¿Cómo configurar plazos de pago para clientes en Easyflor?

¿Qué es un plazo de pago?

Un plazo de pago es el tiempo que un cliente tiene para pagar una factura. Por ejemplo: con un plazo de pago de 14 días, el cliente debe pagar dentro de 2 semanas después de recibir la factura.

¿Por qué configurar plazos de pago?

• Claridad para los clientes: Los clientes saben exactamente cuándo deben pagar
• Recordatorios automáticos: El sistema puede enviar recordatorios automáticamente cuando el plazo de pago ha vencido
• Diferente por cliente: Algunos clientes obtienen 14 días, otros quizás 30 días o pago inmediato
• Mejor flujo de caja: Tú decides cuánto tiempo pueden esperar los clientes para pagar
• Profesional: Plazos de pago estándar dan una imagen profesional a tu empresa
• Menos discusiones: Está claramente indicado en la factura, sin ambigüedades

¿Cuándo usar plazos de pago?

Ejemplos:

• Clientes estándar: 14 días de plazo de pago
• Clientes fijos y confiables: 30 días de plazo de pago
• Nuevos clientes: 7 días de plazo de pago (primero construir confianza)
• Clientes de riesgo: Pago inmediato (0 días)
• Mayoristas: 21 días de plazo de pago

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Hay dos formas de configurar plazos de pago:

Método 1: Plazo de pago general

Este es el plazo de pago estándar para TODOS los clientes. Si no has configurado un plazo específico para un cliente, Easyflor usa automáticamente este plazo general.

Método 2: Plazo de pago por deudor

Este es un plazo de pago específico para un solo cliente. Útil si algunos clientes necesitan un plazo de pago más largo o más corto que otros.

Importante: Si has configurado AMBOS, Easyflor siempre mira primero el plazo de pago específico por cliente. ¿Está vacío? Entonces el sistema usa el plazo de pago general como respaldo.

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Método 1: Configurar el plazo de pago general

¿Cuándo usar esto?

• Cuando quieres que la mayoría de los clientes tengan el mismo plazo de pago
• Como configuración estándar para nuevos clientes
• Como respaldo si no hay un plazo de pago específico configurado

Paso 1: Ve a configuración

1. Haz clic en el mosaico "Admin"
2. Haz clic en "Sistema"
3. Haz clic en "Configuración"
4. Haz clic en "General"
5. Haz clic en "Factura"

Paso 2: Configura el plazo de pago estándar

1. Busca el campo "Plazo de pago estándar" (bajo "Configuración de factura")
2. Introduce el número de días
   • Por ejemplo: 14 para 2 semanas
   • Por ejemplo: 30 para 1 mes
   • Por ejemplo: 7 para 1 semana
   • Por ejemplo: 0 para pago inmediato

Paso 3: Guarda

• Haz clic en "Guardar"
• ¡Este plazo de pago ahora aplica a todos los clientes que no tienen un plazo específico!

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Método 2: Configurar el plazo de pago por deudor

¿Cuándo usar esto?

• Para clientes que necesitan un plazo de pago DIFERENTE al estándar
• Para clientes VIP que pueden esperar más tiempo para pagar
• Para clientes de riesgo que deben pagar más rápido
• Para acuerdos especiales con determinados clientes

Paso 1: Ve a deudores

1. Haz clic en "Organización"
2. Haz clic en "General"
3. Haz clic en "Deudores"

Paso 2: Selecciona el cliente

• Haz clic en el deudor (cliente) para el que quieres configurar un plazo de pago específico

Paso 3: Ve a configuración

1. Haz clic en "General"
2. Haz clic en "Configuración"
3. Haz clic en "General"
4. Haz clic en "Factura"

Paso 4: Configura el plazo de pago

1. Busca el campo "Condición de pago (Día)"
2. Introduce el número de días para este cliente específico
   • Por ejemplo: 30 si este cliente puede esperar más tiempo
   • Por ejemplo: 7 si este cliente debe pagar más rápido
   • Por ejemplo: 0 si este cliente debe pagar inmediatamente
   • Deja vacío si este cliente debe usar el plazo de pago general

Paso 5: Guarda

• Haz clic en "Guardar"
• ¡Este plazo de pago ahora aplica solo a este cliente específico!

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¿Cómo funciona la regla de prioridad?

Situación:

• Plazo de pago general = 14 días
• Cliente A tiene plazo de pago específico = 30 días
• Cliente B tiene plazo de pago específico = vacío (no completado)

¿Qué sucede?

Para Cliente A:

1. Easyflor mira primero el plazo de pago específico
2. Cliente A tiene 30 días completado
3. Resultado: Cliente A obtiene 30 días de plazo de pago

Para Cliente B:

1. Easyflor mira primero el plazo de pago específico
2. Cliente B no tiene nada completado (vacío)
3. Easyflor entonces usa el plazo de pago general como respaldo
4. Resultado: Cliente B obtiene 14 días de plazo de pago (el estándar)

Resumen visual:

EASYFLOR VERIFICA:
    ↓
¿Hay un plazo de pago específico completado para este cliente?
    ↓
SÍ → Usa el plazo de pago específico
    ↓
NO → Usa el plazo de pago general como respaldo

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Ejemplos prácticos

Ejemplo 1: Situación estándar

Configuración:

• Plazo de pago general: 14 días
• Cliente "Floristería García": nada completado

Resultado:

• Floristería García obtiene 14 días de plazo de pago

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Ejemplo 2: Cliente VIP con plazo más largo

Configuración:

• Plazo de pago general: 14 días
• Cliente "Gran Centro de Jardinería S.L.": 30 días

Resultado:

• Gran Centro de Jardinería S.L. obtiene 30 días de plazo de pago (a pesar de que el estándar es 14 días)

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Ejemplo 3: Nuevo cliente con plazo corto

Configuración:

• Plazo de pago general: 14 días
• Cliente "Nuevo Cliente XYZ": 7 días

Resultado:

• Nuevo Cliente XYZ obtiene 7 días de plazo de pago (más corto que el estándar)

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Ejemplo 4: Cliente de riesgo debe pagar inmediatamente

Configuración:

• Plazo de pago general: 14 días
• Cliente "Cliente de Riesgo ABC": 0 días

Resultado:

• Cliente de Riesgo ABC debe pagar inmediatamente (sin plazo de pago)

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Consejos importantes

Consejo 1: Configura primero el plazo de pago general

• Empieza configurando un plazo de pago general
• Esta es la base para todos los clientes
• Normalmente 14 días, pero esto depende de tu sector

Consejo 2: Ajusta después los plazos específicos

• Solo para clientes que necesitan un plazo DIFERENTE
• Deja el campo vacío para clientes que deben usar el estándar

Consejo 3: Documenta tus acuerdos

• Anota qué clientes tienen qué plazo de pago
• Anota por qué (por ejemplo: "Cliente VIP, acordado plazo más largo")
• Así siempre sabes por qué alguien tiene un plazo diferente

Consejo 4: Comunica el plazo de pago

• Informa a los clientes cuánto tiempo tienen para pagar
• Ponlo claramente en la factura
• Evita sorpresas

Consejo 5: Verifica regularmente

• Revisa de vez en cuando si los plazos de pago siguen siendo correctos
• ¿Un cliente de riesgo se ha vuelto confiable? Amplía el plazo
• ¿Un cliente se ha vuelto poco confiable? Acorta el plazo

Consejo 6: Vinculación con recordatorios de pago

• Los plazos de pago funcionan junto con los recordatorios de pago
• Cuando el plazo de pago ha vencido, los recordatorios pueden enviarse automáticamente
• ¡Asegúrate de que ambos estén bien configurados!

Consejo 7: Sé consistente

• Trata a clientes similares de la misma manera
• Por ejemplo: todos los nuevos clientes obtienen 7 días
• Así todo es justo y organizado

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Errores comunes

Error 1: No configurar un plazo de pago general

• Solo configuras plazos específicos por cliente
• Consecuencia: Los clientes sin plazo específico no tienen plazo (o usan un valor predeterminado del sistema)
• Solución: Configura siempre primero un plazo de pago general como base

Error 2: Olvidar guardar

• Introduces un plazo pero olvidas hacer clic en "Guardar"
• Consecuencia: La configuración no se guarda
• Solución: ¡Haz siempre clic en "Guardar"!

Error 3: Días incorrectos introducidos

• Piensas que "30" significa "30 meses" en lugar de "30 días"
• Consecuencia: Los clientes obtienen un plazo de pago demasiado corto o largo
• Solución: Introduce siempre el número de DÍAS

Error 4: No dejar vacío el plazo específico

• Introduces accidentalmente "0" para clientes que deben obtener el estándar
• Consecuencia: Estos clientes deben pagar inmediatamente en lugar del estándar de 14 días
• Solución: Deja el campo completamente vacío si se debe usar el estándar

Error 5: Plazo de pago demasiado largo

• Das a todos los clientes 60 días de plazo de pago
• Consecuencia: Tu dinero queda pendiente demasiado tiempo, mal flujo de caja
• Solución: Elige plazos realistas (normalmente 14-30 días)

Error 6: Plazo de pago demasiado corto

• Das a todos los clientes 3 días de plazo de pago
• Consecuencia: Los clientes se enfadan porque tienen muy poco tiempo
• Solución: Da a los clientes suficiente tiempo (mínimo 7-14 días)

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Vinculación con recordatorios de pago

Importante saber:

¡Los plazos de pago y los recordatorios de pago funcionan juntos!

¿Cómo funciona?

1. El cliente recibe una factura con un plazo de pago de 14 días
2. Después de 14 días el plazo de pago ha vencido
3. Easyflor ahora puede enviar automáticamente un recordatorio de pago

¿Aún no has configurado los recordatorios de pago?

• Sigue entonces el manual de recordatorios de pago
• Lo encuentras aquí
• ¡Así aprovechas al máximo el sistema!

Ejemplo de la colaboración:

Día 0: Factura enviada
    ↓
Día 14: Plazo de pago vencido
    ↓
Día 14: PRIMER RECORDATORIO (enviado automáticamente)
    ↓
Día 21: SEGUNDO RECORDATORIO (si aún no ha pagado)
    ↓
Día 28: ÚLTIMA ADVERTENCIA (si aún no ha pagado)

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Resumen visual del proceso

PASO 1: Configurar plazo de pago general
    ↓
Admin → Configuración → Factura → Plazo de pago estándar
(Por ejemplo: 14 días para todos los clientes)
    ↓
PASO 2: Configurar plazos específicos (opcional)
    ↓
Organización → Deudores → [Cliente] → Configuración → Condición de pago
(Por ejemplo: Cliente VIP obtiene 30 días)
    ↓
PASO 3: Easyflor usa el plazo correcto
    ↓
¿Específico completado? → Usa plazo específico
¿Nada completado? → Usa plazo general
    ↓
PASO 4: Al vencer → Recordatorio de pago

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Resumen

Para configurar plazos de pago en Easyflor puedes hacerlo de dos maneras: un plazo de pago general para todos los clientes o un plazo de pago específico por cliente individual.

Para el plazo de pago general, ve a Admin, luego a Sistema, Configuración, General, Factura y allí encontrarás el campo "Plazo de pago estándar". El número que introduces aquí son los días que los clientes tienen para pagar, por ejemplo: 14 para dos semanas, 30 para un mes, 7 para una semana o 0 para pago inmediato.

Este plazo de pago general aplica automáticamente a todos los clientes que no tienen un plazo de pago específico configurado. Funciona como respaldo y asegura que cada cliente tenga un plazo de pago.

Para un plazo de pago específico por cliente, ve a Organización, luego a General, Deudores, selecciona el cliente, ve a General, Configuración, General, Factura y allí encontrarás el campo "Condición de pago (Día)". Aquí también introduces el número de días que este cliente específico tiene para pagar. Si dejas este campo vacío, el cliente usa automáticamente el plazo de pago general.

La regla de prioridad funciona así: Easyflor siempre mira primero el plazo de pago específico por cliente. Si hay algo completado allí, el sistema usa ese plazo. Si el campo está vacío, el sistema recurre al plazo de pago general. Esto significa que para clientes VIP puedes configurar un plazo más largo (por ejemplo, 30 días), para nuevos clientes un plazo más corto (por ejemplo, 7 días) y para clientes de riesgo pago inmediato (0 días), mientras que todos los demás clientes obtienen el plazo estándar de 14 días.

Es importante saber que los plazos de pago colaboran estrechamente con los recordatorios de pago. En cuanto el plazo de pago ha vencido, Easyflor puede enviar recordatorios automáticamente. Por eso, asegúrate de que también hayas configurado bien los recordatorios de pago para aprovechar al máximo el sistema.