Wie verteilt man automatisch Bestand mit Verteilungsprofilen in Easyflor?

Was sind Verteilungsprofile?

Verteilungsprofile sind "Rezepte", mit denen Easyflor automatisch Ihren Bestand über Ihre Kunden verteilt. Sie erstellen verschiedene Profile für verschiedene Kundentypen (zum Beispiel kleine, mittelgroße und große Geschäfte), und jeder Kunde erhält automatisch einen Teil des Bestands basierend auf seinem Profil. Große Kunden bekommen mehr, kleine Kunden bekommen weniger.

Warum verwendet man Verteilungsprofile?

• Zeit sparen: Sie müssen nicht für jeden Kunden manuell berechnen, wie viel er bekommt
• Faire Verteilung: Jeder bekommt seinen richtigen Anteil basierend auf seiner Größe
• Automatisch: Easyflor führt die Berechnungen für Sie durch
• Keine Fehler: Das System vergisst niemanden und rechnet immer korrekt
• Flexibel: Pro Produktart können Sie anders verteilen
• Schnell: Mit einem Klick ist alles verteilt
• Übersichtlich: Sie sehen direkt, wer was bekommt

Wann verwendet man Verteilungsprofile?

Beispiele:

• Sie haben 100 Kunden und möchten schnell Ihren täglichen Bestand verteilen
• Sie haben verschiedene Kundentypen: kleine Floristen, große Gartencenter, Supermärkte
• Sie möchten, dass große Kunden automatisch mehr bekommen als kleine Kunden
• Sie haben Kunden mit verschiedenen Sortimenten
• Sie möchten konsistent und fair verteilen, ohne jeden Tag neu zu berechnen

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Wie funktionieren Verteilungsprofile? (Das Konzept)

Die Basis: Verteilungsschlüssel

Ein Verteilungsschlüssel ist eine Zahl, die angibt, wie viel ein Kunde im Verhältnis zu anderen bekommt.

Zum Beispiel:

• Verteilungsschlüssel 1 = Basismenge
• Verteilungsschlüssel 2 = 2× so viel wie die Basis
• Verteilungsschlüssel 3 = 3× so viel wie die Basis
• Verteilungsschlüssel 0,5 = Die Hälfte der Basis

Rechenbeispiel:

Situation: Sie haben 10.000 Rosen zu verteilen über:

• 10 große Geschäfte (Verteilungsschlüssel 3)
• 30 mittelgroße Geschäfte (Verteilungsschlüssel 2)
• 40 kleine Geschäfte (Verteilungsschlüssel 1)

Berechnung:

Gesamtzahl Verteilungsschlüssel: (10×3) + (30×2) + (40×1) = 130

Rosen pro Verteilungsschlüssel: 10.000 ÷ 130 ≈ 76 (gerundet auf Bunde: 70)

Ergebnis:
- Großes Geschäft: 70 × 3 = 210 Rosen
- Mittelgroßes Geschäft: 70 × 2 = 140 Rosen
- Kleines Geschäft: 70 × 1 = 70 Rosen

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Teil 1: Verteilungsprofile erstellen

Schritt 1: Gehen Sie zu Verteilungsprofilen

1. Klicken Sie auf die Kachel "Admin"
2. Klicken Sie auf "System"
3. Klicken Sie auf "Konfiguration"
4. Klicken Sie auf "Allgemein"
5. Klicken Sie auf "Verteilungsprofile"

Schritt 2: Erstellen Sie ein neues Profil

1. Klicken Sie auf "+Neu"
2. Geben Sie dem Profil einen deutlichen Namen

• Beispiele: "Kleines Unternehmen", "Mittleres Unternehmen", "Großes Unternehmen"

Schritt 3: Klicken Sie auf das erstellte Profil

• Wählen Sie das Profil, das Sie gerade erstellt haben

Schritt 4: Gehen Sie zu Filtern

1. Klicken Sie auf "Filter"
2. Hier stellen Sie ein, was das Profil tut

Schritt 5: Füllen Sie die Verteilungsschlüssel aus

Sie können Verteilungsschlüssel auf verschiedenen Ebenen einstellen:

• Pro Artikelart (z.B. alle Rosen)
• Pro Artikel (z.B. rote Rosen spezifisch)
• Pro Artikelgruppe (z.B. alle Blumen)

Beispiel für "Kleines Unternehmen":

1. Klicken Sie auf "+Neu"
2. Wählen Sie einen Filter (z.B. Artikelart = Rosen)
3. Verteilungsschlüssel: 1
4. Klicken Sie auf "Speichern"

Wiederholen Sie für alle Profile

• Erstellen Sie für jeden Kundentyp ein separates Profil
• Füllen Sie für jedes Profil die richtigen Verteilungsschlüssel aus

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Teil 2: Verteilungsprofile mit Kunden verknüpfen

Schritt 1: Gehen Sie zu Debitoren

1. Klicken Sie auf "Organisation"
2. Klicken Sie auf "Allgemein"
3. Klicken Sie auf "Debitoren"
4. Wählen Sie einen Kunden

Schritt 2: Gehen Sie zu Verteilungsprofilen

1. Klicken Sie auf "Allgemein"
2. Klicken Sie auf "Verteilungsprofile"

Schritt 3: Verknüpfen Sie ein Profil

1. Klicken Sie auf "+Neu"
2. Sie sehen jetzt die Liste der zuvor erstellten Profile
3. Klicken Sie auf das Profil, das zu diesem Kunden passt

Schritt 4: Wählen Sie den Bestelltag

• Wählen Sie den Bestelltag, für den dieses Profil gelten soll
• Beispiel: Montag oder Alle Tage

Schritt 5: Anwenden

• Klicken Sie auf "Anwenden"
• Das Profil ist jetzt mit diesem Kunden verknüpft!

Wiederholen Sie für alle Kunden

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Teil 3: Verteilungsprofile verwenden

Schritt 1: Gehen Sie zur Profilverteilung

1. Klicken Sie auf "Verteilung"
2. Klicken Sie auf "Allgemein"
3. Klicken Sie auf "Profil verteilen"

Schritt 2: Wählen Sie, was Sie verteilen möchten

• Wählen Sie den Bestand, den Sie verteilen möchten

Schritt 3: Starten Sie die Verteilung

• Klicken Sie auf die Schaltfläche zum Verteilen
• Easyflor berechnet automatisch, wer was bekommt

Schritt 4: Überprüfen und bestätigen

• Sie sehen eine Übersicht, wer wie viel bekommt
• Bestätigen Sie die Verteilung oder passen Sie manuell an

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Praktisches Beispiel: Komplette Einrichtung

Situation:

Sie sind ein Großhändler mit drei Kundentypen:

• 10 große Gartencenter (möchten viel von allem)
• 30 mittelgroße Floristen (Standardsortiment)
• 40 kleine Geschäfte (kleines Sortiment)

Schritt 1: Drei Profile erstellen

Profil 1: "Großes Gartencenter"

1. Admin → Konfiguration → Verteilungsprofile → +Neu
2. Name: "Großes Gartencenter"
3. Klick auf Profil → Filter → +Neu
4. Für alle Artikel: Verteilungsschlüssel 3
5. Speichern

Profil 2: "Mittelgroßer Florist"

1. Admin → Konfiguration → Verteilungsprofile → +Neu
2. Name: "Mittelgroßer Florist"
3. Klick auf Profil → Filter → +Neu
4. Für alle Artikel: Verteilungsschlüssel 2
5. Speichern

Profil 3: "Kleines Geschäft"

1. Admin → Konfiguration → Verteilungsprofile → +Neu
2. Name: "Kleines Geschäft"
3. Klick auf Profil → Filter → +Neu
4. Für alle Artikel: Verteilungsschlüssel 1
5. Speichern

Schritt 2: Profile mit Kunden verknüpfen

Für jedes große Gartencenter (10 Kunden):

1. Organisation → Debitoren → Kunde auswählen
2. Allgemein → Verteilungsprofile → +Neu
3. Auswählen: "Großes Gartencenter"
4. Bestelltag: Alle Tage
5. Anwenden

Für jeden mittelgroßen Floristen (30 Kunden):

• Genauso, aber wählen Sie: "Mittelgroßer Florist"

Für jedes kleine Geschäft (40 Kunden):

• Genauso, aber wählen Sie: "Kleines Geschäft"

Schritt 3: Verteilung verwenden

Sie erhalten 10.000 Rosen:

1. Verteilung → Allgemein → Profil verteilen
2. Wählen Sie die 10.000 Rosen
3. Klicken Sie auf verteilen

Ergebnis:

Jedes große Gartencenter erhält: 210 Rosen
Jeder mittelgroße Florist erhält: 140 Rosen
Jedes kleine Geschäft erhält: 70 Rosen

Insgesamt verteilt: 9.100 Rosen
Rest: 900 Rosen (manuell verteilen)

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Wichtige Tipps

Tipp 1: Beginnen Sie einfach

• Starten Sie mit 2-3 Profilen (klein, mittel, groß)
• Fügen Sie später mehr Details hinzu

Tipp 2: Testen Sie zuerst mit einer Produktart

• Testen Sie zum Beispiel nur mit Rosen
• Funktioniert es? Fügen Sie dann andere Produkte hinzu

Tipp 3: Sprechen Sie mit Ihren Kunden

• Teilen Sie Kunden mit, dass Sie automatisch verteilen werden
• Fragen Sie, ob sie mit ihrem Anteil zufrieden sind

Tipp 4: Regelmäßig überprüfen

• Überprüfen Sie nach jeder automatischen Verteilung
• Sind Kunden gewachsen? Passen Sie ihr Profil an

Tipp 5: Verwenden Sie runde Zahlen

• Verteilungsschlüssel 1, 2, 3 sind einfacher als 1,37 oder 2,84

Tipp 6: Bewahren Sie etwas für manuelle Verteilung

• Es bleibt immer etwas übrig, das nicht sauber teilbar ist
• Das ist normal und kein Problem
• Verwenden Sie es für besondere Kunden oder Notfälle

Tipp 7: Dokumentieren Sie Ihre Entscheidungen

• Schreiben Sie auf, warum Sie welchen Verteilungsschlüssel gewählt haben
• Zum Beispiel: "Große Kunden bekommen 3, weil sie 3× so viel Umsatz haben"
• So können Sie es später erklären, wenn jemand fragt

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Häufige Fehler

Fehler 1: Zu komplizierte Profile

• Lösung: Beginnen Sie mit 3 einfachen Profilen

Fehler 2: Vergessen zu verknüpfen

• Lösung: Gehen Sie pro Kunde das Profil verknüpfen

Fehler 3: Falscher Verteilungsschlüssel

• Lösung: Überprüfen Sie immer die Verteilungsschlüssel nach dem Einrichten

Fehler 4: Nicht testen

• Lösung: Testen Sie zuerst mit einer kleinen Charge

Fehler 5: Alle Kunden dasselbe Profil

• Sie geben jedem Verteilungsschlüssel 1
• Folge: Jeder bekommt gleich viel, während große Kunden mehr brauchen
• Lösung: Erstellen Sie verschiedene Profile für verschiedene Kunden

Fehler 6: Profile nicht aktualisiert

• Sie stellen es einmal ein und passen es nie mehr an
• Folge: Kunden wachsen oder schrumpfen, aber ihr Profil bleibt gleich
• Lösung: Bewerten Sie jedes Quartal, ob die Profile noch stimmen

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Zusammenfassung

Verteilungsprofile in Easyflor sorgen für automatische Verteilung Ihres Bestands über Kunden basierend auf voreingestellten Regeln. Das System arbeitet mit Verteilungsschlüsseln, wobei eine Zahl angibt, wie viel ein Kunde im Verhältnis zu anderen bekommt.

Um dieses System zu verwenden, erstellen Sie zuerst verschiedene Profile für verschiedene Kundentypen über Admin, System, Konfiguration, Allgemein und Verteilungsprofile. Dann verknüpfen Sie die Profile mit Kunden über Organisation, Allgemein, Debitoren und Verteilungsprofile. Das Verwenden der Profile erfolgt über Verteilung, Allgemein und Profil verteilen, wo Easyflor automatisch berechnet, wer wie viel bekommt. Beginnen Sie einfach mit 2-3 Profilen, testen Sie zuerst mit einer kleinen Charge und bewerten Sie regelmäßig, ob die Verteilungsschlüssel noch zur Realität Ihrer Kunden passen.