¿Cómo configurar y usar AI2 en Easyflor?

¿Qué es AI2?

AI2 es un sistema de cobro especialmente diseñado para el sector de la floricultura (flores y plantas). Te ayuda a cobrar el dinero de tus clientes que han comprado a crédito. En lugar de perseguir los pagos tú mismo, AI2 lo gestiona por ti.

¿Por qué usar AI2?

• Cobro automático: No necesitas perseguir los pagos tú mismo
• Ahorro de tiempo: AI2 hace el trabajo por ti
• Menos complicaciones: No más envío manual de recordatorios
• Especial para el sector floral: El sistema conoce las reglas de tu sector
• Fiable: Recibes tu dinero a través de un sistema confiable
• Claro: Ves de un vistazo qué facturas se están cobrando

¿Cuándo usar AI2?

Ejemplos:

• Los clientes no pagan a tiempo y quieres automatizar esto
• Trabajas en el sector floral y quieres un sistema específico del sector
• Quieres dedicar menos tiempo al cobro de facturas
• Buscas una alternativa a otras agencias de cobro

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Parte 1: Configurar AI2 en Easyflor

Esto se hace una sola vez (configuración única)

Paso 1: Ve a la configuración

1. Haz clic en el mosaico "Admin"
2. Haz clic en "Sistema"
3. Haz clic en "Configuración"
4. Haz clic en "Exportar"
5. Haz clic en "Configuración AI2"

Paso 2: Elige un método de pago

• En "Método de pago": elige o crea uno nuevo
• Consejo: Crea un nuevo método de pago con el nombre "AI2"
  • Así todo queda organizado y sabes inmediatamente que se trata de AI2

Paso 3: Elige una categoría de número

• En "Categoría de número": elige o crea una nueva
• Consejo: Crea también aquí una nueva categoría con el nombre "AI2"
  • ¡De nuevo para mantener el orden!

Paso 4: Configura la tasa de IVA

• En "LowVATRates": elige "IVA Tarifa Reducida"
  • Este es el porcentaje bajo de IVA (normalmente 9%)

Paso 5: Guarda

• Haz clic en "Aplicar"

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Parte 2: Introducir números AI2 para los clientes

¿Por qué es necesario?

Cada cliente que debe ser cobrado a través de AI2 necesita un número AI2. Este número vincula al cliente con el sistema AI2.

Paso 1: Ve a deudores

1. Haz clic en "Organización"
2. Haz clic en "General"
3. Haz clic en "Deudores"

Paso 2: Selecciona el cliente

• Haz clic en el deudor (cliente) para el que quieres introducir el número AI2

Paso 3: Ve a números

1. Haz clic en "Contacto"
2. Haz clic en "Números"

Paso 4: Introduce el número AI2

• Añade el número AI2 de este cliente
• Este número lo recibes de AI2 o debes solicitarlo

Paso 5: Repite para todos los clientes

• Haz esto para cada cliente que deba ser cobrado a través de AI2
• ¡Sin número AI2, el sistema no funciona para ese cliente!

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Parte 3: Usar AI2 para cobros

¿Cuándo usar esto?

Cada vez que quieras que se cobren facturas a través de AI2.

Paso 1: Ve a exportar facturas

1. Haz clic en "Facturas"
2. Haz clic en "Otros"
3. Haz clic en "Exportar"
4. Haz clic en "Socios de pago"
5. Haz clic en "AI2"

Paso 2: Completa los datos

Campos obligatorios:

• Fecha de cobro: La fecha en que AI2 debe cobrar el dinero
  • Elige una fecha en el futuro (por ejemplo, dentro de 7 días)
• Administración: Elige la administración para la que quieres exportar facturas
• Fecha hasta: ¿Hasta qué fecha quieres incluir facturas?
  • Por ejemplo: todas las facturas hasta hoy inclusive

¿Qué significa esto?

• Le dices al sistema: "Cobra todas las facturas hasta [fecha] en [fecha de cobro]"

Paso 3: Inicia la exportación

1. Haz clic en "Aplicar"
2. La conexión se pone a trabajar
3. Las facturas se envían a AI2
4. AI2 cobrará las facturas en la fecha elegida

Paso 4: Verifica

• Comprueba si la exportación se realizó correctamente
• ¡AI2 se encarga ahora de los pagos!

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Resumen visual

PASO 1: Configuración única
    ↓
Admin → Configuración → Configurar AI2
    ↓
PASO 2: Introducir números AI2
    ↓
Organización → Deudores → Introducir números
    ↓
PASO 3: Exportar facturas (cada vez que sea necesario)
    ↓
Facturas → Exportar → AI2
    ↓
¡AI2 cobra las facturas por ti!

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Consejos importantes

Consejo 1: Haz bien la configuración una vez

• La primera configuración lleva algo de tiempo
• ¡Pero después todo funciona automáticamente!
• Verifica bien que todos los ajustes sean correctos

Consejo 2: Mantén un registro de los números AI2

• Haz una lista de qué cliente tiene qué número AI2
• Así no pierdes el control
• Actualiza esta lista regularmente

Consejo 3: Planifica las fechas de cobro con prudencia

• No elijas una fecha dentro de 1 día (¡demasiado rápido!)
• Da tiempo a los clientes: elige por ejemplo 7-14 días en adelante
• Así los clientes pueden pagar por su cuenta si lo desean

Consejo 4: Exporta regularmente

• Hazlo por ejemplo cada semana
• Así las facturas no quedan abiertas demasiado tiempo
• Recibes tu dinero más rápido

Consejo 5: Comunícate con los clientes

• Informa a los clientes que usas AI2
• Explica cuándo pueden esperar que se realice el cobro
• ¡Evita sorpresas!

Consejo 6: Verifica antes de exportar

• Comprueba qué facturas se van a incluir
• ¿Hay facturas que quieras excluir?
• Haz esto antes de hacer clic en "Aplicar"

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Errores comunes

Error 1: Olvidar introducir los números AI2

• Exportas facturas, pero los clientes no tienen número AI2
• Consecuencia: La conexión no funciona para esos clientes
• Solución: Primero introduce todos los números AI2 de tus clientes

Error 2: Fecha de cobro incorrecta

• Eliges una fecha que ya pasó
• Consecuencia: El cobro no puede realizarse
• Solución: Elige siempre una fecha en el futuro

Error 3: Administración incorrecta seleccionada

• Eliges la administración equivocada
• Consecuencia: Se exportan las facturas incorrectas
• Solución: Verifica siempre qué administración seleccionas

Error 4: Fecha hasta no completada

• Olvidaste la fecha final
• Consecuencia: El sistema no sabe qué facturas incluir
• Solución: Completa siempre la "Fecha hasta"

Error 5: Tasa de IVA mal configurada

• Elegiste la tasa de IVA incorrecta en la configuración
• Consecuencia: Los importes no son correctos
• Solución: Elige siempre "IVA Tarifa Reducida" para LowVATRates

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Ejemplo práctico

Situación:

Tienes 10 facturas que deben ser pagadas. Quieres usar AI2 para cobrarlas dentro de 10 días.

Paso 1: Configuración única (si aún no lo has hecho)

1. Admin → Configuración → Configuración AI2
2. Método de pago: "AI2"
3. Categoría de número: "AI2"
4. LowVATRates: "IVA Tarifa Reducida"
5. Guardar

Paso 2: Verificar números AI2

1. Ve a Organización → Deudores
2. Verifica que los 10 clientes tengan un número AI2
3. ¿Faltan números? ¡Añádelos!

Paso 3: Exportar facturas

1. Ve a Facturas → Exportar → AI2
2. Fecha de cobro: Hoy + 10 días
3. Administración: Selecciona la correcta
4. Fecha hasta: Hoy
5. Haz clic en "Aplicar"

Resultado:

• Las 10 facturas se envían a AI2
• Dentro de 10 días AI2 cobra el dinero
• ¡Tú ya no tienes que hacer nada!

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Resumen: Lista de verificación rápida

Configuración única (se hace una vez):

• Admin → Sistema → Configuración → Exportar → Configuración AI2
• Elige Método de pago (crear nuevo: "AI2")
• Elige Categoría de número (crear nuevo: "AI2")
• En LowVATRates: elige "IVA Tarifa Reducida"
• Haz clic en "Aplicar"

Introducir números AI2 (por cada cliente):

• Organización → General → Deudores
• Selecciona el cliente
• Contacto → Números
• Introduce el número AI2
• Repite para todos los clientes que deben ser cobrados a través de AI2

Exportar facturas (cada vez que quieras cobrar):

• Facturas → Otros → Exportar → Socios de pago → AI2
• Completa Fecha de cobro (fecha en el futuro)
• Elige Administración
• Completa Fecha hasta (hasta qué fecha incluir facturas)
• Haz clic en "Aplicar"
• Verifica que la exportación sea exitosa

¡Ahora AI2 gestiona los cobros por ti! 💰