Hoe stel je transportroutes in voor je leveringen?

Wat zijn transportroutes?

Transportroutes zijn de ritten die je chauffeurs rijden om bestellingen bij klanten af te leveren. In Easyflor kun je deze routes volledig configureren met vervoerders, gebieden, wagens en chauffeurs, zodat je precies weet wie, wat, wanneer en waarheen vervoert.

Waarom transportroutes instellen?

• Voor efficiënte planning van je leveringen
• Om te weten welke chauffeur welke route rijdt
• Voor het berekenen van wagencapaciteit
• Om klanten aan de juiste route toe te wijzen
• Voor een overzichtelijke transportadministratie

Wat heb je nodig voordat je begint?

Voor een werkend routesysteem moet je de volgende onderdelen instellen:

1. Vervoersgebied Categorieën - Om gebieden te groeperen (bijvoorbeeld: Regio Noord, Regio Zuid)
2. Vervoersgebieden - De specifieke gebieden waar geleverd wordt
3. Vervoerders - De partijen die het transport verzorgen
4. Routes - De ritten met de volgorde van klanten
5. Wagens - De voertuigen met hun capaciteit
6. Chauffeurs - De personen die de routes rijden

Stap 1: Maak vervoersgebied categorieën aan

Waarom categorieën?

Categorieën helpen je om vervoersgebieden logisch te groeperen, bijvoorbeeld per regio of provincie.

Hoe maak je een categorie aan?

1. Ga naar de tegel "Admin"
2. Klik op "Vervoersgebied Categorieën"
3. Klik op "+ Nieuw"
4. Voer de naam van de categorie in (bijvoorbeeld "Flevoland" of "Amsterdam e.o.")
5. Klik op "Opslaan"

Stap 2: Maak vervoersgebieden aan

Wat is een vervoersgebied?

Een vervoersgebied is een specifiek gebied waar je levert, zoals een stad of wijk.

Hoe maak je een vervoersgebied aan?

1. Ga naar de tegel "Admin"
2. Klik op "Vervoersgebieden"
3. Klik op "+ Nieuw"
4. Vul de volgende gegevens in:
   • Naam: Kies een logische naam waarin je de volgorde kunt aflezen (bijvoorbeeld "01-Centrum" of "02-Noord")
   • Categorie: Selecteer de categorie waar dit gebied onder valt
   • Land: Kies het land van het vervoersgebied
   • Transportdagen (optioneel): Geef aan hoeveel dagen het transport onderweg is naar dit gebied
     • Dit is handig voor leveringen die meerdere dagen duren
     • Op de webshop worden deze dagen automatisch bij de leverdag opgeteld
     • Bijvoorbeeld: bij 2 transportdagen wordt een bestelling op maandag pas woensdag geleverd
5. Klik op "Opslaan"

Stap 3: Maak een vervoerder aan

Wat is een vervoerder?

De vervoerder is het bedrijf of de afdeling die het transport uitvoert.

Hoe maak je een vervoerder aan?

1. Ga naar de tegel "Admin"
2. Klik op "Vervoerders"
3. Klik op "+ Nieuw"
4. Vul de volgende gegevens in:
   • Naam: De naam van de vervoerder
   • Transporteurcode: Een unieke code voor deze vervoerder
   • Land: Het land waar de vervoerder actief is
5. Klik op "Opslaan"

Stap 4: Voeg wagens toe aan de vervoerder

Waarom wagens toevoegen?

Per wagen kun je de capaciteit instellen door aan te geven hoeveel karren erin passen. Dit bepaalt het volume van de auto.

Hoe voeg je een wagen toe?

1. Selecteer de aangemaakte vervoerder
2. Klik op "Wagens"
3. Klik op "+ Nieuw"
4. Vul de volgende gegevens in:
   • Naam: Een herkenbare naam voor de wagen
   • Kenteken: Het kenteken van het voertuig (optioneel)
5. Klik op "Opslaan"

Stel de capaciteit in

1. Selecteer de aangemaakte wagen
2. Je ziet nu alle beschikbare karren
3. Geef per kartype aan hoeveel er maximaal in deze wagen passen
   • Vul per kartype in hoeveel er passen als je de volledige auto zou vullen met alleen dat kartype
   • Bijvoorbeeld: 10 Deense karren en 150 kratten
   • Dit bepaalt het totale volume van de auto
4. Sla de capaciteiten op

Stap 5: Maak routes aan

Wat is een route?

Een route bepaalt welke klanten samen worden bezocht tijdens een rit. Je kunt vaste klanten groeperen in specifieke routes, of het systeem laten berekenen wat de beste routevolgorde is.

Hoe maak je een route aan?

1. Selecteer de aangemaakte vervoerder
2. Klik op "Routes"
3. Klik op "+ Nieuw"
4. Vul de volgende gegevens in:
   • Naam: Een duidelijke naam voor de route
   • Bovenliggende route: Als deze route onder een andere route valt (optioneel)
5. Klik op "Opslaan"

Tip voor automatische routeberekening:

• Wil je dat het systeem zelf de beste route berekent? Maak dan één algemene route aan (bijvoorbeeld "Hoofdroute")
• Koppel alle klanten aan deze hoofdroute
• Het systeem berekent dan automatisch de meest efficiënte volgorde
• Dit is ideaal als je geen vaste routevolgorde nodig hebt

Tip voor vaste routes:

• Maak aparte routes aan voor klanten die altijd samen bezocht moeten worden
• Bijvoorbeeld: "Route Centrum" of "Route Industrieterrein"
• Zo behoud je controle over specifieke groepen klanten

Stap 6: Voeg chauffeurs toe

Waarom chauffeurs toevoegen?

Chauffeurs koppelen routes, wagens en dagen aan elkaar.

Hoe voeg je een chauffeur toe?

1. Selecteer de aangemaakte vervoerder
2. Klik op "Chauffeurs"
3. Klik op "+ Nieuw"
4. Vul minimaal de achternaam in
5. Voeg eventueel andere contactgegevens toe
6. Klik op "Opslaan"

Koppel route en wagen aan de chauffeur

1. Selecteer de aangemaakte chauffeur
2. Klik op "Route per leverdag"
3. Voor elke dag dat de chauffeur rijdt:
   • Selecteer de dag
   • Kies welke route gereden wordt
   • Kies welke wagen gebruikt wordt
4. Klik op "Opslaan"

Stap 7: Koppel klanten aan routes

Nu de routes zijn ingesteld, moet je nog aangeven welke klanten op welke route zitten.

Hoe koppel je een klant aan een route?

1. Ga naar "Organisatie"
2. Klik op "Debiteuren"
3. Selecteer de debiteur die vervoerd moet worden
4. Ga naar "Configuratie" → "Transport"
5. Selecteer:
   • Vervoerder: Wie vervoert deze klant?
   • Vervoersgebied: In welk gebied zit deze klant?
   • Route: Op welke route moet deze klant?
6. Sla de instellingen op

Klaar!

Je hebt nu succesvol je transportroutes ingesteld. Het systeem weet nu:

• Welke chauffeur op welke dag rijdt
• Met welke wagen wordt gereden
• Welke route wordt gevolgd
• Welke klanten op welke route zitten
• Hoeveel capaciteit elke wagen heeft

Dit maakt het plannen en organiseren van je transport veel efficiënter!

Extra tips:

• Gebruik logische nummering in je routenamen voor een beter overzicht
• Controleer regelmatig of de wagencapaciteit nog klopt