Hoe filter je ongewenste EKTs in Easyflor?

Wat is een EKT-filter?

Een EKT-filter is een blokkade die voorkomt dat bepaalde EKT-berichten (elektronische aankoopberichten) in Easyflor binnenkomen. Als je ongewenste of dubbele EKT-berichten ontvangt van een bepaalde leverancier, kun je deze automatisch blokkeren met een filter.

Waarom gebruik je een EKT-filter?

• Dubbele EKTs voorkomen: Soms krijg je hetzelfde EKT twee keer binnen
• Ongewenste leveranciers blokkeren: Je wilt geen EKTs meer ontvangen van een bepaalde leverancier
• Foute EKTs tegenhouden: Sommige leveranciers sturen verkeerde of onvolledige EKTs
• Overzicht behouden: Je voorraad blijft kloppend zonder dubbele registraties
• Tijd besparen: Je hoeft niet handmatig dubbele EKTs te verwijderen
• Fouten voorkomen: Automatische blokkade voorkomt dat je per ongeluk dubbele bestellingen verwerkt

Wanneer gebruik je een EKT-filter?

Voorbeelden:

• Je ontvangt twee keer hetzelfde EKT van dezelfde leverancier
• Een leverancier stuurt constant foute EKT-berichten
• Je wilt tijdelijk geen EKTs meer ontvangen van een bepaalde kweker
• Je hebt de samenwerking met een leverancier beëindigd maar ontvangt nog steeds EKTs
• Een leverancier test zijn systeem en stuurt test-EKTs die je wilt blokkeren

---

Hoe stel je een EKT-filter in?

Stap 1: Ga naar EDI Filter

1. Klik op de tegel "Admin"
2. Klik op "Configuratie"
3. Klik op "EDI Filter"

Stap 2: Maak een nieuw filter aan

1. Klik op "+Nieuw"

Stap 3: Geef het filter een naam

• Kies een naam die in één oogopslag duidelijk maakt wat het filter doet
• Voorbeelden van goede namen:
  • "Blokkeer [Naam Leverancier]"
  • "Dubbele EKTs Leverancier ABC"
  • "Negeer Test-EKTs Veiling Y"

Waarom is dit belangrijk?

• Je ziet later direct waarvoor het filter is
• Als je meerdere filters hebt, blijft het overzichtelijk

Stap 4: Vul de verzender in (UNB SENDER)

• Dit is het unieke nummer van de verzender
• Voorbeeld: "8714231140184"
• Dit is meestal een GLN-nummer of een ander identificatienummer

Waar vind je dit nummer?

• In het EKT-bericht zelf
• Vraag het aan je leverancier
• Of kijk in een eerder ontvangen EKT

Stap 5: Vul de kweker of leverancier in

• Voer hier de Kweker Code of Leverancier Code in
• Dit is een specifieke code die de leverancier identificeert

Hoe vind je deze code?

• Zie de uitleg verderop in deze handleiding onder "Hoe vind ik de leverancier of kwekercode?"
• Tip: Gebruik de scherm splitsen functie van je computer, zodat je deze handleiding en Easyflor tegelijk kunt zien

Stap 6: Vink alle drie de opties aan

Je moet drie dingen aanvinken:

1. Is DESADV

• Vink dit aan
• DESADV is het type EKT-bericht (Despatch Advice = verzendadvies)
• Dit is het standaard type voor aankoopberichten

2. Negeren

• Vink dit aan
• Het EKT wordt genegeerd en komt niet binnen in Easyflor
• Het wordt gewoon geblokkeerd

3. Alleen updaten

• Vink dit aan
• Het EKT kan alleen bestaande gegevens updaten, maar geen nieuwe aankopen aanmaken
• Dit voorkomt dubbele registraties

Stap 7: Sla op

• Klik op "Opslaan"
• Het filter is nu actief!

Stap 8: Controleer of het werkt

• Het filter moet binnen 1-2 dagen werken
• Ontvang je daarna nog steeds ongewenste EKTs van deze leverancier?
• Neem dan contact op met de support van Easyflor

---

Hoe vind je de leverancier of kwekercode?

Waarom heb je deze code nodig?

Om een filter in te stellen, heb je de exacte code van de kweker of leverancier nodig. Deze vind je in een EKT dat je al hebt ontvangen.

Stap 1: Ga naar verdeling

1. Klik op de tegel "Verdeling"
2. Klik op "Per aankoop"

Stap 2: Selecteer een EKT

• Zoek een EKT/Aankoop die dubbel is gestuurd
• Of zoek een EKT van de leverancier die je wilt blokkeren
• Klik op dit EKT om het te selecteren

Stap 3: Open het bewerkingsmenu

• Klik bovenaan op het potloodje (bewerkknop)
• Dit opent het EKT zodat je het kunt bewerken

Stap 4: Zoek de kweker of leverancier

1. Scroll naar beneden in het EKT
2. Zoek het veld "Kweker" of "Leverancier"
3. Selecteer/klik op de kweker of leverancier

Stap 5: Open de informatie

• Klik op "Wijzig"
• Dit opent een nieuw scherm met alle informatie over de kweker of leverancier

Stap 6: Vind de code

• Onder de Naam staat de Code
• Dit is de code die je nodig hebt voor het filter!
• Noteer deze code of kopieer hem

Stap 7: Gebruik de code in je filter

• Ga terug naar je filter (Admin → Configuratie → EDI Filter)
• Vul deze code in bij "Kweker of Leverancier"

---

Praktijkvoorbeelden

Voorbeeld 1: Dubbele EKTs blokkeren

Probleem: Je ontvangt twee keer hetzelfde EKT van FloraHolland voor kweker "Rozen Kwekerij BV".

Oplossing:

1. Maak een filter aan met naam: "Blokkeer Rozen Kwekerij"
2. Vul UNB SENDER in: "8712345678901" (GLN van FloraHolland)
3. Vul Kweker Code in: "ROZENKW01" (de code van Rozen Kwekerij)
4. Vink alle drie aan: Is DESADV, Negeren, Alleen updaten
5. Sla op

Resultaat:

• Dubbele EKTs van Rozen Kwekerij worden nu geblokkeerd
• Je voorraad blijft kloppend

---

Voorbeeld 2: Foute EKTs tegenhouden

Probleem: Leverancier "Bloemen Groothandel XYZ" stuurt EKTs met verkeerde prijzen.

Oplossing:

1. Zoek eerst de leverancierscode op via Verdeling → Per aankoop
2. Open een EKT van deze leverancier
3. Klik op het potloodje
4. Selecteer de leverancier en klik op "Wijzig"
5. Noteer de code (bijvoorbeeld: "BLOEMXYZ")
6. Maak een filter aan met naam: "Blokkeer Bloemen Groothandel XYZ"
7. Vul UNB SENDER en Leverancier Code in
8. Vink alle drie aan en sla op

Resultaat:

• Foute EKTs van deze leverancier komen niet meer binnen
• Je kunt de leverancier vragen het probleem op te lossen
• Daarna kun je het filter weer verwijderen

---

Voorbeeld 3: Test-EKTs negeren

Probleem: Een leverancier test zijn systeem en stuurt test-EKTs naar jouw systeem.

Oplossing:

1. Maak een filter aan met naam: "Negeer test-EKTs [Leverancier]"
2. Vul de gegevens in van de leverancier
3. Vink alle drie aan en sla op
4. Als de test voorbij is, kun je het filter weer verwijderen

Resultaat:

• Test-EKTs worden geblokkeerd
• Je voorraad blijft schoon van testgegevens

---

Belangrijke tips

Tip 1: Gebruik duidelijke namen

• Geef je filter een naam die uitlegt wat het doet
• Bijvoorbeeld: "Blokkeer [Leverancier]" of "Dubbele EKTs [Kweker]"
• Zo weet je over een paar maanden nog waarvoor het is

Tip 2: Noteer waarom je een filter hebt gemaakt

• Schrijf op waarom je dit filter hebt aangemaakt
• Bijvoorbeeld: "Dubbele EKTs sinds 1 januari 2025"
• Zo kun je later evalueren of het filter nog nodig is

Tip 3: Controleer regelmatig je filters

• Bekijk af en toe welke filters je hebt staan
• Zijn ze nog nodig? Of kan het filter weg?
• Te veel filters kan verwarrend worden

Tip 4: Test het filter

• Vraag de leverancier om een test-EKT te sturen
• Controleer of het EKT geblokkeerd wordt
• Werkt het niet? Neem contact op met support

Tip 5: Communiceer met de leverancier

• Vertel de leverancier dat je een filter hebt ingesteld
• Leg uit waarom (dubbele EKTs, fouten, etc.)
• Vraag hen het probleem op te lossen
• Daarna kun je het filter vaak weer verwijderen

Tip 6: Gebruik scherm splitsen

• Bij het opzoeken van de kwekercode is het handig om je scherm te splitsen
• Zo kun je deze handleiding en Easyflor tegelijk zien
• Dit maakt het werk een stuk makkelijker!

Tip 7: Bewaar de codes

• Maak een lijst van welke leveranciers welke codes hebben
• Bijvoorbeeld in Excel of een notitiebestand
• Zo hoef je de volgende keer niet opnieuw te zoeken

---

Veelgemaakte fouten

Fout 1: Verkeerde code ingevuld

• Je vult per ongeluk de naam in plaats van de code
• Gevolg: Het filter werkt niet
• Oplossing: Gebruik altijd de exacte code die onder "Code" staat

Fout 2: Niet alle drie opties aangevinkt

• Je vergeet één van de drie opties aan te vinken
• Gevolg: Het filter werkt niet correct
• Oplossing: Vink altijd alle drie aan: Is DESADV, Negeren, Alleen updaten

Fout 3: Verkeerde UNB SENDER

• Je vult het verkeerde verzendernummer in
• Gevolg: Het filter blokkeert de verkeerde EKTs (of helemaal geen)
• Oplossing: Controleer het UNB SENDER nummer in een eerder ontvangen EKT

Fout 4: Te algemene filter

• Je maakt een filter te breed, waardoor ook gewenste EKTs worden geblokkeerd
• Gevolg: Je mist belangrijke aankopen
• Oplossing: Wees zo specifiek mogelijk met de kweker- of leverancierscode

Fout 5: Filter niet opgeslagen

• Je vergeet op "Opslaan" te klikken
• Gevolg: Het filter is niet actief
• Oplossing: Klik altijd op "Opslaan"!

Fout 6: Te lang wachten met controleren

• Je controleert pas na een week of het filter werkt
• Gevolg: Ondertussen komen er nog steeds ongewenste EKTs binnen
• Oplossing: Controleer binnen 1-2 dagen of het filter werkt

---

Wat als het filter niet werkt?

Na 1-2 dagen controleren

• Het filter moet binnen 1-2 dagen actief zijn
• Ontvang je daarna nog steeds ongewenste EKTs?

Stap 1: Controleer je instellingen

• Zijn alle drie de opties aangevinkt?
• Is de kwekercode correct?
• Is het UNB SENDER nummer correct?

Stap 2: Controleer de naam

• Heb je een duidelijke naam gegeven?
• Kun je zien dat het filter actief is?

Stap 3: Neem contact op met support

• Als alles correct lijkt maar het filter niet werkt
• Neem dan contact op met de support van Easyflor
• Zij kunnen je verder helpen

---

Visueel overzicht van het proces

STAP 1: Vind de kwekercode
    ↓
Verdeling → Per aankoop → Selecteer EKT
    ↓
Klik potloodje → Selecteer kweker/leverancier
    ↓
Wijzig → Noteer de Code
    ↓
STAP 2: Maak het filter aan
    ↓
Admin → Configuratie → EDI Filter → +Nieuw
    ↓
STAP 3: Vul de gegevens in
    ↓
Naam: "Blokkeer [Leverancier]"
UNB SENDER: "8714231140184"
Kweker/Leverancier Code: [De code die je hebt gevonden]
    ↓
STAP 4: Vink alles aan
    ↓
Is DESADV ✓
Negeren ✓
Alleen updaten ✓
    ↓
STAP 5: Opslaan
    ↓
STAP 6: Controleer na 1-2 dagen
    ↓
Werkt het niet? → Contact support
Werkt het wel? → Klaar!

---

Samenvatting

Om ongewenste of dubbele EKTs te blokkeren in Easyflor maak je een EKT-filter aan. Je gaat hiervoor naar Admin, dan naar Configuratie en vervolgens naar EDI Filter, waar je op "+Nieuw" klikt om een nieuwe filter te maken.

Bij het aanmaken van een filter vul je de volgende gegevens in:

• Een duidelijke naam die aangeeft wat het filter doet, bijvoorbeeld "Blokkeer [Naam Leverancier]"
• De UNB SENDER (verzendernummer), bijvoorbeeld "8714231140184", dit is meestal een GLN-nummer
• De Kweker of Leverancier Code, dit is de specifieke code van de leverancier die je wilt blokkeren

Om de kweker of leverancierscode te vinden ga je naar Verdeling en dan naar Per aankoop, waar je een EKT selecteert van de leverancier die je wilt blokkeren. Je klikt bovenaan op het potloodje om het EKT te openen, scrollt naar beneden en selecteert de kweker of leverancier. Vervolgens klik je op "Wijzig" om de informatie te openen, en onder de naam vind je de code die je nodig hebt voor het filter.

Na het invullen van de gegevens moet je drie opties aanvinken:

• Is DESADV: dit is het type EKT-bericht (verzendadvies)
• Negeren: het EKT wordt geblokkeerd en komt niet binnen
• Alleen updaten: het EKT kan alleen bestaande gegevens updaten en geen nieuwe aankopen maken

Klik vervolgens op "Opslaan" om het filter te activeren. Het filter moet binnen 1-2 dagen werken. Als je daarna nog steeds ongewenste EKTs ontvangt van deze leverancier, neem dan contact op met de support van Easyflor. Het is handig om bij het opzoeken van de kwekercode de scherm splitsen functie te gebruiken, zodat je deze handleiding en Easyflor tegelijk kunt zien.