¿Cómo configurar recordatorios de pago para clientes en Easyflor?

¿Qué son los recordatorios de pago?

Los recordatorios de pago son correos electrónicos automáticos que se envían a los clientes cuando no han pagado una factura a tiempo. El sistema les envía un recordatorio amable de que todavía hay un importe pendiente.

¿Por qué usar recordatorios de pago?

• Cobrar más rápido: Los clientes reciben un recordatorio de las facturas pendientes
• Menos trabajo: El sistema envía recordatorios automáticamente, no necesitas llamar ni enviar correos constantemente
• Profesional: Los recordatorios estándar aseguran un enfoque consistente
• Sin facturas olvidadas: El sistema registra qué facturas están vencidas
• Previene impagos: Los clientes son avisados a tiempo antes de que la situación se agrave
• Comunicación clara: Los clientes saben exactamente lo que aún deben pagar

¿Cuándo usar recordatorios de pago?

Ejemplos:

• Un cliente tiene una factura con un plazo de pago de 14 días, pero después de 14 días aún no ha pagado
• Quieres recordar automáticamente a los clientes después de 2 semanas, 3 semanas y 4 semanas
• Quieres que los morosos sean bloqueados automáticamente en la tienda web
• No quieres tener que perseguir manualmente los pagos todo el tiempo

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¿Cómo configurar los recordatorios de pago?

Paso 1: Ve a recordatorios

1. Haz clic en el mosaico "Admin"
2. Haz clic en "Sistema"
3. Haz clic en "Configuración"
4. Haz clic en "General"
5. Haz clic en "Factura"
6. Haz clic en "General"
7. Haz clic en "Recordatorios"

Paso 2: Crea un nuevo recordatorio

1. Haz clic arriba en "Nuevo"

Paso 3: Completa los datos básicos

Campos obligatorios:

Nombre:

• Dale al recordatorio un nombre claro
• Por ejemplo: "Primer recordatorio", "Segundo recordatorio" o "Última advertencia"
• Este nombre solo lo ves tú en Easyflor, no el cliente

Administración:

• Elige para qué administración aplica este recordatorio
• ¿Quieres que aplique a todas las administraciones? Entonces déjalo vacío o elige "Todas"
• Útil si tienes varias empresas

Asunto del correo:

• Esta es la línea de asunto del correo electrónico que recibe el cliente
• Hazlo claro y profesional
• Ejemplos:
  • "Recordatorio de pago - Factura aún no recibida"
  • "Recordatorio amable: factura pendiente"
  • "Último recordatorio: pago necesario"

Texto encima de la tabla:

• Aquí escribes el texto que aparece encima de la tabla con los datos de la factura
• Escribe un texto amable pero claro
• Ejemplo:

  Estimado cliente,
  
  Según nuestra administración, aún no hemos recibido el pago de la factura indicada a continuación.
  Si ya la ha pagado, puede ignorar este recordatorio.

Texto debajo de la tabla:

• Aquí escribes el texto que aparece debajo de la tabla con los datos de la factura
• Ejemplo:

  Le solicitamos amablemente que transfiera el importe pendiente dentro de los próximos 7 días.
  Si tiene alguna pregunta, no dude en contactarnos.
  
  Atentamente,
  [Nombre de la empresa]

Enviar x días después de la fecha de factura:

• ¡Este es un campo importante!
• Aquí introduces cuántos días después del plazo de pago debe enviarse el recordatorio

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¿Cómo funciona "Enviar x días después de la fecha de factura"?

Importante entender:

El plazo de pago ya está configurado en Easyflor (por ejemplo, 14 días). El campo "Enviar x días después de la fecha de factura" significa: días adicionales POR ENCIMA del plazo de pago.

Ejemplos:

Ejemplo 1: Recordatorio después de 2 semanas (14 días)

• Plazo de pago = 14 días
• Quieres enviar un recordatorio exactamente en la fecha de vencimiento
• Introduce: 0
• Resultado: El recordatorio se envía el día 14 (14 + 0 = 14)

Ejemplo 2: Recordatorio después de 3 semanas (21 días)

• Plazo de pago = 14 días
• Quieres enviar un recordatorio 1 semana después de la fecha de vencimiento
• Introduce: 7
• Resultado: El recordatorio se envía el día 21 (14 + 7 = 21)

Ejemplo 3: Recordatorio después de 4 semanas (28 días)

• Plazo de pago = 14 días
• Quieres enviar un recordatorio 2 semanas después de la fecha de vencimiento
• Introduce: 14
• Resultado: El recordatorio se envía el día 28 (14 + 14 = 28)

¿Dónde se configura el plazo de pago?

El plazo de pago estándar se configura en otro lugar en Easyflor:

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Opciones adicionales (casillas de verificación)

Opción 1: Automático

¿Qué hace?

• Activado: El recordatorio se envía automáticamente (no necesitas hacer nada)
• Desactivado: Debes enviar el recordatorio manualmente

¿Cuándo usar "Desactivado"?

• Si primero quieres verificar qué clientes recibirán un recordatorio
• Si quieres tener contacto personal antes de enviar un recordatorio
• Para clientes importantes con los que quieres ser cuidadoso

¿Cómo enviar manualmente?

• Ve a Facturas → Por facturar → Recordatorios
• Selecciona qué facturas deben recibir un recordatorio
• Envía los recordatorios

Opción 2: Bloquear deudor

¿Qué hace?

• El cliente queda completamente bloqueado para todas las compras
• No puede realizar más pedidos (ni en la tienda web ni por otros canales)

¿Cuándo usar esto?

• Con morosos graves
• Como última advertencia
• Con clientes con un historial de pagos deficiente

Atención: ¡Esta es una medida estricta! Úsala solo en el último recordatorio.

Opción 3: Bloquear usuarios de tienda

¿Qué hace?

• Solo se bloquean las cuentas de la tienda web del cliente
• Aún puedes distribuir manualmente a este cliente (por ejemplo, por teléfono)

¿Cuándo usar esto?

• Si quieres advertir al cliente, pero aún quieres poder aceptar pedidos
• Como solución intermedia entre un recordatorio y un bloqueo total
• Para clientes que quizás quieran pedir por teléfono y pagar directamente

Opción 4: Deshabilitado

¿Qué hace?

• El recordatorio se desactiva temporalmente sin necesidad de eliminarlo

¿Cuándo usar esto?

• Quieres dejar de enviar recordatorios temporalmente (por ejemplo, durante las fiestas)
• Quieres guardar la configuración para uso futuro
• Estás probando nuevos recordatorios y quieres desactivar los antiguos

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Ejemplo: Configurar tres recordatorios

Situación:

Quieres un sistema de recordatorios escalonado:

• Plazo de pago = 14 días
• Primer recordatorio: en la fecha de vencimiento (día 14)
• Segundo recordatorio: 1 semana después (día 21)
• Última advertencia: otra semana después (día 28)

Recordatorio 1: "Recordatorio amable"

Configuración:

• Nombre: "Primer recordatorio"
• Asunto del correo: "Recordatorio amable de pago"
• Texto encima: "Estimado cliente, según nuestra administración la factura indicada a continuación aún está pendiente."
• Texto debajo: "Le solicitamos amablemente que transfiera el importe. Si tiene preguntas, puede contactarnos."
• Enviar x días después de la fecha de factura: 0 (exactamente en la fecha de vencimiento, día 14)
• Automático: Activado
• Bloquear deudor: Desactivado
• Bloquear usuarios de tienda: Desactivado

Recordatorio 2: "Segundo recordatorio"

Configuración:

• Nombre: "Segundo recordatorio"
• Asunto del correo: "Segundo recordatorio de pago - aún no recibido"
• Texto encima: "Estimado cliente, lamentablemente aún no hemos recibido el pago."
• Texto debajo: "Le solicitamos urgentemente que pague dentro de 7 días para evitar el bloqueo."
• Enviar x días después de la fecha de factura: 7 (1 semana después del vencimiento, día 21)
• Automático: Activado
• Bloquear deudor: Desactivado
• Bloquear usuarios de tienda: Activado (tienda web bloqueada como advertencia)

Recordatorio 3: "Última advertencia"

Configuración:

• Nombre: "Última advertencia"
• Asunto del correo: "ÚLTIMA ADVERTENCIA - Acción inmediata requerida"
• Texto encima: "Estimado cliente, esta es nuestra última advertencia. El pago está gravemente atrasado."
• Texto debajo: "Si no se recibe el pago en 3 días, se tomarán medidas adicionales. Su cuenta será completamente bloqueada."
• Enviar x días después de la fecha de factura: 14 (2 semanas después del vencimiento, día 28)
• Automático: Activado
• Bloquear deudor: Activado (¡completamente bloqueado!)
• Bloquear usuarios de tienda: Activado

Línea de tiempo:

Día 0: Factura enviada
    ↓
Día 14: PRIMER RECORDATORIO (amable)
    ↓
Día 21: SEGUNDO RECORDATORIO (tienda web bloqueada)
    ↓
Día 28: ÚLTIMA ADVERTENCIA (completamente bloqueado)

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Consejos importantes

Consejo 1: Empieza amable, termina estricto

• Primer recordatorio: amable y comprensivo
• Segundo recordatorio: más serio pero aún profesional
• Último recordatorio: claro y estricto

Consejo 2: Da plazos claros

• Indica en el recordatorio cuándo debe pagarse
• Por ejemplo: "Le solicitamos que pague dentro de 7 días"

Consejo 3: Ofrece una solución

• Menciona en el recordatorio cómo se puede pagar
• Proporciona una persona de contacto para preguntas
• Esté dispuesto a discutir planes de pago

Consejo 4: Prueba tus recordatorios primero

• Envía un recordatorio de prueba a ti mismo
• Verifica que el formato sea correcto
• Verifica que todos los datos sean correctos

Consejo 5: Adapta el tono a tu clientela

• Clientes empresariales: más formal y profesional
• Particulares: más amable y personal
• Clientes habituales: más comprensivo

Consejo 6: No bloquees demasiado rápido

• Usa el bloqueo solo con impagos repetidos
• Da a los clientes primero la oportunidad de responder
• Algunos clientes simplemente tienen un retraso

Consejo 7: Ten en cuenta los días festivos

• Desactiva los recordatorios temporalmente durante las fiestas
• La gente a menudo paga después de las vacaciones
• Sé flexible durante los períodos ocupados

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Errores comunes

Error 1: Número incorrecto de días introducido

• Piensas que "14" significa "después de 14 días"
• Pero significa "14 días POR ENCIMA del plazo de pago"
• Solución: Calcula siempre: plazo de pago + tu entrada = número total de días

Error 2: Primer recordatorio demasiado estricto

• Bloqueas clientes ya en el primer recordatorio
• Consecuencia: Los clientes se enfadan y pierdes facturación
• Solución: Bloquea solo en el último recordatorio

Error 3: Texto poco claro

• El texto es vago o poco amable
• Consecuencia: Los clientes no entienden lo que se espera de ellos
• Solución: Escribe textos claros, amables pero directos

Error 4: Activar automático sin probar

• Activas directamente "Automático" sin probar
• Consecuencia: Se envían recordatorios incorrectos
• Solución: Prueba primero con "Automático" desactivado, envía manualmente y solo después activa el envío automático

Error 5: Sin escalada

• Todos los recordatorios son igual de amables
• Consecuencia: Los morosos no lo toman en serio
• Solución: Crea una escalada clara: amable → serio → estricto

Error 6: Demasiados recordatorios

• Envías un recordatorio cada semana
• Consecuencia: Los clientes se irritan
• Solución: Limítalo a 2-3 recordatorios con intervalos claros

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Resumen visual del proceso

PASO 1: Configurar recordatorios
    ↓
Admin → Configuración → Factura → Recordatorios
    ↓
PASO 2: Crear recordatorios
    ↓
Primer recordatorio (día 14, amable)
Segundo recordatorio (día 21, más serio)
Última advertencia (día 28, estricto)
    ↓
PASO 3: Automático o manual
    ↓
Elige si los recordatorios van automáticamente o manualmente
    ↓
PASO 4: Los clientes reciben recordatorios
    ↓
Pagan o son bloqueados

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Resumen

Para configurar los recordatorios de pago, ve a Admin, luego a Sistema, Configuración, General, Factura y finalmente a Recordatorios. Allí creas una regla separada para cada recordatorio haciendo clic en "Nuevo".

Al crear un recordatorio completas los siguientes datos: un nombre claro para uso interno (como "Primer recordatorio" o "Última advertencia"), la administración para la que aplica el recordatorio, un asunto de correo profesional que ve el cliente, texto encima y debajo de la tabla con los datos de la factura donde escribes un mensaje amable pero claro, y el número de días en el campo "Enviar x días después de la fecha de factura" donde introduces el número de días POR ENCIMA del plazo de pago.

El campo "Enviar x días después de la fecha de factura" funciona así: con un plazo de pago de 14 días, introduces 0 para un recordatorio en la fecha de vencimiento, 7 para una semana después y 14 para dos semanas después. El cálculo es siempre: plazo de pago + tu entrada = número total de días.

Además, puedes marcar cuatro opciones: Automático (los recordatorios se envían automáticamente sin que tengas que hacer nada), Bloquear deudor (el cliente queda completamente bloqueado y no puede pedir en absoluto), Bloquear usuarios de tienda (solo se bloquea la tienda web, pero aún puedes procesar pedidos manualmente) y Deshabilitado (el recordatorio se desactiva temporalmente sin perder la configuración).

Es recomendable crear un sistema de escalada con varios recordatorios que se vuelvan cada vez más serios. Empieza amable y comprensivo con el primer recordatorio, sé más serio con el segundo y termina estricto con la última advertencia. Bloquea a los clientes solo con impagos repetidos y no en el primer recordatorio. Prueba siempre tus recordatorios primero enviándolos manualmente antes de activar la función automática, para asegurarte de que los textos sean profesionales y que el tiempo funcione correctamente.