Configurar y usar la compensación de Flora

Introducción: ¿Qué es la compensación de Flora?

La compensación de Flora es una forma de procesar automáticamente los pagos de los clientes a través de FloraHolland. En lugar de que el cliente te pague directamente, el importe se compensa a través de su factura de subasta de FloraHolland. FloraHolland deduce el dinero de su cuenta y te paga. Es como un cargo automático a través de la subasta.

¿Por qué usar la compensación de Flora?

Quieres usar la compensación de Flora porque:

• Tienes la certeza de que te pagarán (a través de FloraHolland)
• El riesgo de impago es menor
• Los clientes lo encuentran cómodo (una sola factura en FloraHolland)
• No tienes que perseguir pagos individuales
• FloraHolland se encarga del cobro
• Es administrativamente claro
• Muchos clientes ya compran a través de FloraHolland de todas formas

¿Cómo funciona?

1. Vendes productos a un cliente
2. Creas una factura en la administración especial "Compensación Flora"
3. Envías la compensación a FloraHolland
4. FloraHolland pone el importe en su factura de subasta del cliente
5. FloraHolland te paga

¿Qué necesitas de antemano?

Del cliente:

• El número FloraHolland del cliente
• Permiso para compensar a través de Flora

En Easyflor:

• Un método de pago especial "Compensación Flora"
• Una administración separada para compensaciones Flora
• Ajustes de configuración correctos

Vamos a configurar esto paso a paso.

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Parte 1: Ajustes únicos (Setup)

Esto solo tienes que hacerlo una vez. Después, el sistema funciona automáticamente.

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Paso 1: Añadir método de pago

Primero creamos un método de pago especial para compensaciones Flora.

Al menú de métodos de pago

1. Ve a "Admin"
2. Haz clic en "(Organización) Métodos de pago"
3. Ahora ves una lista con los métodos de pago actuales (por ejemplo SEPA, Efectivo, etc.)

Crear nuevo método de pago

1. Haz clic arriba en "+ Nuevo"
2. Completa los datos:

Nombre:

• Escribe: "Compensación Flora"
• Este es el nombre que seleccionarás más adelante

Tipo/Clase:

• Selecciona el tipo correcto (probablemente "Otro" o "Compensación")
• Revisa tu sistema para la opción correcta

Activo:

• Activa (marca de verificación)
• De lo contrario no puedes usar el método

Guardar

1. Haz clic en "Guardar"
2. El método de pago "Compensación Flora" ahora existe

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Paso 2: Añadir administración para Compensación Flora

Ahora creamos una administración separada específicamente para compensaciones Flora. Esto mantiene todo separado y organizado.

Al menú de administraciones

1. Ve a "Organización"
2. Haz clic en "Administración"
3. Ves una lista con tus administraciones actuales

Crear nueva administración

1. Haz clic arriba en "Nuevo"
2. Completa los campos obligatorios:

Nombre:

• Escribe: "Compensación Flora"
• O otro nombre reconocible como "Compensación FloraHolland"

Código/Abreviatura:

• Por ejemplo: "FLORA" o "FH"
• Esto es para uso interno

Otros ajustes:

• Completa cualquier otro campo obligatorio
• Como número de IVA, dirección, etc. (si se solicita)

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Crear serie de números de factura

Cada administración necesita su propia numeración para las facturas.

1. Busca el campo "Serie de números de factura" o "Numeración de facturas"
2. Haz clic en "Nuevo" o el icono "+"

Ajustes de la serie de números de factura:

Prefijo:

• Por ejemplo: "FL" (para Flora)
• Esto aparece antes de cada número de factura (FL0001, FL0002, etc.)

Número inicial:

• Por ejemplo: 1 o 1000
• El primer número de factura

Resultado de ejemplo:

• Los números de factura se convierten en: FL0001, FL0002, FL0003, etc.

Guardar

1. Haz clic en "Guardar" para la serie de números de factura
2. Haz clic en "Guardar" para la administración
3. La administración "Compensación Flora" ahora está creada

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Paso 3: Configurar la configuración predeterminada

Ahora configuramos que esta administración se use por defecto para compensaciones Flora.

Al menú de configuración

1. Ve a "Admin"
2. Haz clic en "(Sistema) Configuración"
3. Haz clic en "(General) Factura"
4. Busca la sección "Configuración Flora" o "Ajustes FloraHolland"

Seleccionar administración

1. Busca el campo "Administración" o "Administración por defecto Flora"
2. Selecciona la administración que acabas de crear: "Compensación Flora"
3. Esto asegura que las compensaciones Flora siempre vayan a esta administración

Guardar

1. Haz clic en "Guardar" o "Aplicar"
2. La configuración predeterminada ya está configurada

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Paso 4: Configurar deudor para compensación Flora

Ahora vamos a configurar por cliente que se compensen a través de Flora.

Al menú de deudores

1. Ve a "Organización"
2. Haz clic en "(General) Deudores"
3. Busca el deudor (cliente) que debe compensarse a través de Flora
4. Haz clic en el deudor para abrirlo

Configurar administración

1. Busca el campo "Administración"
2. Selecciona "Compensación Flora" (la administración que has creado)
3. Esto asegura que las facturas para este cliente vayan a la administración Flora

Completar número FloraHolland

1. Busca el campo "Número FloraHolland" o "Número Flora"
2. Completa el número FloraHolland del cliente
3. Obtienes este número del propio cliente
4. Ejemplo: 123456

Atención: ¡Sin este número no se puede compensar!

Guardar

1. Haz clic en "Guardar"
2. Este cliente ahora está configurado para compensación Flora

Repite esto para cada cliente que debe compensarse a través de Flora.

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Paso 5: Establecer método de pago predeterminado en el deudor

Por último, establecemos el método de pago como predeterminado para este cliente.

A la configuración del deudor

1. En el deudor, ve a "(General) Configuración"
2. O busca la pestaña "Facturación" o "Pagos"
3. Haz clic en "(General) Factura"

Configurar método de pago

1. Busca el campo "Método de pago" o "Método de pago predeterminado"
2. Selecciona "Compensación Flora"
3. Esto asegura que las nuevas facturas obtengan automáticamente este método de pago

Guardar

1. Haz clic en "Guardar"

¡Setup terminado! Los ajustes están ahora completos.

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Parte 2: Ejecutar compensación Flora (Uso periódico)

Ahora que los ajustes están listos, puedes empezar a ejecutar compensaciones Flora. Lo haces por ejemplo mensualmente o semanalmente.

Requisito previo: Primero deben haberse creado facturas en la administración "Compensación Flora".

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Paso 1: Crear facturas

Proceso normal de facturación

1. Vende productos a clientes que compensan a través de Flora
2. Crea facturas como siempre
3. Estas van automáticamente a la administración "Compensación Flora" (si has hecho bien el paso 4)
4. Las facturas aún no están pagadas

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Paso 2: Al menú de compensación Flora

Iniciar compensación

1. Ve al mosaico "Facturas"
2. Haz clic en "(Pagos) Por deudor"
3. Haz clic en "Flora"
4. Ahora estás en la pantalla de compensación Flora

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Paso 3: Seleccionar administración y ejecutar

Ajustes

1. Busca el campo "Administración"
2. Selecciona "Compensación Flora"
3. Ahora ves todas las facturas pendientes en esta administración

Período/filtros (opcional):

• Puedes opcionalmente establecer filtros para la fecha
• O seleccionar deudores específicos
• Normalmente dejas esto vacío para todas las facturas pendientes

Ejecutar

1. Verifica si se muestran las facturas correctas
2. Haz clic en "Aplicar"
3. El sistema ahora envía automáticamente la compensación a FloraHolland

¿Qué pasa?

• Se envía automáticamente un email a FloraHolland
• Con todos los datos de las facturas y números FloraHolland
• FloraHolland procesa esto en la próxima factura de subasta de tus clientes
• Los clientes ven el importe en su factura FloraHolland
• FloraHolland te paga

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Paso 4: Control (¡IMPORTANTE!)

Controla bien las primeras veces

⚠️ ATENCIÓN: ¡Se recomienda encarecidamente controlar bien las primeras veces si todo va correctamente!

¿Qué controlar?

1. Comprueba si el email se ha enviado a FloraHolland (solicita confirmación si es necesario)
2. Pregunta a un cliente de prueba si el importe está en su factura de subasta
3. Comprueba si recibes el pago de FloraHolland después de unos días
4. Comprueba los importes (¿son correctos?)

Si algo no va bien:

• Contacta con el soporte de Easyflor
• A través de tus canales de soporte habituales (email, teléfono, ticket)
• Pueden ayudar con la resolución de problemas

Después de unas cuantas veces exitosas:

• Puedes confiar en el proceso
• Y simplemente ejecutarlo periódicamente sin control extra

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Ejemplos prácticos

Ejemplo 1: Nuevo cliente a través de Flora

• Situación: La floristería "El Tulipán" quiere pagar a través de Flora
• Acción:
  1. Pide el número FloraHolland (por ejemplo 123456)
  2. Organización → Deudores → "El Tulipán"
  3. Administración: "Compensación Flora"
  4. Número FloraHolland: 123456
  5. Configuración → Método de pago: "Compensación Flora"
  6. Guardar
• Resultado: Todas las facturas para "El Tulipán" se compensan a través de Flora

Ejemplo 2: Compensación mensual

• Situación: Fin de mes, 10 clientes Flora tienen facturas pendientes
• Acción:
  1. Facturas → Por deudor → Flora
  2. Administración: "Compensación Flora"
  3. Comprueba la lista con facturas (10 clientes, total 15.000 €)
  4. Aplicar
  5. Email va a FloraHolland
• Resultado: FloraHolland compensa a los 10 clientes, recibes 15.000 €

Ejemplo 3: Olvidé completar el número FloraHolland

• Problema: La compensación no funciona para un cliente
• Comprueba: Ve al deudor, ¿está completado el número FloraHolland?
• Solución:
  1. Completa el número FloraHolland correcto
  2. Guardar
  3. Intenta la compensación de nuevo
• Resultado: Ahora sí funciona

Ejemplo 4: Cliente no está en la administración correcta

• Problema: Cliente no aparece en la lista de compensación Flora
• Comprueba: ¿Está la administración configurada en "Compensación Flora" en el deudor?
• Solución:
  1. Ve al deudor
  2. Cambia la administración a "Compensación Flora"
  3. A partir de ahora las facturas van a la administración correcta
  4. Mover o acreditar + recrear facturas antiguas manualmente si es necesario
• Resultado: Cliente ahora sí aparece en la lista

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Consejos importantes

Consejo 1: Una administración separada es esencial

• Mantén siempre las compensaciones Flora separadas
• Así ves de un vistazo qué va a través de Flora
• Y qué va a través de otros métodos de pago
• Hace tu contabilidad clara

Consejo 2: El número FloraHolland es obligatorio

• Sin este número no se puede compensar
• Pídelo siempre a los nuevos clientes Flora
• Verifica que el número es correcto
• Un dígito incorrecto y no funciona

Consejo 3: Prueba primero con un cliente

• Comienza con un cliente de prueba
• Sigue todo el proceso
• Comprueba si llega el pago
• Solo después despliega a más clientes

Consejo 4: Comunícate con los clientes

• Hazles saber a los clientes que compensas a través de Flora
• Así saben qué esperar en su factura de subasta
• Evita confusiones

Consejo 5: Compensación regular

• Compensa por ejemplo semanal o mensualmente
• No esperes demasiado
• Así tu flujo de caja se mantiene sano

Consejo 6: Guarda confirmaciones

• Captura de pantalla o guarda la confirmación después de "Aplicar"
• Útil para posibles discusiones
• O para tu propia administración

Preguntas frecuentes

Pregunta: ¿Cuánto tarda hasta que me pagan?

• Depende del ritmo de pago de FloraHolland
• Normalmente dentro de 1-2 semanas
• Comprueba con FloraHolland los plazos exactos

Pregunta: ¿Puedo hacer que algunos clientes paguen a través de Flora y otros no?

• Sí, absolutamente
• Configura solo los clientes Flora como se describe
• Otros clientes obtienen su método de pago habitual

Pregunta: ¿Qué pasa si un cliente no tiene número FloraHolland?

• Entonces no puede compensar a través de Flora
• Usa otro método de pago (SEPA, factura, etc.)
• Solo los clientes que compran activamente en FloraHolland tienen número

Pregunta: ¿Hay costes asociados con la compensación Flora?

• FloraHolland puede cobrar costes administrativos
• Comprueba tu contrato con FloraHolland
• Normalmente los costes son bajos y los beneficios grandes

Pregunta: ¿Qué pasa si FloraHolland rechaza la compensación?

• Verifica el número FloraHolland
• Comprueba si el cliente está activo en FloraHolland
• Contacta con FloraHolland y el soporte de Easyflor

Pregunta: ¿Puedo deshacer la compensación?

• Una vez enviada no puedes recuperarla
• Contacta con FloraHolland si fue por accidente
• Por eso siempre comprueba bien antes de hacer clic en "Aplicar"

¿Qué hacer en caso de problemas?

Problema: Cliente no aparece en la lista de compensación

• Comprueba si la administración "Compensación Flora" está configurada en el deudor
• Comprueba si hay facturas pendientes
• Comprueba si las facturas están en la administración correcta

Problema: FloraHolland envía mensaje de error

• Verifica el número FloraHolland (¿correctamente completado?)
• Comprueba si el cliente está activo en FloraHolland
• Contacta con FloraHolland para el estado de su sistema

Problema: El pago no llega

• Espera primero el plazo de pago normal (1-2 semanas)
• Comprueba si la compensación se ha enviado (confirmación por email)
• Contacta con FloraHolland para comprobar el estado
• Puede haber un problema administrativo en FloraHolland

Problema: Importe incorrecto compensado

• Comprueba facturas en Easyflor (¿son correctas?)
• Contacta con FloraHolland
• Puede que se necesite hacer una corrección

Problema: La configuración no funciona

• ¿Has seguido todos los pasos?
• Comprueba cada paso de nuevo
• Contacta con el soporte de Easyflor
• Pueden comprobar tu configuración

Resumen

Configurar y usar la compensación Flora lo haces en dos partes:

Parte 1 - Setup único (hacer una vez):

1. Método de pago: Admin → Métodos de pago → Nuevo → Nombre "Compensación Flora" → Guardar
2. Administración: Organización → Administración → Nuevo → Nombre "Compensación Flora" → Crear serie de números de factura (por ejemplo prefijo "FL") → Guardar
3. Configuración: Admin → Configuración → Factura → Configuración Flora → Seleccionar administración "Compensación Flora" → Guardar
4. Configurar por deudor:
   • Organización → Deudores → Seleccionar cliente
   • Administración: "Compensación Flora"
   • Número FloraHolland: [completar número del cliente]
   • Configuración → Factura → Método de pago: "Compensación Flora"
   • Guardar
   • Repetir para cada cliente Flora

Parte 2 - Uso periódico (semanal/mensual):

1. Crea facturas como siempre (van automáticamente a la administración "Compensación Flora")
2. Facturas → Por deudor → Flora
3. Administración: "Compensación Flora" → Aplicar
4. Se envía automáticamente un email a FloraHolland
5. FloraHolland compensa en las facturas de subasta de los clientes y te paga

Por qué importante:

• Certeza de pago a través de FloraHolland
• Menos riesgo de impago
• Cómodo para clientes
• Administración clara

Atención: ¡Controla bien las primeras veces si todo va correctamente y contacta con el soporte en caso de problemas!