdeling → Algemeen → Profiel verdelen
2. Selecteer de 10.000 rozen
3. Klik op verdelen

Resultaat:

Elk groot tuincentrum krijgt: 210 rozen
Elke middelgrote bloemist krijgt: 140 rozen
Elke kleine winkel krijgt: 70 rozen

Totaal verdeeld: 9.100 rozen
Rest: 900 rozen (handmatig verdelen)

---

Belangrijke tips

Tip 1: Begin simpel

• Start met 2-3 profielen (klein, middel, groot)
• Maak het niet te ingewikkeld in het begin
• Voeg later meer details toe als je het systeem begrijpt

Tip 2: Test eerst met één productsoort

• Test bijvoorbeeld alleen met rozen
• Kijk of de verdeling klopt
• Werkt het? Voeg dan andere producten toe

Tip 3: Bespreek met je klanten

• Vertel klanten dat je automatisch gaat verdelen
• Vraag of ze tevreden zijn met hun aandeel
• Pas de verdeelsleutels aan als nodig

Tip 4: Controleer regelmatig

• Kijk na elke automatische verdeling of het klopt
• Zijn klanten gegroeid? Pas hun profiel aan
• Zijn klanten gekrompen? Pas hun profiel aan

Tip 5: Gebruik ronde getallen

• Verdeelsleutel 1, 2, 3 zijn makkelijker dan 1,37 of 2,84
• Houd het simpel en overzichtelijk
• Alleen als het echt nodig is, gebruik je kommagetallen

Tip 6: Bewaar wat over voor handmatig verdelen

• Er blijft altijd wat over dat niet netjes deelbaar is
• Dat is normaal en geen probleem
• Gebruik dit voor speciale klanten of noodgevallen

Tip 7: Documenteer je keuzes

• Schrijf op waarom je welke verdeelsleutel hebt gekozen
• Bijvoorbeeld: "Grote klanten krijgen 3 omdat ze 3× zoveel omzet hebben"
• Zo kun je het later uitleggen als iemand het vraagt

---

Veelgemaakte fouten

Fout 1: Te ingewikkelde profielen

• Je maakt 20 verschillende profielen met kommagetallen
• Gevolg: Onoverzichtelijk en moeilijk te beheren
• Oplossing: Begin met 3 simpele profielen (klein, middel, groot)

Fout 2: Vergeten te koppelen

• Je maakt profielen aan maar koppelt ze niet aan klanten
• Gevolg: De automatische verdeling werkt niet
• Oplossing: Ga per klant het profiel koppelen

Fout 3: Verkeerde verdeelsleutel

• Je geeft een kleine winkel per ongeluk verdeelsleutel 10
• Gevolg: Die winkel krijgt veel te veel
• Oplossing: Controleer altijd de verdeelsleutels na het instellen

Fout 4: Niet testen

• Je stelt alles in en gebruikt het direct voor de echte voorraad
• Gevolg: Als er een fout is, is het te laat
• Oplossing: Test eerst met een kleine partij

Fout 5: Alle klanten hetzelfde profiel

• Je geeft iedereen verdeelsleutel 1
• Gevolg: Iedereen krijgt evenveel, terwijl grote klanten meer nodig hebben
• Oplossing: Maak verschillende profielen voor verschillende klanten

Fout 6: Profielen niet geüpdatet

• Je stelt het één keer in en past het nooit meer aan
• Gevolg: Klanten groeien of krimpen, maar hun profiel blijft hetzelfde
• Oplossing: Evalueer elk kwartaal of de profielen nog kloppen

---

Visueel overzicht van het proces

STAP 1: Profielen aanmaken
    ↓
Admin → Configuratie → Verdeelprofielen
Maak aan: Klein (sleutel 1), Middel (sleutel 2), Groot (sleutel 3)
    ↓
STAP 2: Filters instellen per profiel
    ↓
Per profiel bepalen: welke verdeelsleutel voor welk product
    ↓
STAP 3: Profielen koppelen aan klanten
    ↓
Organisatie → Debiteuren → [Klant] → Verdeelprofielen
Koppel juiste profiel aan elke klant
    ↓
STAP 4: Automatisch verdelen
    ↓
Verdeling → Profiel verdelen
Selecteer voorraad → Klik verdelen
    ↓
RESULTAAT: Automatische eerlijke verdeling!
Grote klanten krijgen meer, kleine klanten minder

---

Samenvatting

Verdeelprofielen in Easyflor zorgen voor automatische verdeling van je voorraad over klanten op basis van vooraf ingestelde regels. Het systeem werkt met verdeelsleutels, waarbij een getal aangeeft hoeveel een klant krijgt ten opzichte van anderen: verdeelsleutel 1 is het basisaantal, verdeelsleutel 2 is twee keer zoveel, verdeelsleutel 3 is drie keer zoveel, enzovoort.

Om dit systeem te gebruiken maak je eerst verschillende profielen aan voor verschillende soorten klanten. Je kunt bijvoorbeeld categorieën maken zoals:

• Klein bedrijf, Middel bedrijf en Groot bedrijf
• Of formules op basis van assortiment: Formule A (weinig rozen, veel chrysanten), Formule B (veel rozen, weinig chrysanten), Formule C (veel planten, weinig bloemen)

De berekening werkt als volgt: als je 10.000 rozen hebt en deze wilt verdelen over 10 grote winkels (verdeelsleutel 3), 30 middelgrote winkels (verdeelsleutel 2) en 40 kleine winkels (verdeelsleutel 1), dan berekent het systeem eerst het totaal aantal verdeelsleutels (10×3 + 30×2 + 40×1 = 130 verdeelsleutels). Vervolgens wordt de voorraad gedeeld door dit totaal (10.000 ÷ 130 = ongeveer 76 rozen per verdeelsleutel, afgerond per bos wordt dit bijvoorbeeld 70). Elke klant krijgt dan zijn verdeelsleutel vermenigvuldigd met dit getal: grote winkels krijgen 70×3 = 210 rozen, middelgrote krijgen 70×2 = 140 rozen, en kleine krijgen 70×1 = 70 rozen. Wat niet netjes verdeelbaar is blijft over voor handmatige verdeling.

Voor het instellen ga je naar Admin, Systeem, Configuratie, Algemeen en Verdeelprofielen waar je op "+Nieuw" klikt en een duidelijke naam geeft zoals "Klein bedrijf" of "Formule Rozen". Daarna klik je op het aangemaakte profiel, ga je naar Filters en stel je per artikelsoort, artikel of artikelgroep de verdeelsleutels in door op "+Nieuw" te klikken, een filter te kiezen en een verdeelsleutel in te vullen.

Na het aanmaken moet je de profielen koppelen aan klanten door naar Organisatie, Algemeen, Debiteuren te gaan, een klant te selecteren, naar Algemeen en Verdeelprofielen te gaan, op "+Nieuw" te klikken, het juiste profiel te selecteren en de besteldag te kiezen waarvoor dit profiel geldt. Dit herhaal je voor elke klant zodat iedereen het juiste profiel heeft.

Het gebruiken van de verdeelprofielen doe je via Verdeling, Algemeen en Profiel verdelen waar je de voorraad selecteert die je wilt verdelen en op de verdeelknop klikt. Easyflor berekent dan automatisch wie hoeveel krijgt op basis van de ingestelde profielen en verdeelsleutels. Het resultaat kun je controleren en eventueel handmatig aanpassen voordat je het definitief maakt. Begin simpel met 2-3 profielen, test eerst met een kleine partij en evalueer regelmatig of de verdeelsleutels nog kloppen met de werkelijkheid van je klanten.