Flora-Abrechnung einrichten und verwenden

Einleitung: Was ist die Flora-Abrechnung?

Die Flora-Abrechnung ist eine Möglichkeit, Kundenzahlungen automatisch über FloraHolland abwickeln zu lassen. Statt dass der Kunde direkt an Sie zahlt, wird der Betrag über seine FloraHolland-Auktionsrechnung verrechnet. FloraHolland zieht das Geld von seinem Konto ab und zahlt Sie. Es ist wie ein automatisches Lastschriftverfahren über die Auktion.

Warum die Flora-Abrechnung verwenden?

Sie möchten die Flora-Abrechnung verwenden, weil:

• Sie sicher sind, dass Sie bezahlt werden (über FloraHolland)
• Das Risiko von Zahlungsausfällen kleiner ist
• Kunden es bequem finden (eine Rechnung bei FloraHolland)
• Sie keine einzelnen Zahlungen nachverfolgen müssen
• FloraHolland für den Einzug sorgt
• Es verwaltungstechnisch übersichtlich ist
• Viele Kunden ohnehin schon über FloraHolland einkaufen

Wie funktioniert es?

1. Sie verkaufen Produkte an einen Kunden
2. Sie erstellen eine Rechnung in der speziellen "Flora-Abrechnung"-Administration
3. Sie senden die Abrechnung an FloraHolland
4. FloraHolland setzt den Betrag auf seine Auktionsrechnung des Kunden
5. FloraHolland zahlt Sie

Was brauchen Sie im Voraus?

Vom Kunden:

• Die FloraHolland-Nummer des Kunden
• Erlaubnis, über Flora abzurechnen

In Easyflor:

• Eine spezielle Zahlungsmethode "Flora-Abrechnung"
• Eine separate Administration für Flora-Abrechnungen
• Korrekte Konfigurationseinstellungen

Wir werden dies Schritt für Schritt einrichten.

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Teil 1: Einmalige Einstellungen (Setup)

Dies müssen Sie nur einmal tun. Danach funktioniert das System automatisch.

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Schritt 1: Zahlungsmethode hinzufügen

Zuerst erstellen wir eine spezielle Zahlungsmethode für Flora-Abrechnungen.

Zum Zahlungsmethoden-Menü

1. Gehen Sie zu "Admin"
2. Klicken Sie auf "(Organisation) Zahlungsmethoden"
3. Sie sehen jetzt eine Liste mit aktuellen Zahlungsmethoden (z.B. SEPA, Bar, etc.)

Neue Zahlungsmethode erstellen

1. Klicken Sie oben auf "+ Neu"
2. Füllen Sie die Daten aus:

Name:

• Typ: "Flora-Abrechnung"
• Dies ist der Name, den Sie später auswählen

Typ/Art:

• Wählen Sie den richtigen Typ (wahrscheinlich "Sonstige" oder "Abrechnung")
• Prüfen Sie Ihr System für die richtige Option

Aktiv:

• Einschalten (Häkchen)
• Sonst können Sie die Methode nicht verwenden

Speichern

1. Klicken Sie auf "Speichern"
2. Die Zahlungsmethode "Flora-Abrechnung" existiert jetzt

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Schritt 2: Administration für Flora-Abrechnung hinzufügen

Jetzt erstellen wir eine separate Administration speziell für Flora-Abrechnungen. Dies hält alles getrennt und übersichtlich.

Zum Administrationen-Menü

1. Gehen Sie zu "Organisation"
2. Klicken Sie auf "Administration"
3. Sie sehen eine Liste mit Ihren aktuellen Administrationen

Neue Administration erstellen

1. Klicken Sie oben auf "Neu"
2. Füllen Sie die Pflichtfelder aus:

Name:

• Typ: "Flora-Abrechnung"
• Oder ein anderer erkennbarer Name wie "FloraHolland Abrechnung"

Code/Abkürzung:

• Zum Beispiel: "FLORA" oder "FH"
• Dies ist für den internen Gebrauch

Andere Einstellungen:

• Füllen Sie eventuelle andere Pflichtfelder aus
• Wie USt-IdNr., Adresse, etc. (wenn gefragt)

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Rechnungsnummer-Serie erstellen

Jede Administration benötigt eine eigene Nummerierung für Rechnungen.

1. Suchen Sie das Feld "Rechnungsnummer-Serie" oder "Rechnungsnummerierung"
2. Klicken Sie auf "Neu" oder das "+"-Symbol

Einstellungen Rechnungsnummer-Serie:

Präfix:

• Zum Beispiel: "FL" (für Flora)
• Dies kommt vor jeder Rechnungsnummer (FL0001, FL0002, etc.)

Startnummer:

• Zum Beispiel: 1 oder 1000
• Die erste Rechnungsnummer

Beispiel-Ergebnis:

• Rechnungsnummern werden: FL0001, FL0002, FL0003, etc.

Speichern

1. Klicken Sie auf "Speichern" für die Rechnungsnummer-Serie
2. Klicken Sie auf "Speichern" für die Administration
3. Die Administration "Flora-Abrechnung" ist jetzt erstellt

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Schritt 3: Standardkonfiguration einstellen

Jetzt stellen wir ein, dass diese Administration standardmäßig für Flora-Abrechnungen verwendet wird.

Zum Konfigurationsmenü

1. Gehen Sie zu "Admin"
2. Klicken Sie auf "(System) Konfiguration"
3. Klicken Sie auf "(Allgemein) Rechnung"
4. Suchen Sie den Abschnitt "Flora-Konfiguration" oder "FloraHolland-Einstellungen"

Administration auswählen

1. Suchen Sie das Feld "Administration" oder "Standard-Administration Flora"
2. Wählen Sie die Administration aus, die Sie gerade erstellt haben: "Flora-Abrechnung"
3. Dies sorgt dafür, dass Flora-Abrechnungen immer in dieser Administration landen

Speichern

1. Klicken Sie auf "Speichern" oder "Anwenden"
2. Die Standardkonfiguration ist jetzt eingestellt

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Schritt 4: Debitor für Flora-Abrechnung einstellen

Jetzt stellen wir pro Kunde ein, dass er über Flora abgerechnet wird.

Zum Debitoren-Menü

1. Gehen Sie zu "Organisation"
2. Klicken Sie auf "(Allgemein) Debitoren"
3. Suchen Sie den Debitor (Kunden), der über Flora abrechnen soll
4. Klicken Sie auf den Debitor, um ihn zu öffnen

Administration einstellen

1. Suchen Sie das Feld "Administration"
2. Wählen Sie "Flora-Abrechnung" aus (die Administration, die Sie erstellt haben)
3. Dies sorgt dafür, dass Rechnungen für diesen Kunden in der Flora-Administration landen

FloraHolland-Nummer ausfüllen

1. Suchen Sie das Feld "FloraHolland-Nummer" oder "Flora-Nummer"
2. Füllen Sie die FloraHolland-Nummer des Kunden aus
3. Diese Nummer bekommen Sie vom Kunden selbst
4. Beispiel: 123456

Achtung: Ohne diese Nummer kann nicht abgerechnet werden!

Speichern

1. Klicken Sie auf "Speichern"
2. Dieser Kunde ist jetzt für die Flora-Abrechnung eingestellt

Wiederholen Sie dies für jeden Kunden, der über Flora abrechnen soll.

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Schritt 5: Standard-Zahlungsmethode beim Debitor einstellen

Zuletzt setzen wir die Zahlungsmethode standardmäßig für diesen Kunden.

Zur Konfiguration des Debitors

1. Beim Debitor, gehen Sie zu "(Allgemein) Konfiguration"
2. Oder suchen Sie den Tab "Fakturierung" oder "Zahlungen"
3. Klicken Sie auf "(Allgemein) Rechnung"

Zahlungsmethode einstellen

1. Suchen Sie das Feld "Zahlungsmethode" oder "Standard-Zahlungsmethode"
2. Wählen Sie "Flora-Abrechnung" aus
3. Dies sorgt dafür, dass neue Rechnungen automatisch diese Zahlungsmethode erhalten

Speichern

1. Klicken Sie auf "Speichern"

Setup fertig! Die Einstellungen sind jetzt komplett.

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Teil 2: Flora-Abrechnung ausführen (Periodische Nutzung)

Da die Einstellungen jetzt fertig sind, können Sie Flora-Abrechnungen ausführen. Dies machen Sie zum Beispiel monatlich oder wöchentlich.

Voraussetzung: Es müssen zuerst Rechnungen in der "Flora-Abrechnung"-Administration erstellt worden sein.

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Schritt 1: Rechnungen erstellen

Normaler Fakturierungsprozess

1. Verkaufen Sie Produkte an Kunden, die über Flora abrechnen
2. Erstellen Sie Rechnungen wie gewohnt
3. Diese kommen automatisch in die "Flora-Abrechnung"-Administration (wenn Sie Schritt 4 richtig gemacht haben)
4. Die Rechnungen sind noch nicht bezahlt

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Schritt 2: Zum Flora-Abrechnung-Menü

Abrechnung starten

1. Gehen Sie zur Kachel "Rechnungen"
2. Klicken Sie auf "(Zahlungen) Pro Debitor"
3. Klicken Sie auf "Flora"
4. Sie befinden sich jetzt im Flora-Abrechnung-Bildschirm

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Schritt 3: Administration auswählen und ausführen

Einstellungen

1. Suchen Sie das Feld "Administration"
2. Wählen Sie "Flora-Abrechnung" aus
3. Sie sehen jetzt alle offenen Rechnungen in dieser Administration

Zeitraum/Filter (optional):

• Sie können eventuell Filter für das Datum einstellen
• Oder spezifische Debitoren auswählen
• Meistens lassen Sie dies leer für alle offenen Rechnungen

Ausführen

1. Überprüfen Sie, ob die richtigen Rechnungen angezeigt werden
2. Klicken Sie auf "Anwenden"
3. Das System sendet jetzt automatisch die Abrechnung an FloraHolland

Was passiert?

• Es wird automatisch eine E-Mail an FloraHolland gesendet
• Mit allen Rechnungsdaten und FloraHolland-Nummern
• FloraHolland verarbeitet dies auf der nächsten Auktionsrechnung Ihrer Kunden
• Die Kunden sehen den Betrag auf ihrer FloraHolland-Rechnung
• FloraHolland zahlt Sie

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Schritt 4: Kontrolle (WICHTIG!)

Die ersten Male gut kontrollieren

⚠️ ACHTUNG: Es wird dringend empfohlen, die ersten paar Male gut zu kontrollieren, ob alles korrekt läuft!

Was kontrollieren?

1. Prüfen Sie, ob die E-Mail an FloraHolland gesendet wurde (eventuell Bestätigung anfragen)
2. Fragen Sie bei einem Testkunden, ob der Betrag auf seiner Auktionsrechnung steht
3. Prüfen Sie, ob Sie nach ein paar Tagen Zahlung von FloraHolland erhalten
4. Kontrollieren Sie die Beträge (stimmen sie?)

Wenn es nicht gut läuft:

• Kontaktieren Sie den Easyflor-Support
• Über Ihre normalen Support-Kanäle (E-Mail, Telefon, Ticket)
• Sie können bei der Fehlersuche helfen

Nach ein paar erfolgreichen Malen:

• Können Sie dem Prozess vertrauen
• Und ihn einfach periodisch ausführen ohne zusätzliche Kontrolle

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Praktische Beispiele

Beispiel 1: Neuer Kunde über Flora

• Situation: Florist "Die Tulpe" möchte über Flora zahlen
• Aktion:
  1. Fragen Sie nach FloraHolland-Nummer (z.B. 123456)
  2. Organisation → Debitoren → "Die Tulpe"
  3. Administration: "Flora-Abrechnung"
  4. FloraHolland-Nummer: 123456
  5. Konfiguration → Zahlungsmethode: "Flora-Abrechnung"
  6. Speichern
• Ergebnis: Alle Rechnungen für "Die Tulpe" werden über Flora abgerechnet

Beispiel 2: Monatliche Abrechnung

• Situation: Ende des Monats, 10 Flora-Kunden haben offene Rechnungen
• Aktion:
  1. Rechnungen → Pro Debitor → Flora
  2. Administration: "Flora-Abrechnung"
  3. Liste mit Rechnungen prüfen (10 Kunden, insgesamt 15.000 €)
  4. Anwenden
  5. E-Mail geht an FloraHolland
• Ergebnis: FloraHolland rechnet alle 10 Kunden ab, Sie erhalten 15.000 €

Beispiel 3: FloraHolland-Nummer vergessen auszufüllen

• Problem: Abrechnung gelingt nicht für einen Kunden
• Prüfung: Gehen Sie zum Debitor, ist die FloraHolland-Nummer ausgefüllt?
• Lösung:
  1. Füllen Sie die richtige FloraHolland-Nummer aus
  2. Speichern
  3. Versuchen Sie die Abrechnung erneut
• Ergebnis: Jetzt funktioniert es

Beispiel 4: Kunde steht nicht in richtiger Administration

• Problem: Kunde erscheint nicht in der Flora-Abrechnungsliste
• Prüfung: Steht Administration auf "Flora-Abrechnung" beim Debitor?
• Lösung:
  1. Gehen Sie zum Debitor
  2. Ändern Sie die Administration in "Flora-Abrechnung"
  3. Ab jetzt landen Rechnungen in der richtigen Administration
  4. Alte Rechnungen eventuell manuell verschieben oder gutschreiben + neu erstellen
• Ergebnis: Kunde erscheint jetzt in der Liste

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Wichtige Tipps

Tipp 1: Separate Administration ist essenziell

• Halten Sie Flora-Abrechnungen immer getrennt
• So sehen Sie auf einen Blick, was über Flora geht
• Und was über andere Zahlungsmethoden geht
• Macht Ihre Buchhaltung übersichtlich

Tipp 2: FloraHolland-Nummer ist Pflicht

• Ohne diese Nummer kann nicht abgerechnet werden
• Fragen Sie sie immer bei neuen Flora-Kunden ab
• Überprüfen Sie, ob die Nummer korrekt ist
• Eine falsche Ziffer und es funktioniert nicht

Tipp 3: Testen Sie zuerst mit einem Kunden

• Beginnen Sie mit einem Testkunden
• Folgen Sie dem ganzen Prozess
• Prüfen Sie, ob die Zahlung ankommt
• Erst danach auf mehr Kunden ausrollen

Tipp 4: Kommunizieren Sie mit Kunden

• Lassen Sie Kunden wissen, dass Sie über Flora abrechnen
• So wissen sie, was sie auf ihrer Auktionsrechnung erwarten können
• Verhindert Verwirrung

Tipp 5: Regelmäßige Abrechnung

• Rechnen Sie zum Beispiel wöchentlich oder monatlich ab
• Nicht zu lange warten
• So bleibt Ihr Cashflow gesund

Tipp 6: Bewahren Sie Bestätigungen auf

• Screenshot oder bewahren Sie die Bestätigung nach "Anwenden" auf
• Praktisch bei eventuellen Diskussionen
• Oder für Ihre eigene Administration

Häufig gestellte Fragen

Frage: Wie lange dauert es, bis ich bezahlt werde?

• Hängt vom FloraHolland-Zahlungsrhythmus ab
• Meistens innerhalb von 1-2 Wochen
• Prüfen Sie bei FloraHolland die genauen Fristen

Frage: Kann ich manche Kunden über Flora zahlen lassen und andere nicht?

• Ja, absolut
• Stellen Sie nur die Flora-Kunden wie beschrieben ein
• Andere Kunden bekommen ihre normale Zahlungsmethode

Frage: Was, wenn ein Kunde keine FloraHolland-Nummer hat?

• Dann kann er nicht über Flora abrechnen
• Verwenden Sie eine andere Zahlungsmethode (SEPA, Rechnung, etc.)
• Nur Kunden, die aktiv bei FloraHolland kaufen, haben eine Nummer

Frage: Sind mit der Flora-Abrechnung Kosten verbunden?

• Möglicherweise berechnet FloraHolland Verwaltungskosten
• Prüfen Sie Ihren Vertrag mit FloraHolland
• Meistens sind die Kosten niedrig und die Vorteile groß

Frage: Was, wenn FloraHolland die Abrechnung ablehnt?

• Überprüfen Sie die FloraHolland-Nummer
• Prüfen Sie, ob der Kunde bei FloraHolland aktiv ist
• Kontaktieren Sie FloraHolland und den Easyflor-Support

Frage: Kann ich die Abrechnung rückgängig machen?

• Einmal gesendet, können Sie es nicht zurückholen
• Kontaktieren Sie FloraHolland, wenn es versehentlich war
• Überprüfen Sie deshalb immer gut, bevor Sie auf "Anwenden" klicken

Was tun bei Problemen?

Problem: Kunde erscheint nicht in der Abrechnungsliste

• Prüfen Sie, ob die Administration "Flora-Abrechnung" beim Debitor eingestellt ist
• Prüfen Sie, ob es offene Rechnungen gibt
• Prüfen Sie, ob Rechnungen in der richtigen Administration stehen

Problem: FloraHolland sendet Fehlermeldung

• Überprüfen Sie die FloraHolland-Nummer (korrekt ausgefüllt?)
• Prüfen Sie, ob der Kunde bei FloraHolland aktiv ist
• Kontaktieren Sie FloraHolland zum Status ihres Systems

Problem: Zahlung kommt nicht an

• Warten Sie zuerst die normale Zahlungsfrist ab (1-2 Wochen)
• Überprüfen Sie, ob die Abrechnung gesendet wurde (E-Mail-Bestätigung)
• Kontaktieren Sie FloraHolland, um den Status zu prüfen
• Möglicherweise gibt es ein Verwaltungsproblem bei FloraHolland

Problem: Falscher Betrag abgerechnet

• Prüfen Sie Rechnungen in Easyflor (stimmen sie?)
• Kontaktieren Sie FloraHolland
• Möglicherweise muss eine Korrektur vorgenommen werden

Problem: Konfiguration funktioniert nicht

• Haben Sie alle Schritte befolgt?
• Prüfen Sie jeden Schritt erneut
• Kontaktieren Sie den Easyflor-Support
• Sie können Ihre Konfiguration überprüfen

Zusammenfassung

Die Flora-Abrechnung einrichten und verwenden machen Sie in zwei Teilen:

Teil 1 - Einmaliges Setup (einmal tun):

1. Zahlungsmethode: Admin → Zahlungsmethoden → Neu → Name "Flora-Abrechnung" → Speichern
2. Administration: Organisation → Administration → Neu → Name "Flora-Abrechnung" → Rechnungsnummer-Serie erstellen (z.B. Präfix "FL") → Speichern
3. Konfiguration: Admin → Konfiguration → Rechnung → Flora-Konfiguration → Administration "Flora-Abrechnung" auswählen → Speichern
4. Pro Debitor einstellen:
   • Organisation → Debitoren → Kunden auswählen
   • Administration: "Flora-Abrechnung"
   • FloraHolland-Nummer: [Nummer des Kunden ausfüllen]
   • Konfiguration → Rechnung → Zahlungsmethode: "Flora-Abrechnung"
   • Speichern
   • Wiederholen Sie für jeden Flora-Kunden

Teil 2 - Periodische Nutzung (wöchentlich/monatlich):

1. Erstellen Sie Rechnungen wie gewohnt (kommen automatisch in die "Flora-Abrechnung"-Administration)
2. Rechnungen → Pro Debitor → Flora
3. Administration: "Flora-Abrechnung" → Anwenden
4. E-Mail wird automatisch an FloraHolland gesendet
5. FloraHolland rechnet auf den Auktionsrechnungen der Kunden ab und zahlt Sie

Warum wichtig:

• Sicherheit der Zahlung über FloraHolland
• Weniger Risiko von Zahlungsausfällen
• Bequem für Kunden
• Übersichtliche Administration

Achtung: Kontrollieren Sie die ersten paar Male gut, ob alles korrekt läuft und kontaktieren Sie bei Problemen den Support!