Hoe ontvang je kopieën van bestelbevestigingen en facturen in Easyflor?

Wat zijn kopieën van bestelbevestigingen en facturen?

Wanneer een klant een bestelling plaatst of een factuur ontvangt, kun je automatisch een kopie van deze e-mails naar jezelf laten sturen. Zo weet je altijd wat er is verstuurd naar klanten en kun je alles controleren of archiveren.

Waarom wil je kopieën ontvangen?

• Overzicht: Je weet precies welke bestellingen er zijn geplaatst
• Controle: Je kunt controleren of alles goed is verstuurd naar klanten
• Archivering: Je hebt een backup van alle bestellingen en facturen in je e-mail
• Geen verrassingen: Je ziet direct als er iets fout gaat
• Administratie: Handig voor de boekhouding of administratie
• Klantenservice: Als een klant belt over een bestelling of factuur, kun je het snel terugvinden
• Teamwerk: Meerdere mensen in je bedrijf kunnen meekijken

Wanneer gebruik je dit?

Voorbeelden:

• Je wilt als eigenaar of manager meekijken met alle bestellingen
• De boekhouder wil automatisch kopieën van alle facturen ontvangen
• Je wilt een backup van alle bestellingen in een apart e-mailadres
• Het klantenservice-team wil kopieën ontvangen om klanten beter te helpen
• Je wilt alles archiveren voor de administratie

---

Er zijn twee soorten kopieën die je kunt instellen:

1. Kopie van bestelbevestigingen

Dit zijn de e-mails die klanten krijgen als ze een bestelling plaatsen via je webshop.

2. Kopie van facturen

Dit zijn de facturen die naar klanten worden gemaild.

Je kunt beide apart instellen!

---

Deel 1: Kopie van bestelbevestigingen ontvangen

Wat is een bestelbevestiging?

Een bestelbevestiging is een e-mail die een klant ontvangt zodra hij een bestelling plaatst. In deze e-mail staat wat de klant heeft besteld en alle details van de bestelling.

Stap 1: Ga naar orderbevestiging-instellingen

1. Klik op de tegel "Admin"
2. Klik op "Systeem"
3. Klik op "Configuratie"
4. Klik op "Exporteer"
5. Klik op "Orderbevestiging email"

Stap 2: Vul de gegevens in

Bedrijfsnaam:

• Vul hier je bedrijfsnaam in
• Deze naam verschijnt in de bestelbevestiging

BCC:

• Dit staat voor "Blind Carbon Copy" (onzichtbare kopie)
• Vul hier het e-mailadres in waar je de kopieën wilt ontvangen
• Voorbeeld: info@bloemenbedrijf.nl of administratie@bloemenbedrijf.nl

Wat is BCC?

• De klant ziet niet dat jij een kopie ontvangt
• Het blijft onzichtbaar voor de klant
• Alleen jij ontvangt deze kopie op het opgegeven adres

Stap 3: Sla op

• Klik op "Opslaan"
• Vanaf nu ontvang je automatisch een kopie van elke bestelbevestiging!

Wat gebeurt er nu?

Klant plaatst bestelling via webshop
    ↓
Klant ontvangt bestelbevestiging per e-mail
    ↓
Jij ontvangt automatisch een kopie op het BCC-adres

---

Deel 2: Kopie van facturen ontvangen

Wat is een factuur-kopie?

Elke keer als een factuur per e-mail naar een klant wordt gestuurd, krijg jij automatisch dezelfde factuur ook toegestuurd.

Stap 1: Ga naar factuur-instellingen

1. Klik op de tegel "Admin"
2. Klik op "Systeem"
3. Klik op "Configuratie"
4. Klik op "Factuur"

Stap 2: Ga naar e-mailadressen

1. Scroll naar beneden in het menu
2. Zoek het kopje "Email adressen" (staat onderaan)
3. Klik op "+Nieuw"

Stap 3: Voeg een e-mailadres toe

• Vul hier het e-mailadres in waar je factuurkopieën wilt ontvangen
• Voorbeeld: boekhouding@bloemenbedrijf.nl of admin@bloemenbedrijf.nl
• Je kunt meerdere e-mailadressen toevoegen door stap 2 en 3 te herhalen

Stap 4: Sla op

• Klik op "Opslaan"
• Alle facturen die naar klanten worden gemaild, komen nu ook bij jou binnen!

Wat gebeurt er nu?

Factuur wordt gemaild naar klant
    ↓
Klant ontvangt de factuur
    ↓
Jij ontvangt automatisch dezelfde factuur op het opgegeven adres

---

Verschil tussen bestelbevestigingen en facturen

Bestelbevestigingen:

• Wanneer: Direct nadat een klant bestelt
• Inhoud: Wat de klant heeft besteld, hoeveelheden, leveringstijd
• Doel: Bevestiging dat de bestelling is ontvangen

Facturen:

• Wanneer: Als de bestelling is afgeleverd of voltooid
• Inhoud: Wat de klant moet betalen, BTW, betaaltermijn
• Doel: Betaalverzoek voor de klant

Tip: Stel beide in als je alles wilt kunnen controleren!

---

Praktijkvoorbeeld: Alles instellen voor je bedrijf

Situatie:

Je bent eigenaar van "Bloemenhandel De Roos". Je wilt:

• Kopieën van bestelbevestigingen ontvangen op info@bloemenbedrijf.nl
• Kopieën van facturen ontvangen op boekhouding@bloemenbedrijf.nl

Stap 1: Bestelbevestigingen instellen

1. Admin → Systeem → Configuratie → Exporteer → Orderbevestiging email
2. Bedrijfsnaam: "Bloemenhandel De Roos"
3. BCC: "info@bloemenbedrijf.nl"
4. Opslaan

Stap 2: Facturen instellen

1. Admin → Systeem → Configuratie → Factuur
2. Scroll naar beneden naar "Email adressen"
3. Klik op "+Nieuw"
4. Vul in: "boekhouding@bloemenbedrijf.nl"
5. Opslaan

Resultaat:

• Elke bestelbevestiging komt binnen op info@bloemenbedrijf.nl
• Elke factuur komt binnen op boekhouding@bloemenbedrijf.nl
• Je hebt volledige controle en overzicht!

---

Meerdere e-mailadressen toevoegen

Voor bestelbevestigingen:

• Je kunt maar één BCC-adres invullen
• Wil je meerdere personen op de hoogte houden?
• Gebruik een algemeen e-mailadres (zoals info@) en stel daar een doorstuur-regel in

Voor facturen:

• Je kunt meerdere e-mailadressen toevoegen!
• Klik gewoon opnieuw op "+Nieuw" en voeg nog een adres toe
• Bijvoorbeeld: één voor de boekhouder, één voor de administratie, één voor jezelf

Voorbeeld voor facturen:

1. Eerste adres: boekhouding@bloemenbedrijf.nl
2. Tweede adres: eigenaar@bloemenbedrijf.nl
3. Derde adres: administratie@bloemenbedrijf.nl

Alle drie krijgen nu kopieën van elke factuur!

---

Belangrijke tips

Tip 1: Gebruik specifieke e-mailadressen

• Maak aparte e-mailadressen voor kopieën
• Bijvoorbeeld: kopie-bestellingen@bloemenbedrijf.nl
• Zo blijft je hoofde-mail overzichtelijk

Tip 2: Maak mappen in je e-mail

• Maak een map "Kopie Bestellingen"
• Maak een map "Kopie Facturen"
• Stel regels in zodat kopieën automatisch in deze mappen komen
• Zo blijft alles netjes georganiseerd

Tip 3: Test het eerst

• Plaats een testbestelling of stuur een testfactuur
• Controleer of je de kopie ontvangt
• Werkt het? Dan weet je zeker dat het goed is ingesteld

Tip 4: Controleer regelmatig je spam-map

• Soms komen kopieën in je spam terecht
• Markeer ze als "geen spam" zodat ze in je inbox komen
• Zo mis je geen belangrijke kopieën

Tip 5: Wees zuinig met e-mailadressen

• Te veel kopieën = overvol e-mailvak
• Voeg alleen adressen toe die echt nodig zijn
• Niet iedereen hoeft alles te ontvangen

Tip 6: Archiveer automatisch

• Veel e-mailprogramma's kunnen automatisch archiveren
• Stel regels in om kopieën na 30 dagen te archiveren
• Zo heb je altijd een backup, maar blijft je inbox leeg

Tip 7: Gebruik BCC bij bestelbevestigingen

• BCC betekent dat de klant niet ziet dat jij een kopie krijgt
• Dit is professioneler dan CC (waar iedereen het ziet)
• Houd het zo, dit is de beste manier

---

Veelgemaakte fouten

Fout 1: Typfout in e-mailadres

• Je vult info@bloemenbderijf.nl in (typfout: bderijf)
• Gevolg: Je ontvangt geen kopieën
• Oplossing: Controleer het e-mailadres dubbel voordat je opslaat

Fout 2: Verkeerd e-mailadres gebruikt

• Je vult je persoonlijke Gmail in, maar die check je nooit
• Gevolg: Kopieën komen aan maar je ziet ze niet
• Oplossing: Gebruik een e-mailadres dat je regelmatig checkt

Fout 3: Vergeten op te slaan

• Je vult alles in maar vergeet op "Opslaan" te klikken
• Gevolg: De instellingen worden niet bewaard
• Oplossing: Klik altijd op "Opslaan"!

Fout 4: Te veel e-mailadressen toegevoegd

• Je voegt 10 e-mailadressen toe voor factuurkopieën
• Gevolg: 10 mensen krijgen elke factuur, veel te druk
• Oplossing: Voeg alleen de mensen toe die het echt nodig hebben

Fout 5: Kopieën komen in spam

• Je ontvangt de kopieën niet, maar ze zitten in spam
• Gevolg: Je denkt dat het niet werkt
• Oplossing: Check je spam-map en markeer als "geen spam"

Fout 6: Geen test gedaan

• Je stelt alles in maar test niet of het werkt
• Gevolg: Je merkt pas weken later dat het niet werkt
• Oplossing: Test direct na instellen met een testbestelling of -factuur

---

Wanneer ontvang je GEEN kopie?

Let op! Je ontvangt alleen kopieën als:

• De klant een bestelling plaatst via de webshop (voor bestelbevestigingen)
• De factuur wordt gemaild naar de klant (voor facturen)

Je ontvangt GEEN kopie als:

• Je handmatig een bestelling invoert (geen bestelbevestiging via webshop)
• De factuur wordt geprint in plaats van gemaild (alleen geprinte facturen)
• De factuur wordt gedownload maar niet gemaild
• Je iets aanmaakt in Easyflor zonder het naar de klant te mailen

Belangrijk: Alleen e-mails die naar klanten gaan, krijg je als kopie!

---

Visueel overzicht van het proces

BESTELBEVESTIGINGEN:
    ↓
Admin → Configuratie → Exporteer → Orderbevestiging email
    ↓
Vul bedrijfsnaam in + BCC-adres
    ↓
Opslaan
    ↓
Klant bestelt → Klant krijgt bevestiging → Jij krijgt kopie
    ↓
FACTUREN:
    ↓
Admin → Configuratie → Factuur → Email adressen (onderaan)
    ↓
+Nieuw → Vul e-mailadres in
    ↓
Opslaan (herhaal voor meer adressen)
    ↓
Factuur naar klant → Jij krijgt kopie
    ↓
KLAAR! Je ontvangt alle kopieën

---

Samenvatting

Om automatisch kopieën te ontvangen van bestelbevestigingen en facturen die naar klanten worden gestuurd, stel je twee dingen apart in binnen Easyflor.

Voor kopieën van bestelbevestigingen ga je naar Admin, dan naar Systeem, Configuratie, Exporteer en Orderbevestiging email. Daar vul je de volgende gegevens in:

• Je bedrijfsnaam die in de bestelbevestiging verschijnt
• Het BCC-adres waar je de kopieën wilt ontvangen (bijvoorbeeld info@bloemenbedrijf.nl)

BCC staat voor Blind Carbon Copy, wat betekent dat de klant niet ziet dat jij een kopie ontvangt. Zodra je dit opslaat, krijg je automatisch een kopie van elke bestelbevestiging die naar klanten wordt gestuurd nadat ze een bestelling plaatsen via de webshop.

Voor kopieën van facturen ga je naar Admin, dan naar Systeem, Configuratie en Factuur. Scroll naar beneden tot je het kopje "Email adressen" ziet staan (onderaan), klik op "+Nieuw" en vul het e-mailadres in waar je factuurkopieën wilt ontvangen, bijvoorbeeld boekhouding@bloemenbedrijf.nl. Het voordeel bij facturen is dat je meerdere e-mailadressen kunt toevoegen door opnieuw op "+Nieuw" te klikken en nog een adres in te vullen. Zo kunnen bijvoorbeeld de boekhouder, de eigenaar en de administratie allemaal kopieën ontvangen van elke factuur die naar klanten wordt gemaild.

Het is belangrijk om te weten dat je alleen kopieën ontvangt van e-mails die daadwerkelijk naar klanten worden verstuurd. Bij bestelbevestigingen betekent dit alleen bestellingen via de webshop, en bij facturen alleen facturen die worden gemaild (niet geprint of gedownload). Test altijd na het instellen of je de kopieën daadwerkelijk ontvangt door een testbestelling te plaatsen of een testfactuur te versturen, en controleer ook je spam-map als je de kopieën niet direct ziet. Gebruik bij voorkeur specifieke e-mailadressen voor kopieën en maak mappen in je e-mailprogramma om alles overzichtelijk te houden.